Використання систем управління базами даних в управлінській діяльності

Фахівцям часто доводиться працювати з великими обсягами даних з метою пошуку різних відомостей, необхідних для підготовки документів. Для полегшення такого роду робіт були створені системи управління базами даних (СКБД).

База даних (БД) - сукупність спеціально організованих і логічно впорядкованих даних.

Розвиток інформаційних технологій і застосування їх в різних областях діяльності привели до створення різноманітних баз даних різної складності. Складність бази даних залежить від обсягу і структури зберігається в БД інформації, різноманітності форм її подання, зв'язків між файлами, вимог до продуктивності і надійності.

Організація бази даних вимагає попереднього побудови логічної моделі даних. Її основне призначення - систематизація інформації за змістом, структурою, обсягом, взаємним зв'язкам, а також відображення властивостей інформації з урахуванням потреб кінцевих користувачів.

Логічна модель будується в кілька етапів з поступовим наближенням до оптимального для даних умов варіанту. Ефективність такої моделі залежить від того, наскільки близько вона відображає досліджувану предметну область. До предметної області належать об'єкти (документи, рахунки, операції над ними та ін.), А також характеристики даних об'єктів, їх властивості, взаємодія і взаємний вплив.

Таким чином, при побудові логічної моделі даних спочатку виявляються ті об'єкти, які цікавлять користувачів проектованої БД. Потім для кожного об'єкта формулюються характеристики і властивості, досить повно описують даний об'єкт. Ці характеристики надалі будуть відображені в базі даних як відповідні поля.

Логічна модель даних будується в рамках одного з трьох підходів до створення баз даних. Виділяють наступні логічні моделі бази даних:

• • ієрархічну;
• • мережеву;
• • реляційну.

Ієрархічна модель являє собою деревоподібну структуру, яка виражає зв'язки підпорядкування нижнього рівня вищого. Це полегшує пошук інформації в тому випадку, якщо запити мають таку ж структуру.

Мережева модель відрізняється від попередньої наявністю також і горизонтальних зв'язків. Це ускладнює як модель, так і саму БД і засоби її управління.

Реляційна модель являє збережену інформацію у вигляді таблиць, над якими можливе виконання логічних операцій (операцій реляційної алгебри). На даний момент цей вид моделей набув найбільшого поширення, що пов'язано з порівняльною простотою реалізації, чіткою визначеністю відносин між об'єктами, простотою зміни структури БД.

Після побудови логічної моделі бази даних здійснюється її прив'язка до конкретних програмних і технічних засобів, які реалізують дану БД. Отримана модель називається фізичною моделлю бази даних.

Прийняття рішення про те, яка інформація буде включена до складу бази даних, визначається не тільки предметною областю або колом розв'язуваних за допомогою БД завдань. На це рішення також впливають інтенсивність роботи з інформацією різних видів і форм її подання, динамічні характеристики даних, частота їх зміни і оновлення, ступінь їх взаємозв'язку і взаємного впливу.

Зручність роботи з базою даних, отримання необхідної інформації зі збережених у БД масивів даних і т.п. забезпечуються наявністю продуманої і коректно реалізованою системи управління базами даних.

Система управління базами даних (СКБД) - це сукупність засобів і методів збору, реєстрації, зберігання, упорядкування, пошуку, вибірки й подання інформації в БД.

СУБД дозволяє зберігати великі обсяги інформації і швидко знаходити потрібні дані. При роботі з традиційної паперової картотекою співробітнику доводиться постійно мати справу з великим обсягом даних. При цьому на практиці картки дуже часто бувають відсортовані за тією ознакою, який необхідний у даний момент. Використання СУБД значно спрощує завдання пошуку необхідних даних, причому користувач практично не обмежений у виборі критеріїв пошуку. Прикладом подібної системи може служити Microsoft Access.

Насамперед розглянемо три головні елементи користувальницького інтерфейсу MS Access 2010 (МА 2010).

