Повна версія

Головна arrow Інформатика arrow Інформаційні системи управління ефективністю бізнесу

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Технологія функціонування систем управління ефективністю бізнесу

Як уже зазначалося, ВРМ -системи відносяться до інноваційних програм, які забезпечують підвищення ефективності підприємства і реалізацію якісно нових напрямків у розвитку підприємства. Але, незважаючи на це, до них цілком можна застосувати поняття інформаційної технології , під якою буде розумітися сукупність методів, етапів, процедур, операцій, прийомів і засобів для збору, передачі, обробки, зберігання та видачі інформації, виконуваних періодично в заданій послідовності за допомогою засобів комп'ютеризації або без таких.

Технологія взагалі і інформаційна зокрема - це перш за все ланцюг процедур і операцій, які виконуються послідовно і (або) паралельно. Це не просто комплекс різних наукових і інженерних знань, але звід правил, що регламентують виконання технологічних операцій і процедур.

Виділяють два класи інформаційних технологій:

  • • базові (загальновідомі);
  • • спеціалізовані (предметні).

Під базовою (загальновідомою) інформаційною технологією розуміється такий набір складових її інструментальних програмних та інших засобів, які з точки зору кінцевого користувача не мають складових частин (подтехнологій, які далі не діляться). До таких можна віднести текстові, табличні і графічні процесори, системи управління базами даних, мультимедійні засоби, веб-технології та різного роду програмні продукти, нс включають інші. Їх характерна риса полягає в тому, що вони служать єдиної універсальної базою, адаптованою кінцевим користувачем під свої інтереси, шляхом створення власних алгоритмів обробки інформації. Без особливих зусиль вони можуть застосовуватися в різних областях діяльності людини (економіці, медицині, юриспруденції і т.д.).

Спеціалізовані (предметні) інформаційні технології створюються на основі відповідних спеціалізованих мов програмування, проте можуть містити в собі і базові мови, адаптовані (налаштовані) під специфіку конкретних завдань відповідних предметних областей. Алгоритми обробки в них закладаються розробниками, але, як правило, можуть коригуватися користувачами. Такі технології завжди орієнтовані на рішення певного класу задач (облікових, прогнозних, планових, статистичних, аналітичних та ін.).

Зв'язок технологій ВРМ -системи з технологіями інформаційної системи підприємства представлена на рис. 3.29. Так як поняття інформаційної технології багаторівневе, її можна уявити за допомогою ієрархії подтехнологій. Ієрархія в даному випадку відображає відносини виду "ціле - частина" або "рід - вид".

Безглуздо говорити про інформаційну технології без її орієнтації на користувача. Користувачами є співробітники, що знаходяться на різних рівнях ієрархії управління підприємством, організацією, офісом і т.д., кожному з яких відповідає своя технологія.

Зв'язок між технологіями інформаційної системи і ВРМ-системи

Мал. 3.29. Зв'язок між технологіями інформаційної системи і ВРМ-системи

Інформаційну систему підприємства, організації, офісу і т.д. можна розглядати як технологію першого рівня, яка включає в себе класи технологій другого рівня. До таких згідно рис. 3.29 відносяться ERP -технології, спеціалізовані технології та технології інтелектуальної обробки даних ( ESS -технології - executive support systems). Кожна з перерахованих технологій в свою чергу складається з подтехнологій.

ERP-технологія включає TPS -технологію і ОLAР -технології.

У свою чергу типовими подтехнологіямі класу TРS -технологій є:

  • ЄСМ - управління корпоративним контентом (в окремому випадку документообігом);
  • OLTP- технологія ( online transaction processing) - технологія оперативної обробки даних;
  • • веб-технологія - кошти, що забезпечують роботу з інформацією, що знаходиться в локальних і глобальних мережах.

Клас спеціалізованих (предметних) технологій, як правило, включає прогнозування, аналіз, моніторинг та інші елементи, характеристика яких буде приведена нижче.

Типовими подтехнологіямі класу ЕSS -технологій є:

  • DSS - системи підтримки прийняття рішень;
  • • AОС (агентно-орієнтовані системи) - технології, орієнтованих на використання програмних агентів.

У свою чергу технології DSS діляться на технології BI (інтелектуальна підтримка бізнесу) і експертні системи. Популярними серед класу технологій BI є [41]:

  • DM (Data Mining) - технології інтелектуального аналізу даних;
  • Fuzzy Logic Toolbox (нечіткі системи);
  • • нейромережі.

На рис. 3.29 показано, що ряд технологій, що функціонують в рамках інформаційної системи, використовуються також і ВРМ- системою. До них відносяться OLTP -технологій і, спеціалізовані технології, що забезпечують підтримку таких функцій, як прогнозування, діагностування, моніторинг, аналіз і т.д. Слід підкреслити ще раз: ВРМ -система розглядається як досить самостійна структура, яка отримує фактичні дані з інформаційної системи, що обробляє їх і спрямовуюча результати до відділу бюджетування. Після узгодження отримані результати з відділу бюджетування направляються в якості керуючих впливів в структурні підрозділи для виконання.

