ТЕОРІЯ І ПРАКТИКА МЕНЕДЖМЕНТУ В ЛОГІСТИЦІ

Основи менеджменту в логістичній системі

Важливе місце в підготовці логіста, як показує світовий досвід, займає збагнення науки і мистецтва менеджменту.

"Менеджмент" (management) - слово англійського походження і означає "управління", "вміння керувати". Трактувань поняття "менеджмент" існує безліч. І це виправдано, оскільки на будь-якій стадії розвитку організації ми маємо справу з менеджментом різного типу (технологічним, фінансовим, функціональним, логістичним і т.д.).

У загальному вигляді менеджмент слід представляти як науку і мистецтво перемагати, вміння добиватися поставлених цілей, використовуючи працю, мотиви поведінки та інтелект людей. У менеджменті йдеться про цілеспрямованому впливі на людей з метою перетворення неорганізованих елементів у ефективну і виробничу силу. Можна сказати й так, що менеджмент - це людські можливості, за допомогою яких лідери використовують ресурси для досягнення стратегічних і тактичних цілей організації.

Раніше замість терміна "менеджмент" використовували термін "управління". Різниця між ними полягає в тому, що категорія «управління» ширше категорії "менеджмент", тому що вона застосовується до різних видів людської діяльності, наприклад до управління засобами пересування - будь то кінний екіпаж або літак. Термін же "менеджмент" означає управління соціально-економічними процесами на рівні організації - управління господарською діяльністю і особистістю, персоналом. Тому для характеристики менеджменту в логістиці необхідно дати основоположне уявлення про логістичних організаціях різного типу і логістичної стратегії у формуванні та вивченні материалопотока.

Для ефективного функціонування логістики повинна бути створена організація, в якій здійснюється діяльність логістів-менеджерів, - персоналу, керуючого логістичним процесом. Фахівців з логістики по своїй ролі в управлінській ієрархії фірми і організаційних рівнях логістичної системи можна розділити на:

♦ top management - вищий управлінський персонал, наприклад віце-президент компанії з логістики, директор з логістики, інтегральний логістичний менеджер, начальник відділу (служби) логістики, члени виконавчої дирекції фірми, що виконують функції вищих логістичних менеджерів, і т.п .:

♦ middle management (supervisors) - середній управлінський персонал: керівники структурних підрозділів відділу (служби) логістики компанії, логістичні менеджери середньої ланки з великим досвідом роботи супервайзери (координатори) функціональних областей логістики компанії або ключових логістичних функцій, аналітики, провідні логістичні менеджери і т. п .;

♦ lower management - управлінський персонал нижньої ланки служби логістики фірми: логістичні менеджери з невеликим стажем роботи, інженери-логісти, аналітики-статистики, допоміжний персонал і т.п.

Призначення логістичного менеджменту - підтримка корпоративної стратегії фірми з оптимальними витратами ресурсів, а також забезпечення системної стійкості фірми на ринку за рахунок згладжування внутрішньофірмових протиріч між підрозділами закупівель, виробництва, маркетингу, фінансів і продажів і оптимізації міжорганізаційних взаємин з постачальниками, споживачами та логістичними посередниками.

Логістичну організацію слід розглядати як модель, що показує як взаємини внутрішніх змінних (цілі, структура, завдання, технологія і люди), так і взаємозв'язок з навколишнім середовищем.

У внутрішньому середовищі головною змінної є мета. Мета логістики - доставка продукції в заданий місце у певну годину, день, в потрібній кількості і асортименті при оптимальному рівні витрат. Мета ця тісно пов'язана з місією. Місія - це доручення. Тому місія організації - це доручення організації виконувати логістичні цілі.

Для того щоб організація могла успішно працювати, нею необхідно управляти. Управління слід розглядати як циклічний процес, що складається з конкретних видів управлінських робіт, званих функціями управління. Функція управління - конкретний вид управлінської діяльності, який здійснюється різними прийомами і способами, а також відповідна організація робіт. Прийнято вважати, що в процесі управління виконуються наступні основні функції: планування, організація, мотивація і контроль. Кожна з цих чотирьох функцій менеджменту є для організації життєво важливою. Разом з тим, планування як функція управління забезпечує основу для інших функцій і вважається найголовнішою з них, функції ж організації, мотивації і контролю орієнтовані на виконання тактичних і стратегічних планів організації.

Розглянемо докладно ці функції.

Планування передбачає вирішення питання про те. якими мають бути цілі логістичної організації і що повинні робити її члени, щоб досягти цих цілей. По суті, це підготовка сьогодні до визначення того, що потрібно до завтрашнього дня і як цього домогтися. План повинен представляти соціально-економічну модель майбутнього стану логістичної організації. План - ця карта шляху, по якому повинна пройти логістична організація за конкретний період часу. Плани можуть бути стратегічними, тактичними і оперативними.

Стратегічне планування (вищий рівень) - це спроба поглянути в довгострокову перспективу, оцінити тенденції розвиваються як усередині організації, так і в зовнішньому оточенні.

Процес стратегічного планування складається з наступних фаз: оцінка, постановка задачі, встановлення пріоритетів та впровадження.

На середньому рівні управління займаються тактичним плануванням, тобто визначаються проміжні цілі на шляху досягнення стратегічних цілей і завдань в логістичній системі.

Основою для розробки логістичної системи є оперативне планування. В оперативних планах розробляються стандарти логістичної діяльності, опис робіт і т.п .; вони вписуються в таку систему, при якій кожен направляє свої зусилля на досягнення загальних і головних цілей логістичної організації.

Функція організації полягає у встановленні постійних і тимчасових взаємин між усіма підрозділами логістичної організації, визначення порядку та умов функціонування. Це процес об'єднання людей і засобів для досягнення поставлених логістичною організацією цілей.

