Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow Документознавство

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Порядок складання та оформлення організаційно-правових ДОКУМЕНТІВ

У результаті вивчення цієї теми студент повинен:

  • - Знати склад комплексу організаційно-правових документів установи; призначення організаційно-правових документів установи;
  • - Вміти проектувати раціональний склад видів і різновидів організаційно-правової документації установи; здійснювати уніфікацію і стандартизацію організаційно-правової документації;
  • - Володіти прийомами і методами складання та оформлення видів і різновидів організаційно-правових документів; прийомами і методами уніфікації та стандартизації організаційно-правової документації.

Організаційно-правові документи установи, їх цілі та завдання створення

Організація системи і процесів управління - одна з головних управлінських функцій. Організаційно-правова документація є системоутворюючим комплексом з огляду на те, що вона регулює діяльність керованої структури в цілому по всіх напрямках, але з урахуванням її специфіки та особливостей. Організаційна діяльність установи полягає в розробці та введенні в дію комплексу організаційно-правової документів.

Організаційно-правові документи - це комплекс документів, що містять правила створення організації, у тому числі вибір його організаційно-правової форми, компетенції, структури, штатної чисельності, складу посад (керівників, фахівців, технічних виконавців); формування дорадчих органів управління; встановлення режиму роботи та системи охорони; організації та оцінки праці; порядок реорганізації та ліквідації.

Організаційно-правові документи реалізують норми адміністративного права і є правовою основою діяльності організації; містять положення, обов'язкові для виконання.

Мета розробки організаційно-правової документації - раціональна регламентація функціонування структурних підрозділів та співробітників установи (підприємства, організації).

Дана діяльність традиційно включає наступні етапи:

  • - Створення установи та визначення його організаційно-правової форми;
  • - Встановлення структури установи;
  • - Визначення штатного складу, чисельності посад керівників, фахівців, технічних виконавців і їх тарифікація, тобто встановлення посадових окладів;
  • - Регламентація діяльності структурних підрозділів і співробітників;
  • - Формування дорадчих органів управління; регламентація діяльності апарату управління установи;
  • - Ліцензування діяльності установи (у разі необхідності); встановлення режиму праці та системи охорони;
  • - Організація праці працівників і оцінка їх праці;
  • - Реорганізація установи;
  • - Ліквідація установи.

При створенні установи або організації, насамперед, розроблюються і оформлюються Установчий договір і Статут (Положення про організацію). У них фіксуються організаційно-правова форма даної структури, її статус, профіль та інші основні положення. Названі документи покликані підтвердити факт легалізації юридичної особи на певній території (адміністративно-територіальній одиниці).

Визначення структури та штатної чисельності установи відображають в такому документі як Структура і штатна чисельність. Він не є обов'язковим, але з його допомогою можна раціонально вибудувати структуру установи та визначити оптимальний чисельний склад персоналу.

Штатний розклад оформляється з метою тарифікувати посадових осіб і співробітників і встановити надбавки відповідно до займаної посади, досвідом роботи, освітою тощо

Регламентація діяльності посадових осіб (керівництва установи) фіксуються в таких документах як Положення про організацію (установі), Положення про структурний підрозділ, Інструкції з діловодства та ін. Діяльність співробітників установи регламентують Посадові інструкції, Інструкції по окремих видах діяльності, наприклад, охорони праці, але діловодства та ін.

Правила і вимоги, зафіксовані в організаційно-правових документах, засновані на нормах адміністративного та цивільного права і є локальної нормативною базою діяльності установи (підприємства, організації). Організаційно-правові документи розробляються керівництвом установи або підрозділу із залученням кваліфікованих фахівців, які добре знають роботу установи як в цілому, так і за окремими напрямками.

Текст організаційно-правових документів складається традиційно з розділів (підрозділів), що мають заголовки, які друкуються напівжирним шрифтом, вирівнюються по центру. Фіксування розділу включає надруковане з великої літери слово "Розділ" і порядковий номер, позначений арабськими цифрами; знак "№" не ставиться. Незалежно від композиції тексту всі розділи (підрозділи) мають єдину наскрізну нумерацію. Після номера розділу ставиться крапка. Найменування розділу друкується з великої літери, а крапка в кінці заголовка не ставиться.

