Системи документації

Документ - це одиничний акт документування факту чи дії. Але діяльність будь-якої організації або юридичної особи цим не обмежується і характеризується сукупністю документів, певним чином взаємопов'язаних і взаємодіючих, тобто системою документації.

Система документації - це "сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення" [1].^[1]

Виходячи з положення, що документи є формою відображення діяльності, можна виділити безліч систем документації, взаємопов'язаних і супідрядних.

Найзагальнішими і цілісними, що займають верхню позицію в комплексі систем варто вважати загальнодержавні (міжгалузеві) системи документації, які можна класифікувати за різними ознаками: функціональним, галузевим, за рівнями управління і т.д. Так, функціональними системами документації визначаються ті області діяльності, які в тому чи іншому обсязі притаманні майже всім організаціям або юридичним особам: планування, облік, фінансування та ін .; галузевими системами - сфери, які притаманні тільки певним групам організацій, пов'язаних єдністю (схожістю) діяльності: навчальна, митна, податкова та ін.

Однотипність значного числа вирішуваних завдань, однакові технології їх документування, повторюваність значного обсягу обов'язкової інформації дозволили в практичних цілях виділити ряд систем документації та базових вимог до їх застосування.

Першою з цих систем слід поставити Державну систему стандартів і технічних умов. Розроблена вперше в 1965 р система включила державні стандарти, якими визначаються основні цілі та завдання стандартизації, організація та методика проведення робіт по стандартизації в країні; порядок розробки, впровадження, звернення стандартів та іншої нормативно-технічної документації, внесення до них змін; організація державного нагляду та відомчого контролю з їх впровадження і дотримання.

У рамках цієї системи визначено об'єкти стандартизації, категорії та види створюваних стандартів: державні, галузеві стандарти і технічні умови, стандарти конкретних підприємств, а також єдині правила побудови, змісту та викладу стандартів незалежно від їх виду та категорії, аж до метрологічного забезпечення та вимог безпеки , що містяться в стандартах і технологічних умовах.

У 1971 р був розроблений основний комплекс, що складається більш ніж з 20 стандартів і керівних документів Єдиної системи технологічної документації (ЕСТД). Комплекс дозволяв різні завдання в області оформлення та обігу технологічної документації як загального призначення, так і спеціалізованої, за видами робіт на підприємствах і організаціях незалежно від їх типу і характеру виробництва.

ЕСТД встановив загальні положення і призначення єдиної системи, загальні вимоги, пов'язані з розробкою форм технологічних документів, виконання бланків документів та оформлення технологічних документів, правила виконання основних написів, правила оформлення документів з урахуванням їх автоматизованої обробки, комплектність документів, термінологію вимоги до складу застосовуваних у документах системи класифікаторів техніко-економічної інформації.

Одночасно проводилося створення аналогічної з побудови та змісту Єдиної системи конструкторської документації. Стандартизація конструкторської документації здійснюється в рамках міжнародних вимог ISO / ТК10 "Технічні креслення" і МЕК / ТКЗ "Графічні позначення".

Кожна з вищеназваних систем включає нормативні документи, що визначають порядок виготовлення і оформлення відповідних документів, організації їх обліку, особливостей зберігання.

Існують інші системи документації виробничого призначення: Єдина система проектної документації на капітальне будівництво, Єдина система технологічної підготовки виробництва (виробів машинобудування, приладобудування і засобів автоматизації). Близькі до них Єдина система стандартів автоматизованих систем управління, Єдина система програмної документації.

В останні роки активно поповнюється новими нормативними документами та Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи (СИБИД), зокрема, нормативами з управління документами в умовах застосування комп'ютерних технологій.

