МЕТА І ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ. ЗАГАЛЬНИЙ ПОРЯДОК І ТЕРМІНИ ЇЇ ПРОВЕДЕННЯ В ДЕРЖАВНИХ (МУНІЦИПАЛЬНИХ) УСТАНОВАХ

З метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності підприємства та організації зобов'язані проводити інвентаризацію майна і фінансових зобов'язань. Інвентаризація - це спосіб бухгалтерського обліку, що представляє собою регламентну процедуру періодичної перевірки та документального підтвердження наявності, стану та оцінки майна і зобов'язань установи, вироблену для підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності. Інвентаризація - це документи, оформлені відповідно до пред'явленими до них вимогами, що забезпечують систематичний контроль за станом і зміною господарських засобів (активів) та джерел їх формування.

Інвентаризація забезпечує встановлення на певну дату фактичних коштів в натуральному і грошовому вираженні і джерел їх утворення шляхом безпосереднього перерахунку (зняття залишків) інвентарізуемое об'єкта в натурі та звірення фактичних залишків з даними бухгалтерського обліку.

При інвентаризації виявляється фактична наявність відповідних об'єктів, яке зіставляється з даними регістрів бухгалтерського обліку.

Випадки, терміни і порядок проведення інвентаризації, а також перелік об'єктів, що підлягають інвентаризації, визначаються економічним суб'єктом, за винятком обов'язкового проведення інвентаризації. Обов'язкове проведення інвентаризації встановлюється законодавством РФ, федеральними та галузевими стандартами.

Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю об'єктів і даними регістрів бухгалтерського обліку підлягають реєстрації в бухгалтерському обліку в тому звітному періоді, до якого належить дата, за станом на яку проводилася інвентаризація.

Інвентаризація переслідує такі цілі: виявлення фактичної наявності майна і порівняння з даними бухгалтерського обліку, перевірка повноти відображення фінансових зобов'язань в обліку.

Основними завданнями інвентаризації є:

• - виявлення фактичної наявності основних засобів, товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів, цінних паперів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі;
• - контроль за збереженням товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;
• - виявлення товарно-матеріальних цінностей, частково втратили свою первинну якість, що не відповідають стандартам якості, технічним умовам і т.п .;
• - виявлення наднормативних і невикористовуваних матеріальних цінностей з метою подальшої реалізації;
• - перевірка дотримання правил і умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатації машин, устаткування та інших основних засобів;
• - перевірка реальної вартості облікованих на балансі товарно-матеріальних цінностей, сум грошових коштів в касі, на розрахунковому рахунку, на валютному рахунку, інших рахунках, грошових коштів у дорозі, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів майбутніх витрат і платежів, дебіторської заборгованості, кредиторської заборгованості та інших статей балансу.

Інвентаризації проводиться в обов'язковому порядку в наступних випадках:

• - при передачі майна установи в оренду;
• - перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, інвентаризація якого проводилася не раніше 1 жовтня звітного року;
• - при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);
• - при встановленні фактів розкрадань або зловживань, а також псування цінностей;
• - при встановленні фактів крадіжок, пограбувань - негайно;
• - після пожежі або стихійних лих (повеней, землетрусів та ін.) - негайно;
• - при переоцінці основних засобів та товарно-матеріальних цінностей - якщо інше не встановлено - в терміни, визначені відповідними документами.

Інвентаризація повинна проводитися в конкретні терміни, встановлені в залежності від виду і характеру майна:

• - за основними засобами - не рідше одного разу на 2-3 роки, а бібліотечних фондів - не рідше одного разу на 5 років;
• - по капітальних вкладеннях - не рідше одного разу на рік перед складанням річного звіту і балансу, але не раніше 1 грудня звітного року;
• - по незавершеному виробництву і напівфабрикатів власного виробітку - перед складанням річного звіту і балансу, але не раніше 1 жовтня звітного року і, крім того, періодично в терміни, що встановлюються відповідними вищестоящими організаціями;
• - по незавершеному капітальному ремонту і витрат майбутніх періодів - не рідше одного разу на рік;
• - по готовій продукції на складах - не менше одного разу на рік перед складанням річного звіту і балансу, але не раніше 1 жовтня звітного року;
• - по сировині і іншим матеріальним цінностям - не рідше одного разу на рік перед складанням річного звіту і балансу, але не раніше 1 жовтня звітного року;
• - по коштах, грошовим документам, цінностям і бланків суворої звітності - не менше одного разу на місяць;
• - по розрахунків з банками - у міру отримання виписок банків, а за переданими в банк на інкасо розрахунковим документам - на 1-е число кожного місяця;
• - за розрахунками по платежах до бюджету - не рідше одного разу на квартал;
• - за розрахунками з дебіторами і кредиторами - не менше двох разів на рік;
• - за іншими статтям балансу - на 1-е число місяця, наступного за звітним роком.

Проведення інвентаризації покладається на постійно діючу в установі інвентаризаційну комісію, персональний склад якої затверджується наказом (розпорядженням) керівника установи на початку звітного року. Можна виділити наступні етапи роботи інвентаризаційної комісії.

Перший етап: підготовка і підписання наказу про проведення інвентаризації, збір членів комісії, визначення об'єктів інвентаризації, розподіл обов'язків, інструктаж, підготовка та затвердження планів проведення інвентаризації, витребування від матеріально відповідальних осіб останніх прибуткових і видаткових документів, розписок про те, що до початку інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи здані в бухгалтерію і всі цінності, що надійшли на їх відповідальність, оприбутковані, а вибулі списані за видатками, визначення залишків і уществует і зобов'язань за даними обліку, підготовка інвентаризаційних описів в частині відображення кількості значаться з обліку матеріальних цінностей.

Другий етап: опломбування приміщень, в яких буде проводитися інвентаризація, перевірка кількості і якості фактично наявних матеріальних цінностей, внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичну наявність матеріальних цінностей, виявлення розбіжностей з обліковими даними, заповнення порівнювальних відомостей, складання актів результатів інвентаризації.

Третій етап: підготовка бухгалтерією установи зведених даних про розбіжність облікових даних з даними про фактичну наявність майна, документальне оформлення результатів інвентаризації, їх підписання членами комісії і головою комісії. Необхідно враховувати, що відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними. На третьому етапі також визначають причини відхилень даних інвентаризації від облікових, отримують письмові пояснення матеріально відповідальних осіб, готують пропозиції про врегулювання що виникли різниць, представляють результати інвентаризації на розгляд керівнику установи, відображають результати інвентаризації в бухгалтерському обліку та звітності.