Залежно від складності композиції текст може бути рубрикованих на пункти і підпункти, при цьому система їх ідентифікації, як правило, наступна:

  • - Пункти розділу заголовків не мають, друкуються з абзацного відступу і позначаються арабськими цифрами з крапкою;
  • - Підпункти розділу також заголовків не мають і нумеруються в межах одного пункту, друкуються з абзацного відступу і позначаються арабськими цифрами з крапкою.

Названі документи оформляються на стандартному аркуші паперу формату А4 з обов'язковим нанесенням усіх необхідних реквізитів у відповідності з діючими нормативними актами, що регламентують складання та оформлення подібного роду документації.

У ході складання організаційно-правові документи обов'язково проходять процедуру узгодження (зовнішнього або внутрішнього) з усіма зацікавленими установами (організаціями, підприємствами) або посадовими особами, що супроводжується оформленням фіфа або візи узгодження.

В обов'язковому порядку всі організаційно-правові документи проходять процедури затвердження та реєстрації. Алгоритми цих процедур залежать від виду документів, статусу, профілю установи, СТО організаційно-правової форми:

  • - Статут (положення про організацію) стверджується і реєструється, залежно від організаційно-правової форми, або Міністерством юстиції РФ (або його територіальним підрозділом), або рішенням засновників (власників) організації (підприємства) і реєструється відповідним органом за місцем фактичного розташування утворюється юридичної особи;
  • - Штатний розпис установи затверджується і реєструється або керівництвом державної установи (підприємства), або спільним рішенням власників організації;
  • - Регламенти (положення) роботи дорадчих та колегіальних органів апарату управління, як правило, затверджуються та реєструються керівництвом державної установи або спільним рішенням власників недержавної організації (підприємства);
  • - Положення про структурні підрозділи і посадові інструкції працівників затверджуються керівником установи і реєструються службою ДОП або секретарем;
  • - Інструкції але певних видів діяльності затверджуються керівником установи або колегіальним органом управління (наприклад, радою директорів акціонерного товариства) і реєструються службою ДОП або секретарем;
  • - Інструкції з техніки безпеки та протипожежної безпеки та ін., Як правило, затверджуються керівником установи і реєструються службою ДОП.

Датою організаційно-правових документів є дата їх затвердження, тобто дата набрання чинності і початку реалізації.

Порядок внесення змін і доповнень та їх перегляду залежить від виду організаційно-правових документів. Наприклад, зміни і доповнення до статуту установи вносяться в міру їх виникнення відповідно до встановленої законом процедури - за рішенням вищого органу управління установою або самою організацією з обов'язковим інформуванням органу, що здійснює державну реєстрацію установ (організацій). Зміни в положення про структурні підрозділи та інших органах установи також вносяться розпорядчими документами керівництва в міру необхідності.

Організаційно-правові документи є безстроковими з погляду терміну їх дії, тобто діють до їх скасування або прийняття документа в повий редакції, наприклад, в результаті реорганізації або припинення діяльності (ліквідації) установи. При реорганізації, як правило, настає необхідність коригування практично всього комплексу організаційно-правових документів установи; при припиненні діяльності всі ці документи в обов'язковому порядку підлягають передачі на державне зберігання.

Питання практики

У стабільно функціонуючому установі необхідність перегляду, зміни або доповнення організаційно-правових документів може виникати в середньому один раз на 3-5 років. Залежно від характеру і серйозності змін у діяльності установи організаційно-правові документи або розробляються заново, або в них вносяться необхідні зміни і доповнення розпорядчими документами (наказом, розпорядженням або іншим актом вищестоящого керівництва). У разі реорганізації діяльності установи розробляються нові організаційно-правові документи та порядок їх затвердження.

 
<<   ЗМІСТ   >>