Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

СКЛАД, СТРУКТУРА І ПРИНЦИПИ СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО РЕСУРСУ ОРГАНІЗАЦІЇ

Актуальність інформаційного ресурсу різко посилюється в усіх сферах життєдіяльності суспільства і, природно, в кожній організації. Оскільки інформаційні ресурси в основному документовані, завдання управління документами є першочерговим і має той же порядок важливості, що і раціональне використання матеріальних ресурсів, оптимальна кількість і якість кадрового потенціалу та ін.

Основна відмінність вітчизняної російської сфери документування полягає в чіткій її регламентації як на загальноукраїнському та відомчому рівнях, так і на рівні конкретного підприємства або установи.

Незважаючи на значні реформи державних функцій в країні діють загальнодержавні нормативні документи і технології, які регламентують основні правила роботи з документами і порядок оформлення управлінських документів. Як норм загальноросійського рівня виступає ряд законів, державних стандартів, загальноросійські класифікатори, уніфіковані системи документації. На відомчому рівні є інструкції і методики, що дозволяють визначити єдиний порядок роботи з документами на підприємствах і в організаціях певної галузі або, точніше, сфери діяльності. Закріплюються подібні норми розробляються в організації регламентуючими документами, такими як: статут або положення про організацію, положення про службу ДОП, інструкція з документаційного забезпечення управління і, нарешті, номенклатура справ.

Існування такого потужного багаторівневого нормативного апарату цілком виправдано забезпеченням юридичної сили документів, закріпленням оптимальної технології обробки документів і їх використання, єдністю форм і видів документів, єдиним порядком їх оформлення. Крім того, це прекрасна платформа для оптимізації документообігу фірми і його адаптації до сучасних умов.

Оптимізація документообігу мислиться без сучасних інформаційних технологій, а саме без електронного документообігу. Створення та управління документами в електронній формі - це не данина модним тенденціям, це необхідність отримати інші можливості по управлінню інтелектуальними активами і бізнес-процесами, що безпосередньо пов'язано з успішністю підприємства на ринку.

Електронна обробка документів являє собою прогресивну технологію для менеджменту і співробітників, оскільки сфера створення та обробки документації з вузькопрофесійного області діяльності спеціальних працівників перетворилася в універсальну сферу, де кожен співробітник (а менеджер в першу чергу) бере участь в процедурах документування та обробки документів. Звична думка про те, що робота з паперами - справа технічного працівника або секретаря, - більше не відповідає дійсності. Підраховано, що кожен співробітник бере участь у створенні в середньому 500 електронних документів на рік.

Збільшення кількості створюваних документів, версій, можливості їх багатоваріантного копіювання, передачі по електронній пошті або по локальних мережах породжує грандіозно множаться документообіг. Проблеми пошуку відомостей і їх достовірності в цих умовах актуалізується. Гостро стоїть проблема захисту даних, розумного обмеження доступу до них. Вирішення цих питань - у впровадженні систем електронного документообігу.

Слід розуміти, що електронний документообіг це єдина технологія управління підприємством, пов'язана з колективною, зумовленої стандартними маршрутами і регламентами обробкою документів.

Автоматизація управління бізнес-процесами дозволяє домогтися значного зниження непродуктивних втрат часу на досягнення, передачу та обмін результатами виконання функцій, підтримати прозорість управлінських регламентів, їх відтворюваність (це не що інше, як корпоративна пам'ять!), І, крім того, дотримуватися стандартів якості серії ІСО на рівні управління підприємством.

Традиційне визначення поняття «документообіг» таке: документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Можна запропонувати більш широке визначення документообігу.

Документообіг - це процеси документування діяльності та технологія роботи з документами в єдиній корпоративної робочої середовищі.

Розділяють поняття управлінський документообіг і технологічний документообіг, хоча межа між ними нечітка.

Документообіг має показники: якісні і кількісні. До основного кількісного показника відноситься обсяг документообігу, що дорівнює кількості документів, оброблених в організації в рік. Допоміжний показник кількісного характеру - кількість створених в організації паперових копій документів. Інша група показників: час, що витрачається на пошук документованих відомостей (в чол / год на рік); час, витрачений на розгляд і нанесення резолюцій на документи керівником і т.д.

