Повна версія

Головна arrow Головна

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Засоби автоматизації підготовки документів

Word має вбудовані засоби автоматизації підготовки документів, такі як автозамена, автотекст, автоформат, які викликаються командою Файл, Параметри, Параметри автозаміни, а також вставку спеціальних символів, стилі, перевірку правопису.

Автотекст

Дозволяє автоматично вводити закладені в його словнику блоки тексту. При використанні автотекста користувач може вибрати із запропонованого словника і вставити в документ будь-який текстовий фрагмент. Автотекст має функцію автозаповнення; якщо вона встановлена, то при введенні перших чотирьох символів автотекста з'являється підказка, яка може бути відразу вставлена натисканням клавіші Enter. Можна додавати виділений текстовий блок командою Вставка, Текст, Експрес-блоки, Зберегти виділений фрагмент в колекцію автотекста (рис. 5.15) або набиваючи текст в діалоговому вікні та вибираючи кнопку Додати.

Автоформат передбачає автоматичне форматування тексту, що вводиться. За допомогою цього засобу можна швидко відформатувати заголовки, списки, кордони, числа, знаки та ін. Дозволяє автоматично відформатувати весь документ, якщо задати команду Автоформат або налаштувати відповідні параметри автоформата при введенні тексту.

Вкладка Вставка, група команд Текст

Мал. 5.15. Вкладка Вставка, група команд Текст

Формули і спеціальні символи

Під спеціальними символами маються на увазі символи, які не передбачені для введення безпосередньо з клавіатури. На вкладці Вставка , Символи передбачені команди Формули і Символ. Символи розділені на вкладки Символи та Спеціальні знаки (рис. 5.16). Спеціальні знаки містять невеликий список символів з передбаченими комбінаціями клавіш. Вкладка Символи пропонує багато символів, що відповідають певному шрифту, а в деяких шрифтах - специфічного алфавітом або мови. Кнопка Поєднання клавіш дозволяє задати відповідну комбінацію клавіш символу, що застосовується досить часто.

Автозаміна

Word містить вбудований словник автозаміни в рамках перевірки правопису і заміни випадкових помилок. Словник допускає додавання нових комбінацій автозаміни. Можна виділити в документі текст, який треба, за

вставка символів

Рис . 5.16. Вставка символів

тим активувати діалогове вікно, набрати замінює комбінацію вручну і клацнути Додати.

Можна замінити введення часто повторюваних довгих словосполучень їх короткими комбінаціями. Наприклад, з метою заміни написати в тексті монрф, клацнути його правою кнопкою миші і дати команду Автозаміна, Параметри автозаміни. В діалогове вікно ввести заміняє словосполучення Міністерство освіти і науки Російської Федерації і натиснути кнопку Додати. Прийом істотно скоротить час введення тексту.

Стилі

Потужним засобом автоматизації введення і редагування тексту в Word є стилі. Стати оформлення - іменована сукупність значень і налаштувань параметрів шрифту і абзацу. Існує два підходи до оформлення документа. Перший, традиційний, полягає в тому, що при форматуванні кожного фрагмента тексту задаються його параметри. Такий підхід вимагає ручного відстеження єдності стильового оформлення документа.

Більш професійний і надійний підхід до форматування: механізм стилів, який визначається з панелі Головна в групі Стилі. Робота зі стилями полягає в використанні готових стилів, створення нових і налаштування. При створенні стилів застосовується принцип успадкування, що полягає в тому, що кожен стиль заснований на якомусь з існуючих стилів. Тому при зміні, наприклад, розміру базового шрифту він буде змінений і в успадковане. При використанні стилів слід виділити в документі логічні блоки: заголовки, абзаци, перерахування та для кожного створити стиль - опис фізичних параметрів, що застосовуються для відображення цього логічного елемента. При редагуванні тексту для кожного логічного елемента документа в панелі форматування вказується, яким вони належать стилю.

Наприклад, набираючи заголовок самого верхнього рівня, потрібно вказати стиль Заголовок 1. Word, розпізнавши цей стиль, автоматично помістить елемент в зміст. Якщо необхідно, щоб всі заголовки відображалися прописними буквами, досить поміняти параметри стилю. Якщо документ перетворити в веб-сторінку, то конвертор з інформації про стилі генерує правильні HTML-теги.

Тому при правильній роботі з Word потрібно по можливості уникати ручного форматування і намагатися використовувати механізм стилів для логічного форматування.

При необхідності застосувати стиль одного з абзаців тексту до іншого абзацу слід натиснути на кнопку Формат за зразком вкладки Головна. Слід встановити курсор в абзац необхідного зразка і натиснути кнопку Формат за зразком, після чого виділити мишею абзац, який підлягає оформленню.

Перевірка правопису

Система перевірки правопису виконує:

  • • перевірку орфографії і граматики;
  • • розстановку переносів в словах у краю листа;
  • • тезаурус синонімів і антонімів;
  • • виявлення стилістичних помилок;
  • • вибір мови.

Програма перевірки правопису використовує орфографічні словники, словники синонімів і антонімів, алгоритми застосування правил граматики для виявлення помилок в знаках, стилістиці. Провести настройку параметрів перевірки правопису можна командою Файл, Параметри, розділ Правопис.

Для роботи в автоматичному режимі слід встановити прапорці Автоматично перевіряти орфографію і Автоматично перевіряти граматику. В автоматичному режимі слова, що містять орфографічні помилки, підкреслюються червоним кольором, а граматичні помилки - зеленим. Перевірку правопису в Word 2010 запускають кнопкою Правопис. Залежно від характеру помилки відкривається вікно, в якому дається довідка про те, яке правило порушено, і запропоновані варіанти виправлення. За граматичній помилці пропонується граматичний рада. Як і в спілкуванні з живим редактором, автор тексту має право не погодитися з пропонованим зауваженням, наприклад в частині розмовної лексики. Програма реалізує перевірку правила "таке милозвучне на стику слів" і просить прибирати п'ять приголосних, що розташувалися підряд в поєднанні слів, наприклад, "доказів для".

Якщо варіанти неточні або неприйнятні, від них можна відмовитися командою Пропустити. Якщо ж слово відзначено як орфографічна помилка тільки тому, що відсутня в словнику системи автоматичної перевірки, то його можна додати в словник.

Можна і просто переглядати текст, а на словах, підкреслених хвилястою лінією, клацати правою кнопкою миші і вибирати варіант виправлення:

  • • пропустити все - повідомити програмі, що слово не потрібно розцінювати як помилку в решти документа;
  • • додати - якщо слово написано правильно і його слід додати в словник;
  • • автозамена - якщо передбачається, що помилка може повторюватися при наборі і її завжди потрібно виправляти саме цим способом.
 
<<   ЗМІСТ   >>