Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow Ділові комунікації

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Стиль і мова ділового листування

Залежно від сфери діяльності розрізняють такі функціональні стилі:

  • • публіцистичний;
  • • науковий;
  • • художньо-літературний;
  • • розмовно-повсякденний;
  • • офіційно-діловий.

Стиль ділового листування

В офіційному листуванні застосовується офіційно-діловий стиль - це така функціональна різновид мови, яка обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі. Специфічні риси ділового стилю оформилися під впливом особливостей ділової комунікації. У зв'язку з цим слід зазначити, що її учасники виступають перш за все в якості юридичних осіб (організацій, підприємств, фірм і т.д.). А тому характер і зміст інформаційних взаємозв'язків організацій досить жорстко регламентовані. Крім того, слід враховувати той факт, що більшість ситуацій, що виникають в діяльності організацій і потребують письмового оформлення, відносяться до повторюваних, однотипним ситуацій. Це обумовлює можливість і необхідність стандартизації ділового мовлення.

До офіційно-ділового стилю пред'являються певні вимоги.

  • Стандартизація ділового мовлення - однозначність і одноманітність термінів. Стандартизація повинна охоплювати всі рівні мови: лексику, морфологію і синтаксис. До теперішнього часу ділове мовлення накопичила величезну кількість термінів, оборотів, формул. Використання готових конструкцій дозволяє не витрачати час на пошук визначень, що характеризують стандартні ситуації.
  • Нейтральний топ викладу - ця норма офіційної комунікації проявляється в максимально строгому і стриманому характері викладу. Інформація, що міститься в тексті листа, офіційна за своїм характером. З цієї причини особистісний момент в документах повинен бути зведений до мінімуму. З мови документів слід виключити слова, які мають яскраво вираженою емоційним забарвленням.
  • Точність викладу передбачає однозначне розуміння змісту документа.
  • Ясність викладу визначається насамперед правильністю композиційної структури тексту, відсутністю логічних помилок, продуманістю і чіткістю формулювань, відсутністю образних виразів.
  • Лаконічність викладу досягається економним використанням мовних засобів, винятком мовної надмірності слів і виразів, які несуть додатковий сенс.
  • Стислість викладу - це вимога змушує чіткіше формулювати тему документа, економно використовувати мовні засоби, виключати зайві слова, нс несучі необхідної інформації, і непотрібні подробиці.
  • Переконливість викладу. Лист повинен бути переконливим незалежно від того, якою є його тема і кому воно направляється. Воно повинно містити точні дати, безперечні факти, аргументи і висновки.
  • Позиція "Ви" у викладі. При написанні тексту необхідно передавати позицію "Ви", що означає необхідність зосередитися на потребах і інтересах вашого адресата, а не на своїх власних.
  • Позитивність викладу. Ефективні письмові комунікації повинні мати позитивний тон.

Мова ділового листування

Важливою особливістю письмовій ділового мовлення є широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних) оборотів, які виступають як стандартні фрази ділового листування і використовуються в незмінному вигляді. Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, використовуваних в повторюваних ситуаціях. Крім вираження типового змісту, мовні формули нерідко виступають як юридичні значимі компоненти тексту, без яких документ не володіє достатньою юридичною силою.

У зв'язку з цим наведемо приклади стандартних фраз ділової переписки.

