Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow Ділові комунікації

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Ділове листування по електронній пошті

Сьогодні електронна пошта міцно зайняла своє місце в діловому листуванні. І це цілком зрозуміло - вона доступна в будь-який час доби і року, оперативна і проста у використанні. При розгляді ділового листування по електронній пошті зазвичай виділяють наступні позиції.

  • 1. Отримання листів.
  • • Поштова скринька рекомендується перевіряти кілька разів на день, інакше можна затягнути вирішення важливих питань і створити перешкоди для ефективної роботи інших людей. Робочий день менеджера повинен починатися з перевірки пошти.
  • • Для зручності краще налаштувати свій поштовий клієнт на автоматичне завантаження або відправлення пошти кожні 10-20 хвилин.
  • • По можливості бажано відповідати на листи відразу. Це допоможе уникнути завалів в пошті.
  • 2. Поля "Кому", "Копія", " Прихована копія".
  • "Кому" - це поле повинно містити адреси тільки тих, від кого потрібно отримати відповідь, тобто в даному полі вказуються дані одержувача. Якщо вирушає питання або прохання щось уточнити, то дані адресата мають бути зазначені в полі "Кому".
  • "Копія". Одержувачі, які стоять в цьому полі, отримують лист для інформації або є "запрошеними в свідки". Одержувач в цьому випадку не повинен відповідати па лист.
  • "Прихована копія". У цьому випадку основний одержувач не знає, що лист направлено ще й тому, чию адресу прописаний в поле "Прихована копія". Його використовують також при масовому розсиланні пошти.
  • 3. Поле "Тема". Це поле необхідно заповнювати завжди. Людина, якій адресовано лист, може отримувати в день величезна кількість пошти, і по даному нуля він зможе оцінити ступінь важливості листи. Тема повинна бути простою, однозначно передавати зміст листа і не дуже довгою.
  • 4. "Важливість листи". Якщо в листі міститься інформація, яка потребує термінового розгляду, або вона дуже важлива, треба дати це зрозуміти одержувачу, встановивши високу значимість листи. Тоді воно виділиться в його папці "Вхідні". Однак не слід зловживати цією функцією. Не слід залишати це поле порожнім. Люди, з якими доводиться листуватися, можуть отримувати в день масу листів, і вони використовують це поле для швидкої оцінки важливості змісту листа.
  • 5. Написання відповіді.
  • • Відповідь на лист повинен знаходитися зверху листи.
  • • Починати завжди слід з вітання.
  • • Лист повинен бути написаний коротко, чітко, зрозуміло і не впливає на кілька тем.
  • • Лист повинен бути добре структуроване.
  • • Необхідно вибрати адекватний стиль спілкування. Спілкуватися з людиною потрібно на його мові. Комунікація повинна бути поважною і коректною.
  • • При відповіді на прохання точно визначати терміни виконання тих чи інших завдань і доручень.
  • • Відповідати на листи краще відразу, не відкладаючи в "довгий ящик", інакше обсяг інформації, яку потрібно відправити, буде рости як снігова куля.
  • • Перш ніж відправити лист, слід перевірити його на грамотність, звірити основні дані, факти, цифровий матеріал і т.д.
  • 6. Вкладення. Нормальним вважається висилати без попередження вкладення до 2-3 мегабайт. Якщо треба вислати вкладення більшого розміру, бажано уточнити у кореспондента, чи пройде такий файл через його сервер або поміститься він у поштову скриньку.
  • 7. Електронний підпис.
  • • Необхідно створити адресант нормальну підпис, по якій його можна дізнатися і знати, як з ним зв'язатися. Наявність підпису не тільки корисно, а й є хорошим тоном.
  • • Розмір підпису не повинен перевищувати 5-6 рядків. Вона повинна включати як мінімум прізвище та ім'я. Крім цього бажано вказати: номер телефону, адресу електронної пошти, назву і фізичну адресу компанії, а також адреса її сайту.
 
<<   ЗМІСТ   >>