Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

СИСТЕМИ ДІЛОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Розрізняють такі функції управління: організація, планування, фінансування, нормування, розпорядча діяльність, контроль, облік, постачання, кадрове забезпечення, управління якістю.

Майже всі названі функції універсальні, тобто властиві будь-якій організації: і невеликій фірмі і більшому концерну. Реалізація даних функцій здійснюється шляхом вибору, прийняття та організації виконання управлінських рішень.

Комплекс документів, за допомогою яких реалізується та чи інша функція управління, називають спеціальною системою документації.

На жаль, ще не склалася однозначна класифікація управлінських документів на основі функціональності. При необхідності користуються приблизно розподілом управлінських документів по групах в залежності від функції управління, яку обслуговує та чи інша система документації.

У життєдіяльності будь-якої організації можна виявити такі системи документації:

  • планова документація (бізнес-план, річний план роботи, план випуску продукції, план введення в дію, програми робіт, протокол про наміри);
  • договірна документація (договір на поставку, договір надання послуг, договір про співпрацю);
  • фінансова та бухгалтерська документація (рахунок, платіжне доручення, відомість, авансовий звіт, план рахунків, касова книга);
  • правова (закон і підзаконний акт);
  • нормативна документація (стандарт, технічні умови, нормативи, сертифікат, тарифи, класифікатор, і т.д.);
  • кадрова документація (штатний розклад, трудова книжка, листок з обліку кадрів, графік відпусток);
  • звітна та статистична документація (звіти, заповнені форми статистичної звітності, зведення, довідки);
  • організаційно-розпорядча документація - комплекс документів, які забезпечують організаційну, розпорядчу та виконавчу діяльність підприємств, організацій та установ (наказ, положення, акт, протокол, службова записка, розпорядження);
  • виробнича або основна документація (документи, що забезпечують основну діяльність організації). Наприклад: для торгових фірм це комерційна документація (договір, контракт, оферта, претензія, комерційну пропозицію, прейскуранти, накладні). У медичному закладі - медичні карти хворих, рецепти, бланки аналізів і т.д. У школі - розкладу занять, розрахунок педагогічного навантаження, класні журнали успішності і т.д. У туристської фірмі - листи бронювання, путівки, каталоги, договори з клієнтами і т.д. У консалтинговій агенції - заявки клієнтів, договори на роботи, звіти про проведені роботи, проспекти послуг, проекти, укладення.

Основна складність роботи з системами документації полягає в розмитості їх кордонів. Часом правовий документ може виконувати функцію, властиву нормативної документації, а лист-претензія розглядатися як фінансовий, а не як інформаційно-довідковий документ.

Документи, що становлять ту чи іншу систему документації, пов'язані єдністю цільового призначення і забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності. Так документи, що входять в систему планової документації забезпечують реалізацію такої функції управління, як планування.

Розпорядчі документи забезпечують виконання розпорядчої функції «оперативне реагування», функції «контролю». Оскільки функції управління універсальні і одноманітно, слід думати, що і системи документації теж універсальні і одноманітно. Так і є. Більш того, в країні ряд систем документації уніфікований, тобто приведений до єдиного вигляду. Документи системи мають однаковий вигляд, однаковий порядок складання та оформлення. Уніфіковані системи документації створені для скорочення кількості форм документів, зниження витрат на їх обробку, досягнення інформаційної сумісності.

Уніфіковані системи документації (УСД) - це сукупність пов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документоване уявлення даних в певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних і методичних матеріалів по їх розробці та застосуванню. Для ведення УСД розробляються класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, забезпечують інтегровану автоматизовану обробку даних, що містяться в УСД.

Принципи УСД наступні.

Створення загальної моделі побудови документів. Принцип полягає в побудові форм документів, визначенні складу елементів (полів або реквізитів) документа.

Одноманітність форм документів і правил їх складання та оформлення (аж до вироблення термінології і допустимих скорочень в текстах і одиниць виміру).

Комплексність уніфікації. Встановлення однаковості і реквізитів документа і показників, що містяться в текстах (розробляється єдина структура цих показників), єдиних методів розрахунку. Враховуються параметри технічних засобів обробки документів, використовуються можливості електронних засобів обробки даних.

Інформативність і економічність. Виняток надлишкових відомостей. Раціональне побудова формуляра-зразка документів.

Стабільність використання документів. Досягається розробкою стандартів (державних або галузевих) на певні види документів.