Документообіг можна представити у вигляді документопо- струмів.

Документопотік - організоване і стійке рух документів. Документопотоки можна класифікувати.

У напрямку руху документів розрізняють горизонтальні потоки (що зв'язують організації одного рівня, що зв'язують несупідрядними організації) і вертикальні потоки (що зв'язують супідрядні організації). Причому вертикальні потоки бувають двох типів: висхідні (документи, що відправляються від підрядної організації вищестоящої) і низхідні (відправляються з вищестоящої організації підрядної організації).

По відношенню до окремої організації можна представити весь документообіг у вигляді вхідного, вихідного і внутрішнього документопотоков.

Вхідний потік в свою чергу можна розділити:

  • • на потік документів від вищестоящої організації. За видовим складом це можуть бути накази, розпорядження, рішення, постанови, інструкції, службові листи;
  • • потік документів від територіальних органів влади і управління: від податкових органів, від пожарнадзора, від екологічних служб, від органів соціального захисту. Той же видовий склад документів;
  • • потік документів від підвідомчих організацій. Звіти, довідки, службові листи, службові записки;
  • • документи від інших організацій. Листи, договори, відгуки, довідки;
  • • звернення громадян, клієнтів, організацій. Пропозиції, заяви, претензії.

Вихідний потік в свою чергу можна структурувати на документи, направлені на вищі організації, місцеві органи влади і управління, сторонні організації, підвідомчі організації, фізичним особам-гражда- нам.

Внутрішній документопоток складається з рухаються по різних маршрутах документів. Маршрути документів можна формалізувати. Для цього доцільно розглянути процедури або технологічні операції з обробки документів, які здійснюють в будь-якій організації.

Технології документаційного забезпечення мають сформований і чітко регламентоване зміст. Дії з документами представлені набором операцій. Набір операцій з обробки документів, технологія документообігу забезпечує управлінську діяльність. Грамотно побудований документообіг, крім того можна розглядати в якості основного умови формування документного ресурсу. Документообіг, його технологічні операції не залежить за своєю сутністю від обраної системи їх реалізації і від видів носіїв документа. Більш того, вони самі задають правила розробки та експлуатації електронних систем.

Прозорість документному ресурсу може надати чітке і системне уявлення про його структуру, принципи формування і використання.

Розглянемо один з найважливіших класифікаторів, що дозволяють систематизувати документацію підприємства, - номенклатуру справ. У розділі розглядаються питання сутності, призначення, функцій, видів і порядку розробки номенклатури справ.

Діяльність навіть найдрібнішої організації оформляється, забезпечується і супроводжується за допомогою вельми значної кількості управлінських документів. У них фіксуються прийняті та реалізовані рішення, процеси діяльності, взаємозв'язку з іншими організаціями, численні відомості. Документи після виконання не втрачають своєї актуальності, до них багаторазово звертаються в процесі роботи. Для того щоб використання документів, їх пошук не перетворювалися в проблему необхідно подумати про їх класифікації. Найпростішою класифікацією документів є угруповання їх у справи.

Справа - це документ, або сукупність документів, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності і поміщених під одну обкладинку.

Ознак подібності, за якими можна формувати справи, кілька.

Номінативний ознака. Передбачає групування в одну справу документів одного виду. Наприклад: наказів по основній діяльності або, скажімо, протоколів засідань ради.

Предметно-питально ознака (тематичний ). Це об'єднання в одну справу документів з певної тематики, наприклад: документи з бронювання готелів; документи по веденню будівництва п'ятого корпусу.

Авторський ознака або кореспондентський. У справу збираються документи одного автора або кореспондента. Автором або кореспондентом може бути організація, структурний підрозділ, колегіальний орган або посадова особа. Даний ознака може бути доповнений географічним ознакою, коли автори або кореспонденти знаходяться на певній території, наприклад: готелі міста Сочі. Або навчальні заклади Москви.

