Повна версія

Головна arrow Головна

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Системи електронного документообігу

Системи електронного документообігу (СЕД) - програмні засоби для створення документів, їх обробки, передачі, зберігання, узгодження та інших операцій, що реалізуються з використанням інформаційно-телекомунікаційних мереж. У СЕД відслідковуються створення і внесення змін в документи, терміни їх виконання, маршрути руху документів, контролюються версії. Охоплюється весь цикл діловодства - від постановки завдання на створення документа до його збереження в архів. Забезпечується класифіковане централізоване зберігання документів, управління потоками їх переміщення, розмежування прав доступу користувачів до документів відповідно до виконуваними функціями в системі. При впровадженні СЕД враховуються організаційно-штатна структура підприємства, а також можливість її масштабування і інтеграції з іншими корпоративними системами.

Недоліки паперового документообігу відзначені в статистичних дослідженнях журналу IBusiness [1] :

  • • на підготовку типового документа йде близько 25% робочого часу співробітників;
  • • на пошук і очікування надходження документів витрачається в середньому 30% робочого часу;
  • • на погодження та затвердження документів - 20%;
  • • на передачу документів між підрозділами -10%;
  • • на підготовку стандартних звітів про рух документів - 10%;
  • • безповоротно втрачається 6% документів;
  • • кожен внутрішній документ копіюється до 20 разів.

Отже, сумарний час, який співробітники фірми витрачають на рутинну обробку документів, - в середньому більше 75%.

Автоматизація документообігу, яка полягає в заміні паперових документів електронними, при створенні єдиної комплексної мережевої системи розробки, узгодження, поширення, пошуку та архівного зберігання інформаційних матеріалів організації може скоротити в 3-5 разів тимчасові витрати. Пошук, передача і копіювання документів прискоряться в 10-20 разів.

Вагомими плюсами СЕД є тимчасове регламентування життєвого циклу документа, автоматичний контроль його руху в організації і за її межами. Легко визначаються "вузькі місця" па маршруті руху документа, що дозволяє оперативно ліквідувати "пробки". У СЕД просто вирішується проблема поновлення численних копій застарілого документа - вони одночасно видаляються з документообігу і замінюються новими відразу на всіх робочих місцях співробітників.

Основні завдання реалізації електронного документообігу

[2]

До таких завдань відносяться:

  • • інтеграція технологій підготовки всіх видів електронних документів в єдиний процес;
  • • заміна паперового потоку документів переміщенням електронних документів за заданими маршрутами по локальній мережі;
  • • автоматизація процесу проходження документів як всередині організації, так і за її межами;
  • • створення порядку проходження документів (розробка, узгодження, затвердження документів) відповідно до чинних нормативів і стандартів організації;
  • • автоматизація адміністративно-управлінських функцій (формування та надання вказівок, розпоряджень, контроль за їх виконанням);
  • • організація та контроль роботи персоналу, облік і планування робочого часу;
  • • забезпечення оперативного обміну по локальній мережі офіційними документами (службовими записками, листами, заявками, нормативними матеріалами і т.п.) для організації взаємодії персоналу, окремих підрозділів підприємства;
  • • реалізація розсилки і прийому документів через зовнішні системи (факс, електронна пошта; веб-сайт або портал);
  • • формування і накопичення бази даних або архівів електронних документів будь-яких типів з можливостями багатокритеріального пошуку як по змісту документів, так і по складним логічним умовам;
  • • інтеграція та підтримка електронного документообігу з програмами супроводу бізнес-процесів.

Не всі завдання одночасно реалізують системи електронного документообігу, пропоновані на російському ринку, серед яких - "Дело", "Євфрат", "Летограф", "DocsVision", "Directum", "LanDocs", "EMC Documentum" і ін.

Класифікація систем документообігу

[3]
  • • Електронний архів - система документообігу, орієнтована на ефективне зберігання і пошук інформації.
  • • Системи workflow (потік робіт і завдань). Допомагає організувати роботи, для яких заздалегідь жорстко прописуються етапи руху завдань.
  • • Системи, орієнтовані на підтримку управління організацією та накопичення знань; поєднують в собі елемсн-

ти двох попередніх. Припускають вільний, заздалегідь не заданий маршрут руху документа.

  • • Системи, орієнтовані на підтримку спільної роботи співробітників територіально розділених філій організації. Зазвичай реалізовані в концепції "порталів". Додатково надають сервіси публікації документів в інтранет (локальної мережі), засоби для колективного обговорення і спілкування.
  • • Системи, що мають розвинені додаткові сервіси. Наприклад, сервіс управління зв'язками з клієнтами, управління проектами, електронної пошти тощо. У тому числі можуть забезпечувати реалізацію ЄСМ (Enterprise Content Management) технології. ЄСМ - управління корпоративним вмістом, управління корпоративними інформаційними ресурсами. Система ЄСМ орієнтується на роботу з неструктурованою інформацією в будь-якому вигляді, включаючи офісні текстові і табличні електронні документи, документи в форматі PDF, а також малюнки, креслення, графіки, презентації, скановані зображення, повідомлення електронної пошти, веб-сторінки, відео-, аудіофайли , флеш-анімацію, - словом, все різноманіття контенту для ефективного ведення бізнесу.

Застосування систем електронного документообігу в Росії стримується через відсутність правового статусу у електронного документа. Наявність Федерального закону "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" і поява в ньому поняття "електронний документ" практично не змінило правового статусу останнього. Законодавчі і нормативні акти, що регламентують роботу саме з паперовими документами всіх державних органів і установ, були прийняті раніше закону про ЕП і не скасовані з його введенням.

Не маючи чіткого законодавчого правового статусу, електронний документ, проте, проникає в усі сфери практичного життя. У багатьох і державних структурах ведуться електронні бази даних, з'явилися паспорта з "електронної" начинкою, з'являються елементи документообігу та діалогу на сайтах органів влади, поширюється практика розгляду електронних документів в судах.

  • [1] Алексєєва Т., Потапенко М. Системи електронного документообігу: від усвідомлення потреби до оцінки та імплементації // ITСпец. 2008. № 12. С. 40-44.
  • [2] Там же.
  • [3] Брускіна Т., Дроздов Д. Спецобзор: програмні рішення в сфері електронного документообігу // ITСпец. 2008. № 12. С. 28-35.
 
<<   ЗМІСТ   >>