Етапи впровадження механізму управління бізнес- процесами підприємства

Впровадження механізму управління бізнес-процесами, заснованого на стратегічно орієнтованому бюджетуванні, вимагає від керівництва підприємства чималих зусиль і займає досить тривалий період часу. На підготовчому етапі повинен бути проведений аналіз організаційної структури підприємства, функцій підрозділів, інформаційних потоків, документообігу. Розглянемо етапи постановки механізму управління бізнес- процесами.

I. Визначення фінансової структури підприємства. На даному етапі складається перелік видів господарської діяльності, досліджується організаційна структура управління підприємством, виділяються центри: відповідальності (ЦО), фінансового обліку (ЦФО), доходів (ЦД), виникнення витрат (ЦВЗ) і т.д .

Проблема виділення центрів відповідальності підприємства є дуже важливою. Від цього залежить ефективність бюджетного планування.

Слідуючи запропонованому авторами алгоритму (рис. 6.12), підприємства зможуть в конкретній ситуації визначитися з кількістю і складом необхідних центрів відповідальності.

II. Визначення технології бюджетування. У ході цього етапу визначаються види і форми основних, операційних, допоміжних бюджетів, розробляється послідовність складання різних бюджетів для ЦФО (ЦФУ, ЦД, ЦВЗ) і підприємства в цілому, уточнюються особливості консолідації бюджетів.

Рис. 6.12. Блок-схема виділення центрів відповідальності

За формами можна виділити наступні групи бюджетів:

• • фінансові (основні, головні) - бюджети доходів і витрат, бюджет руху грошових коштів, прогнозний баланс (бюджет по балансовому листу);
• • операційні - бюджет продажів, бюджет виробництва, бюджет витрат на основні матеріали, бюджет витрат праці, бюджет накладних витрат виробництва, бюджет управлінських витрат та ін .;
• • допоміжні - інвестиційний бюджет, кредитний бюджет та ін.

Фінансові бюджети - це кінцеві документи, що розробляються при бюджетному плануванні. Вони є обов'язковими для підприємства.

Всі основні бюджети взаємопов'язані. Важливим чинником, що об'єднує ці бюджети, є "приналежність доданої вартості", який передбачає наступну структуру: виробництво - відвантаження - оплата. Виробництво - як створення доданої вартості, відвантаження - як перехід права власності на товар до покупця, оплата - реальне підтвердження вартості товару. Реалізується дана структура як бюджет доходів і витрат (БДР) і бюджет руху грошових коштів (БРГК).

БДР включає в себе дві частини: виробництво і відвантаження. "Бюджет з виробництва" і "бюджет але відвантаженню" різняться обсягом і структурою продукції. Обидві частини повинні містити витрати на працю, сировину і матеріали і т.д.

Графічне зображення моделі "виробництво - відвантаження - оплата" представлено на рис. 6.13.

У кожен момент (t) ББЛ (бюджет по балансовому листу) показує стан і співвідношення власних і позикових коштів на траєкторії руху підприємства в координатах "виробництво - відвантаження - грошові кошти".

Операційні і допоміжні бюджети, будучи основою для розробки фінансових бюджетів, пов'язують натуральні показники планування з вартісними, а також визначають найбільш важливі пропорції, ограниче-

Рис. 6.13. Схема взаємозв'язку БДР і БРГК

ня і допущення, які слід враховувати при складанні основних бюджетів.

При розробці операційних бюджетів важлива послідовність їх складання, оскільки підсумкові дані одних операційних бюджетів можуть служити вихідними для інших. Наприклад, реальний виробничий бюджет може бути складений тільки після того, як складені бюджет продажів і бюджет запасів.

Найбільш загальна класифікація бюджетів підприємства за основними ознаками наведена в табл. 6.3 і 6.4.

Таблиця 6.3

Класифікація бюджетів

Таблиця 6.4

Види бюджетів

До числа інших бюджетів можуть бути віднесені допоміжні та спеціальні бюджети. Серед допоміжних бюджетів найбільш важливе значення мають план капітальних (первісних) витрат і кредитний план. Їх призначення полягає в більш ретельному плануванні динаміки активів бізнесу, визначенні системи умов і обмежень, яка може бути встановлена для даного бізнес-процесу.