Хронологічний ознака. Враховується період, за який зібрані документи. Наприклад: звіти фірм за січень 2010 р

Експертна ознака. Враховуються терміни зберігання групуються в одну справу документів. Так, наприклад, не можна згрупувати в одну справу накази про прийом на роботу співробітників і накази про їх відрядження, оскільки накази про прийом на роботу мають термін зберігання 75 років, а про відрядження - тільки 5 років.

Вказівка на копийность. Якщо в справу будуть підшиті не оригінали, а копії - це слід вказати в заголовку справи словом «Копії». І в цьому випадку термін зберігання справи буде іншим (меншим).

Слід сказати, що на практиці при формуванні справ зазвичай враховують одночасно кілька ознак. Номінальний і кореспондентський (з географічним), наприклад: «Листування з туристичними агентствами Московської області», а якщо додати хронологічний ... «в 1-му кварталі 2010 р».

Щоб правильно і повно провести угруповання документів у справи, використовують спеціальний довідник, званий номенклатурою справ.

Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в організації із зазначенням термінів їх зберігання.

Номенклатура справ - багатофункціональний документ.

Перше і основне призначення - схема класифікації при розподілі і угрупуванню в справи виконаних документів. Вона повинна охоплювати всі документи організації (вхідні, вихідні та внутрішні). Заголовки справ з номенклатури переносяться на обкладинки справ.

Друге призначення. За допомогою номенклатури справ намічають терміни зберігання документів, включених до справи.

Третє призначення. Номенклатура справ використовується як інформаційно-пошукова система по документах організації.

Четверте призначення. Номенклатура справ використовується в реєстрації, так як в реєстраційний індекс документа доцільно включати індекс справи за номенклатурою справ. Наприклад: 136 / 02-03.

П'яте призначення. Служить основним організаційним і одночасно обліковим документом для служби документаційного забезпечення управління ДОУ. Зокрема, при проведенні експертизи цінності документів, при здачі документів на архівне зберігання.

Шосте призначення. Являє собою упорядковану сукупність документованих інформаційних ресурси організації.

Номенклатура справ буває трьох видів: типова, приблизна і реальна (номенклатура справ конкретної організації).

Типова складається для організацій, однорідних за характером діяльності і структурі. Вона встановлює єдиний для всіх таких організацій склад справ, єдину індексацію. Є нормативним (обов'язковим) документом.

юо

Орієнтовна встановлює приблизний склад справ для організацій, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Вона носить рекомендаційний характер.

Типові і зразкові номенклатури справ дозволяють встановити єдину систему формування справ, уніфікувати заголовки справ однорідних документів, встановити для них єдині терміни зберігання. Розробляють такі номенклатури справ документаційні служби та архіви відомств або корпорацій.

Кожна організація зобов'язана мати власну конкретну номенклатуру справ. При наявності типової чи примірної номенклатури реальна розробляється на їх основі. При цьому заголовки справ можуть бути конкретизовані з урахуванням специфіки вашої організації, а терміни зберігання можна переносити без змін.

Номенклатура справ організації складається з розділів, що відповідають структурним підрозділам організації: відділ кадрів, відділ маркетингових досліджень, бронювання готелів або навчальний відділ. Причому розташовуватися ці розділи номенклатури справ будуть відповідно до переліку структурних підрозділів в таких організаційних документах, як структура і штатна чисельність або штатний розклад, або статут організації.

Можна організувати розділи номенклатури справ не у відповідності зі структурними підрозділами, а відповідно до конкретних напрямів діяльності. Особливо це зручно в організаціях з часто мінливою, неустояної структурою або побудованої за матричним принципом.

У невеликій організації, що не має в своєму складі структурних підрозділів це теж зручно: зробити розділами номенклатури справ напрямки діяльності: організація управління, ліцензування, маркетингові дослідження, кадрова робота, бухгалтерський облік. Документи зручніше формувати саме так, інакше номенклатура справ не допоможе в реалізації інформаційно-пошукової функції, однією з найважливіших функцій.

