Повна версія

Головна arrow Інформатика arrow Бази даних: проектування

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Документарний аналіз

Реалізація бази даних і її попереднє моделювання не можуть проводитися без аналізу документів, що беруть участь в діяльності предметної області, що знайшло відображення в попередніх розділах, коли проводився аналіз бізнес-процесів і функцій. Розгляд цих документів дозволило виявити ряд інформаційних об'єктів предметної області, що беруть участь в реалізації функцій і завдань, а також виділити з них атрибути, значення яких можуть бути сформовані в процесі виконання відповідних функцій і завдань.

До теперішнього моменту розглядався процесно-орієнтований підхід до аналізу предметної області і виділення її інформаційної складової, готуючи інформацію про необхідні інформаційних структурах, даючи базові відомості про майбутнє поданні бази даних.

Під процесно-орієнтованим підходом розуміється технологія розгляду предметної області і її складових з точки зору виділення і деталізації реалізованих процесів, позначаючи інформаційні об'єкти в якості елементів, що забезпечують ефективну роботу з даними.

Документарний аналіз, при тому, що він використовується в процесно-орієнтованому підході, є інструментом іншого підходу до аналізу предметної області - інформаційно-орієнтованому. Такий аналіз не дає розуміння процесів, які виконуються в предметної області, але дозволяє виділити систему документообігу і завдання обробки документів в частині наповнення їх відомостями і руху між зацікавленими співробітниками предметної області.

Під інформаційно-орієнтованим підходом розуміється процес аналізу інформаційних об'єктів предметної області, до яких, в першу чергу, відносяться документи, в якому розглядаються атрибути як джерела відомостей про предметну область і правила руху інформації в рамках організаційної структури організації, діяльність якої вивчається.

Такий поділ в підходах аналізу предметної області часто призводить до реалізації різних видів інформаційних систем, що обробляють дані. Так, при процесно-орієнтованому підході реалізується інформаційна система, де діяльність користувача будується за принципом виконання операцій бізнес-процесів, а документи, які беруть участь в бізнес-процесах, є або звітними формами, або проміжними інформаційними елементами, або вихідними відомостями, які неможливо отримати з бази даних.

У той же час, при інформаційно-орієнтованому підході побудована інформаційна система на чільне місце буде ставити операції по наповненню електронних документів даними і визначення правил допоміжного наповнення на основі раніше сформованих документів. Таким чином, інформаційно-орієнтований підхід призводить до появи системи електронного документообігу як повнофункціональної реалізації якої системи документарного зберігання даних, формує архів документів.

Говорити про те, що один підхід кращий за інший, не можна, оскільки у них стоять різні цільові завдання і реалізація інформаційної системи цілком може бути обгрунтованою і в тому і в іншому випадку. Однак в інформаційно-орієнтованому підході є одна незаперечна перевага перед процесно-орієнтованому підходом - це можливість детального розгляду руху документів між елементами впорядкованої структури організації, що в рамках процесно-орієнтованого підходу в явному вигляді не представляється, хоча і може бути виділено на основі відомостей про бізнес-процесах, функціях, що реалізують їх підрозділах і співробітників, і інформаційних об'єктах, про які відомо, то вони є документами в предметної області.

Інформаційно-орієнтований підхід головним у розгляді предметної області виділяє документ як джерело інформації про структуру оброблюваних даних. Таким чином, документарний аналіз предметної області, з точки зору інформаційно-орієнтованого підходу, передбачає визначення кількох моделей роботи з документами:

  • • рух документів між підрозділами (документообіг), що базується на знанні організаційної структури фірми і виділення власників, відповідальних, творців і користувачів документів;
  • • послідовність взаємодії документів, де визначається процес передачі даних з одних документів в інші з моменту зародження вихідного документа, заснованого на відомостях з предметної області, які не є в інформаційній системі, до завершення наповнення відомостями останнього документа, завершального логічний ланцюжок обробки документів, що виражається, як правило, виходом документа в зовнішнє середовище за межі предметної області.

