Посадові інструкції внутрішніх аудиторів. Порядок їх розробки та затвердження

Посадова інструкція є основним організаційно-правовим документом, що визначає завдання, функції, обов'язки, права, відповідальність працівників і вимоги до них кваліфікаційні вимоги.

Розробка і практичне використання посадових інструкцій спрямовані на вдосконалення нормативно-правової бази трудової діяльності, підвищення відповідальності кадрів за результати своєї роботи, забезпечення більшої об'єктивності при атестації працівників, їх заохочення і накладення на них дисциплінарних стягнення.

Посадова інструкція складається по кожній штатної посади, носить знеособлені "! Характер і оголошується працівникові під розписку при укладанні трудового договору (контракту), у тому числі при переміщенні на іншу посаду, а також при тимчасове виконання обов'язків за посадою.

У посадовій інструкції вказують найменування організації, конкретної посади, реквізити узгодження та затвердження (Додаток 1).

Посадова інструкція складається з чотирьох основних розділів:

• o загальні положення:
• o обов'язки;
• o прав;
• o відповідальність.

У розділі "Загальні положення" вказують:

• o рівень освіти і додаткової професійної підготовки працівника, необхідний для виконання передбачених посадових обов'язків;
• o вимоги до стажу роботи за фахом;
• o основні вимоги, пропоновані до працівника щодо спеціальних знань і професійних навичок, а також знань нормативних правових документів, методичних матеріалів, методів і засобів, застосовуваних при виконанні посадових обов'язків;
• o основоположні організаційно-правові документи, на підставі яких працівник здійснює службову діяльність і реалізує своп повноваження;
• o перелік структурних підрозділі і (або) окремих посад працівників, безпосередньо підпорядкованих йому по службі (якщо такі є);
• o порядок заміщення працівника і виконання посадових обов'язків у разі його тимчасової відсутності.

У розділ можуть бути включені інші вимоги та положення, що конкретизують і уточнюючі статус працівника та умови його діяльності.

У розділі "Посадові обов'язки" вказують обов'язки працівника з урахуванням завдань і функцій внутрішнього аудитора з докладним викладом основних напрямів його трудової діяльності.

Обов'язками внутрішнього аудитора є:

• o кваліфіковано і якісно проводити внутрішні аудиторські перевірки;
• o виявляти внутрішні резерви підприємства і визначати шляхи їх ефективного використання;
• o перевіряти стан збереження майна та розслідувати факти розкрадань власності засновником організації, а також порушень вимог законодавчих і нормативних актів, внутрішніх документів, посадових інструкцій та інші. У розділі "Права" наводять перелік прав внутрішнього аудитора. Допускається конкретизувати ті чи інші права з урахуванням специфіки виконуваних функцій:
• o організовувати системний контроль діяльності структурних підрозділів організації;
• o отримувати від відповідальних працівників пояснення з питань, які виникають у ході проведення ревізій та аудиту;
• o давати обов'язкові до виконання вказівки персоналу щодо приведення звітної документації у відповідність з внутрішніми документами і законодавством, щодо виправлення помилок і неточностей, вживанню заходів у зв'язку з виявленими недоліками;
• o складати звіти внутрішнього аудитора

У розділі "Відповідальність" вказують міру відповідальності працівника за недотримання трудових обов'язків. У розділ можуть бути включені інші пункти, уточнюючі і конкретизують відповідальність працівника.

Відповідальність внутрішніх аудиторів передбачає виконувати свою роботу лише в межах своїх можливостей і професійної компетентності. Крім того, аудитор не повинен нести відповідальність за коригування виявлених ним відхилень, тому що не буде об'єктивний наступний контроль цих об'єктів. Внутрішні аудитори не повинні використовувати конфіденційну інформацію в своїх особистих цілях і повинні дотримуватися основних принципів аудиту: конфіденційність, об'єктивність, сумлінність, компетентність, професіоналізм.

Посадова інструкція повинна бути узгоджена з відповідним юридичним відділом (юрисконсультом) організації. При необхідності вона узгоджується з керівником вищого органу управління, керівником структурного підрозділу, в штатний розклад якого входить зазначена посаду.

Посадова інструкція затверджується керівником організації.

Погоджену і затверджену посадову інструкцію нумерують, шнурують, завіряють печаткою організації і зберігають у відділі кадрів відповідно до встановленого порядку ведення діловодства.

Для поточної роботи з першотвору посадової інструкції знімають завірену копію, яку видають працівникові та керівнику відповідного структурного підрозділу організації для ознайомлення.

Посадова інструкція набирає чинності з моменту се затвердження керівником організації.

Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для внутрішнього аудитора з моменту його ознайомлення з інструкцією під розписку і до переміщення на іншу посаду або звільнення, про що робиться запис у відповідній графі аркуша ознайомлення.

У посадовій інструкції для керівника (директора) служби внутрішнього аудиту зазначено, що керівник Служби внутрішнього аудиту підпорядковується, як правило в публічних компаніях, керівнику комітету з аудиту ради директорів.

У своїй діяльності керівник служби внутрішнього аудиту керується:

• o законодавчими та нормативними документами;
• o статутом організації;
• o етичними нормами;
• o наказами (вказівками) комітету з аудиту (ради директорів);
• o методичними матеріалами, що стосуються питань діяльності;
• o цією посадовою інструкцією.

На посаду керівника служби внутрішнього аудиту призначаються особи з вищою економічною освітою, наявністю кваліфікаційного атестата аудитора або сертифіката внутрішнього аудитора і стаж роботи не менше трьох років, які мають знання в області бухгалтерського обліку, внутрішнього контролю в бухгалтерському обліку та розуміння технології і процедур внутрішнього аудиту.

У посадові обов'язки керівника служби внутрішнього аудиту входить:

• o здійснювати управління службою внутрішнього аудиту;
• o розробляти і впроваджувати програму вдосконалення служби внутрішнього аудиту;
• o доводити до відома комітету з аудиту ради директорів пропозиції щодо поліпшення існуючих систем, процесів, стандартів, методів ведення діяльності, а також коментарі з будь-яких питань, що входять до компетенції служби внутрішнього аудиту;
• o організовувати розробку внутрішніх нормативних документів для цілей проведення внутрішнього аудиту;
• o своєчасно актуалізувати внутрішні нормативні документи;
• o розробляти та щороку подавати на розгляд комітету з аудиту пропозиції по організаційній структурі і бюджету служби внутрішнього аудиту;
• o контролювати виконання бюджету;
• o складати, узгоджувати із зацікавленими особами (споживачами послуг внутрішнього аудиту) і представляти на розгляд комітету з аудиту річний план діяльності служби внутрішнього аудиту;
• o представляти комітетові з аудиту (раді директорів) періодичні (щомісячні, щоквартальні, щорічні) звіти за підсумками роботи служби внутрішнього аудиту;
• o координувати взаємодію з іншими структурами організації;
• o координувати взаємодію із зовнішнім аудитором;
• o брати участь у засіданнях комітету з аудиту (ради директорів);
• o брати участь у роботі комітетів і комісій, організованих виконавчими органами компанії;
• o доводити до відома комітету з аудиту (ради директорів) інформацію, суттєву для прийняття управлінських рішень;
• o здійснювати інші функції відповідно до Положення про службу внутрішнього аудиту.

У посадові права керівника служби внутрішнього аудиту має входить:

• o запитувати у посадових осіб організації і підприємств, що входять до складу, будь-яку інформацію і матеріали, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків;
• o знайомитися з планами, проектами рішень та рішеннями виконавчих органів організацій та підприємств, що входять до її складу;
• o залучати за погодженням з комітетом з аудиту (радою директорів) співробітників інших структурних підрозділів, філій, представництв, дочірніх і залежних товариств до участі в перевірках;
• o залучати за погодженням з комітетом з аудиту сторонніх експертів для виконання завдань.

У посадовій інструкції дли внутрішніх аудиторів зазначено, що внутрішній аудитор підпорядковується керівнику служби внутрішнього аудиту.

У знось діяльності внутрішній аудитор керується:

• o законодавчими та нормативними документами;
• o статутом організації;
• o етичними нормами;
• o наказами (вказівками) керівника служби внутрішнього аудиту;
• o методичними матеріалами, що стосуються питань діяльності;
• o цією посадовою інструкцією.

На посаду внутрішнього аудитора призначаються особи з вищою освітою, які мають знання в області бухгалтерського обліку, внутрішнього контролю та розуміння технології і процедур внутрішнього аудиту.

