Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

РЕГЛАМЕНТАЦІЯ ДОКУМЕНТНИХ ТЕХНОЛОГІЙ В ОРГАНІЗАЦІЇ

Процедури, що виконуються в рамках технології управління документацією, мають сформований регламент. Прийнято розглядати окремо технологію роботи з вхідною документацією і технологію роботи з внутрішньої і вихідною документацією. Такий поділ виправдано практикою. схематично

по технологію обробки вхідної документації можна представити у вигляді наступних процедур.

  • 1. Прийом вхідних документів, обробка та сортування.
  • 2. Реєстрація документів.
  • 3. Прийняття рішень (оформлення резолюцій на документах).
  • 4. Розподіл документів по виконавцям.
  • 5. Контроль за виконанням документів.
  • 6. Виконання документів.
  • 7. Систематизація виконаних документів у справи.
  • 8. Пошук документів і відомостей. Інформаційно-довідкова робота в документної системі.
  • 9. Експертиза цінності документів.
  • 10. Підготовка до архівного зберігання або знищення документів.

Технологію обробки внутрішніх і вихідних документів можна представити у вигляді наступних процедур.

  • 1. Визначення доцільності та необхідності створення документа.
  • 2. Визначення виду створюваного документа.
  • 3. Складання проекту документа.
  • 4. Обговорення та узгодження проекту документа.
  • 5. Візування та підписання (затвердження) документа.
  • 6. Реєстрація документа.
  • 7. Організація відправки документа або виконання.
  • 8. Контроль за виконанням (для внутрішніх документів).
  • 9. Приміщення в справу виконаного внутрішнього документа (систематизація документів).
  • 10. Інформаційно-довідкова робота в документної системі (багатоаспектний пошук документів і відомостей).
  • 11. Експертиза цінності документів.
  • 12. Підготовка до архівного зберігання і знищення документів з простроченим терміном зберігання.

Коротко охарактеризуємо перераховані процедури.

Прийом, первинна обробка та сортування документів. Операція носить технічний характер. Якщо організація середня або велика, то існує спеціальний відділ, який займається отриманням і відправкою кореспонденції - експедиція. Якщо організація невелика - цю функцію виконує загальний відділ або секретар.

Способи отримання або відправки документів: пошта, кур'єр, телефакс, електронна пошта.

ш

При отриманні перевіряється:

  • 1) правильність адресування (якщо не на адресу організації надійшов документ - організовується повернення);
  • 2) сортування по підрозділам відповідно до адресатом;
  • 3) правильність і комплектність документів та додатків (наявність підписів, дат, наявність зазначених сторінок додатку).

Чи не розкриваються конверти з відміткою «особисто» і «КТ». На першій сторінці отриманого документа справа внизу проставляють відмітку про надходження (коротка назва організації, дата, вхідний індекс).

Реєстрація документів. Реєстрація документів проводиться з метою організації обліку, систематизації та пошуку документів за рядом ознак. Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа в організацію шляхом проставлення на ньому дати і реєстраційного індексу і записом необхідних відомостей про документ у відповідну реєстраційну форму. Документ, отриманий по електронній пошті, також слід зареєструвати.

Реєстрація може проводитися децентралізовано в ряді підрозділів (наприклад, накази по особовому складу можуть реєструватися у відділі кадрів), а може - централізовано в загальному відділі (в канцелярії, в секретаріаті). При децентралізованому процесі потрібен єдиний підхід в рамках всієї організації до системи індексації та структурі реєстраційних форм. Він забезпечується номенклатурою справ організації і інструкцією з документаційного забезпечення управління. У великих корпораціях може бути розроблена самостійна інструкція по реєстрації документів.

Реєстраційні форми відрізняються один від одного в залежності від видів і груп документів. Так, в окремих формах реєструються накази, протоколи, акти. В окремих формах реєструються вхідні та вихідні документи.

При електронної реєстрації документів слід розробити види форм реєстрації на основі єдиної системи кодування документів. При цьому реєстраційний індекс, який присвоюється документу, може складатися з наступних елементів: порядковий (валовий) номер у межах за рік потоку певних видів документів, код структурного підрозділу і номер справи, в яке буде поміщений зареєстрований документ (після виконання). наприклад:

153 / 02-03. При необхідності до складу індексу документа можна включати додаткові елементи.

Реєстраційна форма, в якій фіксуються відомості про вхідному документі, повинна мати такі поля.

  • 1. Вихідний індекс.
  • 2. Дата відправлення.
  • 3. Що входить індекс.
  • 4. Дата отримання.
  • 5. Автор документа.
  • 6. Заголовок (тема).
  • 7. Резолюція.
  • 8. Виконавець.
  • 9. Термін виконання.
  • 10. Відмітка про виконання.
  • 11. Номер справи, в яке поміщений документ.

Для реєстраційних форм внутрішньої та вихідної документації використовують такі набори полів.

  • 1. Дата підписання або затвердження документа.
  • 2. Індекс.
  • 3. Тема або тема документу.
  • 4. Автор.
  • 5. Виконавці.
  • 6. Кореспондент (тільки для вихідної документації).
  • 7. Номер справи, в яке поміщений оригінал або копія документа.

Реєстраційні форми можуть бути трьох видів: журнальна, карткова та електронна.

Журнальна використовується повсюдно, особливо зручна в тому випадку, якщо важливий фактор обліку (при цьому ставлять розпис в отриманні, наприклад: журнал видачі трудових книжок). Ця форма реєстрації зручна при невеликому обсязі реєстрованих документів. Журнальна форма реєстрації була введена в Росії в 1720 р Генеральним регламентом Петра I.

Карткова форма реєстрації використовувалася в докомпьютерную період існування секретаріатів. Певні зручності в плані пошуку відомостей про документи така форма надавала. Процедура складання та заповнення карток при цьому була трудомістка, ймовірність їх втрат велика.

Значні зручності та переваги - у електронних форм реєстрації. При одноразової фіксації відомостей про документ надається можливість багаторазового використання даних про документі.

На основі електронних реєстраційних форм легко фіксувати відомості, враховувати документи, здійснювати пошук документів за сукупністю пошукових ознак, налагодити контроль виконання документів, складати звіти по документообороту організації. З негативних сторін слід зазначити легкість внесення несанкціонованих змін в зв'язку з чим необхідно вирішувати питання доступу до процедури і кожному реєструється документом.

Розподіл документів по виконавцям. Після реєстрації документи повинні бути передані на виконання. Це виконується за допомогою процедури нанесення резолюції (в нетипових випадках) або за допомогою передачі документів безпосередньо відповідальним виконавцям (в типових ситуаціях). Якщо виконавців декілька - з документа знімають необхідну кількість копій. Часто факт отримання завдання або прийняття документа до виконання фіксують за допомогою позначки про ознайомлення, що складається з дати і розпису.

Удосконалення процесу розподілу документів по виконавцям полягає в децентралізації цього процесу (коли керівник організації не все 100% документів розписує по виконавцям, а тільки складні).

Процедура розподілу документів по виконавцям підлягає автоматизації, оскільки маршрутизація документа може бути закладена в технологію «електронного документообігу».

Контроль за термінами виконання документів. Це один з різновидів контролю виконавської дисципліни в організації. Як відомо, однією з функцій управління є контроль реалізації прийнятих управлінських рішень. В силу того, що більшість прийнятих рішень фіксуються документами, процедуру контролю розглядають з двох сторін: з точки зору істоти, якості виконання рішень (цю функцію виконують менеджери і керівники) та з точки зору дотримання термінів виконання (цю функцію здійснює служба документаційного забезпечення управління) .

Поставити документ на контроль - значить організувати виконання його у встановлені терміни. Терміни виконання документів можуть бути визначені законодавчо. Так терміни виконання за заявами громадян не можуть перевищувати 1 міс. Терміни виконання можуть бути вказані в самих документах.

Наприклад, в розпорядчих документах по кожному пункту прийнятих рішень крім виконавця зазначено термін виконання. Нарешті, термін виконання може бути вказаний в резолюції керівника, накладеної на документ (найчастіше мова йде про вхідні документах). Термін виконання планових і договірних документів зазначений безпосередньо в їх текстах у відповідних розділах або статтях.

Постановка на контроль полягає в зборі та впорядкування відомостей про виконуваних документах, виконавців і терміни виконання. До поширення комп'ютерів вели ручні контрольні картотеки. На кожен документ складалася контрольна картка, що містить відомості про вид, заголовку, датою документа, П.І.Б. його виконавця, термін виконання. Картки розставлялися в картотеку по робочих днях, на які припадали терміни виконання того чи іншого документа.

Сьогодні електронна контрольна форма створюється автоматизовано ще на етапі реєстрації документа. А процедура контролю теж спростилася.

За допомогою автоматично складаються щоденних звітів по контролю адміністратор (контролер) двічі (за 10 днів і за 3 дні до настання терміну виконання) посилає виконавцю нагадування. У разі порушення терміну (перенесення терміну виконання, усунення виниклих труднощів) - повідомляє керівництву і фіксує його реакцію.

Коли документ виконаний - відомості про документ в системі доповнюються відміткою про виконання (вказується дата виконання, істота виконання, номер справи, в яке поміщений виконаний документ, П.І.Б. виконавця, який розмістив документ в справу) - і документ знімається з контролю.

У електронної контрольної картотеці стираються відомості про виконаному документі.

А на самому документі проставляється відмітка про виконання.

Пошук документів і відомостей. Інформаційно-довідкова робота. У широкому сенсі цього поняття інформаційно-довідкова робота - це володіння всією сукупністю відомостей по інформаційно-документаційне ресурсів організації. Дану функцію слід побудувати з максимальним забезпеченням рівня прозорості документного ресурсу. Як це зробити?

  • 1. Пошук документа можна вести по його реквізитами (індекс, дата, автор, заголовок), за тематикою, по структурному підрозділу, в справі якого він зберігається, по функції управління, яку документ забезпечує, по автору (кореспонденту), по виконавцю. А також за поєднанням названих пошукових ознак. При цьому результати пошуку повинні мати максимальний показник повноти і високий показник точності пошуку.
  • 2. Забезпечувати можливість пошуку відомостей, що містяться в текстах документів.
  • 3. Враховувати документопотоки по ряду характеристик.
  • 4. Враховувати трудовитрати і якість робіт з документами співробітників організації.
  • 5. Якісно і в строк виконувати власне документаційні технології: проектування документів, реєстрацію, контроль виконання документів, їх систематизацію, експертизу цінності.

Для цього і створюють системи електронного документообігу, в яких при правильно розроблених вхідних формах і повноцінних технологіях обробки даних названі вище види інформаційно-довідкової роботи виконуються ідеально.

При відсутності систем електронного документообігу (СЕД) інформаційно-довідкова робота ведеться в ручному режимі. Допомагає використання реєстраційних форм, контрольних картотек і, звичайно, номенклатура справ, в якій представлені всі документаційні ресурси організації.

Підготовка документів до архівного зберігання. Експертиза цінності документів. Документи, закінчені діловодством, не втрачають своєї актуальності. Кадрова, розпорядча, організаційна документація постійно використовується в ряді ситуацій. Крім того, багато документів складають частину державного архівного фонду Росії. Тому в країні існує практика зберігання завершених справ в архівах.

Завершення справи готують до архівного зберігання і передають в архів установи в термін не більше 12 міс.

При цьому виконуються наступні процедури.

  • 1. Проведення експертизи цінності документів.
  • 2. Оформлення справ, що підлягають зберіганню в архіві.
  • 3. Складання описів справ.
  • 4. Передача документів в архів.
  • 5. Знищення документів, термін зберігання яких закінчився.

Експертиза цінності документів - це вивчення документів за критерієм їх наукової та практичної цінності з метою визначення термінів їх зберігання.

Експертизу проводить створювана наказом із співробітників фірми експертна комісія - дорадчий орган (мінімум 3 людини). До складу її обов'язково входить керівник служби ДОУ, заступник керівника організації, провідні фахівці. Засідає комісія 1 раз в рік. Експертиза цінності - дуже трудомістка, але важлива процедура.

У своїй діяльності вона керується такими документами.

  • 1. Положення про архівний фонд РФ.
  • 2. Основними правилами роботи відомчого архіву.
  • 3. Типовим переліком документів із зазначенням термінів зберігання.
  • 4. Номенклатури справ.
  • 5. Положення про експертну комісію.

Залежно від значимості документів терміни їх зберігання поділяють на три групи: постійного зберігання; довготривалого (понад 10 років); тимчасового (1 рік; 3 роки; 5 років; 10 років).

Конкретний термін зберігання є в номенклатурі справ, але він може уточнюватися в процесі експертизи цінності, яка проводиться подокументно.

Термін зберігання обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закриття справи.

У процесі експертизи формують чотири групи справ.

Справи постійного зберігання підлягають передачі до Держархіву відповідного рівня.

Справи довготривалого зберігання більше 10 років - до відомчого архіву або архів організації.

Справи тимчасового зберігання - в архів організації (справи з терміном зберігання 1 рік - зберігаються в службі ДОП)

Справи, що підлягають знищенню в зв'язку із закінченням строків зберігання.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передають без особливої попередньої підготовки в архів організації або відомства для фізичного зберігання. В процесі зберігання до них можуть звертатися співробітники і громадяни.

Справи постійного і довготривалого зберігання (понад 10 років) підлягають процедурі повного оформлення.

  • 1. На початок справи, що містить особливо важливі документи (авторські свідоцтва, промислові зразки, договори, арбітражні справи), поміщають бланк для внутрішнього опису справи.
  • 2. В кінець справи поміщають бланк засвідчувального напису. У ньому містяться відомості:
    • • про кількість аркушів справи;
    • • кількість аркушів внутрішнього опису;
    • • у разі виникнення необхідності вказують особливості нумерації (наприклад: листи - дублі «100 і 100а», пропущені листи). Підписує заверительную напис справи секретар експертної комісії.
  • 3. Справа прошивають міцною ниткою (якщо документ не можна проколювати - його поміщають в конверт). При цьому з документів знімають всі металеві предмети - скоби, скріпки.
  • 4. Всі аркуші справи нумерують валово, чорним олівцем арабськими цифрами в правому верхньому куті.
  • 5. Оформляють обкладинку справи (на спеціальній папці архівного зберігання). На обкладинку поміщають такі відомості:
    • • найменування архіву;
    • • повне найменування організації, напрямок діяльності або назва структурного підрозділу, індекс справи;
    • • Заголовок;
    • • дату закінчення справи, кількість аркушів, термін зберігання, гриф обмеження доступу.

На справи постійного і довготривалого зберігання складають опис справ - це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків справ. Опис служить і обліковим документом. Описи складають окремо на справи:

  • • постійного зберігання;
  • • довготривалого зберігання;
  • • по особовому складу;
  • • з грифом обмеження доступу;
  • • особливо важливі (авторські свідоцтва, патенти, арбітражні справи і т.д.).

За описами справи передають до відповідного архів (державний або відомчий) за територіальною ознакою.

Отже, технологія роботи з управлінськими документами включає в себе наступні процеси:

  • • документування діяльності;
  • • прийом;
  • • реєстрація;
  • • розподіл документів по виконавцям;
  • • контроль виконання;
  • • відправка;
  • • довідково-інформаційна робота;
  • • формування справ;
  • • систематизація документів;
  • • експертиза цінності;
  • • підготовка і передача справ в архів.

Кваліфіковане виконання всіх названих процесів забезпечує формування повного, прозорого, цінного і достовірного інформаційно-документаційного ресурсу організації. При цьому питання автоматизації технології є вторинними. Електронний документообіг реалізує дану технологію в сучасних умовах.

 
<<   ЗМІСТ   >>