Розглянемо технологію функціонування ВРМ -системи за допомогою блоків, послідовність циклічного виконання яких представлена на рис. 3.30.

Звернувшись до першого блоку, можна помітити, що він виходить за рамки загального циклу управління, так як виконуються не циклічно, а епізодично. Первинне створення і подальша коректування дерева цілей і стратегічної карти, формування переліку ключових показників і бізнес-процесів відбуваються в міру розвитку і адаптації підприємства до нових реалій зовнішнього середовища. Всі технологічні операції в даному блоці, як пра-

ефективністю бізнесу за допомогою ВРМ-системи

Мал. 330. Технологія управління ефективністю бізнесу за допомогою ВРМ -системи

вило, підтримуються власними програмними засобами ВРМ- системи.

Послідовність виконання технологічних операцій в даному блоці можна уявити кроками, детально описуються в гл. 4, тут же дамо їм лише коротку характеристику.

Перший крок призначений для подання організаційної структури підприємства в деревовидної графічної формі з подальшим присвоєнням посад фізичним особам. На другому кроці моделюються і візуалізуються бізнес-процеси підприємства. Наявність організаційної структури та бізнес-процесів згодом дозволить визначити пов'язаних з ними фізичних осіб, відповідальних за досягнення стратегічних та оперативних цілей. Всі роботи здійснюються програмними засобами ВРМ- системи.

Третій крок є центральним для даного блоку, так як засобами ВРМ -системи виконується графічне представлення дерева цілей і сто зв'язків з ключовими показниками ефективності в формі стратегічної карти. Сьогодні немає єдиної думки про те, чи повинна бути на підприємстві єдина стратегічна мета, якій підпорядковуються всі інші, або на кожну проекцію (сферу діяльності) ССП (фінанси, клієнти, внутрішні бізнес-процеси, навчання і зростання) повинна формулюватися своя стратегічна мета.

У процесі викладу змісту функцій управління (див. Параграф 3.5) проводилася думка, згідно з якою для розробки ВРМ -системи доцільно використовувати єдину стратегічну мету, що дозволить істотно знизити або ліквідувати суперечливість інших цілей. Саме на базі єдиної мети повинні визначатися приватні цілі, а не в рамках кожної з проекцій (сфер діяльності). Тільки в цьому випадку коригування оперативної мети, яка полягає в щомісячному вказівці менеджером того її приросту, який дозволяють прогноз і ресурси, буде несуперечливої.

На останньому кроці першого блоку здійснюється персоналізацією цілей, показників і бізнес-процесів. Персоналізація полягає у вказівці відповідальних осіб за досягнення цілей на всіх рівнях управління, за введення ключових показників ефективності в систему ВРМ, а також надання їх цільових і граничних значень.

Решта блоки технології виконуються циклічно. За допомогою другого блоку здійснюється прогнозування. Згідно рис. 3.29 для виконання короткострокового прогнозу ключових показників ефективності бізнесу використовуються спеціалізовані програмні засоби, що входять до складу інформаційної системи. Так як будь-яке прогнозування базується на вихідних даних, що відображають фактичний стан підприємства, вони обробляються відповідними програмними засобами, розглянутими вище. Результати прогнозування передаються до відділу бюджетування для визначення обмежень на ключові показники. Цільове прогнозування ключових показників, як правило, - короткострокове, тому в підпункті 3.5.2 було розглянуто метод прогнозування, що базується на дереві рішень.

Наступний третій блок технологічного процесу виконується загальновідомими програмними засобами, до яких відносяться MS Excel і MatLab, а також технологіями, що забезпечують оперативне управління такими функціональними областями, як постачання, продажу, планування ( CRM , SCM, MRP і т.д.) (див. рис. 3.29). Цей блок відіграє основну роль у функціонуванні ВРМ- системи, так як забезпечує систематичне щомісячне надання для узгодження відділу бюджетування та іншим структурним підрозділам цільових значень ключових показників ефективності. Від цих показників залежить досягнення оперативної цілі, зазначеної керівництвом на наступний період. Для цього фактичні значення цих показників за звітний період за допомогою процедур експорту з відділу обліку або баз облікових даних ERP-сжтеми направляються в таблицю MS Excel і в базу системи MatLab, після чого менеджер ініціює прямий розрахунок всіх, хто лишився фактичних показників за звітний період.

Нагадаємо, що у відповідності зі стратегією є стратегічна мета, рівень досягнення якої вимірюється стратегічним показником. Однак вимоги стратегії не можуть носити абсолютний характер, так як існують обмеження, що відображають як внутрішні (виробничі, фінансові, трудові та ін.), Так і зовнішні (ціни, інфляція і т.д.) фактори. Узгодження вимог стратегії і реальних можливостей - процедура хоч і трудомістка, але обов'язкова. Здійснюється вона виходячи з повноважень структур, задіяних в бюджетуванні (плануванні). Як правило, в їх коло входять також відділи прогнозування, маркетингу, постачання, виробництва і т.д.