  • 1. Вказівка на мету: "З метою якнайшвидшого вирішення питання ..."; "Для узгодження спірних питань ..."; "У відповідь на Ваш запит...".
  • 2. При посиланнях: "Посилаючись на Ваш лист від ..."; "Відповідно до досягнутої раніше домовленості ..."; "У відповідь на Ваш лист (запит) ...".
  • 3. Відправлення документів або матеріальних цінностей: "Направляємо рукопис монографії"; "Надсилаємо Ваші документи"; "Надсилаємо підписаний з нашої сторони договір".
  • 4. Сповіщення: "Доводимо до Вашого відома, що керівництво фірми прийняло рішення ..."; "Доводимо до Вашого відома, що ..."; "Повідомляємо, що, на жаль, ми не можемо ...".
  • 5. Прохання: "Просимо вас перевірити хід виконання робіт ..."; "Прошу повідомити дані про продуктивність ...".
  • 6. Підтвердження: "З вдячністю підтверджуємо отримання Вашого замовлення"; "Фабрика" Зар "підтверджує умови поставки обладнання".
  • 7. Запрошення: "Запрошуємо Вас взяти участь в обговоренні проекту ..."; "Просимо взяти участь в обговоренні проблеми ..."; "Запрошуємо представника Вашого підприємства відвідати ...".
  • 8. Пропозиція: "Ми можемо запропонувати Вам"; "Пропонуємо Вам придбати".
  • 9. Нагадування: "Нагадуємо, що за планом спільних робіт Ви повинні ..."; "Нагадуємо Вам, що термін надання рукописи закінчується ...".
  • 10. Гарантії: "Оплату гарантуємо. Наші банківські реквізити ..."; "Терміни виконання гарантуємо"; "Якість роботи гарантуємо".
  • 11. Відмова та відхилення пропозиції (проекту): "Надісланий Вами проект ... нами не може бути затверджений з наступних причин ..."; "Ваша пропозиція відхилена з наступних причин ...".
  • 12. Вирази, що пояснюють причину і мотив ділового листа: "Через затримки оплати ..."; "З огляду на затримки отримання вантажу ..."; "У відповідь на Ваше прохання ..."; "У зв'язку з проведенням спільних робіт ...".
  • 13. Інтерпретація власної позиції: "Наші звернення з даного питання не привели до позитивних результатів"; "Заперечень проти проекту не маємо"; "Ми не можемо поставити Вам товари ... в силу наступних причин: ...".
  • 14. Заключні слова: "Сподіваємося на подальшу співпрацю"; "З побажаннями успіхів"; "Просимо вибачити нас за затримку з відповіддю".

Всі перераховані вирази необхідно використовувати з урахуванням контексту і мовної ситуації.

Крім цього в ділових листах стандартизована також і сполучуваність слів :

  • • контроль - покладається;
  • • ціна - встановлюється (знижується, піднімається);
  • • заборгованість - погашається;
  • • угода - полягає;
  • • рекламація (претензія) - пред'являється (задовольняється);
  • • платіж - проводиться;
  • • рахунок - виставляється (оплачується);
  • • питання - піднімається (вирішується);
  • • знижки - надаються (передбачаються);
  • • домовленість - досягається;
  • • кредит - виділяється і т.п.

Слід також мати на увазі, що найчастіше:

  • • співпраця буває плідним, взаємовигідним;
  • • внесок - значним;
  • • позиції - конструктивними (міцними);
  • • доводи - вагомими;
  • • необхідність - нагальною;
  • • спектр (послуг) - широким;
  • • знижки - значними / незначними;
  • • пропозиція - конструктивним;
  • • рентабельність - високою / низькою.

Крім мовних формул і стандартизованих виразів важливе значення в діловому листуванні мають терміни. Термін (від лат. Terminus - межа, кордон) - слово або словосполучення, що є назвою поняття який-небудь галузі науки, техніки, мистецтва і т.п. На відміну від слів загальної лексики, які часто багатозначні і несуть емоційне забарвлення, терміни в межах сфери застосування однозначні і позбавлені експресії. Сукупність термінів окремої галузі знань або професійної діяльності становить термінологію. Вживання термінів в строго фіксованому значенні забезпечує однозначність розуміння тексту, що вельми важливо в діловій комунікації.

Правильність і стабільність вживання термінів на практиці досягається використанням термінологічних словників і стандартів, які встановлюють строго однозначну систему понять і термінів і сприяють впорядкуванню термінології (див. Параграф 11.7).

 
<<   ЗМІСТ   >>