Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ПРАКТИЧНА РЕАЛІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО СЕРВІСУ

Документаційний сервіс в управлінні документацією

Робота з документами визначається як створення, використання і зберігання документованої інформації - повного, точного і достовірного свідчення управлінської та основної діяльності підприємства, фірми, організації, корпорації.

Робота з документами включає в себе створення, систематизацію, правове, нормативне та інструментальне використання, відбір і зберігання документів. Кожен з названих етапів може бути деталізований до рівня окремої технології та операції.

Згідно з міжнародним стандартом ІСО 15489 управління документами - це організаційна форма управління документами з метою забезпечення оперативних потреб бізнесу, вимог компетентних органів і очікувань суспільства. «Якщо діловодства відводиться роль технічної функції управління, а документаційного забезпечення управління - допоміжної функції, то в сучасних умовах інформатизації суспільства управління документацією в організації відводиться роль основної функції менеджменту» (Ларін М.В.Управління документацією в організаціях / М.В.Ларина. - М.: 2002. - С. 148). Програма управління документами повинна забезпечувати дотримання законодавства в інформаційно-документаційною сфері, ефективний контроль за створенням і зберіганням документів, дотримання прогресивної технології документообігу, збереження і захист документів, експертизу при відборі документів на зберігання. Слід забезпечувати інтеграцію управління документами з використанням інших систем і ресурсів.

Важливим фактором управління документацією є відповідальність усіх фахівців і працівників організації, які беруть участь у створенні, обробці, використання і зберігання документів. Ряд підрозділів і посадових осіб несе персональну відповідальність за інформаціоннодокументаціонние технології (структури документаційного забезпечення управління, інформаційні відділи, системні адміністратори). Так, служби ІТ відповідають за технічні аспекти передачі і зберігання електронних документів, за захист і достовірність даних. Служба ДОУ, або служба управління документами, забезпечує координацію та систематизацію документаційного ресурсу, експертизу цінності, контроль виконання документів, навчання і перенавчання співробітників організації нових інформаційних технологій.

На політику управління документами не впливає форма існування документів. Управління електронними документами - це комплекс заходів щодо забезпечення достовірності, повноти, доступності, збереження, доказовості. Форма, носій інформації в даному випадку вторинний. Первинна соціальна, управлінська, правова природа документа, його функціональна роль.

Електронна форма документації вимагає інноваційних рішень на рівні технологій обробки, використання, збереження, доступу, пошуку.

Ефективне управління документацією організації вимагає розробки, прийняття і реалізації певної програми, основними складовими якої повинні стати:

  • • прийняття в організації політики і стандартів у сфері управління документами;
  • • розподіл відповідальності і повноважень з управління документами в організації;
  • • встановлення регламенту і процедур обробки документів;
  • • інтегрування процесів управління документами в діючі управлінські системи;
  • • впровадження та адміністрування систем електронного документообігу;
  • • надання послуг з пошуку, використання документів та відомостей;
  • • визначення заходів щодо збереження, доступності а також захисту документів від несанкціонованого доступу.

Результатом організованої діяльності є повноцінний інформаційно-документаційного ресурс з усіма видами вигод: економічної, соціальної, культурної. Для організацій, в діяльності яких документопотоки є основним предметом діяльності (керуючі компанії, державні організації відомчих і адміністративних систем управління, органи управління корпораціями), управління документами є об'єктивно необхідною функцією реалізації основних завдань. В силу цього вжиті заходи по інновації документообігу, перехід від документаційного забезпечення управління до управління документаційне ресурсом забезпечить ефективну діяльність організації, органу управління, а також відомства, корпорації в цілому.

Управління документацією включає в себе створення та адміністрування спеціальної системи, інтегрованої з системою управління бізнес-процесами. При цьому питання автоматизації даної системи не є принциповим. Під системою управління документацією слід розуміти сукупність методів і засобів створення, категоризації, поширення, переробки, пошуку, зберігання та надання споживачам необхідної документованої інформації в заданій формі, зміст та обсяг.

Згідно з міжнародним стандартом до процесів управління документацією відносяться: включення документів в систему, їх реєстрація, систематизація, розподіл по зацікавленим підрозділам, виконавцям, класифікація доступу і захисту, визначення термінів зберігання, експертиза цінності документів, контроль руху і використання і виконання. Названі процеси можуть виконуватися як послідовно, так і паралельно. Так, процес включення електронного документа в систему передбачає його класифікацію, статус доступу, термін зберігання.

