Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ДОКУМЕНТАЦІЙНИЙ СЕРВІС ПРИ ПЕРЕХОДІ ДО ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

Черговий етап розвитку інформаційних технологій диктує необхідність впровадження в практику роботи підприємства систем електронного документообігу. (СЕД). Це сучасний рівень інструментарію, необхідного для створення і обробки документів. Ще вчора використання персонального комп'ютера розцінювалося як вершина ефективного діловодного процесу. Сьогодні про впровадження СЕД замислюються керівники загальних відділів, канцелярій, інформаційних служб. У наявності явні переваги в організації робіт з документацією, що забезпечуються системами електронного документообігу.

Сучасні організації працюють в умовах постійних змін: зростає конкуренція, оновлюється законодавство, впроваджуються нові інформаційні технології, виникають і трансформуються корпорації. Модифікується саме поняття «організація». Жорсткі ієрархічні структури змінюються тимчасовими робочими колективами і віртуальними організаціями.

Зміни зачіпають організаційні структури, замовників, партнерів і звичайно, кожного співробітника. Широко застосовуються проектні методи роботи, стають більш демократичними процедури прийняття рішень, великого значення набувають партнерські відносини. Організації переосмислюють свої технології і бізнес-процеси з метою підвищення їх ефективності.

Крім того, інформаційна революція посилила проблеми, пов'язані з обробкою, накопиченням і використанням документів. Стали стрімко поширюватися електронні записи.

Візьмемо середньостатистичну організацію з чисельністю працівників 500 чол. Середньостатистичний працівник створює або бере участь в створенні 500 документів на рік. При середньому обсязі документа в п'ять сторінок організація створює в рік 1250 тис. Сторінок документів. (До відома 1 сторінка містить приблизно 50 кбайт інформації, значить для зберігання 1250 тис. Сторінок необхідно 50 гігабайт простору на сервері). Причому тут не враховані копії, проекти, їх численні електронні версії.

Що стосується витрат на роботи з документами, тільки на пошук необхідних документів в середній фірмі витрачається 104 тис. Людино-годин на рік (4 години на тиждень: 1 чол. Х х 52 тижнів. Х 500 чол.).

При цьому досить часто масив документів організації перетворюється в чорний ящик: документи безсистемно накопичуються, але використання практично не підлягають.

Більшості фірм, які б технічні досягнення вони не використали, довелося зіткнутися віч-на-віч з необхідністю вирішення завдань нового порядку в тому, що стосується обробки документів і використання міститься в них інформації. Ці проблеми не можна скасувати, оскільки в документації закладений сам процес діяльності.

У той же час актуальність інформаційного ресурсу різко зростає у всіх сферах життєдіяльності суспільства і природно, в кожній організації. Оскільки інформаційні ресурси в основному документовані, завдання управління документами є першочерговим і має той же порядок важливості, що і раціональне використання ресурсів, оптимальна кількість і якість кадрового потенціалу та ін.

Одним із шляхів оптимізації документації є розробка і впровадження систем управління документообігом

(СУД) фірми. Правомочний і більш часто зустрічається термін - система електронного документообігу (СЕД).

СЕД - це не нове готове програмне забезпечення, купивши і встановивши яке вдається подолати виникаючі в процесі обробки документів проблеми. Це точна, яка поширює свою дію на роботу всього підприємства технологія, метою впровадження якої є оптимальне управління діяльністю.

Основна відмінність вітчизняної російської сфери документування полягає в чіткій її регламентації, як на загальноукраїнському та відомчому рівнях, так і на рівні конкретного підприємства або установи.

Незважаючи на значні реформи державних функцій в країні діють загальнодержавні нормативні документи і технології, які регламентують основні правила роботи з документами і порядок оформлення управлінських документів. Як норм загальноросійського рівня виступає ряд законів, ряд державних стандартів, загальноросійські класифікатори, уніфіковані системи документації. На відомчому рівні є інструкції і методики, що дозволяють визначити єдиний порядок роботи з документами на підприємствах і в організаціях певної галузі або сфери діяльності. Закріплюються подібні норми розробляються в організації регламентуючими документами, такими як: статут або положення про організацію, положення про службу ДОП, інструкції з документаційного забезпечення управління, номенклатура справ.

Існування такого потужного багаторівневого нормативного апарату цілком виправдано забезпеченням юридичної сили документів, закріпленням оптимальної технології обробки документів і їх використання, єдністю форм і видів документів, єдиним порядком їх оформлення. Крім того, це прекрасна платформа для оптимізації документообігу фірми і його адаптації до сучасних умов.

Оптимізація документообігу мислиться без сучасних інформаційних технологій, а саме без електронного документообігу.