Модель послідовності взаємодії документів частково формує процес роботи співробітників організації, але ілюструє

не так виконувані бізнес-процеси, скільки завдання внесення в документи відповідних відомостей в окремі атрибути.

Використання інформаційно-орієнтованого підходу поряд з процесно-орієнтованим, як допоміжний інструмент аналізу предметної області, є дуже корисним, оскільки істотно уточнює деякі функціональні завдання співробітників організації, визначає процеси руху документів і інформаційних об'єктів предметної області, а також дозволяє ще раз перевірити коректність описаних раніше структур інформаційних об'єктів і, при необхідності, уточнити їх, додавши нові атрибути, або скорегувати саме наповнення інформаційними об'єктами процесів предметної області.

Для побудови моделі документообігу необхідно попередньо розуміти організаційну структуру фірми і, можливо, виділити функціональні ролі співробітників в розрізі роботи з документами.

Під роллю в організаційній структурі розуміється логічно закінчена функціональна діяльність співробітника або підрозділу, спрямована на рішення бізнес-завдання або управління роботою з документами.

Тут треба розуміти, що роль по роботі з документами повинна визначати саме повноцінне керування виділяються документами, що виражається не тільки і не стільки в наповненні документів відомостями, скільки в організації руху документа між підрозділами і визначенні правил його використання. Тобто роль по роботі з документами визначає, що відповідний співробітник або підрозділ є власниками документа і керують роботою з ним. Таке виділення ролей властиво для інформаційно-орієнтованого підходу, ніж для процесно-орієнтованого, що пояснюється точкою зору розгляду предметної області.

В результаті аналізу організації виділяється се структура у вигляді взаємозв'язку підрозділів та співробітників, їх підпорядкування і формується модель організаційної структури (рис. 2.32). На первинному етапі аналізу організаційна структура буде містити тільки елементи "Підрозділ" і "Співробітник", оскільки про документах поки мова не йде, але згодом, коли з'явиться інформація про рух документів, модель організаційної структури поповниться елементами "Роль".

Представлений приклад організаційної структури показує, що в розглянутому електронному магазині є чотири основних структурних підрозділи, які відповідають за відповідні функції:

  • - Відділ продажів забезпечує управління продажем товарів і послуг, надаючи комунікацію з клієнтами (покупцями);
  • - Фінансовий відділ займається питаннями фінансового забезпечення закупівель, отримання фінансових коштів від клієнтів (покупців);

склад реалізує завдання розміщення товарів на території складських приміщень і контроль надходження і видачі товарів;

- Відділ закупівель забезпечує планування закупівель товарів відповідно до відомостей про потреби клієнтів.


image72

Мал. 2.32. Організаційна структура електронного магазину



Деякі підрозділи включають в себе ряд допоміжних підрозділів, виділяючи окремі функції, враховуючи особливості їх проведення та вимоги законодавства і внутрішніх регламентів. Також кожен підрозділ представляється керівником (наприклад: начальник відділу продажів і т.д.) і виконавцями функцій підрозділу. Саме ці ресурси (співробітники) будуть виконувати функціональні ролі, що забезпечують формування та рух документів, а також обробку даних з бази даних.

Виділення організаційної структури, і зокрема співробітників організації з їх функціональними ролями, з огляду на сучасної структури бази даних, що включає не тільки структури даних і процедури обробки, а й користувачів з ролями доступу до об'єктів бази даних, є важливою частиною розробки бази даних, і особливо в частини роботи з документами, оскільки розуміння доступності і функцій обробки даних документів дозволить розробнику точно виділити правила, за якими кожен користувач інформаційної системи буде взаємодіяти з базою даних.