Найбільш обширним за складом завдань і документів є комплекс нормативних документів (стандартів) і розроблених на їх основі Уніфікованих систем управлінської документації (УСД), що включає кілька сотень форм документів. Характерними рисами цього комплексу документів є:

• - Однаковість побудови форм та регламентації змісту документів, що входять в кожну систему; виключення з документів дубльованих даних, а також традиційно включаються в них даних, але не використовуються при вирішенні конкретних завдань, що дозволяє домагатися однократності введення інформації в процесі вирішення управлінської задачі;
• - Єдність застосовуваної термінології і умовних позначень, що дозволяє домагатися порівнянності показників при переході з одного рівня управління на інший і від однієї системи до іншої на основі уніфікації алгоритмів формування показників і документів;
• - Певна кінцева сукупність реквізитів і показників для кожного виду документа і створення єдиних моделей побудови видів документів і конкретних форм;
• - Встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, спільних для всіх систем документації та конкретизованих у випадках наявності специфічних особливостей.

Уніфіковані системи, а також окремі форми управлінської документації затверджуються органами стандартизації та розробниками як обов'язкові для будь-яких структур управління і організацій, які застосовують різні технології документального забезпечення управління (ДОП). Наприклад: керівництво російської національної стандартизацією здійснює національний орган зі стандартизації - Федеральне агентство з технічного регулювання і метрології (Держстандарт, до 15 червня 2010 г. - Ростехрегулювання). Він як орган по стандартизації, визнаний на національному рівні, має право представляти інтереси країни в галузі стандартизації в відповідної міжнародної або регіональної організації зі стандартизації.

Кожен з документів, представлений в Загальноросійському класифікаторі управлінської документації (ОКУД) ^[2]Це кодове позначення підтверджує відповідність затвердженому для обов'язкового застосування зразку-еталону.

При уніфікації документів необхідно дотримувати наступні принципи:

• - Уніфікація від загального до приватного, що полягає в побудові формуляра-зразка документів та розробці на його основі конкретних форм документів;
• - Однаковість побудови форм документів, що забезпечується шляхом максимальної типізації та трафаретізаціідокументів текстів, вироблення єдиних вимог до документації різних рівнів управління, уніфікації розташування даних по полю документа;
• - Комплексність уніфікації, що охоплює всі вимоги до документа на стадіях його створення, виконання, обробки та зберігання;
• - Інформативність, тобто включення в документи тільки тих реквізитів, які потрібні для вирішення конкретних завдань, а також для надання документам юридичної сили;
• - Стабільність вимог до документів, виходячи з використання форм документів протягом досить тривалого періоду часу;
• - Економічність за рахунок обгрунтованого включення документів систему документації та широкого застосування бланків;
• - Пару з діючими системами класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

В даний час в Російській Федерації встановлена наступна класифікація загальноросійських уніфікованих систем управлінської документації [3]:^[3]

• 1. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації:
  • - По створенню організації, підприємства;
  • - По реорганізації організації, підприємства;
  • - З ліквідації організації, підприємства;
  • - По приватизації державних і муніципальних організацій, підприємств;
  • - По розпорядчої діяльності організації, підприємства;

з організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства;

• - По оперативно-інформаційного регулюванню діяльності організації, підприємства;
• - По документуванню кадрової діяльності;
• - З оформлення дисциплінарних стягнень та заохочень.
• 2. Уніфікована система банківської документації:
  • - Платіжна документація за безготівковими розрахунками через банки;
  • - По емісійно-касових і бюджетним операціями банків;
  • - За кредитними операціями банків;
  • - Але контролю за витрачанням коштів на оплату купа та виплати соціально-трудових ресурсів;
  • - За операціями банків, пов'язана з міжнародними розрахунками;
  • - Вихідна документація банків;
  • - По депозитарним операціям банків.