Електронна обробка документів являє собою прогресивну технологію для менеджменту. Сфера створення і обробки документації з вузькопрофесійного області діяльності спеціальних працівників перетворилася в універсальну сферу, де кожен співробітник (а вже менеджер в першу чергу) бере участь в процедурах документування та обробки документів. Звична думка про те, що робота з паперами - справа технічного працівника або секретаря, більше не відповідає дійсності.

Збільшення кількості створюваних документів, версій, можливості їх багатоваріантного копіювання, передачі по електронній пошті або по локальних мережах породжує грандіозно множаться документообіг. Гостро постають проблеми пошуку відомостей і їх достовірності в цих умовах, захист даних і обмеження доступу до них. Вирішення цих проблем - впровадження систем електронного документообігу.

Слід розуміти, що електронний документообіг це єдина технологія управління підприємством, пов'язана з колективною, зумовленої стандартними маршрутами і регламентами обробкою документів.

Автоматизація управління бізнес-процесами дозволяє домогтися значного зниження непродуктивних втрат часу на досягнення, передачу та обмін результатами виконання функцій, підтримати прозорість управлінських регламентів, їх відтворюваність і, крім того, дозволяє дотримуватись стандартів серії «Управління якістю» на рівні управління підприємства.

Основна мета впровадження СЕД полягає в створенні оптимальної документоорієнтованих середовища для ефективної роботи підприємства.

Це дозволить вирішити такі завдання.

  • 1. Підвищення ефективності діяльності кожного співробітника шляхом скорочення витрат на створення, обробку та пошук даних і документів.
  • 2. Підвищення продуктивності праці.
  • 3. Спрощення процедур спільної роботи над документами (обговорення, узгодження, проектування, оформлення).
  • 4. Підвищення аргументованості та якості прийняття управлінських рішень.
  • 5. Дієвий контроль виконання прийнятих рішень.
  • 6. Автоматизація процедур архівування та знищення документів, життєвий цикл яких завершено.
  • 7. Забезпечення прозорості інформаційних ресурсів підприємства.

До числа соціальних наслідків впровадження СЕД можна віднести позитивні зміни в корпоративній культурі:

  • • руйнування бар'єрів між підрозділами (ліквідація дублювання робіт і ресурсів, передача досвіду);
  • • зміна ставлення до праці (від працівників до співробітників);
  • • підвищення привабливості фірми для інвесторів, клієнтів, співвиконавців.

СЕД відноситься до систем другого порядку за шкалою зростання складності від кількості взаємодіючих користувачів. Всі користувачі крім звернення до централізованих баз взаємодіють і між собою. Число зв'язків в подібних системах одно N 2 . Складність, обумовлена збільшенням числа користувачів, зростає, досягає піку в корпораціях, де рахунок користувачів йде на тисячі, а потім вплив людського фактора на складність зменшується. (Приклад: Інтернет з мільйонами користувачів.)

Як відомо, будь-яка система має кілька «шарів» - видів забезпечення.

Технічне забезпечення представлено «залізом» - це робочі станції, модеми, мережі, принтери і т.д.

Програмне забезпечення представлено декількома рівнями. На першому рівні присутня мережева операційна система, операційне середовище і інші готові програмні продукти. На другому рівні - прикладна програмне середовище. Нарешті, на третьому - прикладні програмні модулі і функціональні підсистеми (власне корпоративна система електронного документообігу).

Організаційне забезпечення системи представлено низкою документів: регламенти робіт, інструкції, керівництва для користувача і адміністратора системи.

Головною дійовою ланкою системи є користувачі, оскільки без активної участі людини управлінська діяльність неможлива. СЕД - лише інструмент, за допомогою якого користувачі (керівники, фахівці, менеджери, адміністратори) виконують свої ділові функції.

Основним об'єктом характеристики системи в даній роботі буде третя ланка програмного забезпечення, а саме: прикладні програмні модулі. Основний їх частиною є загально словники і довідники - в них міститься нормативно-довідкова інформація про організацію (корпорації), в якій впроваджують СЕД.

В першу чергу це довідник організації. Його основні розділи: «Структура організації» (багаторівневий розділ: філії - управління - департаменти - відділи - посади), «Співробітники» (посаду, телефон, адреса електронної пошти, місце розташування, рівень доступу, повноваження, делегування повноважень на час відсутності і ін .); «Списки розсилки», «Місця реєстрації документів» (централізовано за структурними підрозділами) та ін.

Загальносистемні словники: «Види документів», «Номенклатура справ», «Типи контактів» і ін. Словники можуть бути пов'язані в гнучкі системи - класифікації фацетного типу. Словник «Зовнішні контакти» містить найменування, як повні, так і короткі, організацій, з якими ведеться обмін документами, їх адресні дані, банківські реквізити, П.І.Б. керівника і інші відомості.