Зважаючи на виняткову важливість процедури узгодження зупинимося на ній з залучення схем і прикладів. Узгодження, тобто итерационная коригування цільових значень ключових показників, починається з коригування поточного значення цільового стратегічного показника, спрямованого керівництву, яке відповідно до інструкції коригує оперативну ціль на наступний плановий період. Наявність нового значення оперативної мети дозволяє ініціювати розрахунок планових ключових показників на наступний період на основі зворотних обчислень. Розрахунок здійснюється в рамках обмежень, встановлених відділами бюджетування, прогнозування і т.д.

Звернемося до рис. 3.31, де демонструється технологія коригування бюджетних показників.

Технологія коригування оперативної цілі

Мал. 3.31. Технологія коригування оперативної цілі

На даному малюнку показано, що згідно стратегічної мети стратегічний показник рентабельності, якої слід досягти, дорівнює 30%, а фактичне його значення - 16%. Як чергового кроку просування до нього керівництво визначило рентабельність в розмірі 18%. Відповідно до прогнозу відбувається перша коригування оперативної мети, в результаті якої цільова рентабельність знизилася до 17%. Після виконання зворотних обчислень, вихідною інформацією для яких служить число 17%, отримують два планових ключові показники: кількість реалізованої продукції і продажна ціна, рівні 100 шт. і 10 000 руб. відповідно.

Друга коригування відбувається на основі узгодження з наявними ресурсами підприємства. На підставі реальних можливостей відбулося зниження цих показників. В результаті кількість реалізованої продукції і продажна ціна стають рівними 90 шт. і 8000 руб.

Скориговані планові показники направляється за допомогою процедур експорту / імпорту в ВРМ-систему, з якої після уточнень і затвердження вони направляються в структурні підрозділи для виконання. На рис. 3.32 демонструється зв'язок ВРМ- системи і структурних підрозділів з бюджетом підприємства.

Зв'язок ВРМ-системи і структурних підрозділів з бюджетним процесом

Мал. 3.32. Зв'язок ВРМ -системи і структурних підрозділів з бюджетним процесом

На даному малюнку за допомогою стрілок показаний шлях даних, що надходять з різних джерел: фактичні дані надходять з баз даних бухгалтерського обліку, цільові показники поставляються системою ВРМ, перше обмеження направляється відділом прогнозування, а друге - відділом продажів.

Існує алгоритмічна зв'язок цільових значень ключових показників і таблицями, що розробляються у відділі бюджетування (табл. 3.8).

У табл. 3.8, де представлено бюджет продажів, є три додаткові графи "Цільове (розрахункове) значення", яке встановлюється ВРМ -системою, "Прогнозне значення", яке встановлюється відділом прогнозування, і "Мінімальна і максимальна значення", що встановлюються відділом продажів або іншими відділами. Саме в цих межах здійснюються зворотні обчислення, в результаті проведення яких з'являються планові ключові показники, показані в рамках. Показник "Виручка" є розрахунковим, тому кордону для нього не встановлюються. Більш детально з бюджетним управлінням можна ознайомитися в роботі [15].

Таблиця 3.8

Бюджет продажів на I квартал 2014 року (з ПДВ)

показник

Факт 2013 р

значення

план

грудень

цільове (розрахункове)

прогнозне

макс / хв

січень

лютий

Березень

1. Продажі та ком. Продукція А

60

100

90

120/80

90

2. Ціна, тис. Руб / компл. Продукція А

10

12

12

9/6

9

3. Виручка, тис. Руб. Продукція А

600

1200

1080

810

Технологічний блок "Моніторинг діяльності підприємства", призначений для реалізації онлайнового контролю за його фінансово-економічним станом власними коштами ВРМ -системи. Якщо ж менеджеру недостатньо демонстрації результатів діяльності підприємства панелями станів ( dashboard ), де візуально представлені цільові, планові і поточні значення ключових показників ефективності бізнесу, то підключаються технології інформаційної системи. Тут можуть бути використані технології класу BI і технології, здатні виконати експрес-аналіз фінансового стану підприємства. Це дозволяє оперативно виявити причини критичного відхилення фактичних значень показників від запланованих. Експрес-аналіз виконується за окремими ключовими показниками, істотно впливає на фінансовий стан підприємства.

Останній блок "Фінансово-економічний аналіз стану підприємства" реалізується на базі загальновідомих програмних засобів, розглянутих раніше. Як правило, такого роду аналіз виконується з орієнтацією на діагностування підприємства, що грунтується на аналізі не окремих показниках, а їх комплексів. Яким чином такий аналіз може здійснюватися, розглянуто в роботах [9, 33].

 
<<   ЗМІСТ   >>