Повна версія

Головна arrow Етика та Естетика arrow Ділова етика

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Етика проведення ділової наради

Ділова нарада (звернемо увагу, що слово "нарада" є похідним від слова "рада") являє собою форму колегіального обговорення питань з метою інформування та прийняття рішення по них.

На збори і наради може йти значну кількість часу, яке не завжди раціонально використовується. Погана організація наради, допущені при його проведенні помилки не тільки не продуктивні, але й аморальні, оскільки привчають його учасників до недбале ставлення до обов'язків, провокують порушення норм службової етики та підривають авторитет керівника.

Наведемо основні закони Мерфі [1] - жартівливі принципи, згідно з якими, якщо щось погане може статися, воно обов'язково відбудеться, - щодо нарад.

Закон Оулд і Кана. Ефективність засідання будь комісії обернено пропорційна кількості учасників і часу, витраченого на дебати.

Закон Мітчелла. Будь-яку найпростішу проблему можна зробити нерозв'язною, якщо для її обговорення скликати достатнє число нарад.

За жартівливій формою в них ховається глибокий зміст, а саме труднощі колективного вирішення проблеми у формі наради.

Добре підготовлене і проведене на належному рівні нараду дисциплінує його учасників, вчить їх обговорювати питання і знаходити оптимальне вирішення проблеми, відмовляючись від неефективних рішень, дотримуватися етичних норм проведення дискусії і взаємодіяти з урахуванням інтересів різних підрозділів. Свого часу В. І. Ленін назвав профспілки школою комунізму. Перефразовуючи його думку, можна сказати, що ділове нарада - це школа колегіального взаємодії співробітників, один з інструментів залучення їх до управління справами організації на тому чи іншому рівні і формування почуття причетності до її діяльності.

Які правила підготовки та проведення нарад?

Перш за все, потрібно визначити, а чи потрібно взагалі проводити нараду із залученням ряду співробітників? Можливо, частина питань можна вирішити в робочому порядку, щоб не вийшло, як у відомому вірші В. В. Маяковського "Прозаседавшиеся":

Исколесишь сто сходів.

Світ не милий.

Знову: "Через годину веліли прийти вам. Засідають: покупка склянки чорнила Губкооперативом" [2].[2]

Етичною нормою проведення наради, як відзначають фахівці з етики ділових відносин, повинна бути його дієвість, в якій реалізується увагу і шанобливе ставлення до співробітників з боку організаторів наради, і, зауважимо, з боку учасників до інших учасникам та організаторам.

Нарада може бути дієвим тільки в тому випадку, якщо воно ретельно підготовлено, тобто точно визначені мета і тема, вибраний оптимальний регламент, проінформовані всі учасники.

За загальної цільової спрямованості наради можуть бути інструктивними, оперативними і проблемними.

Інструктивний нараду, як випливає з самого його назви, направлено на інструктування його учасників, доведення до них тієї чи іншої інформації. Інформація не обговорюється, а приймається до відома, а обговорюються питання, пов'язані з виконанням поставлених завдань.

Оперативна нарада присвячено з'ясуванню поточного стану справ в організації, короткому обміну думками по суті питань, що виникають по ходу виробничого процесу. Наприклад, на початку зміни в лікувальних установах проводяться оперативні "п'ятихвилинки", наради, на яких лікарі обговорюють поточні питання лікування хворих.

Найбільш складним видом наради - є проблемне нараду, на якому виробляється колективне рішення з тих питань, які зачіпають не тільки поточні, а й перспективні питання діяльності організації або питання її реорганізації в змінених умовах. І тут, як свідчить російська приказка, "Розум - добре, а два - краще".

Коли проводити наради? Думки фахівців з даного питання розходяться. Одні вважають, що доцільно проводити ділові наради (за винятком екстрених) в певний день тижня, бажано в кінці робочого дня або в другій його половині. Інші дотримуються думки, що наради потрібно проводити в першій половині дня. Очевидно, що час проведення залежить від багатьох факторів. Головне, щоб нараду не вносило дезорганізацію у виробничий процес і не відривало його учасників від виконання прямих обов'язків без користі для справи.

Яка повинна бути тривалість наради? Не більше півтора - двох годин. Після двох годин безперервної роботи більшості учасників по чисто фізіологічних причин стає байдуже, як вирішиться питання. Тому, чим коротше коротку нараду, тим краще.

Яким має бути число учасників наради? Оптимальне число учасників спільних обговорень 6-7 чоловік. Коли це необхідно, число учасників може збільшуватися, але не повинна перевищувати 15 осіб. Збільшення числа запрошених різко знижує середній коефіцієнт участі (або віддачі) присутніх, одночасно подовжуючи наради. Відповідно до закону Шанахана "Тривалість наради зростає прямо пропорційно квадрату числа присутніх". Запрошувати на нараду потрібно залежно від його теми лише тих керівників середньої ланки і фахівців, у чиїй компетенції обговорювана проблема.