Крім словників і довідників до складу СЕД входять модулі, що дозволяють обробляти інформацію. У зв'язку з тим, що проблема уніфікації документів варто при впровадженні СЕД дуже гостро, слід зупинити увагу на такому модулі, як «Шаблони».

Модуль «Шаблони» може містити шаблони видів документів, бланки організації, форми текстів документів, перелік типових резолюцій, набір типових маршрутів обробки документів, наприклад, процедури узгодження. У модулі «Шаблони» можна передбачити обмеження доступу до електронних документів (наприклад, до бланків договорів «Тільки співробітники планового відділу»). Наступний модуль - «Реєстрація». Залежно від прийнятої в організації системи реєстрації документів до складу присвоюється індексу можуть бути включені: вид документопотока (вхідний або внутрішній, або вихідний), вид документа, номер структурного підрозділу, в якому створено або в яке адресовано документ, номер заголовка справи за номенклатурою, валовий (порядковий) номер, автоматично присвоюється лічильником, рік.

Наприклад: ВХ-14/03 12 299-2010.

Наступний модуль, що допомагає обробляти інформацію, - «Узгодження». Як відомо, узгодження документа це процедура збору підписів компетентних посадових осіб, які вивчили проект документа і підтверджують його спроможність з певних питань діяльності. Свою згоду з проектом оформляють у вигляді візи (гриф погодження).

Етапи електронного узгодження можна представити у вигляді послідовності наступних операцій.

Автор проекту документа поміщає його в централізовану базу даних, при цьому вказує список осіб, з якими проводиться узгодження ( «рецензенти») і маршрут узгодження, - послідовність руху проекту. «Рецензент» робить позначки, зауваження, виправлення у вигляді окремих записів. Автоматично формується лист погодження. Автор проекту отримує зауваження поштою (або схвалення). Потім готує остаточний варіант і посилає її на повторне (остаточне) узгодження або на стіл керівника для підписання.

У модулі можна передбачити:

  • • спосіб узгодження (послідовний або паралельний);
  • • термін узгодження (наприклад, «до ... числа»);
  • • додаткове узгодження;
  • • типові схеми маршрутів узгодження для певних видів документів аж до передачі їх після погодження в інші модулі (наприклад: в «Канцелярію»);
  • • узгодження приватне, без права делегування повноважень і т.д.

Модуль «Доручення». Питання автоматизації документообігу і створення ефективної системи управління завжди нерозривно пов'язані. Модуль «Доручення» тому пряме підтвердження. Цей модуль дозволяє системно вирішити задачу контролю виконання, як документів, так і управлінських рішень, крім того, вести облік частки участі кожного співробітника в виконанні завдань, проектів, завдань організації в цілому.

Для кожного доручення заводиться контрольна картка, в якій містяться такі дані:

  • • предмет доручення;
  • • відповідальний виконавець;
  • • контрольний термін виконання;
  • • автор і упорядник доручення;
  • • контролер;
  • • список співвиконавців;
  • • пріоритет доручення (від низького до високого);
  • • категорія або тематика доручення.

З модуля «Словники» вибираються дані для заповнення цих полів картки. Якщо доручення документоване, заповнюється відповідне поле картки даними про цей документ.

Доручення можуть зв'язуватися в «дерево доручень». «Керівник - заступник - керівник структурного підрозділу - виконавець» це найпростіше «дерево». При створенні робочої групи, в якій діють інші правила розподілу повноважень і відповідальності, ніж зафіксовано в штатній структурі, «дерево доручень» може бути розгалуженим. Після закінчення терміну виконання відповідальному виконавцю, а також автору доручення автоматично надходять нагадування.

Модуль «Доручення» надає облікові і статистичні відомості: які документи у кого знаходяться на виконанні, скільки доручень і у кого на виконанні, скільки і ким виконано в строк або з порушенням терміну і т.д. Видно реальну завантаженість кожного співробітника.

Третій компонент прикладних програмних модулів - спеціалізовані функціональні підсистеми. Це модулі, призначені для вирішення окремих незалежних завдань.

В першу чергу це модулі «Документи» і «Канцелярія». Вони забезпечують весь цикл робіт з документопотоками. Причому «Канцелярія» працює в основному з вхідними та вихідними документами.

На кожен вхідний документ в модулі «Канцелярія» заводиться реєстраційна картка, що має наступні поля: від кого (найменування організації і (або) П.І.Б. відправника), його заголовок або тема, вихідний номер, дата відправки. Якщо вхідний документ отриманий по електронній пошті або з факс / сервера доступні поля реєстраційної картки сформуються автоматично. І текст документа також буде вставлений в картку автоматично. Якщо документ отримано поштою, з кур'єром, картка заповнюється з клавіатури, а документ через сканер.