• • Стрічка. Область вгорі вікна програми, яка містить групи команд.
• • Подання Backstage. Перелік команд на вкладці Файл, яка поміщається на стрічці.
• • Область навігації. Область в лівій частині вікна МА +2010, створена для роботи з об'єктами бази даних. Область навігації замінила собою вікно бази даних в Access 2007.

Три вищеописаних компонента генерують середу, в якій можна створювати і використовувати бази даних.

Стрічка повністю замінила собою меню і панелі інструментів, які використовувалися в більш ранніх версіях МА. Вона містить вкладки з групами кнопок. Стрічка включає вкладки "за замовчуванням" з групами найбільш типових команд, контекстні вкладки, що з'являються тоді, коли їх використання допустимо, і панель швидкого доступу - специфічну панель інструментів, яка призначена для додавання найпотрібніших команд.

Одні кнопки на вкладках стрічки дають можливість вибору дій, інші запускають виконання конкретної команди.

Режим Backstage є новинкою, створеної в МА 2010. Цей режим включає команди і відомості, які можна застосувати до всієї бази даних, наприклад Стиснути і відновити, і команди, які в більш ранніх версіях МА перебували в меню Файл, наприклад Друк.

Область навігації дає можливість структурувати об'єкти бази даних і являє собою головний засіб відкриття або зміни об'єктів бази даних. Область навігації виконує функції вікна бази даних, яке було представлено у версіях програми до Access 2007. Область навігації структурована за категоріями і групами. Користувач має можливість налаштувати всілякі параметри організації, і, крім того, сконструювати індивідуальну схему організації. Зазвичай в новій базі даних представлена категорія типу об'єкта, що містить групи, які відповідають різним типам об'єктів бази даних. Категорія типів об'єктів структурує об'єкти бази даних так само, як вікно бази даних в більш ранніх версіях МА.

Існує можливість зменшення або приховування області навігації, але вона ніколи не затуляється при активізації об'єктів бази даних поверх неї.

Подання Backstage відображається при запуску вкладки Файл, що містить команди, які в попередніх версіях МА розташовувалися в меню Файл. Крім того, у поданні Backstage містяться команди, застосовні до всієї бази даних. Подання Backstage відображається при активації програми МА за умови, що база даних ще не відкрита (рис. 3.24).

Рис. 3.24. Подання Backstage

Backstage призначений для створення і відкриття баз даних, публікації їх в Інтернеті на сервері SharePoint Server і виконання багатьох інших завдань, в тому числі обслуговування файлів і баз даних.

Створення пустої бази даних. Для того щоб створити нову базу даних, потрібно зробити наступне.

• 1. Активувати МА за допомогою меню Пуск або з використанням ярлика. Запуститься уявлення Backstage.
• 2. Запустити одну з наведених нижче процедур.
• а) Створення веб-бази даних:
  • - У групі Доступні шаблони вибрати пункт Порожня веб-база даних;
  • - Справа в розділі Порожня веб-база даних в поле Файл набрати найменування файлу бази даних або скористатися найменуванням за умовчанням;
  • - Клацнути кнопку Створити.

Таким чином, нова база даних буде створена і при цьому відкриється нова таблиця в режимі таблиці.

• б) Створення бази даних на комп'ютері:
  • - У групі Доступні шаблони натиснути пункт Порожня база даних;
  • - Справа в розділі Порожня база даних в поле Файл набрати найменування файлу бази даних або скористатися найменуванням за умовчанням;
  • - Натиснути кнопку Створити.

Таким чином, нова база даних буде створена і при цьому відкриється нова таблиця в режимі таблиці.

МЛ +2010 включає перелік шаблонів, до того ж існує можливість завантаження додаткових шаблонів з веб-сайту Office.com. Шаблон МА є готовою базою даних з таблицями, розробленими на професійному рівні, а також містить форми і звіти. Шаблони дають можливість скоротити час проходження початкових етапів створення бази даних.

Створення бази даних зі зразка шаблону. Для здійснення цього необхідно зробити наступне.

