Підготовка керівника

Завдання керівника в першу чергу полягає в тому, щоб своєчасно сповістити співробітників про проведення бесіди. Співробітник повинен бути поінформований про проведення індивідуальної розвиваючої бесіди за 8-10 днів до її проведення. Це необхідно для того, щоб і співробітник, і керівник могли підготуватися.

Також керівник повинен простежити, щоб співробітник підготував всі необхідні матеріали - документи, графіки, діаграми.

Керівник повинен проводити бесіду там, де обидва учасники діалогу відчувають себе комфортно. Зовсім не обов'язково проводити бесіду в офісі. Місце може бути будь-яким, - важливо лише, щоб воно було комфортно для обох, а головне, щоб учасники діалогу ні на що не відволікалися. В день проведення розвиваючої бесіди керівнику не слід планувати ніяких інших зустрічей, тому що це не тільки може порушити хід бесіди, а й створити у співробітника враження, що начальник не сприймає його всерйоз.

Процес підготовки до бесіди дуже важливий. Готуючись, керівник повинен згадати співробітника, з яким він запланував зустріч, а також переглянув свої записи про те, як пройшла торішня розвиваюча бесіда з цією людиною, які результати роботи демонструє співробітник сьогодні і яким потенціалом професійного розвитку він володіє.

Проведення бесіди

Оскільки розвиваюча бесіда - це не звичайний розмова, а співбесіду для співробітників організації, керівник і співробітник грають в процесі бесіди різні ролі. Хоча успіх бесіди однаково залежить від обох учасників. Тривалість бесіди, як правило, 1-2 години.

Роль співробітника

Співробітник висловлює свої думки і побажання. Саме від співробітника залежать темп і тривалість бесіди. Співробітник повинен активно вести діалог, виносячи на обговорення цікаві йому професійні теми. Якщо в процесі бесіди співробітник відчуває труднощі, кращий варіант - прямо сказати про це керівнику. В цьому випадку можна буде спільними зусиллями перевести розмову в іншу площину, що зробить атмосферу більш комфортною.

Перед завершенням бесіди співробітник і керівник повинні сформулювати основні висновки, які стануть орієнтиром для майбутніх змін в організації роботи кожного з них.

Роль керівника

Керівник повинен задавати питання, а потім уважно слухати і аналізувати відповіді співробітника. Питання повинні охоплювати всі основні аспекти трудової діяльності співробітника. Обов'язково слід фіксувати хід бесіди в письмовій формі. Бесіда повинна бути безпосередньо пов'язана з діяльністю і особливостями управління конкретною організацією.

Якщо керівник бачить, що співробітник відчуває себе некомфортно, кращий варіант - на час перервати бесіду і обговорити виниклі труднощі.

Перед завершенням бесіди керівнику слід зробити висновок про роботу даного співробітника і сформулювати подальшу політику керівництва по відношенню до нього. Все це доводиться до відома співробітника.

Повторні бесіди

Завершуючи бесіду, слід намітити і узгодити час проведення наступної бесіди. За правилами, бесіди прийнято проводити один раз на рік. Однак при необхідності їх можна проводити і частіше (наприклад, раз на півроку).

Відповідальність за дотримання графіка проведення бесід несуть обидва: і співробітник, і керівник.

Коли повинна проводитися бесіда?

Основні аспекти розвиваючої бесіди - основні цінності організації, повсякденна діяльність і план роботи. Саме тому розвиваючу бесіду слід проводити після загальних зборів, присвяченого обговоренню повсякденній трудовій діяльності та плану роботи.

Нижче ми наводимо робочі матеріали, які допоможуть і керівнику, і співробітникові краще підготуватися до проведення розвиваючої бесіди.

Основна ідея процедури полягає в тому, що протягом бесіди обговорюються всі сім тем (на кожну з тем наведені змістовні питання, для того щоб стимулювати і спрямовувати вашу бесіду).

У додатку 6 ви знайдете узагальнюючу таблицю, яка заповнюється за підсумками бесіди. Може вийти, що вам знадобиться заповнювати не всі графи.