Тепер, коли відома організаційна структура та визначені функціональні особливості кожного підрозділу і співробітників, можна переходити до розгляду безпосереднього документообігу. Перша вистава документообігу, в інтересах подальшої реалізації бази даних, відображає рух документів між підрозділами. Причому, дане подання не відображає послідовність створення і руху документів, а відображає лише переміщення документів від джерела до одержувача. Таке відображення документообігу обумовлено тим, що, по-перше, раніше вже розглядався процес роботи з документами в формі бізнес-процесів і допоміжних процесів обробки інформаційних об'єктів, а по-друге, суть моделі документообігу в розглянутому поданні відображає доступність документів окремим підрозділам і учасникам процесів предметної області. Це дозволить сформувати вимоги до форми доступності даних, документів і процедур обробки в розрізі окремих користувачів та їх ролей.

Різні моделі документообігу називаються документограмм. Однією з таких моделей документообігу є діаграма, що відображає рух документів між підрозділами організації. Ця модель дозволяє розробнику побачити і оцінити кількість документів, оброблюваних окремими підрозділами організації, і визначитися з доступністю як самих документів, так і процедур обробки та окремих інформаційних елементів (атрибутів і записів) користувачам інформаційної системи, що знайде своє відображення в базі даних при організації системи інформаційної безпеки рівня СУБД.

Основний принцип побудови такої документограмм (моделі документообігу) визначає, що вузлами в моделі є підрозділи і, в разі необхідності, окремі категорії працівників (рис. 2.33). Па зв'язках ж між підрозділами в документограмм відображаються документи, що переміщуються в напрямку, що вказується відповідної стрілкою.

image73

Мал. 233. Приклад документограмм руху документів


Документограмм можуть бути досить великими, особливо коли мова йде про великий перелік документів, що переміщуються між підрозділами. У зв'язку з цим, вони часто формуються для реалізації окремих бізнес-процесів, а можливо, і для бізнес-функцій. В результаті розробник отримує наочну модель того, з якими документами і які підрозділи працюють. Особливо потрібно відзначити наявність в документограмм елемента "Інформаційна система", яка може розбиватися на окремі модулі, якщо це необхідно для уточнення моделі. Зазвичай в документограмм елементи типу "Інформаційна система" не використовуються, оскільки фізично не є ні постачальниками, ні споживачами документів, але, коли мова йде про реалізацію системи, де інформаційна система є учасником процесу, то її поява в документограмм обгрунтовано.

У розглянутому прикладі елемент "Інформаційна система" самостійно, без участі підрозділів організації формує каталог товарів для клієнта. Звичайно, раніше цей каталог товарів був створений відповідними структурними підрозділами організації, але, оскільки розробляється рішення не передбачає роботу по автоматизації такого завдання цих підрозділів, розглядаємо, що каталог товарів вже існує і періодично коригується, але підрозділи, які займаються його коригуванням, з клієнтом безпосередньо не взаємодіють. У такому випадку можна говорити, що документ "Каталог товарів" для клієнта формує модуль інформаційної системи, що відповідає за надання списку товарів за вказаними параметрами, який може бути представлений, наприклад, пошукової підсистемою.

В результаті формування документограмм формується розуміння основних функцій роботи з документами. Так, наприклад, коли документ в документограмм надходить на вхід структурного підрозділу або співробітника, то це може розглядатися як операція читання і використання документа. Якщо документ в документограмм виходить з структурного підрозділу організації, то це визначає операцію створення документа з внесенням в нього основних або повних відомостей. Якщо документ проходить через структурний підрозділ, тобто надходить на вхід і рухається далі через вихідний потік, то тут можливі операції "Узгодження", "Затвердження", "Коригування", "Наповнення", "Транспортування" і т.д. Залежно від того, які функції роботи з документами розробники прагнуть відобразити при формуванні документограмм, можливі різні варіанти інтерпретації процесів роботи з документами. Оскільки на документограмм досить складно відобразити ці процеси, то для цього використовуються органіограмми (рис. 2.34), де не тільки ілюструється робота підрозділів з документами, але і відображаються виконуються над документами операції.

