Критерії для призначення осіб, які проводять контрольну оглядову перевірку якості виконання завдання

Фірма повинна встановити політику та процедури, які регламентують призначення осіб, які проводять контрольну оглядову перевірку якості виконання завдання, і встановлення правомочності останніх для такого призначення, ґрунтуючись:

• - На технічній кваліфікації, необхідної для виконання даної ролі, включаючи необхідний професійний досвід і повноваження;
• - Масштабі консультацій, які особа, що проводить контрольний огляд якості виконання завдання, може надати за завданням без порушення власної об'єктивності.

Фірма повинна встановити політику та процедури, призначені для збереження об'єктивності особи, яка проводить контрольну оглядову перевірку якості виконання завдання.

Політика і процедури фірми повинні передбачати заміну особи, яка проводить контрольну оглядову перевірку якості виконання завдання, в тому випадку, коли здатність такої особи провести об'єктивний огляд може бути поставлена під сумнів.

Документування контрольного огляду якості виконання завдання

Фірмі належить встановити політику та процедури щодо документування контрольної оглядової перевірки якості виконання завдання, які передбачають письмове відображення:

• - Виконання процедур, передбачених політикою фірми по контрольної оглядової перевірки якості виконання завдання;
• - Завершення контрольної оглядової перевірки якості виконання завдання на дату випуску звіту (висновку) або до цієї дати;
• - Того, що особі, що проводить оглядову перевірку, невідомо про будь-які невирішені питання, які могли б привести його до думки про невідповідність значних суджень команди по проекту і зроблених нею висновків.

Розбіжності в думках

Фірма повинна встановити політику та процедури для усунення розбіжностей у думках серед членів команди по проекту з консультантами і, при необхідності, між партнером по проекту і особою, яка проводить контрольну оглядову перевірку якості виконання завдання.

Така політика та процедури повинні передбачати, що:

• - Зроблені висновки повинні бути задокументовані і виконані;
• - Звіт не повинен бути випущений до вирішення цих питань.

Документація за завданням

Завершення формування остаточного файлу за завданням. Фірма повинна встановити політику та процедури для команди за проектом, спрямовані на своєчасне завершення підготовки остаточного файлу за завданням після затвердження звітів за завданням.

Приватна власність, безпечне зберігання, цілісність, доступність і восстанавливаемость документації за завданням. Фірма повинна встановити політику та процедури, призначені для забезпечення конфіденційності, безпечного зберігання, цілісності, доступності та восстанавливаемости документації за завданням.

Зберігання документації за завданням. Фірма повинна встановити політику та процедури, які регламентують зберігання документації за завданням протягом періоду, достатнього для задоволення потреб фірми або встановленого законодавством або нормативними актами.

Моніторинг

Моніторинг політики та процедур контролю якості фірми. Фірма повинна встановити процес моніторингу, призначений для забезпечення достатньої впевненості в тому, що політика і процедури, пов'язані з системою контролю якості, є доречними, адекватними і функціонують ефективно. Цей процес повинен:

• - Передбачати постійне розгляд і оцінку системи контролю якості, в тому числі інспектування на циклічній основі щонайменше одного завершеного завдання для кожного партнера по проекту;
• - Вимагати, щоб відповідальність за процес моніторингу була покладена на партнера або партнерів або інших осіб, що володіють відповідним і достатнім досвідом і повноваженнями в фірмі для прийняття такої відповідальності;
• - Вимагати, щоб особи, які виконують завдання або проводять контрольний огляд якості виконання завдань, не були залучені в інспектування завдань.

Оцінка, усунення виявлених недоліків і передача інформації про такі недоліки. Фірма повинна оцінити ефект недоліків, зазначених в результаті процесу моніторингу, і чи є вони:

• - Фактами, які не обов'язково вказують на те, що система контролю якості фірми є недостатньою для забезпечення достатньої впевненості в тому, що вона відповідає професійним стандартам і поставленим вимогам законодавства та регулюючих органів, а також в тому, що звіти (висновки), випущені фірмою або партнерами по проекту, відповідають обставинам;
• - Систематичними, повторюваними або іншими значними недоліками, які вимагають негайних коригувальних дій.

Фірма повинна передати відповідним партнерам по проекту і іншому відповідному персоналу інформацію про недоліки, зазначених в результаті процесу моніторингу, а також рекомендації щодо належним коригувальних дій.

