Повна версія

Головна arrow Етика та Естетика arrow Ділова етика

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Види ділових бесід і етика їх проведення

Бесіди розрізняються за тривалістю, формою, змістом, мети. Всі цілі перелічити неможливо, але за змістом розрізняють бесіди:

  • • інформаційного характеру;
  • • дисциплінарного характеру;
  • • пов'язані з дорученням завдання;
  • • пов'язані з контролем виконання завдання;
  • • спрямовані на вирішення конфліктної ситуації;
  • • неформального характеру для поліпшення психологічного клімату;
  • • звернення з проханням до керівника;
  • • при прийомі на роботу і звільнення.

Проведення всіх видів вищеперелічених ділових бесід безпосередньо пов'язане з етикою ділових відносин, навіть таких, які на перший погляд здаються етично нейтральними, наприклад, бесід інформаційного характеру, оскільки інформація буває різна, і потрібно думати, як її піднести. Як, наприклад, повідомити людині настільки неприємну інформацію про скорочення штатів, щоб якнайменше поранити його почуття гідності?

Дамо рекомендації з проведення деяких ділових бесід, складних з етичної точки зору.

Бесіди дисциплінарного характеру проводяться керівником і припускають критику дій співробітника, який допустив помилку, проявив недбале ставлення до посадових обов'язків, здійснив той чи інший промах. Критичні зауваження на адресу співробітника - найсильніший спосіб впливу на нього, оскільки майже кожна людина чутливий до найменших натяків на критику, на негативну оцінку своїх дій.

Яка мета бесіди дисциплінарного характеру? Покарання співробітника, який не виконує на належному рівні службові обов'язки? Звичайно, працівники повинні нести службову відповідальність за свою діяльність і її результати, і є певні форми дисциплінарних стягнень (оголошення догани, позбавлення премії), застосування яких бесід не вимагає. Виховна? Перевиховати недбайливого співробітника, зробити його дисциплінованим, ввічливим, відповідальним? Ця мета нереальна, перевиховати людину неможливо, тільки він сам може це зробити.

Метою бесіди дисциплінарного характеру є корекція поведінки співробітника, тому основними пунктами цієї бесіди повинні бути:

  • • з'ясування обставин і причин, внаслідок яких було допущено помилку;
  • • вказівка на неприпустимість повторення подібної поведінки;
  • • роз'яснення того, як треба діяти;
  • • вираз надії на здатність співробітника надалі не допускати подібних помилок і виконувати свої обов'язки на належному рівні.

При проведенні бесіди дисциплінарного характеру потрібно не тільки говорити про те, що не потрібно робити, але і обов'язково про те, що і як потрібно робити.

Бесіди, пов'язані з дорученням завдання. При проведенні такої бесіди слід звернути увагу на особистісні якості людини, які дозволять йому виконати завдання найкращим чином. А що робити, якщо завдання виходить за рамки службових обов'язків і становить додаткове навантаження для людини? Зазвичай в цій ситуації керівник мотивує виконання завдання інтересами колективу і особистими інтересами співробітників.

Бесіди, пов'язані з контролем виконання завдання. Тема контролю дій співробітників і колег вельми обширна і розробляється в рамках таких дисциплін як менеджмент і управління персоналом. Контроль - одна з основних функцій керівника.

Не будемо розглядати проблему контролю у всьому обсязі, звернемо увагу на етичний аспект бесід, пов'язаних з ним, маючи на увазі, що мало хто любить контроль над собою і своїми діями.

Керівнику необхідно пам'ятати про те, що будь-яка бесіда, пов'язана з проведенням контролю виконання завдання, повинна проводитися так, щоб у підлеглого не склалося враження, що йому не довіряють, щоб не зачепити його почуття гідності. Підлеглий повинен розуміти, що контроль здійснюється в першу чергу для того, щоб отримати повну інформацію про стан справ, попередити можливі помилки та порушення термінів виконання завдання.

Бесіди - звернення з проханням. Майже кожному співробітнику доводилося звертатися з тією чи іншою проханням, як до товаришів по службі, так і до керівника. Прохання можуть носити різний характер: перенести час чергової відпустки, перевести в інший відділ, змінити графік роботи, взяти па кілька днів відпустку за свій рахунок, підвищити заробітну плату, сприяти організації тренінгу по вирішенню конфліктних ситуацій і т.д.

З психологічної точки зору просити складно. Прохальний людина ставиться в залежне становище, до того ж у нього немає гарантії, що прохання буде задоволено, що неминуче викличе додаткові негативні емоції. Потрібно позбутися страху просити про допомогу чи підтримку, маючи на увазі, що людина, як помітив ще Аристотель, - істота суспільна і взаємні прохання є одним з найпоширеніших видів взаємодії. Французький філософ П. Гольбах значимість взаємної підтримки людей висловив у таких словах: "Щоб щастя наше було повно, ми потребуємо прихильності і допомоги оточуючих нас людей: останні ж погодяться любити і поважати нас, допомагати нам у наших планах, працювати для нашого щастя лише в тій мірі, в якій ми готові працювати для їх благополуччя, цю необхідну зв'язок називають моральним боргом, моральним обов'язком "[1]. Ми просимо, але ж і нас можуть попросити, все в світі взаємопов'язане. Люди в більшості випадків, незважаючи на деякі незручності і витрати сил, готові допомогти тому, хто звернувся до них з проханням. З психологічної точки зору виконання прохання піднімає самооцінку, допомагає відчувати себе більш значущим, компетентним. Існує навіть прийом формування доброго ставлення до себе: не роби послугу людині, особливо, коли він не просить про це, а попроси його допомогти. Цей прийом діє, якщо людина звертається з незначними проханнями. У ситуації, коли виконання прохання пов'язане з витратами сил, часу та енергії і доставляє певні незручності, справа йде складніше.[1]

Як грамотно з психологічної та етичної точки зору провести бесіду - звернення з проханням, щоб не отримати відмову? Просити можна по-різному. Те, як людина просить, в значній мірі визначає реакцію на його прохання. Наведемо приклад. Вам треба відпроситися з роботи на годину раніше. Як ви звернетеся до начальника?

