ВНУТРІШНІЙ КОНТРОЛЬ ТА ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ МАЙНА, ФІНАНСОВИХ АКТИВІВ ТА ЗОБОВ'ЯЗАНЬ

В результаті вивчення глави 23 студент повинен:

знати

• • необхідність організації внутрішнього контролю установи;
• • важливість проведення інвентаризації, її мета і завдання;
• • випадки обов'язкового проведення інвентаризації;

вміти

• • спланувати проведення інвентаризації;
• • документально оформити хід проведення та результати інвентаризації;
• • відобразити результати інвентаризації в обліку;

володіти

• навичками проведення інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних запасів, в тому числі продуктів харчування, коштів, дебіторської та кредиторської заборгованості.

Організація внутрішнього контролю установи

У ст. 19 Закону про бухгалтерський облік сказано, що економічний суб'єкт зобов'язаний організувати і здійснювати внутрішній контроль здійснюються фактів господарського життя.

Економічний суб'єкт, бухгалтерська (фінансова) звітність якого підлягає обов'язковому аудиту, зобов'язаний організувати і здійснювати внутрішній контроль ведення бухгалтерського обліку та складання бухгалтерської (фінансової) звітності (за винятком випадків, коли його керівник прийняв обов'язок ведення бухгалтерського обліку на себе).

Винесення питань внутрішнього контролю в окрему статтю робить це питання ще більш важливим і актуальним. Внутрішній контроль також згадується в п. 6 Інструкції № 157н.

Не слід забувати і безпосередньо про звітність. У текстовій частині Пояснювальної записки (ф. 0503160 та 0503760) є додаток № 5 - в ньому також повинні бути відображені заходи внутрішнього фінансового контролю.

У процесі господарської життя установи співробітники незалежно від виду їх діяльності виконують ті чи інші контрольні процедури, так як внутрішній контроль - це частина щоденної роботи державної установи. Однією з основних функцій співробітників бухгалтерської служби державної установи є "захисна функція", яка полягає в забезпеченні охорони інтересів власника шляхом створення бази для здійснення державного контролю. Захисна функція бухгалтерії висуває вимоги до керівника установи дотримання всіх норм російського законодавства, в тому числі бюджетного і бухгалтерського, і в той же час захищає його від протиправних і помилкових дій. Але так як бухгалтерська служба постійно стикається з неоднозначним трактуванням норм чинного законодавства, наприклад в частині застосування бюджетного класифікатора, то вирішальну роль грають професійні судження співробітників бухгалтерії.

Внутрішній контроль можна розглядати як додатковий напрямок діяльності, він повинен бути інтегрований в функції відомства, її невід'ємною частиною. Включення, а не додавання контрольних процедур забезпечує зниження витрат органів влади. Грамотно написаний і дотримуються співробітниками Положення про внутрішній контроль допоможе в реалізації цієї державної задачі.

Чітких вказівок, яким має бути Положення про внутрішній фінансовий контроль, Інструкція № 157н не містить. Необхідно скласти документ, в якому буде описаний порядок здійснення контролю в установі, прописані всі заходи контрольного характеру.

Внутрішній контроль включає контроль попередній (проводиться до початку здійснення господарської операції); поточний (здійснюється на стадії формування, розподілу і використання фінансових ресурсів установи); наступний (перевіряються підсумки здійснення господарських операцій) і додаткові контрольні заходи.

Також необхідно затвердити графік періодичності планових контрольних заходів. При формуванні облікової політики затверджується і порядок організації і забезпечення (здійснення) установою внутрішнього фінансового контролю.

Внутрішній контроль - це сукупність організаційної структури, методик і процедур, прийнятих керівництвом установи для впорядкованого і ефективного ведення господарської діяльності, що фінансується за рахунок бюджетних коштів і доходів за рахунок діяльності, що приносить дохід, яка включає організовані всередині установи і його силами нагляд і перевірку:

• - дотримання вимог законодавства;
• - виконання наказів і розпоряджень керівника;
• - правильності документального оформлення первинних документів;
• - запобігання помилок і спотворень;
• - своєчасності підготовки достовірної бухгалтерської звітності;
• - забезпечення збереження майна установи.

Внутрішнім контролем займаються бухгалтери, забезпечуючи виконання контрольної функції бухгалтерського обліку. У зв'язку з цим в посадових інструкціях бухгалтерів необхідно передбачити в розділі "Обов'язки" контрольні функції бухгалтера і в розділі "Відповідальність" вказати, яку моральну і матеріальну відповідальність несе бухгалтер за невиконання контрольних функцій.

В системі внутрішнього контролю суб'єктами контролю є керівники, фахівці інших служб. У посадових інструкціях цих суб'єктів контролю повинні зазначатися контрольні функції і відповідальність за їх невиконання.

До інститутів внутрішнього контролю в установах ставляться призначувані власниками (вищестоящими установами) або керівництвом установи ревізори або ревізійні комісії.

