Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow Документування управлінської діяльності

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Листи-відповіді

Лист-згода - це лист, що містить позитивну відповідь на лист-прохання або лист-запит.

При складанні такого листа бажано, щоб дотримувалися мовневідповідність: у тексті відповідного листа необхідно застосовувати такі ж мовні звороти і лексику, які використовував автор в ініціативному листі при його грамотному складанні з погляду мови та стилю.

Якщо в листі-проханні містило обґрунтування, відповідь лист-згода також слід починати з обгрунтування. При відсутності в пісьме- прохання обгрунтування, лист-згода починається безпосередньо з викладу повідомляється інформації:

Приклади листів-згод

Лист-згода на надання в оренду виставкової площі

Лист-згода з обґрунтуванням

Лист-відмова - це лист із негативною відповіддю на лист-прохання, запит, пропозиція, запрошення та ін.

Відмова необхідно пояснити і обгрунтувати, тому його слід починати наступним чином:

У листі-відмові при наявності можливості адресатові повідомляється інформація про те, де і на яких умовах можна отримати позитивну відповідь на дане прохання або запит.

Приклади листів-відмов

Лист-відмова у виконанні замовлення у встановлений термін

Лист-відмова на запрошення з вибаченнями

Листи-підтвердження направляються для повідомлення інформації про готовність виконати певні дії, взяти участь у будь-яких заходах і т.д.

При наявності попередньої домовленості в тексті листа-підтвердження коротко викладається її суть, а при підтвердженні отримання документів дається їх перерахування.

Ключовими фразами цих листів є:

У листі-підтвердженні можливо також виклад прохання, побажання, пропозиції, рекомендації.

Приклади листів-підтверджень

Лист-підтвердження попередньої домовленості

Лист-підтвердження оплати товару

Листи претензійного характеру

Лист-нагадування - лист, що використовується при невиконанні організацією-партнером взятих на себе зобов'язань або прийнятих домовленостей.

Ключовими фразами таких листів є:

Текст листи-нагадування може включати в себе дві частини: посилання на офіційний документ, в якому зафіксовані зобов'язання сторін або обставини, у зв'язку з якими організація зобов'язана зробити певні дії, і прохання виконати у зв'язку з цим певні дії. Досить часто такі листи містять тільки власне нагадування.

В окремих випадках лист-нагадування може містити третю частину: попередження про можливість застосування певних санкцій при невиконанні адресатом взятих на себе зобов'язань, наприклад:

У листі-нагадуванні може міститися додаткова інформація з роз'ясненнями або уточненнями позиції автора.

Приклади листів-нагадувань

Лист-нагадування з однієї частини (власне нагадування)

Лист-нагадування про необхідність виконання договору на поставку з попередженням про санкції

Лист-нагадування з попередженням про санкції та додатковою інформацією для адресата

Листи-вимоги складаються у ситуаціях, коли організація-партнер не виконує взяті на себе зобов'язання або покладені на неї функції. У порівнянні з ситуаціями, коли направляються листи-нагадування, тут невиконання зобов'язань носить систематичний характер або має місце ігнорування виставляються претензій. Найчастіше листом-вимогою передує лист-нагадування.

Листи-вимоги, як правило, мають складну структуру. У них обов'язково викладаються умови укладених домовленостей з посиланням на відповідні документи, описується склалася у зв'язку з їх невиконанням ситуація, формулюється вимога про необхідність виконання зобов'язань та загрози застосування санкцій на адресу кореспондента, якщо зобов'язання не будуть виконані.

Ключовими фразами в листах-вимогах можуть бути:

Погрози на адресу кореспондента можуть формулюватися наступним чином:

 
<<   ЗМІСТ   >>