  • 1. Ірина Петрівна, вибачте, що відриваю вас від справ, але я вас благаю відпустити мене раніше. У мене дуже термінова справа. Ну, будь ласка, скажіть, що ви згодні.
  • 2. Ірина Петрівна, відпустіть мене з роботи на годину раніше, у мене дуже термінова справа.
  • 3. Ірина Петрівна, прошу вас допомогти мені і відпустити мене на годину раніше з роботи. У мене дуже термінова справа, яке я при всьому бажанні не можу перенести.

У першому випадку людина не просить, а випрошує, "тисне на жалість". Прохання в такій формі не додасть поваги, хоча, ймовірно, буде виконана.

У другому випадку прохання виражена в наказовому порядку, що викличе не бажання допомогти, а роздратування.

У третьому випадку працівник ввічливо і спокійно звертається до керівника, пояснюючи, чому для нього це важливо.

У подібній бесіді ключовою є фраза: "Прошу вас допомогти мені" в різних варіаціях. Просити, насамперед, потрібно саме про допомогу, а не про якомусь дії або грошах. З психологічної точки зору звернення за допомогою являє собою "прибудову знизу", яка створює в іншої людини враження, що ви цінуєте його знання, досвід і прагнення до співпраці.

При зверненні з проханням обов'язково потрібно її мотивувати і показати її значимість для вас. Це можна зробити за допомогою слів "тому що ...", які пояснять ваші мотиви і дійсну важливість вашого послання.

Прохання найкраще формулювати прямо і конкретно. При цьому потрібно постаратися, щоб ваше прохання зацікавила співрозмовника.

Закінчуючи прохання, потрібно обов'язково сказати, якщо людина відмовиться її виконувати, то образи не буде, і відносини залишаться колишніми.

Не всяка прохання може бути виконана, і одним з умінь ділової людини є вміння сказати "ні". У зв'язку з цим неминуче виникає питання, в яких ситуаціях потрібно відмовити, і як правильно це зробити, не зруйнувавши стосунки?

Позначимо ці ситуації.

  • 1. Прохання тягне за собою порушення закону чи може заподіяти кому-небудь шкоду. Прикладів, коли прохання з боку начальників, пов'язані з порушенням закону, приводили їх підлеглих па лаву підсудних, більш ніж достатньо.
  • 2. Ситуації, коли прохання нездійсненна. Іноді, боячись зіпсувати відносини, людина погоджується виконати прохання, а потім просто забуває про неї і не виконує. Збиток діловим відносинам наноситься в такому випадку ще більший, ніж при відмові.

У всіх інших випадках залежно від ситуації прохання можна виконати, а можна відмовитися від її виконання.

Техніка "Позначення кордонів"

Техніка безболісного відмови у виконанні прохання здійснюється в три етапи:

  • • перший етап ви віддаєте прохачеві належне;
  • • другий етап - визначаєте свою позицію;
  • • третій етап - відмовляєте у виконанні прохання.
  • 1. Що значить "віддати прохачеві належне"? Це означає - висловити подяку. Якщо вас просять про нездійсненна послугу - подякуйте за те, що звернулися саме до вас. Якщо вам пропонують те, що вам не потрібно - подякуйте за турботу: "Я радий, що ви звернулися саме до мене" або "Це чудова пропозиція".
  • 2. Визначте для себе, чи зможете ви зробити те, про що вас просять, чи хочете ви цього і чи будете робити. Якщо ви вирішили відмовити, то ведіть себе впевнено і конструктивно, що не вибачаючись і принижуючи себе: "Я вже пов'язаний іншими зобов'язаннями"; "Боюся, що я нічого не можу для вас зробити"; "Я цим не займаюся, вибачте".
  • 3. Відмовляючи у виконанні прохання впевнено і однозначно відмовте: "Спасибі, немає"; "Ні не хочу"; "Ні, я краще не буду"; "Мені це не підходить", "Ні, про це не може бути й мови!"

Як би не розрізнялися бесіди, скрізь з точки зору етики повинен панувати принцип, сформульований ще Кантом: "... роби так, щоб ти завжди ставився до людства у своїй особі, і в особі всякого іншого так само, як до мети, і ніколи не відносився б до нього як до засобу "[2]. Уявімо собі, що більшість людей в ділових відносинах і спілкуванні не дотримуються цього принципу: пацієнт для лікаря тільки засіб отримання доходу, партнер тільки засіб укладення вигідного контракту, студент для викладача тільки засіб самоствердження. В кінцевому рахунку в силу загальної взаємозв'язку всі ми будемо, так чи інакше, виступати засобом.[2]

  • [1] Гольбах П. Висловлювання. URL: wisdoms.ru/pavt/p60_3.html (дата звернення: 17.06.2015).
  • [2] Кант І. Собр. соч. в 6 т. Т. 4. Ч. 1. М .: Думка, 1965. С. 270.
 
<<   ЗМІСТ   >>