• 1. Активувати МА +2010 за допомогою меню Пуск або скориставшись ярликом. Запуститься уявлення Backstage.
• 2. Натиснути пункт Зразок шаблону і переглянути перелік доступних шаблонів.
• 3. Вибрати потрібний шаблон.
• 4. Праворуч у вікні "Файл" набрати найменування файлу або скористатися найменуванням за замовчуванням.
• 5. Клацнути кнопку Створити.

Додаток МА 2010 на основі вибраного шаблону створить нову базу даних і відкриє її.

Існує можливість завантажити додаткові шаблони МА +2010 з веб-сайту Office.com через подання Backstage.

Створення бази даних з шаблону Office.com. Для здійснення цієї дії потрібно зробити наступне.

• 1. Активувати МА +2010 за допомогою меню Пуск або з використанням ярлика. Запуститься уявлення Backstage.
• 2. На панелі Шаблони Office.com відзначити категорію і необхідний шаблон. Потрібний шаблон можна знайти також за допомогою вікна пошуку.
• 3. У полі Ім'я файлу набрати найменування файлу або використовувати найменування за замовчуванням.
• 4. Клацнути кнопку Завантажити.

Додаток МА 2010 далі вже без втручання користувача завантажить вибраний шаблон, створить нову базу даних на його основі, збереже її в каталозі документів, який був обраний користувачем, і відкриє її.

У момент відкриття (або створення та подальшого відкриття) бази даних найменування файлу і місце знаходження бази даних включаються до переліку останніх відкритих документів. Цей перелік відображається на вкладці Недавні уявлення Backstage, що дозволяє без праці відкрити недавно використовувалися бази даних.

Відкриття, яка недавно використовувалася бази даних. Для здійснення цієї дії потрібно зробити наступне.

• 1. Активувати МА +2010.
• 2. У поданні Backstage натиснути пункт Недавні і вибрати базу даних, яку потрібно відкрити. Додаток МА відкриє базу даних.

Відкриття бази даних з уявлення Backstage. Для здійснення цієї дії потрібно зробити наступне.

• 1. Активувати М А 2010.
• 2. На вкладці Файл клацнути кнопку Відкрити. У діалоговому вікні Відкриття відзначити файл і клацнути кнопку Відкрити. Відкриється база даних.

Стрічка по суті є заміною таких елементів інтерфейсу, як меню і панелі інструментів. Стрічка являє собою головний командний інтерфейс МА 2010. Одна з основних переваг стрічки - це зібрані на ній засоби виконання завдань, раніше містяться в меню, на панелях інструментів, в областях завдань та інших елементах користувальницького інтерфейсу. Тепер необхідну команду не потрібно шукати в декількох різних місцях.

Коли база даних відкривається, стрічка відображається вгорі головного вікна МА 2010. У цей момент вона включає команди активної вкладки команд (рис. 3.25).

Рис. 3.25. Стрічка МА 2010

Стрічка включає перелік вкладок з командами. В МА +2010 головні вкладки команд - Файл, Головна, Створення, Зовнішні дані і Робота з базами даних. Будь-яка вкладка включає групу взаємопов'язаних команд, які, у свою чергу, відкривають інші нові компоненти інтерфейсу, наприклад колекцію - абсолютно новий елемент управління, який дозволяє наочно вибирати варіанти управління.

Команди стрічки повинні відповідати об'єкту, який в даний час активний. Наприклад, якщо відкрити таблицю в режимі таблиці і клацнути по кнопці Форма на вкладці Створення у групі Форми, додаток МА 2010 створить форму на основі активної таблиці. Таким чином, найменування активної таблиці буде вказано властивості форми RecordSource (джерело записів). Необхідно враховувати, що певні вкладки стрічки відображаються виключно у відповідному контексті. Наприклад, вкладка Конструктор відображається виключно в момент відкриття об'єкта в режимі конструктора.

Робота зі стрічкою може бути зручна при використанні деяких комбінацій клавіш. При цьому всі комбінації клавіш з попередньої версії МА діють раніше. Однак замість клавіш активації меню, які застосовувалися в попередніх версіях МА, діє система доступу до елементів управління з клавіатури. Ця система використовує спеціальні індикатори з однією або декількома буквами, що з'являються на стрічці при натисканні клавіші ALT. Дані індикатори вказують на клавіші, які відповідають елементам управління.