Ревізійної комісії необхідно надати права, які дозволять здійснити загальну програму перевірки:

• - відповідності фінансово-господарських операцій чинному законодавству;
• - доцільності здійснення фінансово-господарських операцій, так як операція може бути законною, але не доцільною;
• - правильності складання первинних документів, складання кореспонденції рахунків бюджетного обліку та відображення їх у відповідних журналах операцій;
• - правильності складання облікових бухгалтерських розрахунків;
• - планово-кошторисних документів;
• - наказів та розпоряджень з перевіркою їх виконання;
• - листування установи;
• - стану і збереження товарно-матеріальних цінностей і відповідальності матеріально відповідальних і підзвітних осіб;
• - стану наявності та ефективності використання об'єктів основних засобів;
• - використання коштів на ремонт основних засобів;
• - правильності ведення окремого обліку доходів і витрат за видами діяльності;
• - правильності нарахування та своєчасності сплати податків до бюджету і зборів до державних позабюджетних фондів.

У великих установах можуть бути створені ревізійні комісії або в штаті адміністративно-управлінського персоналу передбачена штатна одиниця ревізора, який повинен знати порядок ведення обліку на рахунках Єдиного плану рахунків.

Діюча надійна система внутрішнього контролю передбачає: наявність планів проведення перевірки ревізором або ревізійною комісією із зазначенням термінів і обсягу перевірок з окремих питань, відповідальної особи за перевірку.

Викладені вище права ревізорів, ревізійних комісій можуть бути поставлені бухгалтерам. Контрольні процедури бухгалтерів полягають в перевірці правильності складеного первинного документа, перерахунку підсумків, порівняно документів, в яких відображена господарська операція, і зустрічних документів, що підтверджують факт здійснення операції. Наприклад, для підтвердження факту нарахування оплати праці за трудовою угодою за надання консультаційних послуг з ведення обліку в наявності повинні бути наступні документи: договір на надання консультаційних послуг, акт виконання робіт, в якому повинно бути зазначено зміст консультації, витрати часу і вартість цих консультацій.

Правильність даних поточного обліку перевіряють за допомогою інвентаризації. Саме інвентаризація - найнадійніший засіб виявлення помилок, допущених в обліку. Інвентаризація необхідна для уточнення показників обліку і подальшого контролю за збереженням майна установи. Інвентаризація дозволяє правильно оцінити надійність системи бухгалтерського обліку і дієвість системи внутрішнього контролю.

У Федеральному законі від 7 серпня 2001 № 115-ФЗ "Про протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, і фінансуванню тероризму" (далі - Закон про протидію відмиванню доходів) дано такі визначення:

• - внутрішній контроль - діяльність організації, що здійснюють операції з грошовими коштами або іншим майном, щодо виявлення операцій, що підлягають обов'язковому контролю, і інших операцій з грошовими коштами або іншим майном, пов'язаних з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, і фінансуванням тероризму;
• - організація внутрішнього контролю - сукупність прийнятих організаціями, що здійснюють операції з грошовими коштами або іншим майном, заходів, що включають розробку правил внутрішнього контролю, призначення спеціальних посадових осіб, відповідальних за реалізацію правил внутрішнього контролю;
• - здійснення внутрішнього контролю - реалізація організаціями, що здійснюють операції з грошовими коштами або іншим майном, правил внутрішнього контролю, а також виконання вимог законодавства щодо ідентифікації клієнтів, їх представників, вигодонабувачів, з документального фіксування відомостей (інформації) та їх поданням до уповноваженого органу, по зберігання документів і інформації, з підготовки і навчання кадрів.

Відповідно до Закону про протидію відмиванню доходів постановою Уряду РФ від 30 червня 2012 року № 667 "Про затвердження вимог до правил внутрішнього контролю, які розробляються організаціями, що здійснюють операції з грошовими коштами або іншим майном (за винятком кредитних організацій), і визнання такими, що втратили силу деяких актів Кабінету Міністрів України "затверджені вимоги до правил внутрішнього контролю, які розробляються організаціями, що здійснюють операції з грошовими коштами або іншим майном (за винятком кредитних організацій).

Ці правила включають в себе наступні програми здійснення внутрішнього контролю:

• а) програма, яка визначає організаційні засади здійснення внутрішнього контролю (далі - програма організації внутрішнього контролю);
• б) програма ідентифікації клієнтів, представників клієнтів і (або) вигодонабувачів (далі - програма ідентифікації);
• в) програма оцінки ступеня (рівня) ризику здійснення клієнтом операцій, пов'язаних з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, і фінансуванням тероризму (далі - програма оцінки ризику);
• г) програма виявлення операцій (угод), що підлягають обов'язковому контролю, і операцій (угод), що мають ознаки зв'язку з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму (далі - програма виявлення операцій);
• д) програма документального фіксування інформації;
• е) програма, яка регламентує порядок роботи щодо призупинення операцій відповідно до Закону про протидію відмиванню доходів (далі - програма щодо призупинення операцій (угод));
• ж) програма підготовки та навчання співробітників організації в сфері протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, і фінансуванню тероризму;
• з) програма перевірки здійснення внутрішнього контролю;

і) програма зберігання інформації і документів, отриманих в результаті реалізації програм здійснення внутрішнього контролю з метою протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, і фінансуванню тероризму (далі - програма зберігання інформації).

У правилах внутрішнього контролю встановлюються повноваження, а також обов'язки, покладені на спеціальне посадова особа, відповідальна за їх реалізацію. Вони затверджуються керівником організації.