Повна версія

Головна arrow Етика та Естетика arrow Психологія і етика ділового спілкування

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Прийом та спілкування з відвідувачами

Обстановка офісу і кабінету

Прийшовши на прийом, співбесіду і т.п., відвідувач в першу чергу звертає увагу на зовнішню обстановку приміщення. Від того, як виглядає ваш офіс і кабінет, часто залежать результати вашої бесіди.

Грамотне побудова простору вимагає дотримання єдиного стилю в усьому: в планувальному рішенні, в обробці, декорі, меблів.

За давнім китайським вченням фен-шуй, керівник фірми повинен сидіти в офісі обличчям до вхідних дверей і трохи навскоси від неї - це, по думці східних філософів, допомагає знайти вихід навіть з безвихідної ситуації. В основі цього подання лежить віра в те, що навколишні предмети і положення людини впливають на його справи. Але дане переконання - більше, ніж звичайне марновірство: у ньому закладений глибокий зміст. Так, кабінет повинен бути зручний не тільки для роботи в ньому, але і для того щоб можна було приймати різного роду відвідувачів, влаштовувати ділові засідання.

Правильно і зі смаком спланований кабінет допомагає створити сприятливу обстановку для бесіди, що сприяє встановленню плідного контакту. У сучасному світі склалася певна традиція відносно правил планування кабінету керівника.

Відповідно до неї, так само як і стародавнім китайським вченням, стіл повинен стояти так, щоб господар кабінету сидів обличчям до дверей і міг бачити приходили і відходили гостей. До столу керівника бажано приставити довгий стіл зі зручними стільцями - він служить для проведення засідань, прийому делегацій, що складаються з кількох людей. Стільці, що стоять біля столу, повинні бути м'якими і зручним, але не сприяють тому, щоб люди сиділи в них розвалившись. У кабінеті необхідний шафа для храпения в ньому поточних документів і матеріалів.

Також в приміщенні, де працює керівник, зазвичай є м'який куточок, що складається з м'яких крісел і журнального столика. Він використовується для довірчих бесід з партнерами і в деяких випадках з підлеглими, коли необхідно створити неформальну обстановку.

Обстановка і обробка кабінету не повинна бути гнітючої і переважної, оскільки це знижує ефективність і результативність бесіди. Щоб уникнути цього в кабінеті можуть знаходитися акваріум з рибками, зелені насадження, дзеркало.

Добре і зі смаком оформлений кабінет викликає симпатію до його власника, по вимагає, щоб його хазяїн виглядав відповідним чином.

Секретар і його обов'язки

Подібно до того, як театр починається з вішалки, будь-яку установу для його відвідувачів починається з приймальні. І залежно від її функціонування люди судитимуть про культуру організації в цілому і її керівника зокрема.

Обличчям будь-якої компанії, за яким потенційні ділові партнери та клієнти часто судять про неї саму, є секретар.

Секретар (або офіс-менеджер) - посадова особа, яка не тільки є головним помічником керівника організації, але і представляє свою компанію в діловому світі, формуючи се позитивний імідж і репрезентуємо корпоративну етику і культуру.

Найголовнішими вимогами, що пред'являються до претендентів на цю посаду, є вміння організувати робочий день керівника, згідно з календарним планом-графіком запланованих зустрічей, відмінне знання ділового етикету, а також знання правил ділової комунікації.

Ще однією відмінною рисою професійного секретаря є вміння бути непомітним і корисним. Для цього потрібна хороша пам'ять і емоційна чуйність, щоб секретар міг блискавично вловлювати побажання керівника.

У ділових колах професіоналізм секретаря оцінюється відразу, і тому він може надати неоціненну допомогу керівнику, представивши його компетентним і серйозною людиною, з яким перспективно вести ділове співробітництво.

 
<<   ЗМІСТ   >>