Повна версія

Головна arrow Історія arrow Джерелознавство

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Особливості еволюції діловодної документації в XVIII - початку XXI століття

Етапи в розвитку вітчизняного діловодства, як правило, були обумовлені реформами державного апарату, а також технічним прогресом.

Введення колегій зумовило формування коллежской системи діловодства.

Створення міністерств заклало основу создания министерского ( исполнительного ) делопроизводства.

Революційні перетворення 1917 р створення радянського державного апарату стали основою для появи радянської (розпорядчої) системи діловодства.

Сучасний етап характеризується розвитком електронних систем діловодства.

Колегії складалися з присутності (загальних зборів членів) і канцелярії, в якій (під наглядом секретаря) було зосереджено діловодство.

Почала системи документування були закладені в 1720 р в Генеральному регламенті колегій, установившем в загальних рисах систему письмових зносин різних ланок апарату. Найпоширенішими формами документації були названі доношения і листування, а також протоколи - новий вид документа, оскільки регламент встановив обов'язкову запис всіх розглянутих в колегії справ у протокол. Регламент заклав також основи термінології в області діловодства: наприклад, резолюція переводилася як рішення, інструкція - як наказ, формуляр - як зразок, кореспонденція - як письмова пересилання. У XVIII ст. набула поширення практика складання документів за типовими формами.

Певний вплив на форму документа зробило введення в 1699 р гербового паперу. Важливим для сфери документування стало поетапне введення в 1700-1702 рр. у діловодство установ листового паперу, перехід на яку разом з організацією підшивки документів у справу зумовив нові вимоги до форми документа: стали необхідними вільні поля з лівого боку. Великий вплив на документування справила проведена в 1708-1710 рр. реформа абетки: цивільна азбука значно спростила діловодство, одночасно вводилися арабські цифри для позначення чисел. Мова службових документів став більш близьким до літературного.

Наступний етап розвитку системи документування відноситься до початку XIX ст. Введення міністерств, в основу діяльності яких було покладено принцип єдиноначальності, дозволив визначити характер що ведеться в них діловодства як виконавчого.

Законодавчим шляхом встановлювався загальний єдиний порядок провадження справ у всіх міністерствах, департаментах і відділеннях, а вилучення з правил в окремих органах повинно було визначатися "особливими їх установами". "Загальним установою міністерств" 1811 встановлювався однаковий порядок виробництва в усіх органах виконавчої влади. Зокрема, було узаконено обов'язкове застосування документів з кутовим розташуванням реквізитів (замість поздовжнього, характерного для колезького діловодства).

Система документації, введена при створенні міністерств, була остаточно закріплена при введенні в дію в 1833 р Зводу законів Російської імперії. Правила і форми письмоводства, наведені в додатках до Зводу, отримали силу закону і стали застосовуватися повсюдно. У загальних рисах ця система зберігалася до 1917 р

У 1857 р вийшло перше видання праці чиновника особливих доручень при міністрі внутрішніх справ М. В. Варадінова "Діловодство, або Теоретичне і практичне керівництво до цивільного та кримінального, колегіальному і однолічно письмоводство, до складання всіх урядових і приватних ділових паперів і до ведення самих справ ".

Запропонована в роботі класифікація документів включала в себе наступні групи:

  • - Внутрішні документи, що відображали підготовку питання до слухання ("доповідні справи і папери"), рішення (у вигляді визначень, вироків), укази, розпорядження, документи про проходження служби, посадові інструкції, реєстраційні журнали, відомості справ;
  • - Листування, в якій виділялися відносини, повідомлення, ведення, повідомлення, доношения, уявлення, рапорти;
  • - Просітельскіе документи, які представляли собою листування присутствених місць і властей з приватними особами: прохання (тяжебние, позовні, зустрічні, світові та ін.), Скарги, відгуки;
  • - Акти, що фіксували угоди, зобов'язання, громадянський стан; законом передбачалося складання трьох видів актів (зміцнення майна, стану та актів присутствених місць).

Система документації в XIX ст. функціонувала наступним чином: вищі органи направляли нижчестоящим укази, свідоцтва, і постанови, установи та приписи. Єдиним державним органом, який мав право давати укази іншим установам, був Сенат, який отримував укази і веління лише від імператора. Міністри направляли приписи департаментам та всім підлеглим органам.

Зносини органів, різних по положенню, здійснювалися за допомогою відносин, повідомлень, ведений і листування. У самих документах ці назви, як правило, не фігурували. Ведення були видом документів, притаманним тільки Сенату і Синоду при зносинах їх один з одним як установ рівних, а також між департаментами, відділеннями та загальними зборами Сенату. Переписка як засіб зносин передбачалася для Сенату, Державної ради, Державної канцелярії, міністерств і департаментів.

