Система обліку фінансових, кадрових і матеріальних ресурсів підприємства

Діяльність кожного підприємства нерозривно пов'язана з проведенням значного числа фінансових, матеріальних, господарських операцій, кадровими рішеннями і т.д. Кожна подібна операція змінює його економічну структуру, впливаючи на всю сукупність внутрішніх процесів даного підприємства. Змінюється структура його активів, розміри зобов'язань, рівень економічної ефективності і т.д. Для того, щоб сформувати з цих процесів чітко функціонуючу соціально-економічну систему, на підприємстві створиться комплексна система фінансово-господарського обліку. Облік окремих операцій дозволяє точно виявити причинно-наслідкові зв'язки у змінах його економічного стану, що становить базис для управління цією структурою, щоб уникнути хаосу, в тому числі різних зловживань.

Для ефективного управління підприємством його керівництву необхідно володіти детальною інформацією про всі фінансові і господарських операціях, здійснених в рамках основної діяльності підприємства. Дана інформація дозволяє визначити ступінь досягнення підприємством запланованих показників ефективності, виявити проблемні ділянки і підрозділи, а також скорегувати поточні плани його розвитку. Інформація про фінансово-господарської діяльності підприємства потрібно також державним органам для здійснення контролю за законністю його діяльності, а також здійснення оподаткування даної структури. Ці та інші фактори зумовили доцільність розробки та впровадження на підприємствах комплексної системи обліку фінансових, матеріальних і трудових ресурсів, що складається з декількох ключових підсистем (рис. 2.3).

Показані на схемі види обліку дозволяють консолідувати, систематизувати і проаналізувати інформацію про всі зміни в фінансової, матеріальної та кадрової підсистемах підприємства, відбивши тим самим дина-

Рис. 2.3. Система обліку фінансових і матеріальних ресурсів підприємства

мику їх розвитку в контексті здійснення підприємством профільної діяльності. Розглянемо докладніше кожен із перерахованих видів обліку.

В першу чергу слід проаналізувати суть і функції бухгалтерського обліку. Під бухгалтерським обліком розуміється система методів збору, реєстрації та узагальнення інформації в грошовому еквіваленті, що відбиває стан майна підприємства, сукупність його зобов'язань та їх зміни на основі суцільного та безперервного в часі обліку всіх його фінансових і господарських операцій. Виходячи з даного визначення можна виділити три базових функції: збір, реєстрація та узагальнення інформації про фінансові та господарські операції підприємства. Вся інформація про дані операції концентрується в єдиному центрі, яким на підприємстві виступає бухгалтерське підрозділ.

При цьому бухгалтерський облік можна також вважати універсальним механізмом економічної взаємодії із зовнішнім середовищем. Бухгалтерський облік встановлюється для організації в якості обов'язкової заходи законодавчо з метою формування звітності про проведені операції з подальшим наданням в цільові державні відомства. Також бухгалтерська звітність може використовуватися іншими групами кінцевих користувачів: кредиторами, інвесторами, банками, партнерами і постачальниками. З економічної точки зору вона формує єдиний фінансовий вигляд підприємства, дозволяючи виявити сто поточне фінансове становище, сильні і слабкі сторони в рамках основної діяльності, заборгованості тощо

У бухгалтерського обліку також є досить багато практичних функцій у рамках фінансово-економічної діяльності підприємств. Фактично, він є тією системою, яка дозволяє формалізувати всі фінансово-матеріальні потоки на підприємстві. Так, наприклад, бухгалтерський облік використовується для розрахунку та нарахування заробітної плати співробітників, розрахунку оподатковуваної бази та підготовки податкових декларацій і т.д. Дані бухгалтерського обліку використовуються керівництвом і фахівцями планового підрозділу для аналізу поточного фінансово-економічного стану підприємства і визначення оптимальної траєкторії його розвитку. Приміром, динаміка поточних значень ключових рядків балансу може дозволити визначити доцільність залучення додаткових кредитних ресурсів на ринку, або вдатися до внутрішніх ресурсів підприємства.