Процес включення документа в систему означає відповідність його регламенту і призначенням. Для електронних документів це досить складна процедура, оскільки за підрахунками західних фахівців близько 85% документів, що пересилаються по електронній пошті в рамках організації і ззовні не відносяться до категорії «офіційний документ». Вони носять особистісний характер, відображають проміжні проекти, коментарі, думки співробітників. До офіційних документів належать документи, створювані компетентним автором (організацією або посадовою особою) або одержувані від такого в процесі діяльності, що свідчать про виконання функцій, дій або прийняття рішень. В силу значних обсягів матеріалів, що пересилаються електронною поштою, завдання виділення серед них власне документів не має простого централізованого рішення. Ускладнюється дана процедура нормативним бар'єром по визнанню юридичної сили електронних документів. Потрібно правова опрацювання і законодавче закріплення статусу електронного документа, відмінність його від інших видів електронних матеріалів: даних, повідомлень, довідкових відомостей, копій.

Наступний процес - реєстрація - забезпечує доказ існування документа і його пошук по ряду багатоаспектних параметрів. Залежно від компетенції і рівня системи управління документами реєстрація може бути централізованою, децентралізованою і змішаною.

Класифікація документа полягає у встановленні його відповідності функціональної діяльності менеджменту, підрозділів і фахівців, а також систематизації документів за тематичним, кореспондентському, предметновідовому, форматному та іншими ознаками. Для проведення класифікації необхідно створити цілий набір спеціальних засобів, що передбачають перераховані ознаки. Основним класифікатором є номенклатура справ. Додатковим розділом повинен бути розділ про форму існування документа (на паперовому носії, на електронному). При цьому електронні документи повинні вбудовуватися в технології їх обробки без винятковості, властивої сучасному підходу до електронних версій. Підхід відрізняється безсистемністю, безперспективністю збереження і подальшого використання.

Питання збереження веб-сайтів, робочих баз даних організації також відносяться до проблеми документування діяльності. Питання ускладнюються відсутністю теоретичної опрацювання та відносно малим практичним досвідом організацій у цьому питанні. Так, наприклад, чи всі елементи сайту (його наповнення) є документами? Як часто слід оновлювати сайт і чи слід при цьому намагатися зберегти попередню версію? Досить часто неоднозначно вирішується елементарне питання про відповідальність за ведення сайту організації. Подібні проблеми збереження баз даних також вимагають свого теоретичного і практичного обґрунтування. Зокрема, чи експлуатовані в організації бази даних мають цінність? Що підлягає зберіганню: звіти, зроблені на підставі баз, моментальні знімки баз даних, інформація, що міститься в окремих полях, вся база даних?

Важливою проблемою є проблема архівного зберігання документів. Режими економії коштів багатьох підприємств часом призводять до повного ігнорування не тільки процедур архівного зберігання, а й самого архіву організації. Структурні підрозділи змушені в якості непопулярного заходу на свій страх і ризик позбавлятися від накопичених документів.

В цілому, склад документації з управління документами повинен включати в себе:

  • • посібник з управління документами, в якому описується політика, цілі та шляхи їх досягнення в галузі управління документованої інформацією;
  • • порядок, положення про документованих процедурах;
  • • регламенти здійснення документованих процедур, їх фіксації;
  • • набори форм і класифікаторів, однозначно визначають ті чи інші ознаки документів і документаціоннокоммунікаціонной діяльності організації.

Класифікатори мають велике значення для діяльності з управління документацією, оскільки вони дозволяють організовувати, описувати, пов'язувати між собою і розрізняти документи, забезпечувати доступ, пошук, використання та поширення документів. Певну складність має розробка класифікатора управлінської діяльності. Він будується в ієрархічній послідовності і взаємозв'язку цілей, функцій, видів діяльності, технологій і операцій. При цьому враховуються функціональні обов'язки, повноваження і ролі співробітників, керівників, структурних підрозділів в цілому.

Окремим, але взаємопов'язаним з основним класифікатором є класифікатор захисту документів від несанкціонованого доступу. Важливе практичне значення при управлінні документами має розроблена в організації номенклатура справ. При її розробці враховують регламентовані переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання. Наступний захід, що забезпечує «чистку» документаційного ресурсу - експертиза цінності документів, яку проводить комісія компетентних співробітників, керуючись переліком, номенклатурою справ, а також досвідом роботи в сфері управління документацією.

 
<<   ЗМІСТ   >>