Нижчі органи представляли у вищестоящі доповіді, рапорти, уявлення, доношения. У міністерства та їх департаменти надходили уявлення та відгуки на їхні приписи.

Внутрішня діяльність органів управління оформлялася в журналах засідань загальних зборів і департаментів, записках і думках. У середині століття розпорядча діяльність міністерств стала оформлятися наказами.

Протоколи колегіальних органів оформлялися у формі журналів, стали більш короткими, зазвичай не розкривали доводів і думок учасників засідань. У них чітко видерживалась структура: виклад питання; думку більшості і меншості; твердження одного з думок чи виклад власної думки вищим обличчям. У 1870-і рр. з'явилася практика складання в ході засідань різних органів управління стенографічних звітів, особливо розповсюдилася на початку XX ст.

Форма документів регламентувалася законодавчо, вони мали юридичну силу в тому випадку, якщо повністю відповідали встановленим зразкам. Вже в 1830-і рр. з'явилася вимога обов'язкового застосування бланків (з нанесеними друкарським способом реквізитами) "для прискорення ходу справ і зменшення занять канцелярських службовців". Зазвичай вони використовувалися при складанні листів.

Бланкова форма отримала ще більш значне поширення з впровадженням у діловодство машинопису в середині XIX ст. Винахід розмножувальних апаратів (гектографа, шапірографи, ротатора) дозволяло виготовляти необхідну кількість примірників документів. Циркуляри стали частіше видаватися друкарським способом. Великого поширення набули бланки зі штампом установи та текстом-шаблоном, в який достатньо було вписати необхідні фрази. Поява нових засобів зв'язку (телеграф, телефон) зумовило створення нових видів документів - телеграм і телефонограм.

Величезний вплив на закріплення уніфікованої форми документа надали широко поширені в XVIII-XIX ст. Листовники, які, будучи заснованими на законодавстві, складалися, головним чином, юристами, витримували десятки видань (відомо більше 100 збірок, виданих з кінця XVIII до початку XX ст. ) і сприяли закріпленню традиції у формі документа. До листуванні прийнято було відносити такі документи, як прохання, заяви, договори, доношения, записки та ін. Іноді в листовники включалися і зразки документів, що складали "внутрішнє діловодство присутствених місць", такі збірки зазвичай називалися "канцелярський самовчитель", "загальний стряпчий" , "кабінетний секретар". У листовники давалися зразки і форми паперів, що складаються в процесі діловодства, викладалися окремі теоретичні положення документування. З середини XIX ст. в листовники стали приводитися зразки комерційних документів, загальноприйнятих у торговельному обороті. У зв'язку з появою нових видів зв'язку в них з кінця XIX ст. з'явилися розділи, присвячені листуванні по телеграфу, які рекомендували писати телеграми "з дотриманням економії, коротко і ясно".

Тимчасовий уряд зберегло спадкоємність в діловодстві, хоча і вжив ряд заходів по його демократизації. Постановою від 15 березня 1917 упрощались форми офіційних зносин і паперів, скасовувалося титулування і заключна частина службових документів. Це значно скорочувало обсяг документів, оскільки зникли такі раніше прийняті форми, як, наприклад, "Прошу Ваше превосходительство прийняти запевнення у моїй щирій повазі". Пропонувалося також уникати непотрібних длиннот в офіційних документах, обмежуючи їх обсяг півтора-двома сторінками тексту.

У радянський час відбулося значне розширення корпусу діловодної документації не тільки за рахунок загальносвітових процесів (розвиток науково-технічного прогресу, бюрократизація управлінської діяльності та ін.), Але і в силу особливостей розвитку державності в нашій країні. Змінювалися пріоритети серед різновидів документів, спрямованість, характер інформації, закладеною у них. Значна кількість документів в радянському діловодстві складалися з грифами "таємно", "цілком таємно", "ДСП" (для службового користування).

Необхідно мати на увазі, що часто інформація на місцях збиралася різними відомствами, наприклад, матеріали спецслужб відправлялися керівництву країни, в результаті документи доповнювалися і навіть дублювалися. Особливе місце в системі документації радянських органів влади займають документи Політбюро ЦК партії - органу, якому реально належала влада в країні. На думку Η. М. Покровського, всі декрети, укази, постанови і вироки ВЦВК, ЦВК СРСР, РНК (Радміну), Верховного суду та інших органів влади були документами, які вторинними по відношенню до протоколів Політбюро і виписками з них.

Сформовані формуляри в основному без змін увійшли в практику післяреволюційного часу. При складанні документації передбачалися ясність і стислість викладу, без формул чиношанування та звернень ("уклінно прошу", "честь маю повідомити" та ін.), Без ієрархічності в адресуванні. У початковий період в радянському діловодстві в цілях економії паперу нерідко для складання документів використовувалася 1/4 писального аркуша із заповненням обох його сторін текстом. Особлива увага зверталася на правильність оформлення та розташування реквізитів.

