Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow Ділові комунікації

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Підготовка до виступу

Будь-який виступ необхідно добре підготувати. Як мінімум така підготовка включає наступні етапи:

  • 1) аналіз об'єктивних факторів виступу;
  • 2) вибір теми, підбір матеріалу, створення плану виступу;
  • 3) написання тексту промови;
  • 4) визначення форми виступу;
  • 5) репетиція.
  • 1. Аналіз об'єктивних чинників виступу. До об'єктивних чинників публічних промовах відносяться такі чинники, які не залежать від виступаючого: якісний і кількісний склад аудиторії, фізичні (просторово-часові) параметри і умови виступу.

Аналіз якісного складу аудиторії. Підготовку до публічної промови слід почати зі складання портрета аудиторії. Необхідно з'ясувати якомога повніше про тих людей, які є клієнтами виступає, які їхні запити та інтереси, задовольнити які він покликаний. Треба пам'ятати, що в кінцевому рахунку мета виступи не самоактуалізація, а задоволення інтересів замовників. Тому потрібно дати чітку відповідь на питання, яка інформація потрібна людям, перед якими треба виступити, і які їхні інтереси. Хороший оратор повинен перш за все сформулювати ту головну ідею, яку він повинен буде донести до свідомості слухача. Відповідно до цього вся підготовка повинна бути підпорядкована реалізації цього завдання. І цю стрижневу ідею необхідно як танк просувати вперед, знову і знову повертаючись на вихідну позицію, незважаючи ні на які комунікативні перешкоди, перешкоди і бар'єри.

Відповідно до цього виступає слід добре вивчити при підготовці до публічних промовах соціокультурні, демографічні, соціально-психологічні якості слухачів, а також їх рівень освіти, кваліфікації, підготовки і т.д. Всі названі якості і властивості аудиторії є важливими, оскільки вони допоможуть визначити стиль виступу, його мову, манеру мови і т.д. Важливо також зрозуміти, наскільки слухачі знайомі з тією темою, про яку піде мова. Якщо, наприклад, предметом розмови буде "ф'ючерс" або "великий адронний коллайдер", то без сумніву потрібно по-різному викладати тему для школярів і аспірантів, для фізиків і економістів і т.д.

При цьому якщо аудиторія за ступенем підготовки більш-менш однорідна, то можна вважати, що пощастило, так як приблизно з однаковим успіхом будуть розуміти всі слухачі. Складніше йде справа тоді, коли мова звернена одночасно до різних за своїми властивостями слухачам. В цьому випадку слід орієнтуватися в першу чергу на найменш підготовлену частину аудиторії, тому що тоді зрозуміють всі. Хоча, звичайно, найбільш підготовлені слухачі можуть відчувати при цьому певну нудьгу за деякими найбільш простим для них питань. Але саме в силу свого високого статусу і освіти вони, як правило, здатні оцінити ситуацію і виправдати стиль і рівень виступу, прагнення оратора говорити мовою, доступною для всіх.

Облік кількісного складу аудиторії. При підготовці до публічного мовлення слід враховувати не тільки якісний склад аудиторії, а й її чисельність. Справа в тому, що кількість слухачів, які зібралися на виступ, буде істотно впливати на різноманітність думок та інтересів, на диференціацію аудиторії за рівнем освіти , кваліфікації, віку і т.д. Отже, чим більше кількісний склад аудиторії, тим, як правило, більш простій і доступній для розуміння повинна бути мова. Це, природно, не стосується того випадку, коли оратор звертається до однорідної аудиторії фахівців.

Крім того, чисельність аудиторії слід враховувати також і при вирішенні питання про те, чи готовий оратор до того, щоб впоратися з масовою реакцією на різні фрагменти виступу; до того, щоб відповідати на найрізноманітніші і численні запитання, які будуть виникати в кінці виступу. Нарешті, уявлення про кількісний склад аудиторії потрібно мати для того, щоб врахувати, чи доведеться виступати з мікрофоном або без нього; де і як розвісити схеми і плакати; чи будуть видні слайди і т.д.

Облік фізичних параметрів і умов виступу. Велике значення при підготовці до публічних промовах має місце і час її проведення. Розмір приміщення, ступінь його комфортності, оснащеності технічними засобами і т.д. - Все це слід враховувати. Це допоможе оратору визначити, що краще використовувати при виступі - слайди або схеми, картки або листи, мікрофон або силу голосу і т.д. Наприклад, якщо в аудиторії немає кафедри, то текстом, написаним на аркушах, фізично неможливо скористатися. В цьому випадку краще буде застосувати картки.