Як відомо, документ в процесі свого життєвого циклу переживає такі етапи:

  • • «надійшов» (тільки отриманий і ще не оброблений канцелярією);
  • • «чернетка» (не має ще реєстраційного номера, дати);
  • • «зареєстрований» (в реєстраційну картку доданий індекс (вхідний або внутрішній));
  • • «на розгляді» (оригінал документа переданий на розгляд керівнику для нанесення резолюції);
  • • «на виконанні» (документ переданий до структурного підрозділу на виконання);
  • • «на контролі» (виконання документа особливо контролюється);
  • • «в справу» (документ виконаний і поміщений у справу).

Модуль дозволяє створювати історію листування, пов'язувати

документи в ланцюжки і присвоювати їм статус: «повторний», або «супровідний», або «у відповідь».

У модулі передбачена процедура «Нанесення резолюції».

В автоматично створюваному проекті резолюції зазначається:

  • • відповідальний виконавець;
  • • термін виконання;
  • • можливі співвиконавці;
  • • автор резолюції;
  • • контролер.

Після ознайомлення з проектом резолюції керівник або «стверджує» її (надає їй статус резолюції), або щось в ній змінює. Нестандартна резолюція може вноситися з клавіатури. Резолюція може бути складною, що складається з декількох пунктів. І, навпаки, документ може просто направлятися співробітнику для ознайомлення з ним. У модулі можна скласти список осіб, яким належить ознайомитися з документом. Вони отримують по електронній пошті повідомлення з прикріпленим документом. Факт ознайомлення конкретного співробітника з документом буде зафіксований в реєстраційній картці.

Переклад документа на етап «На виконанні» проводиться відповідно до пунктів резолюції. При цьому автоматично створюються картки доручень, будується дерево доручень, яке наочно зображується в реєстраційній картці документа і дозволяє відстежувати виконання. Співробітник, який контролює виконання ( «контролер»), може вносити свої коментарі до реєстраційної картки. Після того, як документ виконаний, його переводять на етап «в справу».

У картці заповнюється поле «Номер справи за номенклатурою справ». Ця функція існує не у всіх системах. У більшості систем в картку надходить повідомлення про виконання документа.

Модуль дозволяє фіксувати в картці документа маршрут руху паперового оригіналу документа (на етапі проставлення грифа узгодження, наприклад).

У деяких системах можливе існування розподілених модулів «Канцелярія», модулів різного рівня в тому числі. В цьому випадку в структурних підрозділах організації створюються децентралізовані модулі «Канцелярія». Для створення такої ієрархії використовують «Довідник організації». Документи між модулями «Канцелярії» переміщаються за допомогою електронної пошти. Існують два варіанти передачі документа:

  • • пересилання - спосіб передачі, коли не змінюється тип документа: вхідний залишається входять, що виходить - виходить. Реєстраційний номер документа в цьому випадку не змінюється;
  • • відправка - спосіб передачі документа між різними модулями «Канцелярії», коли змінюється тип документа. Вихідний для одного структурного підрозділу документ стає входять для іншого підрозділу. Відправка застосовується для обміну офіційними документами. Наприклад: службова записка, лист, звіт і т.д.

У функціональній підсистемі «Канцелярія» можна передбачити роботу з заявами громадян, клієнтів. При цьому в реєстраційну картку вноситься додаткова інформація по атрибутам фізичних осіб (адреса, телефон, предмет листи, вид звернення і т.д.).

Функціональна підсистема «Документи» дещо простіше «Канцелярії», має більш простий набір функцій. Це викликано тим, що вона обробляє внутрішні документи організації (організаційні, розпорядчі та нормативні). Підсистема підтримує функції:

  • • реєстрація внутрішніх документів відповідно до форматів реєстраційних номерів і номенклатурою справ;
  • • класифікація документів за заданими ознаками;
  • • постійне використання;
  • • ознайомлення;
  • • виконання;
  • • контроль виконання;
  • • приміщення в справу.

З точки зору документаційного забезпечення діяльності всі етапи робіт з вибору або розробки, впровадження, адаптації, ведення СЕД відносяться до прямої компетенції даної сфери. Діючі принципи, правила, закономірності управління документації повинні бути реалізовані в рамках СЕД. Соціальна сутність документа як засобу фіксації, доказовості, комунікації також повинна бути врахована при електронний документообіг. Актуальним є комплексний підхід до автоматизації інформаційних процесів в організації (корпорації, відомстві, системі органів управління). Це тягне за собою створення корпоративних інформаційних систем (КІС), що забезпечують обробку всіх інформаційних потоків підприємства. При цьому СЕД є підсистемою КІС, як правило поширюючи свої принципи і рішення на підсистеми обробки інших видів інформаційних ресурсів підприємства. Документообіг в таких системах включає в себе всі види і комплекси документів і, крім того, потоки недокументованих даних.

 
<<   ЗМІСТ   >>