image74

Мал. 2.34. Приклад органіограмми роботи з документами


У даній органіограмме можуть використовуватися такі позначення: • Р - народження документа, коли в форму документа заносяться первинні дані або формуються з іншого документа;

  • • І - використання документа, де з документом не відбувається ніяких операцій, крім читання та, можливо, друку в тверду паперову копію;
  • • З - узгодження документа, коли співробітник організації перевіряє правильність заповнення документа і можливість його використання для подальших операцій;
  • • У - затвердження документа, коли керівник підрозділу чи організації надає юридичну силу документом для подальшого його використання в якості регламентує і керівного документа;
  • • Н - наповнення документа, де учасник процесу вносить в документ додаткові відомості;
  • • X - зберігання документа, де розглядається задача накопичення заповнених документів до архіву;
  • • Т - транспортування документа, де учасник процесу роботи з документом не виробляє з ним ніяких дій, але забезпечує його передачу іншому учаснику бізнес-процесів.

Таким чином, органіограмма істотно уточнює документограмм, даючи більш детальну інформацію розробнику бази даних щодо використання окремих функцій при роботі з документами (звітними формами) та відомостями, які в них містяться. Але документо- грами і органіограмми не дають всієї повноти інформації про роботу з даними в документах, що вимагає формування ще одного елемента аналізу документоборот, званого таблицею доступності елементів документів (табл. 2.6).

Таблиця 2.6

доступність документів

№ п / п

документ

учасник

операції

періодичність

1

Каталог

Інформаційна система

Ф

За вимогою

2

товарів

клієнт

Ч

3

замовлення

- "-

Д І У ч п

- "-

4

клієнта

Відділ продажу

ч і

5

склад

ч п

6

Бухгалтерія

ч п

7

...

...



Дана таблиця дасть можливість побачити форму роботи з документом і з його даними окремих учасників інформаційної системи. Розширення цієї таблиці можливо в частині зазначення конкретних типів користувачів, пов'язаних з співробітниками організації, і виділення ролей користувачів з одночасним їх вказівкою на рівні організаційної структури. Такий процес дозволить, при розгляді питань інформаційної безпеки бази даних, визначити чіткі схеми доступу користувачів до даних, процедур, уявленням, таблицями та іншим об'єктам. Для опису доступності документів і їх елементів використовуються наступні операції доступу:

  • • Ф - формування документа, що представляється в формі читання відомостей з інших джерел (документ, база даних, інформаційна система);
  • • Д - додавання даних, яка передбачає внесення нових записів в документ, використовуючи інтерфейсні форми введення;
  • • І - зміна даних, що забезпечує внесення відомостей через інтерфейсні засоби введення замість вже існуючих відомостей;
  • • У - видалення існуючих даних;
  • • Ч - читання даних або документа в цілому;
  • • П - можливість виведення на принтер документа в його друкованій формі.

Опускаючись глибше в документи, розробники баз даних аналізують їх структурний склад. Такий аналіз дозволяє виділити атрибутивний складу документів та інформаційних об'єктів, представлених в цих документах (рис. 2.3 * 5).

Розгляд документа дозволяє виділити основні групи атрибутів, які в ньому присутні: "Замовлення", "Організація-продавець", "Клієнт-покупець", "Товари". Це можна зробити, грунтуючись на структурі документа і розумінні відносини окремих атрибутів до того чи іншого інформаційного об'єкту. Так, наприклад, таблиця зі списком товарів виділяється самостійним оформленням в документі, структурованістю і дозволяє зробити висновок про самостійність даного інформаційного об'єкта. Проте, розглянувши таблицю товарів, можна побачити підсумковий рядок, де відображена загальна вартість замовлених товарів, що має відношення не до кожної товарної позиції в документі, а до всього замовлення і цей параметр документа повинен бути відділений від розгляду таблиці і врахований при аналізі інформаційного об'єкта "Замовлення". Важливо розуміти, що такий аналіз досить трудомісткий і вимагає в процесі розгляду документа відразу виділяти інформаційні об'єкти, визначаючи їх атрибутивное наповнення.

