Застосування технології ВРМ-системи

Так як нечіткі поняття і цілі далі використовуватися не будуть, спрощена схема функціонування ВРМ -системи буде такою, яка представлена на рис. 4.42.

Мал. 4.42. Загальна схема функціонування ВРМ- системи

Коротко опишемо процедури створеної технології. Нумерація перерахованих нижче процедур збігається з їх нумерацією, представленої на рис. 4.42.

• 1. Вводяться фактичні значення ключових показників за звітний період в таблицю MS Excel менеджером вручну або за допомогою процедур експорту з відділу обліку.
• 2. Менеджером в таблиці MS Excel ініціюється прямий розрахунок фактичного стратегічного індикатора, а також всіх, хто лишився фактичних показників-індикаторів за звітний період. Отримане фактичне значення стратегічного індикатора надсилається керівництву.
• 3. Скоригована керівництвом значення цільового оперативного показника, що відображає необхідну досягнення оперативної цілі на наступний період, дозволяє ініціювати розрахунок всіх планових ключових показників на базі зворотних обчислень. Розрахунок здійснюється в рамках обмежень, встановлених відділом бюджетування (прогноз не враховується).
• 4. План на наступний період з MS Excel надсилається (вручну, а при наявності процедур експорту / імпорту - автоматизовано) в систему Business Studio , з якої він передається до відділу бюджетування для узгодження. Після аналізу і уточнення планові показники направляються в структурні підрозділи.

Використання технології умовно розділимо на чотири етапи:

• 1) введення вихідних даних;
• 2) моніторинг цілей;
• 3) моніторинг показників;
• 4) моніторинг бізнес-процесів.

Розглянемо ці етапи.

Етап 1. Введення вихідних даних.

Введення вихідних даних може здійснюватися двома шляхами:

• • за допомогою засобів експорту / імпорту даних, що знаходяться в MS Excel;
• • ручне введення даних в MS Excel і звідти ручної перенесення в ВРМ.

В Business Studio є можливість обміну даними з іншими програмами. Налаштування правил обміну здійснюється за допомогою довідників імпорту (в інтерфейсі адміністратора системи вибір пунктів меню Адміністрування → Імпорт / Експорт → → Довідники імпорту ). У довіднику "Пакет імпорту" можна створювати і редагувати об'єкти - власне Пакети імпорту, які описують правила імпорту / експорту даних (рис. 4.43).

Мал. 4.43. Схема обміну даними з іншими програмами

Пакети імпорту призначені для настройки правил обміну Business Studio з іншими програмами, які мають можливість обміну за допомогою файлів MS Excel. Також можливий імпорт і експорт самих пакетів імпорту з використанням вбудованого пакету імпорту / експорту.

Крім того, завдання автоматичного обміну даними з іншими додатками може бути здійснена з використанням технології OLE.

Так як процедури експорту / імпорту даних тут не розглядаються, будемо вводити їх вручну. Введені планові і фактичні значення наведені в табл. 4.7.

Введення значень показників здійснюється за прізвищами. Співробітник, який повинен вводити свій показник, на головній панелі натискає ГлавнаяНастройкі користувача . У вікні в позиції Фізична особа кнопкою знаходить своє прізвище і здійснює введення показників. Припустимо, їм є Якін Я. Я. (рис. 4.44). Далі треба натиснути на кнопки Зберегти та Закрити .

Мал. 4.44. Ідентифікація особи, яка провадить введення показників

Потім на головній панелі треба натиснути кнопки ССПВвод значень показників . З'явиться вікно з показниками, які повинен вводити даний співробітник (рис. 4.45). Якщо вікно порожнє, то він не повинен вводити показники.

Мал. 4.45. Перелік показників, закріплених за співробітником

Для введення нових або редагування старих значень показників натисканням кнопки Властивість викликається вікно для введення або редагування, в якому вибирається вкладка Значення . Що з'явилося вікно дозволяє вводити і редагувати значення показника (рис. 4.46).

Для введення нового рядка слід натиснути на зірочку, а для редагування старого - два рази клікнути по змінюваному значенням. Після введення інформації за показником треба натиснути кнопки Зберегти та Закрити , що дозволяє перейти до наступного показника, який повинен вводити даний співробітник. Якщо даний показник повинен вводитися іншим співробітником, то його введення даними співробітником буде заблокований.

Етап 2. Моніторинг цілей.

Припустимо, необхідно дізнатися відповідального за виконання Петрову Π. П., який стан справ з підвідомчими йому цілями. Для цього йому необхідно па головній панелі натиснути ГлавнаяНастройкі користувача , знайти в довіднику Петрова Π. П. і натиснути кнопку Зберегти (рис. 4.47).

Мал. 4.47. Ідентифікація співробітника

Далі викликається необхідний перелік цілей, за досягнення яких він відповідає, натисканням кнопок ССПМоі мети. Па екран виводяться цілі, підвідомчі Петрову Π. П., з характеристиками, представленими на рис. 4.48.

Мал. 4.48. Перелік цілей, своїх підшефних Петровим Π. П.

Для того щоб викликати індикаторну лінійку будь-якої мети, необхідно клікнути два рази але синьою окружності, що знаходиться зліва. Наприклад, для мети "Збільшити виручку" буде отримано вікно, представлене на рис. 4.49.

Мал. 4.49. Індикаторна лінійка мети "Збільшити виручку"