Перелік основних розділів номенклатури справ складається на основі таких організаційних документів, як структура і штатна чисельність, статут організації, штатний розклад, посадові інструкції, положення про структурний підрозділ.

Розміщення розділів в номенклатурі доцільно вести відповідно до структури і штатної чисельності або відповідно до статуту. А якщо є типова або приблизна номенклатура, варто взяти за основу рекомендовану ними послідовність розміщення розділів.

Кожному розділу номенклатури справ привласнюють код. Зазвичай це двозначний цифровий код: 01, 02. Він дозволяє позначити 99 структурних підрозділів або напрямів діяльності. Цього цілком достатньо для організації, яка б велика вона не була.

Після того, як визначені основні принципи класифікації документів: по структурним чи підрозділам або за напрямками діяльності можна перейти до основного етапу складання номенклатури справ: формування заголовків справ і розміщення їх в розділах номенклатури справ.

Тут не обійтися без ретельного вивчення складу, змісту і кількості всіх документів організації: як входять, так і створених в організації. Аналіз документів проводять в рамках структурного підрозділу або напряму діяльності. Крім масиву документів корисні будуть журнали реєстрації документів, довідкові картотеки, посадові інструкції і положення про структурні підрозділи, з яких можна почерпнути відомості про створення або використання тих чи інших документів. До процедури аналізу масиву документів слід залучати керівників структурних підрозділів та провідних фахівців.

Основні методичні документи, що дозволяють скласти номенклатуру справ, такі.

  • 1. Типова або приблизна номенклатура справ, якщо така є. Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ, що заводяться в діловодстві певної категорії організацій, єдину індексацію цих справ в галузі. Вона є нормативним обов'язковим документом і встановлює приблизний склад справ, визначає терміни їх зберігання. Типова номенклатура справи допомагає при розробці номенклатури справ організації.
  • 2. Основні правила роботи відомчих архівів допоможуть визначити особливо цінні документи з точки зору визначення термінів їх зберігання.
  • 3. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням строків їх зберігання. У ньому детально перераховані види управлінських документів всіх систем і, крім того, визначено терміни зберігання документів. Перелік складається з статей.

Включенню в номенклатуру справ не підлягають друковані видання, рекламні листки, надіслані вітальні і запрошення і інші документи, які не підлягають реєстрації.

Класифікацію документації структурного підрозділу проводять за названими вище ознаками, а точніше за поєднанням ознак.

Наприклад: заголовок справи «Листування з фірмою« АВС »з бронювання рейсів». У цьому прикладі можна спостерігати поєднання трьох ознак: номінативний (листування); авторський (Фірма «АВС»); тематичний (з питання ...).

Послідовність розміщення заголовків справ в розділі номенклатури грунтується на ступеня важливості документів.

На практиці можна користуватися такою послідовністю розміщення заголовків.

  • 1. Організаційна документація.
  • 2. Розпорядча документація.
  • 3. Планова документація.
  • 4. Договірна документація.
  • 5. Звітна документація.
  • 6. Документація по основній діяльності відділу.
  • 7. Документація за матеріалами перевірок і ревізій.
  • 8. Інструктивно-методична документація (правила, переліки, порядок, інструкції, норми та інші документи, необхідні для конкретної ділянки діяльності співробітників відділу).
  • 9. Інформаційно-довідкова документація (листування, довідки, акти та ін.).
  • 10. Облікова документація (форми статистичного обліку по діяльності відділу).
  • 11. Документація тимчасових колективів.

Спочатку аналізуються організаційні документи і виникають відносини з заголовками: «Положення про структурний підрозділ», «Статут організації», «Ліцензія на право ведення діяльності», «Штатний розклад». У подібній справі може бути тільки один документ. Наступним може бути справа з заголовком «Посадові інструкції працівників відділу». Після організаційних створюють справи з розпорядчими документами. Для початку, якщо є вищестояща організація, слід завести справу з її розпорядчими документами. Наприклад: «Накази Міністерства з діяльності комбінату. Копії »,« Постанови Ради директорів

юз концерну. Копії ». Таких справ може бути кілька, а може бути тільки одне в залежності від масштабів організації і кількості і видів розпорядчих документів.

