Повна версія

Головна arrow Головна

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

СУБД Microsoft Access

Програма Microsoft Access - самостійний програмний продукт, що входить в професійний пакет програм Microsoft Office. Програма Access - зручний засіб для створення і експлуатації досить потужних баз даних без необхідності написання програмного коду, хоча в той же час вона має убудовані засоби програмування. До переваг СУБД Access слід також віднести інтегрованість з іншими програмами пакету Microsoft Office: Excel, Word та ін. Дані, створені в цих додатках, імпортуються та експортуються з однієї програми в іншу.

Запуск програми Access здійснює команда Пуск, Програми, Microsoft Access.

Файл бази даних, створений в програмі версії 2007/2010, має значок у вигляді листа паперу з зображенням букви А і розширення * .accdb (Access data base), а в версії 2003 - * .mdb (Microsoft data base).

Створити новий файл програми Microsoft Access можна в будь-якій відкритій папці Windows командою Файл, Створити і вибрати відповідну програму.

Типова структура інтерфейсу. При роботі з додатком на екран виводиться робоче поле, що містить заголовок програми з традиційними кнопками управління вікном Windows. Вікно програми включає наступні вкладки і команди.

Файл. Команди створення, відкриття, збереження, закриття, друку файлу бази даних, а також її експорту і імпорту.

Головна. Копіювання, видалення, вставка фрагментів бази даних, операції з буфером обміну і ін.

Вид. Команди вибору об'єкта і виду.

Вставка. Вставка в базу даних нових таблиць, запитів, форм, звітів та інших складових бази даних.

Робота з будь-якими об'єктами програми починається з вікна База даних, що виводиться в допоміжній області управління. Вікно включає рядок заголовка з традиційними кнопками управління, рядок командних кнопок і робоче нулі. На лівій панелі робочого нуля зосереджені елементи керування для виклику об'єктів програми. База даних Access включає наступні типи об'єктів:

  • • Таблиці - основні об'єкти бази даних. У них зберігаються дані.
  • • Запрошення - спеціальні структури, призначені для обробки даних, що зберігаються.
  • • Форми - зручний для користувача інтерфейс для введення даних в таблицю, їх виправлення і перегляду.
  • • Звіти - підготовлені для виведення на екран і друк форми, складені на основі інформації, що зберігається в таблицях або запитах.
  • • Сторінки - сторінки для віддаленого доступу до даних через корпоративну мережу або Інтернет.
  • • Макроси - набори послідовностей внутрішніх команд.
  • • Модулі - програмні коди, створені засобами мови Visual Basic for Application.

Три командні кнопки Відкрити , Конструктор, Створити служать для вибору режиму роботи з базою. Кнопки Створити і Конструктор призначені для проектування бази даних, а кнопка Відкрити - для її експлуатації. Проектування бази даних за допомогою кнопки Створити відповідає її назві і служить для створення нових об'єктів. Кнопка Конструктор відкриває структуру обраного об'єкта і дозволяє її редагувати і створювати елементи управління. Кнопка Відкрити відкриває обраний об'єкт і дає можливість відредагувати записи і створити нові.

У нижній частині екрана в рядку підказки виводяться повідомлення для користувача щодо його можливих дій в поточний момент роботи з базою даних.

Створення таблиці

Для створення нової бази даних слід вибрати команду Файл, Створити, Нова база даних. Проектування бази даних починається з формування структури її таблиць, для цього в СУБД Access передбачено кілька варіантів: режим конструктора, майстер таблиць і режим введення даних. Перед створенням структури таблиці слід продумати і спроектувати назву і зміст її полів.

У режимі конструктора користувач повинен самостійно задати імена полів бази даних і тип зберігаються в них даних. Вікно конструктора таблиць фактично являє собою описовий бланк для створення і редагування структури таблиць (рис. 7.3). У верхній частині бланка розташована таблиця з трьох стовпців. Спочатку бланк порожній; для створення таблиці необхідно як мінімум заповнити графи "Ім'я поля" і "Тип даних". У першому стовпці вводять імена полів, в другому стовпці - їх тип, який вибирають із списку кнопкою вибору.

В Access передбачені наступні типи даних:

  • • текстовий - текст або числа, які потребують проведення розрахунків (наприклад, номери телефонів);
  • • поле MEMO - довгий текст або комбінація тексту і чисел - пропозиції, абзаци;
  • • числовий - числові дані, які використовуються для проведення розрахунків;
  • • дата / час - дати і час, які стосуються років з 100 по 9999 включно;
  • • грошовий - грошові значення і числові дані, що використовуються в математичних розрахунках;
  • • лічильник - унікальні послідовно зростаючі (на 1) або випадкові числа, автоматично вводяться при додаванні кожного нового запису в таблицю. Значення полів типу лічильника оновлювати не можна;
  • • логічний - логічні значення, а також поля, які можуть містити одне з двох можливих значень (Так / Ні);
  • • поле об'єкта OLE - об'єкт (наприклад, електронна таблиця Excel, документ Word, малюнок, звукозапис або дані в двійковому форматі), зв'язаний чи впроваджений в таблицю Access;

Вікно конструктора таблиць

Мал. 7.3. Вікно конструктора таблиць

  • • гіперпосилання - рядок, що складається з букв і цифр і представляє адреса гіперпосилання;
  • • майстер підстановок служить для запуску Майстра, що дозволяє створити зв'язок між таблицями.

Графа "Опис" не є обов'язковою і призначена для тексту підказки, виведеної в рядку стану при виборі поля в формі.

