Документарний підхід

Дослідження документарного складу предметної області завжди було і залишається одним з найважливіших етапів в проектуванні баз даних.

Саме документ дає максимальну кількість інформації про тих складових (атрибутах, зв'язках, структурах), які повинні знайти відображення в моделі бази даних. Багато інформаційні системи орієнтовані на роботу з документами, не виділяючи інших інформаційних структур і тим самим сильно обмежуючи можливості обробки інформації. Однак, такий підхід до побудови інформаційної системи є теж обгрунтованим, коли за мету ставиться організувати роботу співробітника, підрозділу, організації на основі документообігу та роботи з документами.

Така робота з даними довгий час була фактично єдиним варіантом розгляду структур даних, особливо в період відсутності спеціалізованих підходів і засобів для моделювання бізіес- нроцессов організації, а також розгляду діяльності організації, підрозділу, співробітника в якості джерела і споживача інформації, що подається у формі документів. Основний парадигмою в організації діяльності організації завжди розглядалася робота з документами. І це абсолютно правильно, оскільки тільки документ може містити всі необхідні для роботи достовірні відомості. Саме документарний підхід зазвичай застосовується, коли необхідно приймати будь-які рішення.

Процес використання документарного підходу в проектуванні баз даних представляється наступними послідовними етапами.

• 1. Виділення складу документів, які використовуються в предметної області.
• 2. Виділення складу користувачів документів, розділяючи їх на споживачів, укладачів та наповнювачів, а також внутрішніх, зовнішніх і системних.
• 3. Формування схеми документообігу між користувачами документів, ілюструючи не тільки зв'язок користувачів через документи, а й спрямованість руху документів, з огляду на зовнішніх користувачів.
• 4. Виділення з документів складу атрибутів, специфікуючи їх але типам даних, використовуваного, змінності, смисловий навантаженості і т.д.
• 5. Створення на основі атрибутів атрибутивних сутностей.
• 6. Встановлення прямих і непрямих зв'язків між атрибутивними

сутностями.

• 7. Нормалізація отриманої моделі бази даних за правилами технічної та логічної нормалізації, враховуючи правила переходу між нормальними формами.
• 8. Побудова кінцевої (публікація для різних категорій учасників процесу розробки) моделі бази даних.

Як очевидно зі складу етапів побудови моделі бази даних із застосуванням документарного підходу, розробниками не враховується функціональне наповнення роботи з документами, що орієнтує модель бази даних на вирішення завдань інформаційного наповнення та формування вихідних структур документів, не враховуючи завдання проміжного характеру, де визначаються необхідні структури даних , що забезпечують якісне зберігання і обробку.

Звичайно, можна розглядати предметну область з урахуванням поділу на функції і завдання, по такий підхід може призвести до виникнення ідентичних сутностей з різним атрибутивною складом, що потребують проведення ще кількох ітерацій по нормалізації моделі бази даних.

Перші етапи розгляду предметної області в інформаційному плані полягають в ідентифікації документів, їх структур та руху між користувачами, що для зручності подальшого розгляду і використання в процесі розробки бази даних представляється у формі таблиць специфікації і відповідних діаграм, деякі з яких були розглянуті раніше. В результаті такого розгляду, в рамках використовуваного прикладу електронного магазину, розробником виділений деякий склад документів (табл. 4.1).

Таблиця 4.1

Приклад виділених документів предметної області ^[1]

Представлені в таблиці опису документів визначають основний атрибутивний складу документів, який доповнюється формами документів, звідки можна отримати повний перелік атрибутів. Також в описі вказують джерело і споживача документа, представляючи відомості про рух документа, що дозволяє не тільки побудувати схему документообігу, а й виділити склад користувачів документів. Деякі документи використовуються поза інформаційної системи, що вимагає розділяти склад користувачів на внутрішніх і зовнішніх.

Внутрішні користувачі є генераторами документів, що використовуються для реалізації процесів організації, і представляються співробітниками цієї організації. Зовнішніми користувачами є такі, які нс відносяться до діяльності організації, але формують вихідні відомості для роботи внутрішніх користувачів або отримують підсумкові документи від організації. Таким чином, в предметної області можуть бути виділені наступні категорії користувачів (табл. 4.2).