Далі слід завести справу (або справи) з власними розпорядчими документами. До них належать накази, розпорядження, постанови, рішення. В організації можуть з'являтися кілька видів розпорядчих документів. Справи заводяться на кожен вид розпорядчих документів організації, на розпорядження, накази керівника, на рішення колегіального органу, який діє в організації (наприклад: директорат, вчена рада, рада директорів). Крім того, накази керівника можуть бути підшиті в різні справи, оскільки терміни зберігання (експертний ознака) у різних наказів можуть бути різними. Отже, при формуванні справ з розпорядчими документами в якості основного використовують номінативний ознака (вид документа - накази, рішення), а також авторський ознака і вказівка на копийность.

Після розпорядчих обробляють планові документи. Тут використовується номінативний ознака (вид документа: програма, план, бізнес-план) і хронологічний (на який період - рік або квартал або 5 років). Наприклад: «Робочі навчальні плани за спеціальностями. Термін навчання - 5 років »або« План роботи відділу на 20 ... рік ».

Договірна документація класифікується за номинативному, авторському і, можливо, тематичною ознакою. Наприклад: «Договори про бронювання місць в готелях».

Звітні документи групуються за ознаками аналогічно планової документації. Особливість планової та звітної документації полягає в наступному: даний вид документів розміщується в справу того року, на який він складений (а не в якому він складений). Так, наприклад, план робіт на 2011 р буде підшитий до справи, що заводяться в 2011 р, хоча розроблявся цей документ у 2010 р

Документація по основній діяльності структурного підрозділу. Специфічні види документів, за допомогою яких виконуються основні функції відділу або конкретний напрям діяльності: розробка туристичних маршрутів в турфірмі, складання розкладу в навчальному закладі, складання прайс-листа в торговому відділі, розробка рекламного листи в рекламному відділі. Названі види робіт супроводжуються появою документа по основній діяльності. Він теж підшивається в справу. Тема такої справи складається відповідно до ознаками: номінативним, тематичним, авторським і т.д. Наприклад: заголовок справи: «Розклади занять на денному відділенні на 1-е півріччя 20 ... / 20 ... уч. м »або« Прайс-листи на побутову техніку зі східних філіям за період з 01.06.20 ... по 01.12.20 ... м ».

Для функціональних відділів (секретаріат, відділ кадрів, планово-договірною, бухгалтерія) основною діяльністю буде їх функціональна, а не основна діяльність фірми. Для секретаріату: організація управлінської діяльності, для відділу кадрів - організація кадрової роботи і т.д.

Документація по перевіркам, ревізій. Справу можна називати так: «Документи по плановій перевірці діяльності організації податковою інспекцією в 20 ... р (програма перевірки, акти, довідки)». Якщо в заголовку справи використовується узагальнююче поняття, як, наприклад: «документи» або «нормативні документи», після заголовка в дужках вказують конкретні види документів.

Інструктивно-методична документація. До складу заголовка справ може входити вид документа по номінальній ознаці (інструкції, нормативи, положення і т.д.), тематика (по веденню виставкової роботи, з технічного обслуговування станції).

Інформаційно-довідкова документація. Зазвичай це справи, що містять листування. Заголовок справи починається терміном «листування». Якщо в справу підшиваються службові листи з різнорідними кореспондентами з певного питання, то в заголовок справи включають конкретну тематику, питання ( «по будівництву корпусу 1-БІС»). Якщо в справі групується листування з різних питань, але з певними кореспондентами або кореспондентом, то при складанні заголовка використовують кореспондентський ознака або географічний (якщо кореспонденти згруповані на певній території): «з вузами Алтайського краю».

Буває, що розпорядчі документи організації супроводжуються численними додатками. В цьому випадку зводиться справу із заголовком «Документи до наказів директора з основної діяльності (переліки, акти, довідки)».