З позиції правового регулювання галузі бухгалтерського обліку прийнята наступна ієрархія законодавчих та підзаконних актів:

• • Федеральний закон від 6 грудня 2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік";
• • Положення з бухгалтерського обліку (ПБО), в рамках яких висвітлюються окремі аспекти організації системи бухобліку в організації;
• • вказівки та інструкції з ведення бухгалтерського обліку в організаціях, що випускаються Мінфіном Росії;
• • наказ по обліковій політиці організації, що стосується визначення окремих специфічних правил і рекомендацій щодо ведення бухгалтерського обліку.

Розглянута нами ієрархія має на увазі, що нижчестоящі положення і акти не можуть суперечити вищестоящим, що дозволяє говорити про наявність в системі бухобліку єдиної і прозорої юридичної правової конструкції.

Основним підсумковим документом, в якому систематизується інформація про всі фінансово-матеріальних операціях на підприємстві, є бухгалтерський баланс, що володіє єдиною і універсальною структурою для кожного підприємства незалежно від сфери діяльності (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Структура бухгалтерського балансу

Баланс являє собою зведену таблицю, розділену на два основні розділи: актив балансу, що відображає тип та кількісні характеристики майна підприємства, і пасив, в якому відображаються джерела, на основі яких було сформовано дане майно (власні або залучені). У свою чергу, актив балансу включає в себе дві групи: необоротні активи і оборотні активи. У групі необоротних активів у вартісній формі відображаються ті активи підприємства, термін служби яких перевищує один рік. До подібних активів відносяться:

• • нематеріальні активи - патенти, права на інтелектуальну власність, авторські свідоцтва і т.д .;
• • результати досліджень і розробок;
• • нематеріальні пошукові активи;
• • основні засоби - будівлі, споруди, виробниче обладнання з терміном служби більше 1 року, земельні ділянки, незавершене будівництво і т.д .;
• • фінансові вкладення - інвестиції в різні фінансові та нефінансові інструменти, інвестиції в інновації, інвестиції в інші організації, позики, надані іншим організаціям на термін більше року і т.д .;
• • дохідні вкладення в матеріальні цінності - майно, що надається за договором тимчасового користування (прокату) і в лізинг;
• • відкладені податкові активи;
• • інші необоротні активи.

До оборотних активів відноситься ті активи, які повністю споживаються в процесі 1 року, або одного виробничого циклу, меншого або рівного році, а саме:

• • запаси - готова і незавершена продукція на складах, сировину і матеріали, інструменти, термін служби яких менше 1 року;
• • податок на додану вартість по придбаних цінностей;
• • високоліквідні активи - грошові кошти підприємства на депозитах банків, цінні папери, дебіторська заборгованість, готівкові грошові кошти, рахунки службовців в банківських структурах і т.д .;
• • інші оборотні активи.

Пасив балансу відображає у вартісній формі структуру джерел, з яких формуються активи підприємства. Простіше кажучи, пасив встановлює належність майна і коштів підприємства: або вони є власністю підприємства, або були залучені за рахунок різних схем, пов'язаних з запозиченням. Він включає в себе такі групи як капітал і резерви, довгострокові зобов'язання, короткострокові зобов'язання. Група "Капітал і резерви" включає ті кошти, які повністю є власними коштами підприємства, а саме:

• • статутний капітал;
• • власні акції, викуплені в акціонерів;
• • Додатковий капітал;
• • Резервний капітал;
• • нерозподілений прибуток (непокритий збиток).

Група "Довгострокові зобов'язання" містить у собі

інформацію про позики і кредити з терміном погашення більше 12 місяців:

• • позики і кредити;
• • відкладені податкові зобов'язання;
• • інші довгострокові зобов'язання.

Група "Короткострокові зобов'язання" включає в себе дані про позики і кредити, які організація зобов'язана погасити менш ніж за 12 місяців:

• • кредити і позики;
• • кредиторська заборгованість;
• • заборгованість учасникам (засновникам) по виплаті доходів;
• • Доходи майбутніх періодів;
• • резерви майбутніх витрат;
• • інші короткострокові зобов'язання.