Внутрішньобанківські форми встановлені на наступні види документації:

• - Платіжна документація але безготівковими розрахунками через банки;
• - По емісійно-касових і бюджетним операціями;
• - З контролю за витрачанням коштів на оплату праці та виплати соціально-трудових пільг (на споживання);
• - Вихідна документація банків;
• - Документація по грошовому обігу;
• - За кредитними операціями банків;
• - Бухгалтерська документація.
• 3. Уніфікована система фінансової облікової та звітної документації бюджетних установ і організацій:
  • - Фінансова документація;
  • - Звітна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій;
  • - Облікова бухгалтерська документація.
• 4. Уніфікована система звітно-статистичної документації:
  • - За статистикою національних рахунків і економічних балансів;
  • - За статистикою науково-технічного потенціалу та інноваційного прогресу;
  • - З статистики праці
  • - За статистикою матеріальних ресурсів;
  • - За статистикою фінансів;
  • - По соціальній статистиці;
  • - За статистикою промисловості;
  • - За статистикою сільського господарства і заготівель сільськогосподарської продукції;
  • - За статистикою капітального будівництва;
  • - За статистикою зовнішньоекономічних зв'язків;
  • - За статистикою споживчого ринку та його інфраструктури;
  • - За статистикою транспорту і зв'язку;
  • - За статистикою спостереження та реєстрації зміни цін і тарифів.
• 5. Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств:
  • - Звітна бухгалтерська документація;
  • - Регістри бухгалтерського обліку;
  • - Первинна облікова документація.
• 6. Уніфікована система документації з праці:
  • - Станом ринку праці;
  • - З трудових відносин;
  • - З підвищення кваліфікації працівників органів з праці;
  • - З охорони праці;
  • - За мінімальними споживчим бюджетам
  • - За зверненнями до органів з праці.
• 7. Уніфікована система документації Пенсійного фонду РФ:
  • - З обліку та розподілу коштів;
  • - По планово-економічної діяльності;
  • - По контрольно-перевірочній діяльності.
• 8. Уніфікована система зовнішньоторговельної документації:
  • - Оперативно-комерційна документація;
  • - Товаросупровідних документація;
  • - Розрахункова зовнішньоторговельна документація;
  • - Документація, що оформляється при ввезенні (вивезенні) товару;
  • - Транспортна зовнішньоторговельна документація;
  • - Еспедіторская зовнішньоторговельна документація.

Всі уніфіковані системи включають в себе комплекти конкретних документів, оновлюваних в міру необхідності, а також нормативні та методичні матеріали з заповнення і застосування цих документів.

Уніфіковані форми галузевої документації

Поряд з міжгалузевими системами документації існують форми документів, що відображають специфіку інформаційного забезпечення конкретних галузей діяльності або окремих організацій. Подібного роду специфіка обумовлена, по-перше, особливими додатковими вимогами до інформації для вирішення типових управлінських функцій (оформлення прийому, переміщення і звільнення кадрів в освіті, охороні здоров'я і т.д.); по-друге, тим видом діяльності, для реалізації якого і була сформована та чи інша галузь і управління нею. Даний вид документації фіксує основну діяльність галузі, наприклад:

• - Документація з охорони здоров'я (рецепти, лікарняні листи, історії хвороб і т.д.);
• - Документація з архівної справи (опису справ, лист-засвідчувач, путівники і т.д.);
• - Документація геологорозвідувального виробництва (карти, профілі, справи свердловин і т.д.);
• - Навчальна документація (розкладу, відомості успішності, програми курсів і т.д.).

Питаннями визначення складу даної документації, її інформаційного наповнення, внутрішньої організації та оформлення займаються відомства та / або інші організації офіційно визначені головними в конкретній галузі діяльності, наприклад, Російська державна бібліотека - для решти бібліотек країни.

Галузеві форми документів мають нормативний характер в рамках адміністративної (відомчої) системи (судова, нотаріальна та ін.), Або для всіх організацій, що займаються одним видом діяльності (документація страхова, медична й ін.).

• [1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Діловодство та архівна справа ...
• [2] ОК 011-93. Загальноросійський класифікатор управлінської документації (затв. Постановою Держстандарту Росії від 30 грудня 1993 № 299) - введено в дію замість Загальносоюзного класифікатора управлінської документації на території Російської Федерації.
• [3] В системі ГАРАНТ можна знайти потрібні уніфіковані форми у форматі MS Word та / або MS Excel, а також затверджують їх документи.