Для побудови логістичної структури можна використовувати одну з типових оргструктур: лінійну, функціональну, матричну, дивизиональную та ін. Класики менеджменту вказували, що в організації кожна функціональна одиниця (відділення, відділ або сектор) зобов'язана виконувати частину загальної роботи. А кожна така частина необхідна для досягнення спільних цілей організації.

Організаційна структура логістичної компанії може бути побудована лінійно або на основі діяльності функціональних груп. Може бути обрана і матрична структура, коли функції логістики будуть пронизувати всю діяльність компанії по горизонталі.

Важливою функцією управління логістикою є і мотивація. Поведінка людини завжди мотивована. Він може старанно працювати, з натхненням і ентузіазмом, а може ухилятися від роботи. Мотивація - це процес спонукання себе й інших до діяльності для досягнення особистісних цілей і цілей організації. Для використання цієї функції необхідно застосовувати існуючі сучасні теорії та методи мотивації.

До гримеру, у разі використання рівної оплати праці (незалежно від результатів роботи) ефективність роботи з доведення матеріального потоку від оптової бази до роздрібним точкам різко знижується. Експедитори не зацікавлені в результаті - в будь-якому випадку вони отримують свої гроші. Відсутня мотивація до збільшення продуктивності. Для мотивації працівників може бути розроблена методика розподілу оплати між експедиторами в залежності від результатів роботи (точність і своєчасність доставки, продуктивність). Вироблена методика підвищує ефективність діяльності доставки товарів споживачам, підвищує рівень обслуговування клієнтів. Крім того, використання мотивації спільно з контролем виконання робіт (наприклад, з використанням системи спостереження за машинами компанії в режимі реального часу) призводить до значного зниження витрат на доставку. Одним із завдань у цьому випадку є правильний вибір і оцінка критеріїв діяльності учасників логістичного процесу. В якості таких критеріїв можна визначити наступні: загальна кількість тонн, вивезених водієм: кількість обслужених точок: якість товарів при транспортуванні та ін.

Отже, складено план роботи логістичної організації, створена її структура, заповнені робочі місця і визначено мотиви поведінки співробітників. Залишається ще один компонент, який необхідно додати до функцій управління, - контроль.

Контроль - це процес порівняння (зіставлення) фактично досягнутих результатів із запланованими. У процесі контролю можна отримати відповіді на наступні питання: чому ми навчилися: що наступного разу слід робити: у чому причина відхилень від наміченого: який вплив контроль надав на прийняття рішень: чи було вплив контролю позитивним чи негативним: які висновки слід зробити для вироблення нових цілей?

Наприклад, необхідно розробити процедуру отримання своєчасної інформації щодо поточного стану справ у логістичній системі. Ця процедура може називатися "контролем розподілу". Вона застосовується для перевірки рахунків компанії, а також як засіб систематичного і регулярного аналізу ефективності розподілу витрат, використання ресурсів і результатів обслуговування. Такий контроль повинен проводитися регулярно і систематично з тим, щоб мати показники тенденцій і забезпечити гарантію вилучення максимуму інформації з наявних даних.

Завдання контролю розподілу може розглядатися як перетворення даних в інформацію. Для виконання цього завдання необхідно створити відповідну базу даних і розробити процедури для вилучення потрібної інформації.

Можна відзначити дві причини встановлення цього виду контролю

Перша причина враховує фактори як внутрішнього оточення (номенклатура продукції, конфігурація системи процедури і т.д.), так і зовнішнього (вимоги споживача політика обслуговування, застосовувана конкурентами, державні законодавства і т.д.).

Друга причина - надання допомоги при пошуку заходів підвищення продуктивності логістичної системи. Продуктивність можна визначити як відношення виведення системи до введення в неї. Для логістики висновком служить здійснення обслуговування споживача, а введенням - номенклатура елементів логістики (наприклад, запаси зберігання і навантаження, розвантаження, транспортування, обробка замовлення і т.д.). Підвищення продуктивності вимагає, по-перше, розуміння нинішньої ситуації і, по-друге, ідентифікації можливостей для поліпшення цієї ситуації.

Контроль полягає в управлінні висновком і введенням з урахуванням заздалегідь визначених стандартів функціонування і в ідентифікації коригувальних заходів там, де це необхідно.

В ідеальному випадку контроль розподілу слід вважати безперервним заходом, однак контроль загальної системи розподілу - захід, що вимагає великих витрат часу і коштів. У зв'язку з цим слід розрізняти повсякденний і стратегічний контроль системи.

Стратегічний контроль системи проводиться, наприклад, у таких ситуаціях:

♦ коли компанія реалізує істотні зміни в своїй стратегії маркетингу (наприклад, перехід до продажів безпосередньо кінцевим користувачам від продажів через посередників);

♦ коли компанія істотно змінює напрямок в підприємництві;

♦ коли з'являються новий асортимент виробів або нові великі споживачі або коли припиняється виробництво старої продукції або втрачаються великі споживачі;

♦ коли істотно змінюється географічна структура відвантажень компанії;

♦ через п'ять років з часу останньої стратегічної оцінки.

Поряд зі стратегічним контролем розподілу проводиться тактичний контроль, мета якого, як видно з назви, полягає головним чином в управлінні відхиленнями від плану і в оповіщенні керівництва про необхідність прийняття корегувальних заходів.

Основні вимоги проведення тактичного контролю розподілу наступні:

♦ набір стандартів;

♦ своєчасна інформація про витрати;

♦ існування бази даних.

Ці вимоги реалізуються за допомогою програми управління та аналізу. З впровадженням інформаційних технологій потреба у спрощенні процедур контролю та обробки стала більш гострою, особливо у зв'язку із зростанням обсягу наявної інформації.