Для того щоб переглянути доступні команди вкладки, необхідно її вибрати.

Вибір вкладки з командами. Щоб здійснити цю дію, необхідно виконати наступне.

• 1. Активувати МА +2010.
• 2. Вибрати закладки.

Або

• 1. Активувати МА +2010.
• 2. Натиснути і відпустити клавішу ALT. Після цього відобразяться підказки по доступу з клавіатури.
• 3. Клацнути клавішу або клавіші, які вказані в підказці біля необхідної вкладки.

Існує кілька варіантів виконання команд. Найпростіший з них - це використання комбінацій клавіш, які пов'язані з командами. Комбінаціями клавіш з попередньої версії МА можна скористатися і в МА 2010.

Виконання команди:

• 1) активувати МА 2010;
• 2) вибрати вкладку з необхідною командою;
• 3) натиснути елемент управління, який відповідає команді. Якщо комбінація клавіш для даної команди вже відома з попередньої версії МА, натисніть її;

або

• 1) натиснути і відпустити клавішу ALT. Відобразяться підказки по доступу з клавіатури;
• 2) клацнути клавішу або клавіші, які вказані в підказці, пов'язаної з необхідною командою.

У табл. 3.1 показані вкладки і команди, які знаходяться в кожній з них. Перелік доступних вкладок і команд може перетворюватися в залежності від виконуваних дій.

Таблиця 3.1

Вкладки і команди Access 2010

Контекстні вкладки команд. Крім звичайних вкладок команд в МА +2010 з'явилися також контекстні вкладки (рис. 3.26). Відповідно до контекстом (тобто з тим, яким об'єктом користувач зайнятий в даний момент і які саме дії він виконує) поруч із звичайними вкладками команд можуть відображатися контекстні вкладки.

Рис. 3.26. Контекстні вкладки команд

Для активації контекстної вкладки з командами потрібно зробити наступне:

• натиснути контекстну вкладку;

або

• • натиснути і відпустити клавішу ALT. Відобразяться підказки по доступу з клавіатури;
• • клацнути клавішу або клавіші, які вказані в підказці близько контекстної вкладки.

Контекстні вкладки включають команди і функціональні елементи, які необхідні для функціонування в певному контексті. Наприклад, у момент відкриття таблиці в режимі конструктора контекстні вкладки включають команди, використовувані для роботи з таблицею тільки в цьому режимі.

Колекції. Крім усього іншого на стрічці знаходиться елемент управління, який отримав назву Колекція. Цей елемент був створений для залучення уваги до необхідних результатів. Колекція - це елемент управління, який не тільки показує команди, але ще й відображає результат виконання цих команд (рис. 3.27). Головна мета створення цього елемента полягає в тому, щоб дати користувачеві можливість знайти і вибрати необхідні дії в МА 2010 з увазі, зосередившись на результаті, а не на самих командах.

Рис. 3.27. Колекції МА 2010

Колекції відрізняються один від одного за формою і розмірами. В одному випадку вона являє собою таблицю, яка розкриває представлення у вигляді меню, а в іншому - вбудовану колекцію, компоненти якої знаходяться безпосередньо на стрічці.

Приховування стрічки. У процесі роботи може виникнути необхідність виділення додаткового простору на екрані. У цьому випадку є можливість прибрати стрічку і залишити тільки рядок з вкладками команд. Щоб прибрати стрічку, необхідно двічі клацнути поточну вкладку команд. Для того щоб повернути стрічку, необхідно знову двічі клацнути поточну вкладку команд.

Приховування та відновлення стрічки. Для здійснення цієї дії потрібно виконати наступне.

• 1. Двічі клацнути виділену вкладку команд.
• 2. Щоб відновити стрічку, знову двічі клацнути поточну вкладку команд.