Суми коштів активу і пасиву (на схемі виділені в окремі блоки під назвою "БАЛАНС" в нижній частині структури балансу) балансу називаються валютою балансу і завжди повинні бути рівні між собою. За своєю сутністю бухгалтерський баланс організації являє фотографічний знімок її фінансово-матеріального становища на звітну дату. Його аналіз дозволяє спеціалісту визначити поточне фінансове становище підприємства, ступінь раціональності управління його активами, надмірне кредитне обтяження, можливі внутрішні фінансові резерви і т.д.

Другим ключовим видом обліку, що використовується повсюдно в бізнесі (у тому числі в промисловості), є управлінський облік. Бухгалтерський облік використовується в основному в якості інструменту формалізації господарської діяльності підприємства і в якості підсумку дозволяє одержати зведений баланс. Управлінський облік, на відміну від нього, застосовується для вдосконалення процесу управління економікою підприємства та підвищення його економічної ефективності. Його основною метою є вимір, збір, інтерпретація, підготовка та надання інформації керівництву підприємства для того, щоб виявити поточну ступінь ефективності використання ресурсів підприємства і виявити можливості для оптимізації окремих напрямів його функціонування (наприклад, системи логістики). Інструменти управлінського обліку можуть використовуватися як для ухвалення керівних рішень в рамках поточного управління підприємством, так і в контексті планування його діяльності в стратегічній і тактичній перспективі.

Якщо дані бухгалтерського обліку можуть розкриватися для публічного доступу до них, то відомості, одержувані в результаті управлінського обліку, завжди залишаються закритими для зовнішніх учасників (у деяких випадках вони відкриваються для інвесторів). Відомості, що формуються в системі управлінського обліку, використовуються в процесі планування з метою корекції поточних планів у відповідності зі значенням його показників. Методологічно управлінський облік вельми тісно пов'язаний з питаннями управління собівартістю продукції, калькулированием витрат, бюджетуванням і т.д. Ці сфери діяльності на підприємстві являють собою серцевину його операційної та виробничої діяльності, володіючи високим рівнем пріоритетності з позиції його економічного розвитку.

Собівартість включає в себе безпосередні витрати на виробництво продукту, які ділять на постійні та змінні. Постійні витрати не залежать від обсягу виробництва і включають в себе такі категорії:

• • заробітна плата управлінського персоналу;
• • Амортизація основних засобів;
• • послуги зв'язку;
• • орендні платежі і т.д.

Змінні витрати залежать від обсягу виробленої продукції і включають:

• • Сировина і матеріали;
• • заробітну плату виробничого та допоміжного персоналу;
• • електроенергію і паливо;
• • напівфабрикати і т.д.

Прибуток - різниця між виручкою від реалізації продукції та її собівартістю, яка відображає величину комерційного успіху підприємства як активного учасника ринкової системи. Прибуток у ринкових умовах є основним мотивуючим підприємців чинником, що стимулює їх до роботи щодо підвищення економічної ефективності свого підприємства або фірми. Розрізняють такі види прибутку (табл. 2.2).

Таблиця 2.2

Види прибутку

З урахуванням значного числа категорій і видів прибутку є з'ясовним значне число методів та інструментів для розрахунку її рівня. Вибір окремих методів залежить від завдання, що стоїть перед фахівцем: яка мета розрахунків, хто є користувачем підсумкової інформації, і т.д. Найбільш простим методом є метод прямого рахунку, що виражається наступною формулою

П = (В • Ц) - (В • С), (2.1)

де П - плановий прибуток; Ц - ціна одиниці продукції (за винятком ПДВ і акцизів); С - повна собівартість одиниці виробленої продукції; В - обсяг випущеної продукції в плановому періоді в натуральному вираженні.