План капітальних (первісних) витрат (іноді його називають інвестиційним бюджетом) показує розподіл за бюджетними періодам фінансових ресурсів, що виділяються керівниками чи інвесторами компанії під представлений бізнес-план (графік оплати стартових витрат нового бізнесу), на організацію і створення нового бізнесу, як обгрунтування насамперед запитуваних кредитів або інвестицій, інших зовнішніх фінансових ресурсів.

Кредитний план являє собою документ, в якому відображаються кредити та інвестиції, необхідні підприємству або фірмі на майбутній бюджетний період із зазначенням розмірів, термінів і умов отримання, виплати відсотків, режиму повернення і т.п.

Спеціальні бюджети (додаткові) необхідні для більш точного визначення цільових показників і нормативів фінансового планування, більш точного обліку особливостей місцевого (регіонального) оподаткування. Спеціальні бюджети показують калькуляцію або розподіл окремих статей основних бюджетів, наприклад податковий бюджет, бюджет чистого прибутку і т.п. Набір і формати спеціальних бюджетів зазвичай визначаються відповідно до рішення керівників підприємства або фірми, які позиції доходів і витрат вони вважатимуть важливими для управління фінансами в даний період.

Роль спеціальних і допоміжних бюджетів полягає в підготовці вихідної, необхідної для складання основних бюджетів або обробці підсумкової інформації.

III. Визначення форматів основних бюджетів. На даному етапі визначається основний набір статей доходів і витрат, припливів і відтоків грошових коштів, активів і пасивів.

Структура бюджетного формату є індивідуальною для кожного підприємства виходячи зі специфіки діяльності. Але при цьому можна виділити деякі загальні вимоги до форматів бюджетів:

• • за змістом бюджети мають бути максимально наближені до міжнародних стандартів фінансового обліку (з виділенням змінних і постійних витрат, маржинального прибутку і т.д.);
• • за структурою бюджети повинні бути максимально наближені до вітчизняних формам бухгалтерської звітності (для підвищення ефективності збору і обробки необхідних даних і т.д.);
• • в якості окремих статей витрат повинні фігурувати ті види витрат, частка яких в обсязі продажів становить не мспсс 1%.

IV. Визначення бюджетного регламенту. У ході реалізації цього етапу визначаються бюджетний період, строки подання бюджетної звітності ЦФО (ЦФУ, ЦД, ЦВЗ і т.д.), порядок узгодження, коригування та консолідації бюджетів.

У механізмі управління важливий також бюджетний період, тобто період, на який складаються, коригуються бюджети і здійснюється контроль за їх виконанням. Мінімальний бюджетний період являє собою одиницю виміру бюджетного періоду (квартал, місяць, декада тощо). З урахуванням специфіки підприємства і характеру господарської кон'юнктури бюджетний період в Російській Федерації зазвичай вводиться тривалістю 1 календарний рік (12 місяців) з поквартальною, помісячною або подекадної розбивкою. За кордоном, де досвід застосування бюджетування та відповідний інструментарій більш розвинені, бюджети складаються на період від 1 до 3 років.

V. Організація бюджетного процесу. Цей етап обумовлений визначенням кола учасників бюджетного процесу та порядку їх взаємодії, розподілом завдань і функцій між ними. Тут же розробляються посадові інструкції, положення про бюджетування та інші організаційно-розпорядчі документи.

Положення про бюджетування включає наступні розділи.

A. Загальні положення (визначення і терміни, цілі бюджетування в компанії).

B. Значення системи фінансового планування в компанії.

C. Опис видів і структури використовуваних бюджетів, загальних принципів бюджетування.

D. Ухвалений бюджетний регламент.

E. Опис організації фінансового планування і бюджетування.

F. Встановлені цільові нормативи фінансового плану, порядок розподілу відрахування і прибутку.