У посадові обов'язки внутрішнього аудитора входить:

• o проводити внутрішній аудит достовірності бухгалтерської (фінансової) звітності, управлінської звітності, податкового обліку організації та входять до її складу філій;
• o планувати проведення внутрішнього аудиту і проводити необхідну підготовку до нього;
• o оцінювати ризики бізнес-процесів;
• o оцінювати ризики служби внутрішнього аудиту;
• o оцінювати отриману за результатами внутрішнього аудиту інформацію, формулювати висновки і виробляти рекомендації;
• o своєчасно і належним чином документувати інформацію, необхідну для обґрунтування результатів внутрішнього аудиту;
• o брати участь у підготовці звітів за результатами внутрішнього аудиту;
• o погоджувати звіти з керівництвом об'єкта внутрішнього аудиту;
• o надавати допомогу менеджменту організації та філій, що входять до її складу, у розробці планів заходів (коригувальних дій) за результатами внутрішнього аудиту;
• o здійснювати моніторинг виконання планів заходів (коригувальних дій), розроблених за результатами внутрішнього аудиту;
• o здійснювати взаємодію і надавати консультаційну підтримку менеджменту організації;
• o брати участь у роботі комітетів і комісій, організованих виконавчими органами управління організацією;
• o брати участь у підготовці та проведенні консультацій з відповідних питань для менеджменту організації та філій, що входять до її складу;
• o виконувати інші завдання відповідно до Положення про службу внутрішнього аудиту та вказівок керівника служби внутрішнього аудиту;
• o дотримуватися етичних норм;
• o регулярно підвищувати кваліфікацію.

У посадові права внутрішнього аудитора входить:

• o запитувати у посадових осіб організації та філій, що входять в се склад, необхідну інформацію для проведення внутрішнього аудиту;
• o отримувати безперешкодний доступ до будь-яких активів, документам, бухгалтерським записів та іншої інформації про діяльність організації та підприємств, що входять в се склад, робити копії документів;
• o в рамках виконання внутрішнього аудиту проводити опитування службових осіб і співробітників організації та філій, що входять в се склад;
• o вивчати і оцінювати будь-які документи, запитувані в ході виконання внутрішнього аудиту, направляти копії цих документів та необхідну інформацію керівнику служби внутрішнього аудиту;
• o вносити пропозиції щодо поліпшення існуючих систем управління та контролю, процесів, стандартів, методів ведення діяльності, а також коментарі з будь-яких питань, що входять до компетенції служби внутрішнього аудиту.

Взаємодія служби внутрішнього аудиту з іншими службами та іншими підрозділами

Виконання посадових обов'язків службою внутрішнього аудиту пов'язане з діяльністю всіх підрозділів, філій, дочірніх і залежних товариств організації.

Взаємодія служби внутрішнього аудиту з іншими структурними підрозділами організації, філіями закріплюється у Положенні про службу внутрішнього аудиту.

Служби внутрішнього аудиту регламентує порядок взаємодії з:

• 1) керівництвом та представниками власників економічного суб'єкта - коригування цілей, звітність, інформування за результатами перевірок, розробка рекомендацій в області управління;
• 2) бухгалтерією - підготовка зовнішньої звітності, вивчення показників фінансово-господарської діяльності, консультування з питань ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, оцінка ефективності та надійності системи обліку, участь у проведенні інвентаризацій, інформування про зміни в бухгалтерському та податковому законодавстві;
• 3) планово-економічними підрозділами - перевірка діючих норм і нормативів, перевірка обгрунтованості ціноутворення, обгрунтованість штатного розкладу, надання рекомендацій щодо вчинення планово-економічної діяльності;
• 4) виробничими та управлінськими структурними підрозділами - отримання необхідної інформації для оцінки ризиків господарської діяльності, перевірка виконання планів, перевірка норм витрат матеріальних ресурсів, аналіз подученний рекламацій на неякісну продукцію, інформування про зміни норм і нормативів, а також про дотримання технологічної дисципліни;
• 5) з фахівцями з інформаційних технологій з питань впровадження процедур контролю інформаційної безпеки та захисту даних, їх регулярного перегляду та оцінки на предмет придатності;
• 6) юридичною службою - оцінка правової роботи та розроблених регламентів, оцінка виявлених порушень, зловживань і розкрадань.

Важливе значення для ефективності роботи служби внутрішнього аудиту має її взаємодія з зовнішніми аудиторами. Воно передбачено стандартом аудиторської діяльності № 29 "Розгляд роботи внутрішнього аудиту", затвердженому постановою Уряду РФ № 696. яким керуються зовнішні аудитори при здійсненні аудиторських перевірок. Ця взаємодія необхідно для оптимізації зовнішньої аудиторської перевірки з метою забезпечення узгодження запланованих контрольних процедур для уникнення їх дублювання.

Взаємний доступ внутрішніх і зовнішніх аудиторів до програм проведення перевірок дозволяє підвищити ефективність аудиторських процедур. Внутрішні аудитори знайомляться з методиками перевірок, застосовуваних зовнішніми аудиторами. Взаємодія зовнішніх і внутрішніх аудиторів зміцнює взаємну довіру, а в ряді випадків дозволяє знизити вартість зовнішнього аудиту.