З позиції організації ведення управлінського обліку передбачає дві основні форми:

• • організація в структурі підприємства виділеного підрозділу, що займається збором цільової інформації і веденням управлінського обліку з наступною передачею інформації керівництву підприємства;
• • передача функції збору інформації бухгалтерського підрозділу організації і ведення управлінського обліку силами співробітників даного підрозділу.

Вибір одного з двох варіантів залежить від рівня, масштабу та економічного потенціалу підприємства. У разі недостатнього обсягу фінансових ресурсів для організації виділеного підрозділу, керівництво передає дану функцію бухгалтерам. Системне і постійне ведення управлінського обліку в середньостроковій і довгостроковій перспективі дозволяє підприємству істотно підвищити власну соціально-економічну ефективність за рахунок оптимізації витрат і витрат, а також розшивки так званих "вузьких місць" у структурі виробництва даного підприємства.

Наступним важливим видом обліку, реалізованого на сучасних підприємствах, є кадровий облік. Кадровий облік являє собою систему документованого обліку, заснованого на реєстрації руху персоналу підприємства відповідно до оформлення трудових відносин, прийому та звільнення співробітників, а також їх переміщення в інші підрозділи в рамках структури підприємства. Кадровий облік, як можна судити з його визначення, охоплює все коло питань, пов'язаний з реєстрацією трудових відносин працівників організаційної структури і є юридично невід'ємним елементом діяльності кожного підприємства. В якості основного підрозділу, який здійснює кадровий облік, виступає відділ кадрів підприємства. В рамках даного відділу здійснюється оформлення та зберігання всієї кадрової документації, що відбиває всі операції, пов'язані з прийомом співробітників на роботу, їх звільненням, оформленням лікарняних листів, путівок і т.д.

Як ми вже відзначали, основою кадрового обліку є єдина система кадрової документації. Структура цієї системи встановлюється законодавчо і включає в себе такі обов'язкові документи:

• • накази (розпорядження) про прийом на роботу;
• • особисті картки;
• • штатний розклад;
• • облікові картки наукових, науково-педагогічних працівників;
• • накази (розпорядження) про переведення на іншу роботу;
• • накази (розпорядження) про надання відпусток;
• • графіки відпусток
• • накази (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту);
• • трудові книжки;
• • накази (розпорядження) про направлення працівників у відрядження;
• • накази (розпорядження) про заохочення працівників;
• • табеля обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати та ін.

Перелічені та інші, які не увійшли до переліку, документи, охоплюють всі ситуації і стадії роботи співробітника на підприємстві. Декларуються як рутинні, так і нестандартні ситуації (наприклад, академічну відпустку, лікарняний лист), що припускає наявність у кадровика відповідних бланків та форм, що заповнюються в міру необхідності. Робота кадровика містить в собі певні правові ризики і загрози, які можуть бути наслідком зловживання ним своїми обов'язками. У зв'язку з цим для кадрових працівників введені досить жорсткі норми юридичної відповідальності за зловживання своїм становищем у корисливих та інших цілях. Так, наприклад, стаття 13.20 Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення (КоАП РФ) визначає відповідальність кадрових працівників за порушення правил зберігання, обліку, комплектування або документообігу архівних документів: особистих карток працівника, трудових книжок, наказів і т.д. Захист персональних даних працівників декларується ст. 90 Трудового кодексу РФ і передбачає різні форми відповідальності для кадровиків за її порушення аж до кримінальної відповідальності. Ці та інші заходи покликані убезпечити працівників підприємства і саму організацію від ймовірних зловживань і шахрайства, пов'язаних з проведенням різних процедур кадрового обліку.