Тимчасові колективи. Наприклад, була створена комісія для проведення експертизи цінності документів. Вона працювала місяць, в результаті її діяльності з'явилися деякі документи. Їх групують в справу, яке може мати такий заголовок: «Документи з експертизи цінності документів, проведеної ЕК в 2007 р (довідки, акти, переліки)». Розробляється загальна номенклатура, що включає в себе в якості розділів номенклатури відділів. При індексації справ в цій загальній номенклатурі вказуються номера структурних підрозділів, які можуть мати один (01,02 і т.д.), два (1.01, 1.02 і т.д.) і більш рівнів і номера самих справ (01, 02 і т.д.). В результаті індекс справи складається з номера відділу (або напрямки діяльності) і номера справи в відділі. Наприклад: 01-01; 1.01-01. Типові справи в різних відділах доцільно нумерувати однаково. Наприклад: у відділі кадрів є справа з індексом 0802 «Посадові інструкції співробітників ОК. Копії », а в рекламному відділі справа« Посадові інструкції працівників відділу реклами. Копії »має індекс 12-02.

В індексації справ слід передбачити запасні індекси для справ, які можуть утворитися в протягом року.

Порядок оформлення номенклатури справ. Оскільки номенклатура справ - документ внутрішній, перший лист оформляється на загальному бланку. Вид документа: «Номенклатура справ». Тема містить рік дії: «на 20_г.» Текст

номенклатури представлений в табличному вигляді. Таблиця має п'ять граф.

«Індекс справи». У графі вказуються код структурного підрозділу або напрямок діяльності, і номер справи, наприклад 01-10.

«Заголовок справи».

«Кількість томів справи». Графа заповнюється в кінці року. Якщо обсяг справи перевищив 250 аркушів, заводять наступний том з тим же заголовком.

У наступній графі вказуються термін зберігання документів справи і відповідна стаття за «Переліку типових документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням строків їх зберігання». Наприклад: «Постійно», ст. 19а.

У графу «Примітки» включають відомості про відповідальне за формування справи особі, про передачу справи в архів або іншу організацію (структурний підрозділ) та ін.

Після таблиці робиться диференційована підсумковий запис про кількість заведених справ.

Номенклатура справ організації складається службою ДОУ і узгоджується з архівом організації, відомчим або державним архівом. Стверджується керівником організації.

Сама номенклатура справ має постійний термін зберігання. Копії затвердженої номенклатури справ (або її розділи) передаються в роботу структурних підрозділів. При виникненні необхідності завести нову справу, готується доповнення до номенклатури, що містить відомості про індекс і заголовку заводяться справи. Відкритий принцип індексації справ передбачає можливості індексувати знову формуються справи.

Нижче наводиться фрагмент номенклатури справ, створеної за напрямками діяльності.

(Назва вищестоящої організації) (Найменування організації)

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

ЗАТВЕРДЖУЮ Керівник організації

(Підпис, ініціали та прізвище)

«_» _ 20 ... Г.

Місце составленія_

На рік

індекс

справи

заголовок справи

Кількість томів справи

Термін зберігання справи і № статті за переліком

Примітка

01. Організація управління

01-01

Установчі документи організації

постійно; ст. 46

01-02

Штатний розклад

постійно; ст. 46а

01-03

посадові

інструкції

працівників

2

3 роки після заміни новими; ст. 56

01-04

Розпорядження адміністрації округу. копії

До відпадання потреби; ст. 66

01-05

Накази з основної діяльності

постійно; ст. 20а

індекс

справи

заголовок справи

Кількість томів справи

Термін зберігання справи і № статті за переліком

Примітка

01-06

накази

по адміністративно

господарської

діяльності

5 років; ст. 16г

01-07

Документи ревізій організації (довідки, акти, протоколи)

постійно; ст. 28а

Розглянемо фрагмент розділу номенклатури справ, побудованої за структурними підрозділами.