Рекомендації по належним коригувальних дій щодо зазначених недоліків повинні передбачати одне або декілька з наступних дій:

• - Належне коригувальну дію щодо окремого завдання або члена персоналу;
• - Інформування про виявлені факти осіб, що відповідають за навчання і підвищення професійної кваліфікації;
• - Внесення змін в політику і процедури контролю якості;
• - Дисциплінарні заходи проти осіб, які не дотримуються політику і процедури фірми, особливо тих, хто робить це повторно.

Фірма повинна встановити політику та процедури, що регулюють випадки, коли результати процедур моніторингу вказують на те, що звіт може не відповідати обставинам або що в ході виконання завдання були упущені певні процедури. Така політика та процедури передбачають визначення фірмою, які подальші дії необхідно зробити для забезпечення дотримання відповідних професійних стандартів і застосовних вимог законодавства і регулюючих органів, а також розгляд фірмою питання про те, чи потрібно звернутися за юридичною консультацією.

Принаймні раз на рік фірма повинна інформувати про результати моніторингу своєї системи контролю якості партнерів по проекту та інших відповідних осіб фірми, включаючи старшого виконавчого директора фірми або, при необхідності, свій керуючий рада партнерів. Це повинно дозволити фірмі і таким особам вжити негайних і відповідну діяльність відповідно до їх ролями і відповідальністю.

Інформація повинна містити:

• - Опис виконаних процедур моніторингу;
• - Висновки, зроблені на основі моніторингу;
• - При необхідності опис систематичних, повторюваних або значних недоліків іншого роду, а також заходів, вжитих для усунення або зміни цих недоліків.

Деякі фірми працюють в рамках мережі і в цілях забезпечення послідовності можуть виконувати деякі зі своїх процедур моніторингу в масштабі мережі. У разі якщо фірми в рамках мережі застосовують загальну політику і процедури моніторингу, розроблені для забезпечення відповідності з МСКЯ, і покладаються на таку систему моніторингу, то їхня політика і процедури повинні передбачати, щоб:

• - Принаймні раз на рік мережа поширювала інформацію про загальному масштабі, охопленні і результати процесу моніторингу серед відповідних осіб в мережевих фірмах;
• - Мережа негайно інформувала про будь-яких виявлені недоліки в системі контролю якості відповідних осіб у відповідній мережевий фірмі або мережевих фірмах, щоб вони могли вжити необхідних заходів, що дозволить партнерам мережевих фірм покладатися на результати процесу моніторингу, виконаного в рамках мережі, якщо тільки фірми або мережу не вказують на інше.

Скарги і звинувачення. Фірма повинна встановити політику та процедури, що забезпечують достатню впевненість в тому, що вона належним чином реагує:

• - На скарги і звинувачення в тому, що робота, виконана фірмою, не відповідає професійним стандартам і поставленим вимогам регулюючих органів і законодавства;
• - Звинувачення в порушенні системи контролю якості фірми.

В рамках даного процесу фірма повинна встановити чітко визначені канали, які надають персоналу фірми можливість подавати будь-які скарги і продовжувати свою роботу без страху покарання за подані заяви.

Якщо в ході розслідування скарг і звинувачень були виявлені недоліки в організації та функціонуванні політики та процедур фірми з контролю якості або недотримання вимог системи контролю якості фірми одним або кількома особами, фірма повинна вжити належні дії.

Документування системи контролю якості

Фірма повинна встановити політику та процедури, що передбачають підготовку відповідної документації для подання доказів функціонування кожного елемента її системи контролю якості.

Фірма повинна встановити політику та процедури, що передбачають зберігання документації протягом періоду часу, який є достатнім для виконання процедур моніторингу з метою оцінки дотримання фірмою вимог її системи контролю якості або протягом більш тривалого періоду, якщо таке вимагається законодавством або нормативними актами.

Фірма повинна встановити політику та процедури, що передбачають документування скарг і звинувачень, а також дії, вжиті у відповідь на них.

Завершує МСКЯ 1 розділ "Керівництво по застосуванню і пояснювальний матеріал", що надає допоміжну інформацію про питання, які розглядаються в стандарті. Крім цього, цей розділ містить додаткові питання, характерні для аудиторських організацій державного сектора або малих фірм.