Збір фактичної інформації

Управлінська фаза процесу, на якій відбувається збір фактичної інформації, мабуть, є найбільш формализуемой.

Особливістю управлінського обліку є його здатність відображати не тільки ті факти господарської діяльності, які вже відбулися, а й ті, які повинні бути. Саме ця особливість дає до початку періоду можливість прорахувати результати і намітити заходи у разі реалізації тих чи інших прогнозів, а після закінчення періоду - провести порівняння прогнозу з фактом, зробити аналіз виконання бюджету, виявити причини відхилень, визначити місце (ЦФО), в якому ці відхилення виникли, і намітити заходи щодо поліпшення ситуації.

Саме управлінський облік виконує відповідну функцію в циклі управління. Але для цього, крім нових або просто уточнених в порівнянні з бухгалтерським обліком визначень, критеріїв класифікації та облікових принципів, потрібно створити таку систему рахунків і субрахунків, щоб отримання необхідної інформації в потрібних розрізах було не тільки реальним, але і легким.

У табл. 5.4 наведено принципи формування управлінського плану рахунків.

Таблиця 5.4

Способи формування управлінського плану рахунків та його аналітики

Кожному рахунку в обов'язковому порядку присвоюється аналітика "ЦФО", оскільки будь-яка господарська операція в рамках бюджетного управління відноситься до якогось конкретного ЦФО.

В кінці періоду розраховуються обороти і залишки по рахунках, на основі яких формується управлінський баланс.

По кожній статті звіту фіксуються обороти або кінцеві залишки за певними рахунками з плану рахунків, а також вказуються аналітичні ознаки і конкретні значення аналітик, по яких потрібно зробити відповідний запит з журналу проводок.

При порівнянні фактичних даних управлінського обліку з плановими значеннями показників виявляються проблемні області, в які в першу чергу необхідно направити управлінське вплив, а також у разі необхідності - додаткові фінансові або матеріальні ресурси. У результаті аналізу відхилень фактичних даних від планованих показників підприємство отримує наступний управлінський ефект:

• • виявляється найбільш проблемна область, що вимагає першочергової уваги і в екстрених випадках - додаткових фінансових або матеріальних ресурсів;
• • прояснюються нові можливості, які не були видні і передбачені на початкових етапах розробки бюджету;
• • виявляється ступінь реалістичності початкового бюджету, в результаті чого стає більш ясною ступінь досягнення поставлених цілей як у середньостроковій, так і в довгостроковій перспективі, а також можливість слідувати запропонованої стратегії розвитку підприємства.

Аналіз економічного стану підприємства як основа для вироблення управлінських рішень є найважливішим етапом системного підходу до управління бізнес-процесами. Саме на основі аналізу можна сформувати обгрунтоване і своєчасне управлінське рішення щодо коригування оперативних планів (цілей) підприємства або про продовження реалізації раніше обраного курсу. Виходячи зі специфіки галузі та цілей, що стоять перед підприємством, для аналізу доцільно вибрати з існуючого безлічі показників і критеріїв найбільш корисні саме для нього.