Панель швидкого доступу, розташована поряд з стрічкою, дає можливість доступу до командам одним клацанням миші. Перелік за замовчуванням містить команди Збереження, Скасування і Повернення, проте існує можливість налаштувати панель швидкого доступу таким чином, щоб додавати в неї найбільш часто використовувані команди. Також можливе перетворити вигляд цієї панелі інструментів, наприклад розташування і розмір. У звичайному, тобто зменшеному, вигляді панель розташовується поруч з вкладками команд стрічки. Коли користувач вибирає великий розмір, панель переміщається під стрічку.

Налаштування панелі швидкого доступу. Для здійснення цієї дії потрібно виконати наступне.

• 1. Натиснути стрілку відображення списку в правій частині панелі.
• 2. У розділі Налаштування панелі швидкого доступу відзначити команду, яку потрібно додати.

Якщо в представленому переліку не виявилося необхідної команди, необхідно вибрати елемент Інші команди і перейти до наступного кроку.

• 3. У діалоговому вікні Параметри Access вибрати команду або команди, які необхідно додати, і клацнути кнопку Додати.
• 4. Щоб видалити команду, необхідно виділити її в переліку команд, який знаходиться праворуч, і клацнути кнопку Видалити. Крім того, існує можливість просто двічі клацнути команду в переліку.
• 5. Коли дії з видалення команди завершені, клацнути кнопку ОК.

Область навігації. Коли відкриваються вже існуючі або новостворені бази даних, найменування об'єктів бази даних відображаються в області навігації (рис. 3.28). До об'єктів бази даних можна віднести таблиці, форми, звіти, сторінки, макроси і модулі. Область навігації по суті виконує функції вікна бази даних, яке було присутнє в попередніх версіях МА, тобто якщо в попередніх версіях програми для запуску та виконання завдань служило вікно бази даних, то в МА +2010 для цього використовується область навігації. Наприклад, для додавання рядка в таблицю в режимі таблиці необхідно відкрити таблицю з області навігації. У веб-браузерах область навігації зазвичай недоступна. Для того щоб скористатися їй у веб-базі даних, спочатку необхідно відкрити базу даних в Access.

Рис. 3.28. Область навігації

Для відкриття об'єкта бази даних або застосування до нього команди потрібно клікнути його ПКМ і вибрати команду в контекстному меню. Команди контекстного меню відображаються в залежності від типу об'єкта.

Відкриття об'єкту бази даних (наприклад, таблиці, форми або звіту). Для здійснення цієї дії потрібно виконати наступне:

• двічі натиснути об'єкт в області навігації;

або

• позначити об'єкт у області навігації і клацнути клавішу ENTER;

або

• в області навігації відзначити об'єкт ПКМ і вибрати в контекстному меню команду Відкрити.

Діалогове вікно Параметри переходів надає можливість вибрати параметр відкриття об'єктів одним клацанням миші.

Об'єкти бази даних в області навігації класифікуються на категорії, які в свою чергу містять групи. За умовчанням в списку присутні вбудовані категорії, але існує можливість створювати користувацькі групи.

За замовчуванням область навігації відображається при запуску бази даних, у тому числі баз даних, створених в попередніх версіях МА. Є можливість відключити поява області навігації за замовчуванням, скориставшись відповідним параметром додатки. Нижче наведено інструкції для здійснення кожної дії.

Відображення або приховання області навігації. Для здійснення цієї дії потрібно виконати наступне:

• натиснути кнопку в правому верхньому куті області навігації або клавішу F11.

Для скасування відображення області навігації за замовчуванням

потрібно виконати наступне:

• - На вкладці Файл вибрати пункт Параметри. Відобразиться діалогове вікно Параметри Access;
• - У лівій області відзначити пункт Поточна база даних; в розділі Переходи прибрати прапорець Область переходів і клацнути кнопку ОК.

Вкладки документів. Починаючи з Access 2007, для відображення об'єктів бази даних в програмі з'явилася можливість користуватися вкладками документів, а не перекриваються вікнами (рис. 3.29). Це більш зручний інструмент. Відображення та приховування вкладок документів можна налаштувати за допомогою параметрів МА 2010. Якщо користувач змінює ці параметри, потрібно закрити і знову відкрити базу даних, тоді зміни увійдуть в силу.

