Повна версія

Головна arrow Етика та Естетика arrow Психологія і етика ділового спілкування

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

До телефону просять колегу

До телефону просять вашою колегу, що сидить за одним із сусідніх столів. Ви відповідаєте: "Зараз" або "Одну хвилину", після чого запрошуєте товариша по службі. Здається, все просто.

Але давайте розглянемо декілька прикладів, досить часто зустрічаються в реальній обстановці.

  • 1. "Алло ... одну хвилину, я зараз його покличу. Ви дуже вдало подзвонили, він якраз на місці, (убік) Іван Іванович, це вас ... (Знову в трубку). Він вже йде ... Не варто подяк ... Передаю йому трубку, до побачення ". Таке обходження недоречно для сучасного ділового ритму і еквівалентно балакучості.
  • 2. "Івана Івановича? А він вам дійсно потрібен? А я не можу його замінити? Везе ж Івану Івановичу! Ну що ж, змушений передати трубку цього щасливчику ..." Загравати наосліп, без урахування того, що настрій у людини на тому кінці дроту може бути не таке грайливе, як у вас, просто неделікатно.
  • 3. "Івана Івановича? А хто його питає?". З'ясування, хто саме дзвонить, крім випадків, коли це робиться на прохання самого Івана Івановича, тобто грубе порушення правил поведінки. Як би не маскувалася вона турботою про колегу, на ділі це майже завжди робиться для задоволення власної цікавості.
  • 4. "Алло ... Петров!" (це прізвище Івана Івановича, якого, до речі, назвали по імені та по батькові) і трубку кладуть на стіл. Або ще гірше: "Алло ...", далі мовчки, залишаючи зателефонував в повному подиві, трубку кладуть на стіл, і лише потім промовляють: "Петров ..." При цьому імітується підвищена зайнятість. Така демонстрація прохолодних особистих взаємин між вами і Петровим, підкреслена сухість тону і зневажливе ставлення до позвонившему, не личить вихованій людині.

Всі ці приклади, нехай у дрібницях, нюансах, розкривають недостатній рівень культури людини, що зняла телефонну трубку.

Якщо просять до телефону відсутнього колегу, а ви роздратовано відповідаєте: "Його немає!" - І тут же кладете трубку, то самої стислістю відповіді і тоном ви даєте зрозуміти, що не можна без кінця дзвонити і заважати зайнятій людині.

Але давайте задумаємося: чи не самі ви своєю відповіддю провокуєте повторні дзвінки? Почувши, що потрібну людину на місці немає, і, посоромившись (або не встигнувши) запитати, коли він буде, абонент обов'язково буде дзвонити кожні півгодини, а то й частіше. Де ж вихід? Він - в ввічливому і більш детальному відповіді па кожен телефонний дзвінок, як би він вас ні дратував.

Що значить: "Його немає"? Чи то він вийшов і ось-ось повернеться, чи то його викликали до керівництва хвилин на 15-20, чи то він пішов на ділову нараду тривалістю в годину-півтори, чи то він поїхав на півдня в іншу організацію, чи то він у відрядженні і на роботі його не буде, чи то він захворів, чи то у відпустці. Швидше за все, який подзвонив всього цього не знає. Зате знаєте ви. І ви повинні ці відомості повідомити. Вам же буде спокійніше працювати.

Найкраще відповісти на телефонний дзвінок так: "Його немає. Буде тоді-то". Буває, що людина телефонує тільки для того, щоб повідомити якісь відомості, які цілком можна передати через третю особу. Він хотів би попросити вас про цю послугу, але не вирішується обтяжувати, до речі, не враховуючи, що його часті повторні дзвінки - це теж незручність для вас. І тут ви повинні проявити ініціативу, ввічливість, увагу (і змістом, і тоном). Оптимальна відповідь виглядає приблизно так: "Його немає. Він буде тоді-то. Можливо, йому що-небудь передати?"

І якщо вас попросять щось передати, не полінуйтеся відразу ж написати записку і покласти на стіл відсутнього колеги. Не покладайтеся на пам'ять, яка нерідко підводить. І ваша забудькуватість обернеться неприємністю для колеги, а коли він дізнається про це, виникне серйозна образа чи конфліктна ситуація - винні ви. Адже справжню ціну відомостей, на перший погляд навіть дріб'язкових, знає лише той, кому вони призначені.

Ставтеся до кожному дзвінку серйозно, шануйте своїх колег. Найбільш типовий відповідь, яку можна почути про те чи іншому співробітнику: "Він десь тут, передзвоніть пізніше". Неточна інформація про відсутній - одна з причин плутанини і значних витрат часу. Увійшло навіть в норму, що керівник, йдучи, нс повідомляє, куди він іде. І підлеглий вважає неприпустимим запитати його про це, оскільки це може бути розцінено як порушення субординації. А па дзвінки відповідає: "Пішов, нічого не сказав, він мені не доповідає". І погано, що не повідомляє. Це елементарне безкультур'я, пережиток чиновництва.

Слід додати, що і підлеглий, якому ", не докладають", абсолютно неприпустимо відповідає по телефону. Він повинен відповісти: "Його зараз немає па місці. На жаль, я не знаю, де він і коли повернеться. Передзвоніть пізніше або скажіть, що йому передати".

 
<<   ЗМІСТ   >>