індекс

справи

заголовок справи

Кількість томів справи

Термін зберігання справи і № статті за переліком

Примітка

10. Відділ реклами та маркетингу

10-01

Положення про відділ

постійно; ст. 46в

10-02

посадові

інструкції

співробітників

3 роки після заміни новими; ст. 56

10-03

Накази керівництва по діяльності відділу. копії

До відпадання потреби; ст. 66

10-04

Розпорядження начальника відділу

5 років; ст. 6в

10-05

Плани робіт (річний, проектні) на 20 ... р

3 роки; ст. 179а

10-06

Договори із замовниками

3 роки; ст. 337

10-07

Звіти працівників за договірною діяльності за 20 ... р

5 років; ст. ЗООг

10-08

Листування щодо виконання проектів

3 роки; ст. 1027

10-09

Службові записки

3 роки; ст. 402

індекс

справи

заголовок справи

Кількість томів справи

Термін зберігання справи і № статті за переліком

Примітка

10-10

Нормативи розрахунку вартості розміщення реклами (на 1-е півріччя 20 ... р)

3 роки після

заміни

новими

Перерахуємо деякі загальні правила формування справ.

  • 1. У справу підшивають тільки виконані документи.
  • 2. До справи поміщають тільки один екземпляр документа: оригінал або копію. Чернетки, проекти документа, як правило, в діла не підшивають.
  • 3. Документи постійного і тимчасового зберігання потрібно розміщувати в різні справи.
  • 4. У справу групують справи поточного року (для навчальних закладів поточний рік - навчальний). Виняток: особисті справи співробітників і перехідні справи.
  • 5. Якщо додатки до розпорядчих документів мають великі обсяги, доцільно сформувати самостійну справу для додатків. Його заголовок починається словом «Документи», а закінчується зазначенням в дужках видів документів справи. Наприклад: «Документи до рішень методичної ради (довідки, доповіді, списки) за 2009 г.».
  • 6. Обсяг справи не повинен перевищувати 250 паперових аркушів. При перевищенні заводять другий том справи з таким же точно заголовком.
  • 7. Документи з грифом обмеження доступу підшивають в окремі справи, навіть якщо за ознаками закладу справ документи збігаються з документами загального доступу.
  • 8. При дотриманні перерахованих вимог і правил при формуванні справ слід виходити з зручності пошуку потрібних документів.

Передбачена процедура видачі документів з цих справ. На місце документа закладають лист-заступник, на якому містяться відомості: який документ (вид, заголовок, індекс, дата) кому і коли виданий. Лист-заступник зручно зробити у вигляді таблиці. Буває, що вся справа передається в роботу. На місце справи поміщають карту-заступник, в якій вказують індекс справи, кому видано, коли і розпис в отриманні.

Буває, що документи затребувані не в роботу, а компетентними органами (прокуратура, податкова служба). Ця процедура називається вилучення, проводиться за письмовим запитом, при цьому в справі залишають завірену копію кожного вилученого документа.

В даний час в умовах впровадження систем електронного документообігу номенклатура справ придбала крім основного статусу статус системного довідника. При цьому номенклатура справ набуває нові інформаційні характеристики і стає більш активним інструментом управління документообігом. Номенклатура як системний довідник має свою технологію ведення. Розширюється коло розробників номенклатури за рахунок фахівців, встановлюються систему. Забезпечується взаимоувязка індексів номенклатури з іншими класифікаторами (довідник структурних підрозділів, довідник організацій - кореспондентів, довідник видів доставки документів).

При створенні номенклатури як системного довідника може змінитися процедура формування заголовків справ. Замість одного розгорнутого пропозиції, зручніше використовувати заголовки, що складаються з декількох називних пропозицій. Наприклад: замість заголовка «Листування з філіями Східного округу з питання комплектування оргтехнікою» заголовок може виглядати наступним чином: «Листування. Філії Східного округу. Комплектування оргтехнікою ».

Слід включати в номенклатуру і електронні документи, тверді копії яких доцільно підшивати у справи з відповідними заголовками. В рамках СЕД складання і ведення номенклатури справ може бути спрощено можливістю автоматичної маршрутизації проекту номенклатури справ як на стадії її розробки, так і в процесі обговорення і включення в неї доповнень і змін.

 
<<   ЗМІСТ   >>