Важливо також врахувати, з якого боку буде направлений світло, чи всі з слухачів будуть бачити виступаючого. При оцінці місця виступу необхідно враховувати особливості фігури оратора, силу зору, слуху і т.д. Якщо, наприклад, виявиться, що висота кафедри не відповідає зростанню виступаючого, необхідно це врахувати і вжити необхідних заходів. Незграбно виглядає оратор, голова якого ледве підноситься над трибуною. Необхідно, щоб виступаючий було видно по груди, тоді він сприймається звично.

При аналізі аудиторії важливо також оцінити можливість дотримання оптимальної зони спілкування між виступаючим і слухачами. Вона повинна бути не менше 3,6 м. Це відстань забезпечує достатню комфортність виступу, можливість утримати в нулі зору всю аудиторію і всім приділити достатню увагу.

Час виступу має також велике значення для його успіху. Якщо виступ передбачається в кінці робочого дня, ввечері, коли люди вже досить втомилися, то даний фактор слід враховувати як у змісті, так і в стилі викладу матеріалу. У цьому випадку мова по можливості повинна бути простою, дохідливій, без складних словосполучень і "незрозумілих" думок. Крім того, багато слухачів під час виступу будуть думати про те, як їм провести залишок дня, які справи ще зробити і т.д.

2. Вибір теми, підбір матеріалу, створення плану виступу.

Вибір теми виступу. Головна мета виступу - розкрити основну ідею, яку необхідно довести до слухачів. Тому вибір теми повинен бути підпорядкований реалізації даної мети. Рекомендується підібрати і проаналізувати кілька варіантів тим і вибрати найбільш оптимальний з них. Процес цей непростий, а часом навіть болісний, бо в даному випадку доводиться відмовлятися від деяких хороших ідей і думок, вони б прикрасили мова, але їх потрібно прибрати з різних причин: брак часу, перевантаженість змісту і т.д.

Після того як оратор визначився з темою, її необхідно конкретизувати - розбити на невелике число підзаголовків, їх повинно бути небагато, і вони повинні бути логічно пов'язані між собою.

Підбір матеріалу. Для того щоб промова була змістовною і цікавою, а виступаючий відчував би себе більш впевнено, бажано користуватися різними джерелами. Зазвичай їх поділяють на:

  • а) досвід, накопичений самим автором (особистісні джерела);
  • б) досвід, накопичений людством (соціальні джерела).

Особистісні джерела :

  • • особистий досвід, знання, практика;
  • • власне бачення і оцінка предмета викладу;
  • • особисті зустрічі, бесіди, виступи і т.д.

Соціальні джерела:

  • • офіційні документи і матеріали;
  • • результати соціологічних досліджень;
  • • довідкові видання;
  • • наукова література;
  • • художня література;
  • • засоби масової інформації.

При зборі матеріалу слід враховувати, що факти, взяті з особистого досвіду, завжди більш наочні і переконливі, хоча соціальні джерела надають можливість отримання більш широкої інформації.

Створення плану виступу. Для того щоб слухачам було легше стежити за ходом думок і зрозуміти логіку виступу, необхідно з самого розпочато ознайомити їх з тим, про що буде йти розмова. Для цього слід добре продумати структуру і план виступу. Типовий план виступу включає вступ, основну частину, підведення підсумків.

Вступ. Мова йде почати з якогось формального попереднього вступу, мета його - заволодіти увагою слухачів, які ще не вгамувалися, коли, наприклад, оратор увійшов в приміщення. Йому необхідно продумати, який прийом вжити, щоб привернути увагу: прислів'я, приказка, жарт, незвичайний і яскравий факт, що підходить до місця анекдот, посилання на поточний стан справ і т.п. Після цього слід викласти загальний план виступу, не вдаючись у подробиці, бо в іншому випадку на слухачів обрушиться такий потік інформації, який вони не зможуть "переварити" і швидше втратять інтерес до виступу ще до того, як буде викладена основна частина. Як показує практика, оптимальним буде план, що складається з 3-4 пунктів.

Основна частина. При підготовці цієї частини виступу важливо, щоб всі розділи її були розбиті на такі підрозділи, які слухачі будуть здатні без праці засвоїти. Протягом всього виступу необхідно виділяти особливі "віхи", вони повинні як би показувати слухачам місце поточного моменту виступу в загальному плані. Такими "віхами" можуть бути підзаголовки загальної ідеї, на які буде звернено увагу. При цьому важливо, щоб дана загальна ідея постійно була присутня у виступі і не вислизала надовго від уваги слухачів. Для цього необхідно вже на стадії підготовки визначити ключові терміни, поняття та фрази, які слід повторювати для того, щоб слухачі краще запам'ятали істота основної думки. Також необхідно підготувати ілюстрації, схеми, слайди для візуального сприйняття інформації.

