Логістика повернень фірм-споживачів матеріального потоку

Логістика повернень при надходженні товарів на підприємство тісно пов'язана з прийманням товарів, вхідним контролем якості та актування претензій постачальникам.

Контроль якості - перевірка відповідності кількісних і якісних характеристик товарів або процесу встановленим вимогам, які визначені у відповідних документах. Контроль якості проводиться на різних стадіях життєвого циклу товару: при виготовленні товарів, їх зберіганні, транспортуванні, реалізації та утилізації.

На стадії виготовлення товару контроль якості здійснює виробник. Ланцюгом такого контролю є відбраковування неякісної продукції, а також встановлення причин виникнення браку.

На стадії реалізації контроль якості здійснюється для перевірки збереження товарів при зберіганні, транспортуванні, а також продажу. Найбільш важливий контроль якості при передачі товару від однієї сторони до іншої, наприклад, при угодах купівлі-продажу. Ці операції здійснюються на підприємствах торгівлі у відповідності з інструкціями "Про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю" та "Про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за якістю".

Контроль якості в процесі приймання здійснюють складі одержувача або на складі постачальника в строгій відповідності зі стандартами, технічними умовами, договорами, а також за супровідними документами. засвідчує якість і комплектність поставлених товарів (технічний паспорт, сертифікат, посвідчення про якість, рахунок-фактура).

Терміни приймання за якістю можуть бути передбачені договором поставки, встановлені стандартами або технічними умовами. В інших випадках відповідно до інструкції встановлено такі строки поставки: при іногородньої поставці - не пізніше 20 днів, при одногородней постачанні - не пізніше 10 днів.

Якщо в результаті контролю виявлено, що якість товарів і їх комплектність та маркування не відповідають встановленим вимогам, то прийомку припиняють і складають акт.

У разі поставки некомплектних товарів (відсутність деталей меблів та ін.) Постачальник зобов'язаний їх доукомплектувати протягом 20 днів після отримання вимоги. Товари, що поставляються повинні мати відповідне маркування, на них повинні бути проставлені товарні знаки, зареєстровані в установленому порядку.

Постачальники несуть майнову відповідальність за поставку неякісної продукції, за порушення термінів поставки та недопоставку. Додаткові санкції можуть бути передбачені в договорах поставки.

Операції, що виконуються в процесі приймання продукції:

• 1. Перевірка супровідної документації. При приході транспортних засобів на склад перевіряють наявність супровідних документів (товарно-транспортної накладної, рахунки-фактури, технічного паспорта, сертифіката відповідності, посвідчення про якість) та їх зміст на предмет відповідності умовам договору (контракту) (кількість, асортимент, упаковка). Якщо основні товарно-супровідні документи відсутні, то складається акт про фактичну наявність продукції.
• 2. Визначення збереження зовнішнього вигляду транспортного засобу, тари та упаковки. Слід перевірити наявність на транспортних засобах пломб, їх справність, стан транспортного засобу або тари. У разі порушення цілісності контейнера або умов транспортування (наприклад, температури в рефрижераторі), необхідно зробити позначку в товарно-транспортної накладної або скласти акт. Рекомендується фотографувати явні порушення цілісності упаковки. Зроблені фотографії дуже впливають на постачальника при вирішенні спорів.
• 3. Розвантаження транспортних засобів. У процесі розвантаження одночасно проводять підрахунок кількості надійшов товару. Підрахунок необхідно вести в одиницях, зазначених у супровідній документації.
• 4. Перевірка кількості надійшов товару. При необхідності перевірку кількості проводять у кожному вантажному місці. При виявленні недостачі складають акт, в якому вказують: номер транспортної накладної і рахунку-фактури, кількість товару, якого його загальну вартість, передбачувану причину нестачі, ініціали та посаду, осіб, що беруть участь у прийманні, дату складання акта.
• 5. Приймання продукції за якістю і комплектності. При виявленні невідповідності якості партії товарів необхідно призупинити приймання і скласти акт, в якому зазначаються кількість оглянутої продукції та характер виявлених дефектів. Після цього одержувач повідомляє постачальника про виявлення дефектних товарів. Подальше приймання може проводитися за участю представника постачальника, з незалежним експертом або в односторонньому порядку. Повідомлення постачальника краще зробити за допомогою телеграми, так як це є прямим доказом повідомлення (на відміну від повідомлення по телефону), або з використанням електронної пошти, але лист має бути підписана електронно-цифровим підписом. Акт разом з претензією направляється постачальнику.
• 6. Приховані недоліки продукції. Приховані недоліки продукції можуть проявлятися в результаті використання товару. У ДК РФ передбачена можливість пред'явити претензії до постачальника у разі виявлення прихованих недоліків продукції. Прихованими визнаються такі недоліки, які не можуть бути виявлені при звичайній перевірці і які виявлені в процесі обробки підготовки до монтажу, у процесі монтажу, випробування використання і зберігання на складі. У зв'язку з цим склади підприємств мають право актувати приховані недоліки, виявлені протягом 4 місяців після отримання товарів. Акт про приховані недоліки продукції повинен бути складений протягом 5 днів після виявлення недоліків, але не пізніше 4 місяців з дня надходження продукції на склад одержувача.