Як створити комфортні умови для проведення наради? Нарада потрібно проводити за великим столом і в просторому приміщенні. Скупченість сама по собі є джерелом конфліктів. Помічено, коли приміщення маленьке, то у присутніх частішає пульс, підвищується артеріальний тиск. Розміщувати учасників слід таким чином, щоб вони бачили обличчя, очі, міміку, жести один одного, що сприяє кращому сприйняттю інформації. Для цих цілей краще всього підходить круглий або овальний стіл. Потрібно уникати використання довгих і вузьких столів. При цьому діє залізне правило: керівник наради повинен мати можливість дивитися в очі найбільшому числу учасників наради.

Який має бути порядок виступів? Порядок виступів регулюється порядком денним і службової ієрархії. Обговорення питань потрібно починати з молодшого за посадою і йти далі по службових сходах. В іншому випадку, висловлювання учасників наради, що займають більш високі посади, будуть впливати на думки нижчестоящих учасників. Завершує обговорення питання керівник, який підводить підсумки обговорення і пропонує рішення. Наради проходять більш ефективно, коли його учасники знають правила поведінки і свої завдання.

Які етичні правила поведінки керівника та учасників наради? Загальна завдання керівника - організувати нараду таким чином, щоб за підсумками обговорення було прийнято оптимальне рішення, а для цього необхідно створити атмосферу довіри, розуміння і відвертості.

Авторитет керівника наради в чому залежить від того, наскільки компетентно і послідовно він проводить нараду, наскільки стежить за дотриманням регламенту. Який буде авторитет керівника, що дозволяє учасникам наради спізнюватися, влаштовувати дискусії між собою, приходити непідготовленими, що не зібравши і не проаналізувавши матеріали з даного питання?

Правила поведінки керівника під час проведення ділових нарад

Правила вироблені в менеджменті на основі узагальненої практики проведення совещаній1.

  • 1. Керівник наради повинен економити час. Вже на початку наради треба пояснити, що проблема без сумніву може бути вирішена у відведений час. Якщо це можливо, то не треба затягувати наради ні на одну хвилину,
  • 2. У процесі обговорення проблеми керівнику слід залишатися на нейтральних позиціях, що позитивно впливає на емоційний стан присутніх.
  • 3. Не варто дозволяти, щоб кілька недисциплінованих колег розжарювали складається атмосферу. Ні в косм разі не допускати спору з переходом на особистості учасників і негайно вживати заходів у разі виникнення напруги.
  • 4. Керівник повинен вислуховувати думки всіх учасників, в іншому випадку ідеї деяких учасників, які не обговорювалися, надалі можуть гальмувати роботу.
  • 5. Керівник повинен прогнозувати можливість впровадження пропонованих ідей і рішень, відхиляти непродумані рішення. Тільки підкріплені фактичним матеріалом рішення повинні прийматися до уваги.
  • 6. Для виключення непорозуміння керівнику наради потрібно по необхідності уточнювати повідомлення окремих учасників словами: "Я це правильно зрозумів? Така ваша позиція?"
  • 7. Слід прагнути до вироблення загальних підходів, шукати точки дотику.
  • 8. На закінчення наради керівник повинен підвести підсумки обговорення, чітко виробити рішення і намітити шляхи його втілення в життя.

Відомий менеджер Я Кокка, ділячись досвідом проведення нарад, писав: "Я завжди дотримувався політики дотримання принципів демократизму аж до моменту прийняття остаточного рішення. У цей момент я ставав безжальним начальником." О'кей, я всіх вислухав, - казав я. - А тепер послухайте, що ми будемо робити ".

Крім того, потрібно використовувати можливість подякувати за активну співпрацю всіх учасників, звернувши увагу на те, що тільки їх спільні зусилля допомогли досягти потрібного результату.

А як повинні поводитися учасники наради? Тут теж існують правила, відповідно до яких потрібно:

  • • дотримуватися регламенту, тобто правила і норми поведінки, прийняті на нарадах;
  • • висловлюючи власну позицію, вживати займенник "я" замість "ми", покладаючи тим самим на себе відповідальність за свої слова;
  • • викладати думки точно і ясно, уникаючи двозначності;
  • • відстоюючи особисту точку зору, ставитися з повагою до інших точок зору;
  • • після прослуханої інформації задавати питання на уточнення і розуміння обговорюваної проблеми;
  • • утримуватися від провокаційних питань, які можуть викликати конфлікт і стають причиною відходу від проблеми;
  • • намагатися знайти оптимальне рішення проблеми.

Найкраще рішення, прийняте на нараді, мало що коштує, якщо не подбати про те, щоб воно було втілено в життя, а також, якщо не контролювати хід його реалізації.

  • [1] Блох А. Повне зібрання законів Мерфі. Минск: Попурри. 2006. С. 286-287.
  • [2] Маяковський В. Прозаседавшиеся. URL: hUp: //ilibrary.ru/texl/2388/pl/index.luml (дата звернення: 17.06.2015).
 
<<   ЗМІСТ   >>