Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow Ділові комунікації

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Вибір часу і місця проведення наради

Визначаючи час організації наради, доцільно виходити з робочого ритму співробітників. Якщо нарада проблемне, його краще проводити в середині тижня, коли фіксується найбільш висока включеність в роботу і продуктивність праці. Оперативні ж і інструктивні наради можна віднести на початок або кінець тижня.

Крім того, загальновідомо, що протягом дня у працівників спостерігаються два піки працездатності: з 10 до 12 годин і приблизно з 15 до 17. До них-то і рекомендується приурочувати проведення нарад. Якщо наради носять періодичний характер, то обов'язковим вважається вимога організовувати їх в строго певний день тижня.

Оптимальна тривалість наради - близько однієї години. Зрозуміло, що загальний принцип тут все той же: чим коротше, тим краще. При цьому практичний досвід показує, що на рішення серйозного питання йде, як правило, 30-40 хвилин. (А в нарадчій порядку денному рідко бував

ет тільки одне питання.) Якщо ж нарада проблемне, то на нього можливо відведення і більшої кількості часу. Однак в цьому випадку (якщо нараду триває більше 1,5 годин) необхідний 10-15-хвилинну перерву. Інакше стомлені учасники будуть думати не про якість рішень, а про те, як би швидше все закінчилося прийняттям будь-якого рішення.

Цікаві дані про психологічний вплив тривалості наради на його учасників наводяться в одній з популярних робіт по управлінської діяльності менеджера [1] :

  • • перші 40 хвилин - учасники знаходяться в оптимальному робочому стані;
  • • 50 хвилин - починає розсіюватися увага (учасники обертаються, дивляться у вікно, пошепки говорять з сусідом;
  • • 60 хвилин - увага продовжує розсіюватися (учасники починають малювати в блокнотах);
  • • 70 хвилин - виникає втома (зітхають, кашляють, читають книги, газети, іноді перебирають папери в своїх папках);
  • • 80 хвилин - виникає стан пригніченості (позіхають, дивляться вниз, сидять ближче до дверей виходять курити);
  • • 90 хвилин - нарада йде саме по собі, а учасники думають про своє, іноді не відкликаються відразу на запитання ведучого нарада;
  • • 100-120 хвилин - виникає "негативна активність", яка проявляється у виникненні конфліктів і сварок, а також відповідей, прямо протилежних гем, які давалися на початку наради.

Оптимальним місцем проведення наради було б спеціально обладнане приміщення з круглим або овальним столом, настінним годинником і апаратурою для презентацій. Якщо ж такого немає, то, вибираючи місце роботи наради, необхідно хоч в якійсь мірі подумати про мінімізацію відволікають увагу факторів (телефонів, селектор), а також дотримуватись вимог до нормальної освітленості і вентиляції приміщення.

Підготовка доповідей і проектів рішень

Даний вид підготовчої роботи найбільш актуальний для проблемних нарад. Саме на них практично обов'язковим є вимога виставляти але кожному серйозного питання "забійника", тобто компетентного співробітника або самого керівника, здатного за 7-10 хвилин чітко позначити проблему і намітити можливі способи її вирішення. Така практика задає тон і структуру всьому подальшого обговорення, не дає йому йти в сторону або розпорошуватися на дрібниці. Те саме можна сказати і до заздалегідь заготовляють проектів рішень. Обговорювати і змінювати готовий документ набагато легше, ніж на ходу конструювати новий. Останнє неабияк затягує час проведення наради і істотно знижує його ефективність.

Відомий російський фахівець в області тайм-менеджменту Г. Архангельський у своїй книзі "Тайм-Драйв" рекомендує перед кожним засіданням запитувати по електронній пошті у передбачуваних учасників наради 2-3 варіанти рішень по виноситься на обговорення проблеми. При цьому передбачається допускати до наради лише тих співробітників, які надіслали в установлені строки свої варіанти рішень. Така управлінська хитрість дозволяє не тільки оптимізувати кількість учасників, але і значно полегшити процес прийняття рішень.

Сповіщення учасників

Оптимальна форма запрошення на нараду - письмова. Вона дозволяє зменшити можливість виникнення різних непорозумінь, спотворень, а також підкреслює обов'язковість виконання. До чіткої і докладної порядку денному можуть додаватися проекти рішень, тези доповідей, необхідні довідкові матеріали. І зрозуміло, завчасно повинні бути розіслані оповіщення та отримані підтвердження запрошених для участі в нараді.

Підготовка до проведення успішного наради повинна включати не тільки перераховані організаційні зусилля, але і врахувати можливі сценарії розвитку подій в ході самої наради.

  • [1] Черкасов В. В., Платонов С. В., Третяк В. І. Управлінська діяльність менеджера. Київ: баклер, 2000..
 
<<   ЗМІСТ   >>