Після завершення всіх операцій, пов'язаних безпосередньо з прийманням продукції, оформляють товар на зберігання із занесенням всієї необхідної інформації в інформаційну систему підприємства.

Відсутність належного контролю якості закуповуваних матеріалів може привести до наступних витратам:

♦ додаткові витрати пов'язані з поверненням бракованої продукції;

♦ розбраковування - зниження сорти продукції;

♦ зупинка виробництва або продажів - вся партія недоброякісна;

♦ судові позови і розгляду;

♦ втрата іміджу і клієнтів.

На виробничих і торговельних підприємствах використовуються різні методи контролю та системи якості. У Росії в якості документів, що визначають правила приймання товарів, використовуються інструкції П-6 і П-7. Ці інструкції затверджені постановою Держарбітражу СРСР 15 червня 1965. Інструкції детально регулюють весь процес приймання продукції, порядок переходу відповідальності між контрагентами, порядок складання актів і направлення претензій постачальнику.

Незважаючи на давній термін прийняття цих інструкцій, всі їхні положення є актуальними і в даний час. Проте в 1997 році їх обов'язкове застосування було скасовано. Тепер їх застосовують тільки у випадках, коли це передбачено договором поставки. У деяких компаніях в договорах поставки детально прописані умови приймання товарів (наприклад, Metro).

Цивільний кодекс лише в загальних рисах регулює процес приймання, тому відсутність регулювання цього процесу може призводити до значного збитку сторін. У більшості випадків при розбіжності поставки в кількості або за якістю розбіжності вирішуються на основі особистої домовленості представників компаній.

Облік виконання договорів поставки може здійснюватися в спеціальних картках або журналах, де фіксуються відомості про фактичне відвантаження і надходження товарів і виявляються випадки порушення постачальниками договорів. Все це необхідно для своєчасного пред'явлення постачальникам претензій.

При порушенні умов поставок потерпіла сторона пред'являє іншій стороні претензію. Претензія - це письмова вимога про добровільне усунення порушень умов договору. Претензії направляються постачальникам замовними або цінними листами або можуть бути вручені під розписку.

У претензії зазначаються: найменування підприємства, що пред'явив претензію, а також найменування організації, до якої подається претензія, адреси сторін; номер претензії; дата пред'явлення; обставини, що послужили підставою для пред'явлення претензії; докази; сума вимог заявника та розрахунок цих вимог; посилання на нормативні акти; договір, а також поштові та платіжні реквізити заявника претензії.

До претензії повинні бути додані всі необхідні справжні документи, перелік яких зазначається у додатку. Претензія повинна бути підписана відповідальною особою.

Відповідь на претензію дається в письмовій формі. У відповіді вказуються визнана сума, номер і дата платіжного доручення. При повному або частковому відмову в задоволенні претензії зазначаються причини відмови них обгрунтування.

У разі відмови у задоволенні претензії потерпіла сторона має право звернутися з позовною заявою до арбітражного суду з вимогою про захист порушеного права покупця.

Висновки

• 1. Управління поверненнями на підприємствами пов'язано з рівнем обслуговування, що надається споживачам. В якості споживача матеріального потоку виступають торговельні підприємства.
• 2. Для обслуговування товарів, що повертаються, відправлених раніше, необхідно виділяти спеціальних працівників, так як робота з повернутими товарами вимагає спеціальних знань і навичок роботи.
• 3. Для ефективної роботи з повернення товарів від торговельних організацій-споживачів матеріального потоку необхідний вхідний контроль якості товарів і актування порушень в якості товарів і розбіжності в кількості.
• 4. Для успішного ведення бізнесу підприємство повинно приділяти пильну увагу організації роботи в області повернень товарів. Логістика повернень тісно пов'язана з "зворотного" логістикою у разі рециклінгу або утилізації повернутих товарів.