Порядок складання та оформлення розпорядчих ДОКУМЕНТІВ

У результаті вивчення цієї теми студент повинен:

• - Знати складу комплексу розпорядчих документів, призначення видів і різновидів розпорядчої документації;
• - Вміти вирішувати завдання зі збору та обробки матеріалу (інформації) для видання розпорядчих документів, грамотно і професійно організовувати процедури видання розпорядчих документів;
• - Володіти прийомами і методами складання та оформлення видів і різновидів розпорядчих документів, методикою розробки алгоритмів видання всіх видів і різновидів розпорядчої документації.

Цілі і завдання видання розпорядчих документів

Видання розпорядчих документів - це компетенція керівного складу будь-якої установи (підприємства, організації) незалежно від організаційно-правової форми юридичної особи, сфери діяльності, структури та штатної чисельності. З допомогою видання розпорядчих документів керівництвом юридичної особи проводиться регулювання, координація діяльності керованої ним структури, що дозволяє досягти максимального результату при мінімальних витратах ресурсів (трудових, фінансових, господарських та т.д.).

Розпорядчі документи видаються з метою вирішення таких питань управління:

• - Вдосконалення організаційної структури підприємства;
• - Визначення форм і методів здійснення основної діяльності установи;
• - Забезпечення юридичної особи всіма необхідними ресурсами;
• - Організація забезпечення кадрами (формування штату співробітників);
• - Вирішення питань мотивації співробітників юридичної особи;
• - Забезпечення ротації персоналу;
• - Організація відряджання співробітників;
• - Організація відпусток співробітників;
• - Організація забезпечення дотримання співробітниками трудової дисципліни;
• - Забезпечення інших управлінських рішень, необхідних для організації діяльності установи.

Розпорядчі документи - локальні нормативні акти, в яких фіксуються конкретні, юридично оформлені, владні приписи керівництва юридичної особи.

Ці приписи виявляються в наступному:

• - Дозволяються проблеми і питання у сфері управління установою;
• - Виконавцями даних документів, як правило, є структурні підрозділи або конкретні посадові особи;
• - Розпорядчі документи є юридичними чинниками, що викликають виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.

Залежно від порядку прийняття управлінського рішення все розпорядчі документи поділяються на дві групи:

• - Документи, які видаються в умовах колегіального прийняття управлінських рішень;
• - Документи, які видаються в умовах одноосібного прийняття рішень.

Перша група представлена рішеннями і постановами. Другу групу складають накази, розпорядження, вказівки.

Всі розпорядчі документи видаються на загальному бланку установи або на бланку певного виду документа.

Процедура погодження (візування) є обов'язковою для деяких видів розпорядчих документів і проводиться з усіма зацікавленими посадовими особами: керівниками філій та представництв організації, керівниками структурних підрозділів, фахівцями підприємства, якщо в документі зачіпаються питання, віднесені до їх компетенції. Узгодження (візування) даних документів може здійснюватися профспілковою організацією (за її наявності), якщо в розпорядчому документі зачіпаються проблеми організації праці в установі або питання кадрового забезпечення та кадрової політики. Узгодження (візування) документа може проводитися також з головним бухгалтером за умови, якщо в розпорядчому документі фіксується управлінське рішення фінансових питань; з юридичною службою або юрисконсультом, при необхідності оцінки його відповідності чинним нормативним правовим актам; із заступниками керівника установи.

Розпорядчі документи в обов'язковому порядку проходять процедуру реєстрації. Остання може мати свою специфіку, яку буде визначати вид документа, а також структура та організаційно-правова форма конкретної установи.

У випадку, коли розпорядчий документ складається за завданням вищестоящої установи, він готується до стадії проекту документа, який оформляється не на бланку організації, а на стандартному аркуші формату А4 і прямує в дане вищестояще установа із супровідним листом та при необхідності - з пояснювальною запискою.

На останньому етапі підготовки інформацію про прийняте і зафіксованому в розпорядчому документі управлінському рішенні доводять до виконавця (виконавців) за допомогою їх тиражування, подальшого розсилання або передаються особисто виконавцям.