Нижня частина вікна конструктора таблиць містить список властивостей поля, виділеного у верхній частині. Деякі з властивостей вже задані за замовчуванням. До основних властивостей поля, що відображаються на вкладці Загальні, відносяться:

  • • розмір поля, що визначає максимальний розмір даних, які можуть зберігатися в полях з типом даних: Текстовий, Числовий або Лічильник;
  • • формат поля, що задає формат представлення даних при виведенні даних на екран або друк;
  • • число десяткових знаків, що встановлює кількість десяткових знаків після коми, які можуть змінюватися від 0 до 15;
  • • маска введення, що дозволяє задати для типів даних Текстовий, Числовий і Дата / Час маску, що з'являється при введенні даних в полі;
  • • підпис - другий ідентифікатор поля, що використовується програмою замість імені поля при роботі з даними в табличній формі для створення заголовка стовпчика.

Вкладка Підстановка дозволяє використовувати операції підстановки при введенні даних в таблицю, полегшуючи роботу користувача. Властивості полів не зважають обов'язковими.

При створенні таблиці слід задати ключове поле, для чого достатньо клацнути на його імені правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати пункт Ключове поле. Первинний ключ можна скласти з декількох полів. Така ситуація виникає, коли тільки комбінація значень декількох полів може однозначно ідентифікувати запис в таблиці. Щоб створити складовою ключ, треба виділити кілька рядків в бланку конструктора, а потім використовувати інструмент Ключове поле. Про те, що поле є ключовим, свідчить зображення ключа в рядку. У таблиці не може бути більше одного ключа, тому, якщо символ ключа мають дві або більше рядки, таблиця має складовою ключ.

Після завершення створення структури таблиці, бланк закривають (при цьому система видає запит на збереження таблиці), після чого дають таблиці ім'я. Створена таблиця з'являється і стає доступною в основному вікні База даних подвійним клацанням на її значку.

У режимі Майстра таблиць структура таблиці формується в чотири етапи за допомогою вбудованих в програму Access численних шаблонів. Спочатку слід вибрати категорію таблиці: особиста або ділова, потім - послідовно зразки таблиці і її полів (рис. 7.4). Тут же можна перейменувати поле.

Програма аналізує ключові поля всіх таблиць бази даних, і якщо знаходить серед них поля з такими ж іменами, то пропонує їх зв'язати.

Зв'язок можна визначити і самостійно, скориставшись кнопкою Схема зв'язку. На останньому кроці Майстра таблиць визначається режим, який буде активований після завершення роботи Майстра. Можна задати режим зміни структури таблиці, що означає перехід в режим конструктора. Вибір режиму безпосереднього введення даних в таблицю дозволяє відкрити таблицю для перегляду і редагування.

Нова таблиця не має записів - лише назви стовпців, що характеризують структуру таблиці. Для заповнення таблиці курсор встановлюється в необхідну осередок покажчиком миші, після чого вводиться інформація. Перехід до наступної комірки можна виконати клавішею Tab, а також він виконується автоматично після заповнення останньої клітинки.

Можна змінити ім'я таблиці, присвоєне за замовчуванням, і визначити ключове поле "автоматично" або са

Вікно створення таблиць за допомогою Майстра таблиць

Мал. 7.4. Вікно створення таблиць за допомогою Майстра таблиць

мостійно. При введенні і редагуванні даних перехід до необхідної осередку можна здійснювати і за допомогою кнопок переходу, що знаходяться в нижній частині таблиці.

Після заповнення таблиці даними весь вміст зберігається автоматично.

Зміни структури таблиці (склад полів або їх властивості) виробляються в режимі Конструктора, для цього її слід виділити в вікні База даних і клацнути на кнопці Конструктор.

Режим введення даних дозволяє перейти до заготівлі таблиці, що має імена полів, дані за замовчуванням (Поле1, Поле2 і т.д.) і які можна перейменувати (рис. 7.5). При введенні даних в табличному режимі тип полів визначається програмою автоматично в залежності від внесеної в них інформації. Зовні структура таблиці схожа на робочий лист Excel. Можна змінити ширину стовпчика і висоту рядка, помістивши курсор на лінію їх поділу в області виділення поля і записи. Рядки таблиці можна додавати, видаляти і копіювати, використовуючи контекстне меню. Для виділення стовпців і рядків таблиці досить клацнути або провести мишею заголовки стовпців або область виділення рядків. Для виділення прямокутної області осередків досить встановити курсор в кутовий осередок і надати йому вигляд товстого білого хрестика, після чого протягнути мишею по області виділення.

Контекстне меню в режимі таблиці містить багато команд. Використовуючи контекстне меню заголовка стовпчика, можна виконати сортування даних по зростанню і зменшенням, прибрати стовпці з екрану командою Приховати стовпці, застосувати команду Стовпець підстановок і т.д. Викликавши контекстне меню заголовка таблиці, можна застосувати фільтрацію для рядків таблиці, використовувати параметри

Вікно режиму таблиці

Мал. 7.5. Вікно режиму таблиці

шрифту для її оформлення і т.д. Контекстне меню елемента таблиці дозволяє виконати фільтрацію записів, додати об'єкт в поле, що має тип "Поле об'єкта OLE", встановити гіперпосилання на документ і т.д. Застосування фільтрації дозволяє приховувати частину записів під час відтворення файлів на екрані і виводити для перегляду тільки відфільтровані записи. Додати новий запис, видалити запис, встановити висоту рядка дозволяє контекстне меню області виділення рядка.

Після створення таблиці і її закриття вона відображається у вікні бази даних у вигляді значка і свого імені. СУБД Access дозволяє змінити структуру таблиці в подальшому на будь-якому етапі роботи з базою даних в режимі конструктора.

 
<<   ЗМІСТ   >>