Як правило, в структурованих документах, яких більшість в інформаційних системах, его можна зробити досить легко, виділивши, хоча б, базисні групи атрибутів і об'єднавши їх в інформаційні об'єкти. Але, коли мова йде про неструктурованих документах (заяви, накази, розпорядження і т.д.), то правильне виділення інформаційних об'єктів і їх атрибутивного складу часто стає нерозв'язним завданням. Тому в документарному аналізі іноді вдаються до спрощеного методу, коли атрибути виділяються без прив'язки до інформаційних об'єктів, а їх групування здійснюють в процесі моделювання логічної моделі бази даних, відкидаючи частину атрибутів за непотрібністю, а частина атрибутів, використовуючи правила нормалізації, об'єднують в інформаційні логічні структури . Для проведення такої роботи розробниками формується спеціальна таблиця опису атрибутів документів (табл. 2.7).

image75

Мал. 2.35. Приклад документа "Замовлення клієнта"


Таблиця 2.7

Приклад опису атрибутів документа

п / п

Атрибут

Тип

даних

алгоритм

опис

1. Замовлення клієнта (Д1)

1.1

Номер замовлення

З-Ч

Порядковий номер документа "Замовлення клієнта", що представляється кодованим номером, що містить три компоненти, розділених знаком "-": тип замовлення (К - замовлення клієнта), порядковий номер замовлення протягом року (складається з 4 цифр з провідними нулями), рік оформлення замовлення

1.2

Дата оформлення

д

Дата, коли замовлення остаточно був оформлений і переданий в обробку менеджеру магазину. Після оформлення замовлення внесення будь-яких змін неприпустимо

1.3

організація

з

-

Найменування організації, в якій був оформлений замовлення клієнта




п / п

Атрибут

Тип

даних

алгоритм

опис

1.4

Адреса (організації)

З

Сукупність елементів географічного позиціонування організації. Звісно ж розділеними знаком "," елементами: індекс, місто, вулиця, номер будинку, номер будови, номер корпусу

...

...

1.8

11омер по порядку

Ч

Порядковий номер у таблиці обраних в замовлення товарів. Видається тільки для документа.

...

...

...

...

1.12

вартість

товару

Ч

1.104.11

Обчислюється значення вартості конкретної позиції товару в замовленні клієнта, засноване на перемножении кількості товару, що купується на ціну одиниці

...

...

...

...


При такому описі атрибутивного складу розробником обов'язково дають пояснення в колонці "Опис" суті розглянутого атрибута і особливостей його використання. Поряд з цим, в колонці "Алгоритм" показується формула, по якій виробляють обчислення відповідного значення, даючи можливість при реалізації бази даних правильно визначити правило обчислення: обчислюється нулі таблиці, запит вибірки з обчисленням і т.д.

Щоб можна було коректно створити формули, оскільки часто для обчислення необхідно звертатися до різних інформаційних об'єктів або документів, нумерацію атрибутів групують в рамках кожного окремого документа, використовуючи нумерацію і її застосування в кодуванні документів, що показано в рядку з найменуванням документа.

Як правило, документи, що використовуються в предметної області, практично повністю містять інформацію про структурах об'єктів, їх найменування та класифікації. Для цього в шапках таблиць, якщо документ представлений табличній структурою, найнижчий рівень являє атрибут об'єкта, наступний рівень при розгляді в напрямку верхніх рядків шапки таблиць - об'єкт предметної області, а наступні рівні - класи об'єктів.

Якщо документ видається в довільній формі, де явно не позначені структури об'єктів, то виділення об'єктів виробляють на підставі аналізу природної мови, використовуючи іменники в якості їх ідентифікації.


 
<<   ЗМІСТ   >>