Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow Документування управлінської діяльності

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Листи, пов'язані із зверненнями з приводу тих чи інших дій

Листи-прохання - листи, мають різноманітну тематичну спрямованість, можуть складатися практично за всіма напрямками діяльності організації.

Листи-прохання може складатися тільки з однієї або двох частин.

У першому випадку воно починається дієсловом:

У другому випадку воно містить обґрунтування прохання і виклад самого прохання. Обгрунтування прохання зазвичай починається з ключових фраз:

Виклад прохання починається з фраз:

Прохання може формулюватися і без використання дієслова "просити", наприклад:

В одному листі може викладатися кілька прохань. У цьому випадку використовуються наступні мовні звороти:

Прохання, як складова частина письма, може бути присутнім і в інших видах ділових листів, наприклад, в супровідних, гарантійних та ін.

Листи-прохання вимагає листа-відповіді.

Приклади листів-прохань

Листи-прохання з ключовою фразою "Просимо Вас ..."

Листи-прохання з обгрунтуванням

Листи-прохання про висилку рахунки

Лист-заявка - це різновид листи-прохання. Зазвичай листи- заявки не вимагають письмової відповіді. У відповідь на лист-заявку одержувачем здійснюються певні дії з реалізації заявленої прохання: включення зазначених у заявці осіб до числа учасників якого-небудь заходу, висилка необхідних матеріалів або видань тощо

Серед листів-заявок особливо виділяються документи, що подаються до органів виконавчої влади та підпорядковані їм організації для реєстрації будь-яких прав, отримання дозволів тощо Такі документи, звані заявками, по суті є заявами і часто являють собою комплекс документів, що включає заявку (заяву), описи, креслення, списки та ін. У цих випадках правовими актами чітко визначено, що розуміється під заявкою і як вона оформляється.

У тексті заявки зазвичай використовуються ті ж мовні звороти, що і в листах-проханнях:

Заявки можна складати на основі уніфікованих форм.

Приклади листів-заявок

Лист-заявка з уніфікованим текстом

Лист-заявка на висилку товару

Лист-заявка на отримання перепустки на право в'їзду автомашин в межі малого кільця Московської окружної залізниці (Додаток 3 до розпорядження Прем'єра Уряду Москви від 1 квітня 1998 № 352-РП)

Гарантійні листи - це листи, що містять зобов'язання оплати, виконання робіт, повернення кредиту і т.п. Адресати гарантійних листів виступають організації або конкретні особи.

Гарантійний лист одночасно є і листом-проханням. Юридичну значимість гарантійному листу надає використання таких стійких мовних зворотів, як "Оплату (надання послуг тощо) гарантуємо", "Повернення кредиту гарантуємо" та ін.

У гарантійному листі вказуються банківські (платіжні) реквізити його укладача.

Гарантійні листи зазвичай підписують двоє: керівник організації та головний бухгалтер чи інша посадова особа та засвідчуються печаткою організації. В окремих випадках нормативними актами передбачено посвідчення гарантійного листа тільки підписом керівника організації.

Гарантійні листи створюються в кожній організації в різних, але часто повторюваних і тому носять типовий характер ситуаціях, у зв'язку з чим доцільно мати уніфіковані форми цих листів з трафаретним текстом, що істотно скорочує час на їх складання.

В окремих випадках нормативними правовими актами затверджені уніфіковані форми гарантійних листів, які слід використовувати при документуванні передбачені цими актами управлінських дій або ситуацій.

Приклади гарантійних листів

Гарантійний лист на оплату реклами в газеті

Гарантійний лист щодо повернення кредиту

Гарантійний лист із трафаретним текстом

Гарантійний лист на оплату оренди виставкової площі

Гарантійний лист на оплату замовлення

Лист-запит - лист, яке направляється для отримання будь-яких офіційних відомостей чи документів. У комерційній діяльності запит - звернення покупця до продавця з проханням надати докладну інформацію про що продаються товари (що надаються) або направити пропозицію на поставку певної партії товару (надання певних послуг) і використовується на стадії, що передує укладенню контракту.

У тексті листа-запиту міститься обґрунтування необхідності надання відомостей або матеріалів і викладається власне запит (прохання). В обґрунтуванні можуть міститися необхідні посилання на законодавчі та інші нормативні акти, організаційно-правові документи.

Листи-запити зазвичай підписуються керівником організації або офіційно уповноваженою на це посадовою особою.

На лист-запит необхідно відправляти лист-відповідь.

У комерційному запиті звичайно вказуються: найменування товарів (послуг); умови, на яких бажано отримати товар (найменування товару, кількість, якість товару, терміни поставки, модель, марка, ціна, умови поставки та ін.). Для комерційного запиту характерне використання таких висловлювань:

У тексті листа-запиту може міститися преамбула, в якій викладаються причини, що спонукали запитувати необхідну інформацію.

Відповідь на такий запит оформляється як комерційне лист, в якому підтверджується отримання запиту, повідомляється необхідна інформація про товар. Відповіддю на запит може бути і комерційну пропозицію (оферта).

Приклади листів-запитів

Лист-запит на надання документів

Комерційний запит

Лист-замовлення - комерційний лист, що направляється покупцем продавцю з пропозицією укласти угоду з перерахуванням її конкретних умов.

Текст листа-замовлення складається з двох частин: прохання здійснити поставку необхідного товару та основної частини, що містить опис товару та умов поставки (найменування, терміни поставки, кількість, якість, ціна, умови платежу та ін.).

Замовлення набуває чинності з моменту підтвердження замовлення, що представляє собою письмове повідомлення продавця про прийняття ним умов замовлення до виконання без застережень. Оформляється підтвердження замовлення як комерційне лист.

Приклад листа-замовлення

 
<<   ЗМІСТ   >>