Висновок виступу. Перш за все треба відзначити, що не слід затягувати висновок, воно повинно бути чітким, ясним і лаконічним. Потрібно зробити резюме основних моментів виступу. Далі необхідно якомога переконливіше і яскравіше сформувати заключне твердження, яке містило б основну ідею виступу. Хорошим заключним акордом може бути мобілізаційний заклик до дії. Наприклад: "Наші цілі ясні, завдання визначені. За роботу, друзі!".

3. Написання тексту промови. На даному етапі підготовки до виступу слід враховувати ті відмінності, які існують між розмовною та письмовою мовою мовлення. Зокрема, слова і вирази, які використовуються в письмовій мові, можуть звучати трохи дивно або навіть безглуздо в усному мовленні. Це відбувається тому, що в усній комунікації є свої особливості сприйняття. Граматично бездоганно побудоване пропозицію, цілком придатне для наукової статті, може з великими труднощами сприйматися в мовному спілкуванні. Та й сама мова може при цьому здатися надмірно пишномовної і "сверхправільной" і виробляти на слухачів негативне враження. Тому усне мовлення повинна бути гранично зрозумілою і чіткою, доступною слухачам.

Наступна особливість - це неприпустимість інформаційнихперевантажень в усному виступі. Якщо письмова комунікація дає можливість витратити на осмислення написаного стільки часу, скільки необхідно, то в процесі сприйняття мови такої можливості немає. Тому в разі інформаційного перевантаження мови слухач або запам'ятає її малу частку, або зовсім перестане слухати.

Щоб слухачі не занудьгували і не заплуталися в сенсі мови тренер і консультант з ораторського мистецтва Макс Аткінсон рекомендує враховувати відмінності між усним словом і письмовим. Наведемо деякі з них [1] .

  • • "Сверхправільная" мова звучить пишномовно, мляво або помпезно, приховуючи від слухачів особистість оратора.
  • • Використання слів, практично не зустрічаються в повсякденному розмові, ускладнює розуміння виступу.
  • • Професійний жаргон і скорочення необхідно звести до абсолютного мінімуму. Якщо їх неможливо уникнути, треба переконатися, що слухачі їх розуміють.
  • • Оскільки сленг і лайки можуть образити почуття когось із присутніх, краще їх не вживати.
  • • Чим довше пропозицію і складніше його структура, тим важче слухачам його зрозуміти. Тому використовуються по можливості короткі прості речення.
  • • Повторення тих же слів на початку кожного речення з групи однорідних грає ту ж роль, що і маркер в маркірованих списках: воно нагадує слухачам, що всі пропозиції належать одній групі.
  • • Повторення не тільки допоможе аудиторії краще зрозуміти сенс слів, але і значно посилить їх вплив.
  • • Проте не всі повтори корисні: такі слова, як "дійсно" або "по суті", лише відволікають увагу слухачів.
  • • Найбільша простота у виборі слів і побудові речень принесе аудиторії найбільшу користь.
  • • Письмовий текст незмірно перевершує усний в здатності зберігати і зраджувати детальні знання.
  • • Найпоширеніша помилка - намагатися повідомити слухачам перевантажену деталями інформацію.
  • • Дозволяючи ораторам виводити на екран детальну інформацію у величезному обсязі, презентація, заснована на слайдах, перешкоджає спрощення матеріалу.
  • • Занурюючись в нескінченні деталі, можна справити враження невпевненого і недостатньо володіє матеріалом людини.
  • • Спрощення змісту виступу не тільки полегшить слухачам розуміння слів, але і справить враження авторитетного, прекрасно володіє матеріалом оратора.

Крім цих рекомендацій назвемо й інші, які допоможуть створити текст промови, прийнятний для сприйняття слухачами:

  • • сформулювати і зафіксувати основну ідею виступу;
  • • скласти план мови, що відображає її структуру;
  • • особливу увагу приділити початку і закінчення виступу, так як саме вони легше запам'ятовуються слухачами;
  • • визначити основні терміни та ключові фрази, які необхідно буде повторювати кілька разів для того, щоб основні думки зафіксувалися у свідомості слухачів міцніше;
  • • продумати способи докази і переконливості основних тез;
  • • підготувати необхідні слайди, схеми, графіки і т.д., які допоможуть слухачам візуально закріпити інформацію;
  • • підготувати необхідні яскраві приклади з життя, літератури, ЗМІ і т.д., що ілюструють мова оратора; в цьому ж ряду стоять прислів'я, приказки, притчі і т.п .;
  • • пропозиції і фрази не повинні бути занадто довгими;
  • • набрати текст виступу таким шрифтом, який буде найбільш зручним. Помітити текст промови в тих місцях, де вам необхідно зробити паузу. Наприклад, однією вертикальною лінією - коротку паузу, двома рисами - довгу паузу.
  • 4. Визначення форми виступу. У діловій комунікації основними формами виступу перед аудиторією є:
    • • експромт;
    • • використання конспекту;
    • • використання повного тексту виступу.

