ДОКУМЕНТУВАННЯ.

Необхідність в документах пов'язана з потребами відображення і накопичення даних про відбулися угодах, склад і вартість майна, величиною зобов'язань. В даний час бухгалтерський документ являє собою спеціальний носій облікової інформації, в якому в певній формі зареєстрований факт господарської діяльності. Такий документ називається первинним. Первинні документи є підставою для відображення інформації на рахунках бухгалтерського обліку і в інших регістрах ^[1] .

Кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом.

Обов'язковими реквізитами первинного облікового документа є ^[2] :

• 1) найменування документа;
• 2) дата складання документа;
• 3) назву організації, що склав документ;
• 4) зміст факту господарського життя;
• 5) величина натурального і (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
• 6) найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) угоду, операцію і відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення події, що відбулася;
• 7) підписи осіб, передбачених пунктом 6, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих осіб.

Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами.

Первинний обліковий документ повинен бути складений при здійсненні факту господарського життя, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після його закінчення.

Форми первинних облікових документів стверджує керівник економічного суб'єкта за поданням посадової особи, па яку покладено ведення бухгалтерського обліку.

Первинний обліковий документ складається на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом.

У разі якщо законодавством РФ або договором передбачено подання первинного облікового документа іншій особі або в державний орган на паперовому носії, економічний суб'єкт зобов'язаний на вимогу іншої особи або державного органу за свій рахунок виготовляти на паперовому носії копії первинного облікового документа, складеного у вигляді електронного документа.

У первинному обліковому документі допускаються виправлення, якщо інше не встановлено федеральними законами або нормативними правовими актами органів державного регулювання бухгалтерського обліку. Виправлення в первинному обліковому документі повинно містити дату виправлення, а також підписи осіб, що склали документ, в якому вироблено виправлення, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих осіб.

Процес документування господарських операцій називається первинним обліком , а рух документів в бухгалтерському обліку - документообігом . У бухгалтерії організації документ проходить наступні етапи:

• - створення документа (внесення інформації про господарську операцію):
• - перевірка документа по суті (визначення законності і доцільності досконалої господарської операції);
• - перевірка документа за формою (на відповідність типовій уніфікованою формою, повноту і правильність заповнення реквізитів);

перевірка документа за змістом (законність документованих господарських операцій, логічної ув'язки окремих показників);

• - таксування (переклад натуральних вимірників господарської операції в грошові);
• - угруповання документа;
• - контирування (вказівка кореспонденції рахунків по відображеної в документі суті господарської операції).

Записи в первинних документах повинні здійснюватися чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машин, засобів автоматизації та іншими засобами, які забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві. Забороняється використовувати для записів простий олівець. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прочерку.

На підприємстві, в установі керівником затверджується за погодженням з головним бухгалтером перелік осіб, які мають право підпису первинних документів. Відповідно до існуючої практики первинні документи за господарськими операціями, що суперечить законодавству і порядку прийому і витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей, не повинні прийматися. У разі розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером первинні документи можуть бути прийняті до виконання з письмового розпорядження керівника, що приймає на себе відповідальність за наслідки таких операцій і відображення інформації про них в обліку і бухгалтерської звітності.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах інформація, необхідна для відображення в бухгалтерському обліку, накопичується і систематизується в облікових регістрах.

Інформація про господарські операції, вироблених підприємством, установою за певний період часу (місяць, квартал, півріччя, рік), з облікових регістрів переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерських звітів. У процесі ведення бухгалтерського обліку дані первинних документів групуються і розподіляються в певному порядку в інших носіях інформації - різних таблицях, які називають регістрами бухгалтерського обліку .

За характером бухгалтерських записів (за призначенням) регістри діляться наступним чином:

• 1) хронологічні (господарські операції відображаються в послідовності їх здійснення - в порядку надходження документів до бухгалтерії), наприклад: реєстри, журнали реєстрації, опису та ін .;
• 2) систематичні (призначені для угруповання однорідних за економічним змістом господарських операцій в розрізі синтетичних і аналітичних рахунків);
• 3) комбіновані (поєднують в собі хронологічні і систематичні записи, наприклад: Журнал-Головна, журнали-ордери, відомості та інших.).

За зовнішнім виглядом регістри поділяються на такі види:

• 1) бухгалтерські книги, що представляють собою зброшуровані листи певного графления;
• 2) картки - бланки стандартних розмірів, надруковані на папері або картоні. Картки можна об'єднувати в картотеку, їх легко сортувати і використовувати поза місцем знаходження картки. Кожній картці присвоюють порядковий номер, що дає можливість контролювати наявність карток. Картки можуть бути наступних типів:
  • - контокорентні (колонки дебету і кредиту поміщені поруч, що дозволяє відразу визначити сутність операції. Приклад: авансовий звіт);
  • - картки кількісно-сумовий форми (використовуються для обліку товарно-матеріальних цінностей, їх особливістю є наявність графи "Залишок". Приклад: картка обліку матеріалів);
  • - багатоколонні (многографной) (використовуються для ведення обліку по рахунках, записи за якими потребують угруповання за окремими показниками);
• 3) вільні листи, що представляють собою таблиці зі спеціальним графления. На вільних аркушах поміщають різні відомості і журнали. Вони відкриваються на місяць або квартал, мають постійний номер і зберігаються в папках (приклад: журнал-ордер).

Регістри бухгалтерського обліку можуть вестися і в вигляді машинограм, отриманих при використанні засобів обчислювальної техніки. При веденні регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях повинна бути забезпечена можливість їх виведення на паперові носії інформації. Правильність відображення господарських операцій в регістрах забезпечують особи, які склали та підписали їх. При зберіганні регістрів повинна бути забезпечений їх захист від несанкціонованих виправлень. Виправлення помилки повинно бути обгрунтовано і підтверджено підписом особи, який зробив виправлення, із зазначенням дати виправлення.

• [1] Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затверджене Міністерством фінансів СРСР 29.07.1983 № 105.
• [2] Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік".