Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ВИСНОВОК

На закінчення ще раз підкреслимо актуальність проблематики документаційного сервісу в сучасних умовах стратегічної значущості інформаційного ресурсу. Документація як інформаційно-комунікаційна складова процесів управління діяльністю вимагає активного і багатоаспектного її використання в таких сферах, як прийняття управлінських рішень, організаційне проектування, управління якістю. Управління документні ресурсами - не самоціль, а засіб підвищення ефективності управлінської діяльності.

Дедалі більше значення набувають завдання регламентації державного і відомчого зберігання інформації і документації на різних носіях. Ці питання досі вирішуються емпірично в окремих відомствах і корпораціях і не регулюються загальнодержавними нормами. Перш за все мова йде про електронний документообіг, неврегульованість якого відповідними правовими актами та техніко-технологічними регламентами викликають серйозну заклопотаність.

Невирішеність, зокрема, питань юридичної сили електронних документів перешкоджає міжвідомчої і загальнодержавному документообігу, питань зберігання та захисту документованої інформації. Комплекс проблем на електронну документування заслуговує виділення в найважливішу дослідницьку проблему сучасності. В рамках цього комплексу важливу роль відіграє багатоаспектна проблема захисту документованої інформації і не менш складна проблема організації зберігання документованої інформації в умовах електронного документообігу.

В організаційній структурі управління документацією простежується як галузевий (відомчий), так і територіальний (загальнодержавний, суб'єктів РФ, муніципальний) принцип. Створена певна нормативно-методична база, яка являє собою сукупність законів, програм, правових актів федеральних органів виконавчої влади і суб'єктів Російської Федерації, державних стандартів, уніфікованих систем документації, загальноросійських класифікаторів, локальних актів організацій. Проте, серйозного доопрацювання нормативної бази вимагають сучасні інформаційні технології і значні організаційні зміни суспільних структур.

Слід звернути серйозну увагу на тенденцію багатьох країн світу у створенні національних стандартів з управління та зберігання ділової документації, гармонізованих до міжнародних стандартів ISO 15489-2001. Помітну роль в розробці глобальної інформаційної політики відіграє Міжнародна федерація з інформації та документації, Міжнародна рада архівів, Міжнародна рада з управління документацією.

У Росії координуючим центром виступає Федеральне архівне агентство (Росархів), його провідна наукова установа Всеросійський державний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи. Фахівці відзначають слабку підтримку якісного управління документами і архівами як в державному, так і в комерційному секторах економіки, недооцінку важливості документованого інформаційного ресурсу як інноваційного засобу підвищення конкурентоспроможності у багатьох секторах життєдіяльності суспільства.

Особливо актуальним напрямком документаційного сервісу слід вважати впровадження систем електронного документообігу. Найближчим часом за допомогою СЕД співробітники організацій звільняться від рутинних процедур документування діяльності. Більше робочого часу можна буде приділяти аналітичної та творчої роботи, що зумовить появу нового напряму менеджменту, а саме, управління знаннями. Воно буде базуватися на управлінні інформаційними ресурсами, яке об'єднає в собі управління даними і управління документами.

До цього часу сформуються принципи створення основної одиниці адміністративного провадження - документа, і будуть вироблені одиниці виміру цінності і якості цього інформаційного об'єкта. Для оптимізації роботи з електронними документами необхідно встановити єдині вимоги до метаданих і форматам електронних управлінських документів, обробці, використання і зберігання різних видів електронної документації в загальному інформаційному просторі.

Важливим аспектом документаційного сервісу є оптимізація документопотоков, документообігу та власне структури документаційного забезпечення. Відомо, що якщо є безлад у веденні паперової документації, то при вузькому технократичному підході до проблеми цей безлад перекочує і в електронний документообіг. Не випадково фахівці відзначають важливість соціальної та організаційної складової проблеми формування інформаційно-документаційного ресурсу.

Документаційний сервіс може приймати різні організаційні форми надання інтелектуальних послуг. Важливо дотримуватися комплексний підхід до їх реалізації. Процеси інформаційно-документаційного забезпечення діяльності, підвищення ефективності управлінських процесів через системи управління якістю, результативність прийнятих управлінських рішень, раціональне побудова організаційної структури - це різні сторони однієї медалі.

Перед документаційне сервісом крім проаналізованих в навчальному посібнику коштують не менш актуальні проблеми організації і технології захисту документованої інформації, обробки і зберігання електронних документів в єдиній логіці, експертизи цінності документів, ефективного використання накопиченого колективного знання, зокрема за допомогою експертних систем і інші проблеми.

 
<<   ЗМІСТ   >>