Четвертим видом обліку в розглянутій нами обліковій системі підприємства є облік матеріальних ресурсів, який являє собою комплекс методів та інструментів для проведення повного спектру дій з документарного обліку товарно-матеріальних цінностей, основних засобів і нематеріальних активів. На практиці операційним центром на підприємстві в цьому випадку виступає бухгалтерія. При цьому локальні документи, акти, карти можуть готуватися в тих підрозділах, які безпосередньо пов'язані з процедурами здійснення даного виду обліку: склади, виробничі цехи, логістичний підрозділ і т.д. Слід зазначити, що склад як основне сховище товарно-матеріальних цінностей і запасів є одним з основних центрів обліку матеріальних ресурсів. Саме на склад потрапляє вироблена продукція, а також закуповується підприємством сировину і матеріали для виробництва, обладнання, інструменти та деталі машин і т.д. Метою здійснення обліку матеріальних ресурсів є ефективне і раціональне управління майном підприємства, що виключає його втрату, крадіжки, недбале поводження і поломки з вини персоналу. У зв'язку з цим даний вид обліку передбачає особливу відповідальність для проводять його осіб, передбачаючи різні заходи дисциплінарного, адміністративного і навіть кримінального переслідування за порушення основних правил його проведення і виникаючі через це економічні збитки.

Як вже говорилося, фактичним центром здійснення обліку матеріальних ресурсів є бухгалтерія. Саме бухгалтера в якості кінцевої інстанції здійснюють фіксування матеріально-господарських операцій з майном підприємства. З позиції бухгалтерського обліку проведення обліку матеріальних ресурсів регламентується низкою ключових документів, зокрема, це:

• • Податковий кодекс РФ;
• • Федеральний закон від 6 грудня 2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік";
• • Становище ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації, утв. наказом Мінфіну Росії від 29 липня 1998 № 34н;
• • Положення з бухгалтерського обліку "Облік матеріально-виробничих запасів" ПБУ 5/01, утв. наказом Мінфіну Росії від 9 червня 2001 № 44н;
• • Положення з бухгалтерського обліку "Облікова політика організації" (ПБУ 1/2008), затв. наказом Мінфіну Росії від 6 жовтня 2008 року № 1 Оновл;
• • Методичні вказівки з бухгалтерського обліку матеріально-виробничих запасів, затв. наказом Мінфіну Росії від 28 грудня 2001 № 119н;
• • Методичні вказівки з бухгалтерського обліку спеціального інструменту, спеціальних пристосувань, спеціального обладнання та спеціального одягу, затв. наказом Мінфіну Росії від 26 грудня 2002 № 135н;
• • Методичні вказівки по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань, затв. наказом Мінфіну Росії від 13 червня 1995 № 49, та ін.

Як і кадровий облік, облік матеріальних ресурсів володіє єдиною, уніфікованою системою документації. Даний перелік включає в себе наступні документи:

• • акт закупівлі товарно-матеріальних цінностей;
• • журнал обліку вступників вантажів;
• • прибутковий ордер;
• • акт про приймання товарно-матеріальних цінностей;
• • лімітно-забірну карту;
• • акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів;
• • вимога-накладну;
• • картку обліку матеріалів;
• • реєстр прийому-здачі документів;
• • накладну на відпуск матеріалів на сторону;
• • акт про оприбуткування матеріальних цінностей, отриманих при розбиранні і демонтажі будівель і споруд та ін.

Розглянувши чотири основних гілки обліку, що розвиваються сьогодні на підприємствах, можна зробити певні висновки про структуру всієї системи обліку. Основним центром кожного з перерахованих видів обліку, так чи інакше, виступає бухгалтерія, так як кожен вид обліку робить свій вплив на економічний стан підприємства в динаміці часу. Різниться лише ступінь її участі в облікових процесах. У разі бухгалтерського обліку бухгалтерія є центральною ланкою, а в разі кадрового обліку - однією з ланок, тоді як центральним виступає відділ кадрів.

В рамках даного параграфа нами була розглянута комплексна система обліку фінансових і матеріальних ресурсів підприємства. Як сукупність організаційних підсистем вона володіє високим ступенем внутрішнього взаємозв'язку: кожна із зазначених підсистем впливає на соціальні та економічні процеси всередині підприємства, забезпечуючи своєю роботою безперебійний рух і реєстрацію всіх фінансових, трудових і матеріальних ресурсів.