Треба пам'ятати і особливість діловодства перших років Радянської влади - самоназва документа (позначення його різновиди в тексті) не завжди відповідало його змістом і цільовим призначенням. Мала місце своєрідна воєнізація у назвах: частіше вживалися "рапорти" і "накази", при цьому, наприклад, "бойовий наказ" на видачу вантажного автомобіля але суті міг з'явитися довіреністю. У значенні протоколів часто виступали акти, резолюції, мирські вироки. Для заяв, прохань була характерна своєрідна "свобода" формуляра. Для визначення різновиду документа необхідні аналіз його форми і змісту і порівняння його з аналогічними документами.

Початок вдосконаленню форми управлінських документів поклало постанова РНК РРФСР від 2 березня 1918 "Про форму бланків державних установ", в якому перераховувалися обов'язкові реквізити і порядок їх розташування. Розгорнулася практична діяльність по стандартизації управлінських документів, почалася уніфікація форматів паперів: замість 19 форматів, прийнятих Союзом паперових фабрикантів в 1903 р, в основу нової системи були покладені поширені в західних країнах німецькі статформати.

У 1929-1930 рр. були затверджені перші загальносоюзні стандарти на ряд документів: ділові листи, телефонограми, протоколи засідань, явочні листи та ін. Набули поширення бланки двох видів: для листів та інших видів документів (так званий загальний бланк), що розрізнялися реквізитами: в бланку листа вказувалася адреса установи і відзначалося місце для посилання на індекс і дату вхідного документа; в загальному бланку відповідно розміщувалися назва виду документа і місце його складання або видання.

Якісно новий етап щодо вдосконалення управлінської документації, багато в чому обумовлений широким впровадженням у діловодну практику ЕОМ, почався в середині 1960-х рр. Набув поширення метод стандартизації документів на основі побудови їх графічної моделі - формуляра-зразка. Був розроблений комплекс державних стандартів на окремі види організаційно-розпорядчої документації, що визначають максимальний склад реквізитів документів, яким відводилося строго певне місце на аркуші паперу. Для кожного реквізиту розраховувалася площа з урахуванням максимального набору знаків при їх написанні.

У 1961 р Рада міністрів РРФСР затвердив "Примірної інструкції про діловодство для установ та організацій РРФСР" з додатком зразків бланків документів, що стала основою для розробки відповідних нормативів у різних відомствах. З 1966 р розпочав свою діяльність Всесоюзний (пізніше - Всеросійський) науково-дослідний інститут документалістики та архівної справи (ВПІІДАД), який займався питаннями раціоналізації систем документації та збереження документів. У вересні 1973 були прийняті основні положення Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД). В установах, організаціях, підприємствах СРСР встановлювався єдиний порядок підготовки, оформлення, проходження документів, їх реєстрації, контролю за виконанням, організації їх зберігання. На практиці реалізувалося раніше склалося в діловодстві поділ документів, що містять інформацію оперативну, тривалого і постійного терміну зберігання.

З кінця 1980-х рр. документація більшості виникли недержавних організацій та підприємств (акціонерних товариств, товариств з обмеженою відповідальністю, індивідуальних підприємців) не відповідала формами, передбаченими законодавством, знищувалася, що не зберігалася протягом встановлених строків. На початку XXI ст. держава стала приділяти більш серйозну увагу вдосконаленню документаційного забезпечення управління. Були прийняті кілька законів, відповідно до Державної системою документаційного забезпечення управління розроблені та затверджені Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (2005) і Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади (2009).

Сьогодні суспільство впритул підійшло до епохи безпаперового діловодства, і досліднику нерідко доводиться мати справу з електронним документом, що є, за визначенням І. Ф. Юшина, "дуже рухливим джерелом", що не володіє багатьма характеристиками звичного документа. Федеральний закон від 6 квітня 2011 № 63-ФЗ "Про електронний підпис" у встановлених законодавством випадках визнає електронним документом, рівнозначним документом на паперовому носії, підписаного власноручним підписом, інформацію в електронній формі, підписану простий або посиленою (кваліфікованої або некваліфікованої) електронної підписом. Таким чином, один і той же документ може існувати на різних носіях, до нього нс застосовні такі поняття, як оригінал і копія. Всі ідентичні за змістом екземпляри електронного документа можуть розглядатися як оригінали, відрізняючись тільки датою створення.

У 2002 р були прийняті "Основні Правила роботи архівів організацій", що дозволяють створювати архіви документації на електронних носіях і здійснювати прийом електронних документів звичайними архівами організацій, які зобов'язані забезпечити збереження, відбір, облік, використання та передачу таких документів на державне зберігання.

 
<<   ЗМІСТ   >>