Головна Документознавство
ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ
|
|
|||||
ДОКУМЕНТАЦІЙНИЙ СЕРВІС В ОРГАНІЗАЦІЙНОМУ ПРОЕКТУВАННІ ВІДОМСТВ, КОРПОРАЦІЙ І ОРГАНІЗАЦІЙОрганізаційне проектування керуючої підсистеми передбачає розробку комплексу заходів щодо вдосконалення технології управлінської діяльності на основі оптимізації документообігу. Подібна взаємозв'язок названих явищ обумовлена домінуючою роллю документованої інформації, що забезпечує апарат управління і процеси управління. Документообіг будь-якої організації, корпорації, відомства можна розглядати як робоче середовище прийняття і реалізації різномасштабних управлінських рішень. Структура апарату управління і документопотоки - дві основні складові ефективного управлінського процесу. Організаційне проектування керуючої системи вирішує наступні завдання.
В процесі проведення робіт можна виділити наступні основні етапи. Етап 1. Аналіз первинних вимог і планування робіт. Цей етап включає попереднє вивчення завдання
Етап 2. Проведення обстеження діяльності підприємства. Цей етап включає визначення організаційної і топологічної структур підприємства, аналіз розподілу функцій по підрозділах і співробітникам, визначення переліку застосовуваних систем і баз даних, попереднє виявлення вимог, що пред'являються до майбутньої системи, визначення переліку цільових завдань і відповідного набору функцій підприємства. При проведенні обстеження доцільно застосовувати такі методи: аналіз нормативно-методичної документації, аналіз документації підприємства, анкетування, інтерв'ювання. Можливі випадки, коли в процесі проведення обстеження виявляється недоцільність проведення робіт по автоматизації управління. Після докладного опису всіх виконуваних функцій, використовуваних ресурсів (фінансових, трудових, тимчасових, матеріальних і т.д.), обстеження матеріальних та інформаційних потоків, детального вивчення виробництва, використовуваних методів планування та обліку, а також попереднього розрахунку економічної ефективності з'ясовується, що для підприємства цілком достатньо простого наведення порядку в сфері управління підприємством. Етап 3. Побудова та аналіз моделей діяльності підприємства. Під моделлю розуміють опис проектованої технології (текстове і графічне), яке має дати відповідь на деякі заздалегідь певні питання. Побудова і аналіз моделей діяльності підприємства відноситься до області бізнес-консалтингу. На даному етапі здійснюється обробка результатів обстеження і побудови функціональних, інформаційних і, при необхідності, подієвих моделей наступних двох видів:
Побудовані моделі діяльності підприємства є не просто проміжним результатом, вони представляють велике практичне значення. Моделі дозволяють почати адаптацію співробітників до змін в діяльності підприємства. Крім того, з їх допомогою можна здійснювати попереднє моделювання нового напрямку діяльності для виявлення нових потоків даних, взаємодіючих підсистем і бізнес-процесів. При побудові моделей зазвичай користуються наступними рекомендаціями:
Етап 4. Розробка системного проекту (моделі вимог до майбутньої системи). Системний проект являє собою концепцію побудови нової технології управління (умови функціонування майбутньої системи, розподіл виконуваних функцій між технікою і персоналом і між виконавцями, вимоги до програмних, технічних та інформаційних та інших компонентів технології і т.д.). Іноді системний проект називають моделлю вимог, так як цей проект в формалізованому та досить наочному вигляді представляє виявлення і узгоджені вимоги замовника. Системний проект має гідність. Для традиційної форми розробки проектів характерно те, що результат розробки замовник міг вперше побачити і оцінити тільки на етапі введення в експлуатацію, коли більшість робіт вже закінчено. Відомо, що виправлення помилок, допущених на попередній стадії, обходиться приблизно в 10 разів дорожче, ніж помилок, виявлених в поточній ситуації, тому найбільш вразливими є перші стадії проекту. Фактично на етапі розробки системного проекту дається відповідь на питання: «Що повинна робити майбутня система?». Системний проект повинен включати в себе:
Системний проект повністю незалежний і відокремлюємо від конкретних розробників, не вимагає супроводу його творцями і може бути безболісно передана іншим особам. Більш того, якщо підприємство з яких-небудь причин не готова до реалізації та впровадження технології на основі проекту, він може бути відкладений «на полицю» до тих пір, поки в ньому не виникне необхідність. Робота зі створення системного проекту може бути виконана фахівцями самого підприємства або спеціально найнятої для цієї мети консалтинговою фірмою. Робота подібного роду досить дорога, але професіонали виконують її зазвичай краще, і ефект від їх роботи набагато більший. Консалтингові фірми закінчують роботу створенням системного проекту і проводять навчання співробітників підприємства-замовника. Далі, дії на всіх наступних етапах реалізації проекту виконуються співробітниками підприємства-замовника за підтримки консалтингової фірми. Для документального оформлення нової організаційної структури створюються такі системоутворюючі документи, як структура і штатна чисельність, функціональний класифікатор організації, номенклатура справ. На базі виконаного організаційного проекту можливе подальше вдосконалення діяльності організації, а саме: впровадження системи управління якістю, впровадження системи управління документацією і в якості однієї з форм технологічного рішення - впровадження системи електронного документообігу (буде розглянуто в підрозд. 3.5). Основним результатом організаційного проектування є підвищення ефективності процесу управління і, відповідно, підвищення ефективності діяльності організації в цілому. |
<< | ЗМІСТ | >> |
---|