Таблиця 4.2

Для зручності подальшого використання покажчиків на відповідних користувачів, щоб не вказувати повні назви, кожному користувачеві привласнюється певний код, який формується з таблиці складу користувачів за кодами рядки і стовпці, де вказано потрібний користувач. Так, наприклад, для користувача "Комірник", що знаходиться в рядку з кодом "3" і стовпці з кодом "1", буде вказуватися код <3.1>, для користувача "Клієнт (організація)" - <2.2>. Обрамлення коду в кутові дужки обумовлено тим, що це дозволить однозначно виділити в будь-якому описі цей код, що не сплутавши його з іншими кодами або символами опису.

В результаті цього опису можна сформувати опис взаємодії користувачів з документами (табл. 4.3), визначаючи необхідність

формування певних інформаційних потреб користувачів, розподіливши права доступу до документа.

Таблиця 43

Для опису характер доступу можуть використовуватися такі символи:

• • С (створення) - операція, що передбачає, що відповідний користувач є джерелом документа, формуючи все його основні дані, включаючи помер документа, дату його створення і багато інших, а також наповнює деякими необхідними відомостями, що входять в його компетентність;
• • І (зміна) - операція, яка визначає можливість внесення змін в документ, включаючи встановлення певних ознак, коригування раніше внесених і доповнення нових відомостей відповідно до структури документа;
• • У (видалення) - право на знищення документа, якщо цей документ ще не зафіксований як джерело даних або передана в подальшу інстанцію для використання;
• • Ч (читання) - право на висновок документа на екран з метою прочитання всіх або частини даних, записаних в ньому;
• • П (друк) - право на публікацію документа через принтер, передачу по каналах зв'язку або за допомогою магнітного носія у вигляді окремого файлу.

Звичайно, даний опис не дасть всієї повноти інформації про права доступу до документа, оскільки існують вимоги щодо доступу користувачів до окремих атрибутів або конкретних даних. Наприклад, менеджери але продажу можуть бути розділені за видами товарів і тоді у кожного з них може бути право на модифікацію тільки відомостей по товарах, що належать до відповідного виду, а читати відомості про всі товари в документі. Ці особливості прав доступу визначаються при описі окремих атрибутів, готуючи інформацію для подальшого використання при реалізації фізичної бази даних (рис. 4.1).

У даній схемі руху документів між учасниками інформаційної системи (користувачами) для зручності читання діаграми використані назви кожного користувача, але в складноорганізованих системах діаграми документообігу можуть бути досить складними і використання повних найменувань буде тільки заважати читання діаграми, тому зазвичай рекомендується використовувати кодові позначення користувачів.

Подальша робота з підготовки інформації для моделювання бази даних при документарному підході вимагає опису атрибутів кожного документа (табл. 4.4). Оскільки на цьому етапі ще неясно, як будуть між собою пов'язані атрибути і як вони будуть об'єднані, то в цьому описі представляють всі атрибути кожного документа із зазначенням їх характеристик, грунтуючись на логічному аналізі документа і предметної області, з огляду на особливості подання кожного значення описуваного атрибута. Ці описи дозволять розробнику в подальшому моделюванні правильно застосувати правила нормалізації і побудувати ефективну базу даних.

Таблиця 4.4

Опис атрибутів за документами

Аналогічним чином описуються вага документи предметної області. При використанні інструментальних засобів моделювання бази даних кожен атрибут документа може бути представлений відповідної сутністю з єдиним атрибутом ідентичної назви і для якого формується потрібне опис. Подання цієї таблиці може бути реалізовано у вигляді звіту получающейся моделі бази даних. Однак застосування інструментального кошти на цьому етапі досить проблематично з огляду на занадто великої кількості атрибутів, які будуть згенеровані.

На цьому етапі розробки бази даних можна побачити неточності найменувань атрибутів, їх ідентичність і вказати правильні найменування, щоб при подальшому моделюванні і нормалізації правильно інтерпретувати розглянуті атрибути і коректно виконати потрібні операції.

• [1] У процесі демонстрації прикладу окремі відомості опускають, маючи на увазі ідентичність технології заповнення відповідних елементів даних.