Рис. 3.29. Вкладки документів

Відображення та приховування вкладок документів. Для здійснення цієї дії потрібно виконати наступне.

• 1. На вкладці Файл клацнути кнопку Параметри. З'явиться діалогове вікно Параметри Access.
• 2. У лівій області позначити елемент Поточна база даних.
• 3. У розділі Параметри додатки в групі Параметри вікна документа встановити перемикач в положення Вкладки.
• 4. Встановити або прибрати прапорець Вкладки документів. Якщо прапорця немає, вкладки документів відключені.
• 5. Клацнути кнопку ОК.

Параметр Вкладки документів є індивідуальним, тобто його потрібно змінювати окремо для кожної бази даних. Якщо користувач змінює параметр Вкладки документів, то потрібно закрити і знову відкрити базу даних, тоді зміни набудуть чинності. Бази даних, створені за допомогою МА 2007 або МА +2010, показують вкладки документів за замовчуванням. У базах даних, створених в попередніх версіях МА, за замовчуванням використовуються перекриваються вікна.

Рядок стану. В МА +2010 внизу вікна може перебувати рядок стану. Як і в попередніх версіях МА, цей стандартний компонент для користувача інтерфейсу використовується для відображення повідомлень про стан, властивостей, індикаторів ходу виконання і т.д. В МА +2010 рядок стану дає можливість доступу до двох стандартних функцій, відображається в рядку стану і в інших програмах Office 2010: управлінню вікнами і зміні масштабу.

Елементи управління рядка стану надають можливість зручного перемикання різних режимів перегляду активного вікна. Так, якщо переглядати об'єкт, що підтримує коректування масштабу, існує можливість варіювати ступінь збільшення або зменшення за допомогою повзунка в рядку стану.

Відобразити або прибрати рядок стану можна в діалоговому вікні Параметри Access.

Відображення та приховування рядка стану. Для здійснення цієї дії потрібно виконати наступне.

• 1. На вкладці Файл знайти пункт Параметри. З'явиться діалогове вікно Параметри Access.
• 2. Зліва відзначити пункт Поточна база даних.
• 3. У розділі Параметри додатків поставити або прибрати прапорець Строка состояния. Якщо прапорця немає, то рядок стану не відображається.
• 4. Клацнути кнопку ОК.

Міні-панель інструментів. Для форматування тексту у версіях МА, які були випущені до МА 2007, зазвичай використовувалися меню або панель інструментів Форматування. В МА 2010 форматувати текст стало зручніше, оскільки була створена міні-панель інструментів (рис. 3.30). Якщо виділити текст з метою форматування, над ним автоматично з'явиться мініпанель інструментів. При русі покажчика миші по напрямку до міні-панелі вона стає більш чіткою, і тоді її можна застосувати для зміни накреслення, розміру і кольору шрифту і т.д. Коли курсор миші віддаляється, міні-панель інструментів поступово зникає, тобто якщо в міні-панелі інструментів немає необхідності, вона зникає.

Рис. 3.30. Міні-панель інструментів

Форматування тексту за допомогою міні-панелі інструментів.

• 1. Відзначити текст, який призначений для форматування. Над відзначеним текстом відобразиться прозора міні-панель інструментів.
• 2. Скористатися міні-панеллю інструментів для форматування.

Отримання довідкових відомостей. Якщо необхідно прояснити якісь питання, потрібно викликати довідку, натиснувши клавішу F1 або клацнувши знак питання в правій частині стрічки (рис. 3.31).

Рис. 3.31. Отримання довідкових відомостей

Крім того, довідкові відомості знаходяться в поданні Backstage. На вкладці Файл необхідно клацнути кнопку Довідка. Перелік джерел довідкових відомостей відобразиться в поданні Backstage.

Тут наведено короткий огляд функцій МА 2010. Для більш докладного вивчення даного програмного продукту необхідно звернутися до відповідного керівництву користувача.