Експромт - коротка мова, створена відразу, без підготовки. Часто на зборах, засіданнях, нарадах доводиться виступати експромтом. Але слід мати на увазі, що імпровізація ефективна і має сенс тільки тоді, коли виступає володіє достатньою інформацією і має здатність ефективно використовувати її без попередньої підготовки. Експромт буває необхідний, коли людина не була заздалегідь обізнаний і не припускав, що йому доведеться виступати. В інших випадках виступ має бути добре підготовлено. І якщо тільки оратор не геній, то слід остерігатися імпровізації, бо в цьому випадку можна упустити основну думку. Як свідетельствовуют багато великі оратори, найбільшою мірою вдаються ті експромти, які ретельно готуються.

У більшості випадків при підготовці до виступу доведеться звернутися до написання конспекту або повного тексту. Існують загальні вимоги, що пред'являються до них:

  • • надрукований або написаний на картці або на аркуші текст повинен легко читатися;
  • • текст повинен бути написаний зрозумілою і чіткою мовою;
  • • в тексті повинні бути проставлені смислові "віхи" або маркери, які позначають опорні пункти і основні думки виступаючого;
  • • абсолютно неприпустимо, коли текст написаний дуже дрібним шрифтом або нерозбірливим почерком.

Незважаючи на ці загальні моменти, існують певні переваги при їх виборі.

Повний текст. При виборі цього варіанту виступу слід мати на увазі, що читають головним чином тільки такі речі, які вимагають буквального відтворення тексту в силу самого типу виступу: дипломатичні промови, урочисті доповіді, офіційні повідомлення і т.д.

Конспект. У діловій комунікації, коли більшість виступів проводиться перед порівняно невеликою аудиторією, найбільш прийнятною формою буде використання коротких тез. Перевагу виступи з опорою на конспект обумовлена також тим, що успіх виступу знижується приблизно на 20% в тому випадку, якщо текст прочитаний "з папірця".

Для не впевнені в собі людей можна запропонувати компромісний варіант. Оі полягає в тому, що в короткий конспект виступу включаються повним текстом основні положення і формулювання мови, які при необхідності можна буде цитувати.

Залежно від характеру виступу слід заздалегідь вирішити, що використовувати для запису мови - папір або жорсткі картки. Стандартні листи краще використовувати в тому випадку, якщо необхідно зробити велику доповідь перед численною аудиторією, особливо коли слід дотримуватися регламенту. Крім того, для цього потрібна кафедра або стіл, на які можна було б покласти аркуші паперу. В інших випадках краще використовувати жорсткі картки розміром приблизно 10 × 15 см, їх на всякий непередбачений випадок слід пронумерувати. При цьому бажано вимовляти текст по пам'яті, час від часу заглядаючи в свої нотатки.

5. Репетиція. Потрібна репетиція для того, щоб проконтролювати зміст тексту, критично осмислити його і оцінити, що в ньому слід змінити кардинально або злегка підправити, а також слід прорахувати і скорегувати час, необхідний для виступу. Крім того, репетиція сприяє кращому запам'ятовуванню змісту промови і засвоєнню її основних положень. Чим більше повторюється текст і робиться це в різний час, тим міцніше він залишається в пам'яті, засвоюється основна ідея і загальна структура виступу. Це потрібно для того, щоб постійно оратор міг усвідомлювати, в якому пункті він знаходиться в процесі виступу, про що він вже сказав і які питання слід ще пояснити.

Для того щоб успішно впоратися з цими завданнями, повний текст або конспект мови вимовляється кілька разів вголос. Краще це зробити перед дзеркалом, звертаючи увагу також на невербальні засоби комунікації. Виступаючому бажано тренуватися до такої міри, щоб кожне слово, кожен вираз було засвоєно до автоматизму, тобто зробилося "своїм". Не повинно бути ніякого замішання при проголошенні слів і виразів. Будь-яка затримка, мимовільна пауза вважаються неприпустимими, оскільки відразу ж створюють критичний настрій на сприйняття всієї промови. Це, звичайно, не означає, що паузи самі по собі не потрібні. Як вже зазначалося, вони, навпаки, необхідні, коли присутні до місця.

Хороша репетиція передбачає також попереднє виступ перед друзями, близькими людьми, рекомендації яких допоможуть вжити певних заходів щодо поліпшення виступу. Дуже корисно також записувати виступ на аудіо- або відеотехніку і за допомогою цього оцінити і критично осмислити виступ.

Готуючись до репетиції, бажано поставити себе на місце слухачів і передбачити ті питання, які швидше за все будуть задані. Добре б відрепетирувати відповіді на них. Але зробити це треба так, щоб вони звучали як експромт і справляли враження спонтанності.

  • [1] Див .: Аткінсон М. Указ. соч.
 
<<   ЗМІСТ   >>