Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ДОКУМЕНТАЦІЙНИЙ СЕРВІС В ПРОЦЕСАХ РОЗРОБКИ, ПРИЙНЯТТЯ І РЕАЛІЗАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ

Одним з основних етапів процесу управління є розробка, прийняття і реалізація управлінського рішення. Важко переоцінити важливість цього виду управлінської діяльності, який визначає якість і ефективність всієї діяльності організації. Проблематика розробки управлінського рішення широка. Тому в рамках даного посібника обмежимося визначенням ролі і функцій документованої інформації в процесі розробки, прийняття і реалізації управлінського рішення.

Формулювання проблеми і шляхів її вирішення повинна відповідати рівню компетенції керівного органу, повинна бути сконцентрована на тому рівні управлінської ієрархії, де для цього є повноваження. Вирішальну роль відіграє організаційна і розпорядча документація (статут, положення, посадова інструкція, наказ про розподіл повноважень між керівниками та заступниками, наказ про делегування повноважень). У розвиток теми повноважень в ухваленні рішення слід врахувати чинні в організації принципи єдиноначальності та (або) колегіальності керуючої системи. Досить часто в організації створюється колективний орган управління, повноважний приймати важливі управлінські рішення на основі колегіальності.

Процедура прийняття рішень на основі колегіальності дозволяє висунути і обговорити необхідне управлінське рішення. При цьому хід обговорення питання фіксується в протоколі. Для підвищення ефективності процесів колегіального прийняття рішень готують план роботи колегіального органу, проводять попередню підготовку шляхом оповіщення членів про порядок денний готується засідання. Призначають особа або робочу групу, відповідальних за опрацювання прийнятого рішення. Документаційне забезпечення діяльності колегіального органу в значній мірі знижує ризик прийняття непідготовленого або неадекватного управлінського рішення.

Ефективність колегіального обговорення і розробки рішень полягає також в комплексності та оперативності цього процесу. На засіданнях, як правило, приймається цілий ряд рішень, процес обговорення ведеться дуже щільно, насичене, інформаційне обгрунтування рішень представляється стисло і конструктивно. Ухвалення рішення проводиться на основі голосування. Прийняті рішення з способом їх реалізації шляхом призначення виконавців і термінів виконання оформляються відповідним розпорядчим документом: рішенням або постановою, що має юридичну силу. Налагоджена функція контролю виконання даних документів сприяє своєчасній реалізації прийнятих рішень. Протоколювання ходу обговорення і прийняття рішень забезпечує відповідальність окремих членів органу за прийняте рішення.

Рішення, формально прийняті на принципах єдиноначальності, насправді теж продукт колективної діяльності. Про це свідчить практика візування компетентними посадовими особами проектів, прийнятих керівником рішень. Азбучні істини документування інформації свідчать, що наказ керівника організації, що діє на основі єдиноначальності, основний документ, що оформляє прийняте рішення і процедуру його реалізації. Накази в значній частці є усталену практику прийняття управлінського рішення в типових, повторюваних процедурах. Створення повноцінного інструктивного матеріалу з оформлення типових наказів знімає значну напруженість при прийнятті рішень.

Важливе значення має визначення повноважень підлеглих висувати проекти майбутніх управлінських рішень керівництва. Висувати проекти можуть заступники керівника, начальники та провідні спеціалісти структурних підрозділів або проектів як основних, так і допоміжних. Не менш важливо розробити і закріпити документально повноваження даного крута осіб, бути причетними до розробки управлінського рішення в силу тематичних, функціональних, рівневих розмежувань повноважень. Їх участь у розробці та обговоренні прийнятого рішення документально фіксується в процедурі узгодження документа, що оформляє рішення.

Крім того, ряд управлінських рішень і порядок їх прийняття диктується зовнішнім середовищем, наприклад, розпорядженнями вищестоящих організацій або органів управління, або зверненнями компетентних органів державного, регіонального або муніципального апаратів управління. Багато управлінські рішення приймаються на основі законних вимог клієнтів, працівників організації, інших фізичних осіб або сторонніх організацій.

Законність вимог встановлюється на основі компетенції посадової особи або органу в конкретному випадку і документальних підтверджень і обгрунтувань вимог. Найчастіше в ролі документального обґрунтування виступають заяву, лист, службова записка. Порядок в оперативній і системній роботі з даною документацією дозволяє звести до мінімуму зусилля по прийняттю і виконанню управлінського рішення.

Досить важлива, але часом, упускати керівниками процедура забезпечення контрольної функції за термінами і характером реалізації прийнятих рішень також лежить у сфері можливостей документаційного сервісу. Ця функція може бути реалізована співробітниками служби ДОУ або інформаційного відділу як в традиційному, так і в автоматизованому режимі. Недооцінка цієї функції досить швидко призводить до зниження ефективності управлінських рішень, так як знижується частка реалізованих рішень, виникає почуття безкарності у виконавців і почуття охолодження у розробників рішень.

 
<<   ЗМІСТ   >>