Повна версія

Головна arrow Аудит та Бухоблік arrow Бухгалтерський облік і аналіз

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ПОРЯДОК ВИПРАВЛЕННЯ БУХГАЛТЕРСЬКИХ ПОМИЛОК.

Під помилкою розуміють ненавмисне перекручення бухгалтерської інформації в результаті арифметичних або логічних помилок в облікових записах і угрупованнях, неповноти відображення даних або неправильного відображення фактів господарської діяльності, наявності та стану майна, розрахунків та ін.

Бухгалтерські помилки можуть бути:

  • - випадковими (арифметичні помилки, некоректні бухгалтерські проводки, помилки при заповненні форм і ін.);
  • - повторюваними (вони носять систематичний характер і пов'язані з незнанням правил ведення бухгалтерського обліку та податкового законодавства).

У тексті та цифрових даних первинних документів і облікових регістрів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються. В обліковій практиці помилки можуть бути виправлені наступним чином:

  • 1) коректурний спосіб - ним користуються для виправлення помилок в первинних документах, створених вручну (за винятком касових і банківських): закреслюються неправильний текст або суми і надписуються над закресленим виправлений текст або суми. Закреслення проводиться однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки в первинному документі має бути обумовлено написом "Виправлено", підтверджено підписом осіб, які підписали документ, а також повинна бути проставлена дата виправлення;
  • 2) спосіб додаткових проводок використовується для виправлення помилок в облікових регістрах в тих випадках, коли кореспонденція рахунків вказана вірно, але зменшена сума операції. При такому способі на відсутню суму робиться додаткова проводка;
  • 3) спосіб "червоне сторно" використовується для виправлення помилок в облікових регістрах в тих випадках, коли кореспонденція рахунків вказана невірно або вказана вірно, але перебільшена сума операції. При такому способі помилковий запис дублюється червоним чорнилом (при розрахунку підсумків "червоні" суми віднімаються) і в бухгалтерському регістрі проводиться коректна проводка.

Рух первинних документів у бухгалтерському обліку - документообіг (створення або одержання від інших підприємств, установ, прийняття до обліку, обробка, передача в архів) регламентується графіком документообігу, приклад якого наведено на рис. 1.4.

Роботу зі складання графіка документообігу організовує головний бухгалтер. Графік має встановлювати раціональний документообіг, тобто передбачати оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожного первинного документа, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі. Графік документообігу повинен сприяти поліпшенню всієї облікової роботи на підприємстві, в установі, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня автоматизації облікових робіт. Складений графік затверджується наказом керівника підприємства (установи).

Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Працівники підприємства, установи (начальники цехів, майстри, табельщики, працівники планово-економічного, фінансового відділів, відділів праці та заробітної плати, постачання, комірники, підзвітні особи, працівники бухгалтерії та ін.) Створюють і представляють документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю вручається виписка з графіка. У виписці перераховуються документи, що належать до сфери діяльності виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, в яких видаються зазначені документи.

Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також за своєчасне і доброякісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу по підприємству, установі здійснює головний бухгалтер.

Орієнтовна структура графіка документообігу

Мал. 1.4. Орієнтовна структура графіка документообігу

Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі в архів організації. Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження.

Зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх в архів також забезпечує головний бухгалтер. Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву організації працівникам інших структурних підрозділів, як правило, не допускається, але в окремих випадках може проводитися за розпорядженням головного бухгалтера. Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у організацій може здійснюватися тільки уповноваженими органами (дізнання, попереднього слідства, прокуратури, суду) на підставі постанови цих органів. Вилучення оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі організації. З дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи організації можуть зняти копії з документів, що вилучаються із зазначенням підстав і дати їх вилучення.

У разі пропажі або загибелі первинних документів керівник організації призначає наказом комісію з розслідування причин пропажі, загибелі. У необхідних випадках для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається вищестоящої організації.

Комплектування справ за складом і місць зберігання здійснюється відповідно до Переліку типових управлінських документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558.

Термін зберігання бухгалтерських документів може бути постійним і тимчасовим і залежить від виду документа:

  • 1) бухгалтерська звітність:
    • - зведена річна (консолідована) - "постійно";
    • - річна - "постійно";
    • - квартальна - п'ять років;
    • - місячна - один рік;
  • 2) передавальні акти, розділові, ліквідаційні баланси, пояснювальні записки до них - постійно;
  • 3) документи облікової політики (робочий план рахунків та ін.), Регістри бухгалтерського обліку (Головна книга, журнали-ордери, журнали операцій по рахунках, оборотна відомість, розроблювальні таблиці, реєстри, книги, картки), первинні облікові документи (касові, банківські документи, акти про приймання, здавання, передачі майна та ін.) - п'ять років.

Документи терміном зберігання до 10 років повинні зберігатися в організації. Після закінчення терміну організація виробляє знищення документів.

Документи терміном зберігання понад 10 вимагають архівної обробки, яка полягає в наступному:

  • 1) необхідно скласти документи в хронологічній послідовності;
  • 2) пронумерувати аркуші в правому верхньому куті (товщина справи не повинна перевищувати 4 см);
  • 3) скласти внутрішній опис документів справи і вкласти її в початок справи;
  • 4) надіти на справу обкладинку або укласти його в халепу;
  • 5) скласти опис справ, по якій документи будуть здані в архів.

Для упорядкування обсягу бухгалтерських документів організації становлять номенклатуру справ, яка містить:

  • - індекс справи (номер папки);
  • - найменування справи;
  • - кількість справ в папці;
  • - термін зберігання;
  • - службові позначки і примітки.

Таким чином, документування господарських операцій є невід'ємною складовою облікового процесу будь-якої організації.

 
<<   ЗМІСТ   >>