Уніфіковані системи документації забезпечують економічний ефект за рахунок скорочення ручної праці при обробці величезних масивів документів, можливості багатоаспектного, багатоцільового і багаторазового використання даних, зниження спотворень і втрат даних, підвищення інформаційної ємності документів, розширення можливостей пошуку інформації, проведення автоматизації режимів створення, обробки, зберігання документів. УСД вносять значну лепту у створення єдиного інформаційного простору країни.

Перерахуємо уніфіковані в рамках країни системи документації.

  • 1. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.
  • 2. Уніфікована система банківської документації.
  • 3. Уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ і організацій.
  • 4. Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств.
  • 5. Уніфікована система з обліку праці та її оплати.
  • 6. Уніфікована система документації Пенсійного фонду.
  • 7. Уніфікована система зовнішньоторговельної документації.
  • 8. Уніфікована система звітно-статистичної документації.

Розробка УСД ведеться відповідними міністерствами чи відомствами. Для підтримки УСД в актуальному стані здійснюється їх ведення, що передбачає внесення змін і доповнень в масив уніфікованих форм документів.

Можна назвати ці системи універсальними. І дійсно, кадрова робота, бухгалтерський облік, розпорядча діяльність - такі сфери є в будь-якій галузі, на будь-якому підприємстві, в будь-якій установі.

Названі УСД є функціональними системами документації. На відміну від систем галузевої документації, що супроводжує управління певною галуззю народного господарства (нафтовидобуток, гірнича справа, сільське господарство, охорона здоров'я, освіта, металургія, транспортне господарство). З уніфікацією галузевих систем документації справи йдуть по-різному. Уповноважений орган, а зараз це відповідні міністерства або федеральні агентства, встановлюють певні правила, склад і форми документів, в яких відображаються ті чи інші специфічні для галузі відомості, дані. Так в області освіти, наприклад, діють єдині форми освітніх стандартів, навчальних планів, екзаменаційних відомостей, документів про освоєння освітньої програми.

На рівні окремого підприємства зустрічаються документи, які стосуються функціональних систем документації, і до документації відповідної галузі. Документи, які стосуються галузевої системі, в організаціях називаютьвиробничої (або спеціальної) документацією або документацією по основній діяльності.

Розібравшись з УСД, переходимо до розгляду загальних класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації, що мають пряме відношення до процесів уніфікації і створення єдиного інформаційного поля.

Загальноросійські класифікатори - це нормативні документи, що містять систематизоване зведення найменувань об'єктів класифікації і присвоєні їм коди. Класифікації підлягають різні економічні та соціальні об'єкти. Наприклад, існує Загальноросійський класифікатор продукції (ОКП).

Федеральна цільова програма «Електронна Росія», розрахована на період 2002-2010 рр., В одній зі своїх частин містить напрямки на впровадження системи електронного документообігу в органах державної влади і управління. Самі органи і документопотоки між ними повинні існувати в єдиному інформаційному просторі. Важливим елементом цього однаковості і служить система загальноросійських класифікаторів. Розроблено і діє 32 загальноросійських класифікатора. Десять з них гармонізовані з подібними міжнародними класифікаторами. Постанова Уряду РФ від 1 листопада 1999 г. «Про розвиток єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації» визначило принципи єдності у формуванні державної інформаційної системи і ресурсів, сумісність кодованих даних.

Всі класифікатори з точки зору змісту поділяються на три групи.

  • 1. Класифікатори інформації про управлінські документах, завданнях, розв'язуваних в автоматизованих системах управління, видах діяльності, економічні та соціальні показники. наприклад:
    • • Класифікація стандартів (ГКС);
    • • Класифікація продукції (ОКП);
    • • Класифікація управлінської документації (ОКУД);
    • • Класифікація валют (ОКБ);
    • • Класифікація одиниць вимірювання (ОКЕІ) і ін.
  • 2. Класифікатори інформації про організаційних структурах:
    • • Класифікація органів державної влади і управління (ОКОГУ);
    • • Класифікація підприємств та організацій (ЄДРПОУ);
    • • Класифікація економічних районів (ОКЕР);
    • • Загальносоюзний класифікатор галузей народного господарства (ЗКГНГ);
    • • Загальносоюзний класифікатор пунктів вантаження і вивантаження на залізничному, річковому, морському, повітряному і автомобільному транспорті (ОКППВ) і ін.
  • 3. Класифікатори інформації про населення і кадрах:
    • • Класифікація інформації щодо соціального
    • • захисту населення (ОКІСЗН);
    • • Класифікація спеціальностей за освітою (оксо);
    • • Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР);
    • • Класифікація інформації про населення (ОКИН).

Класифікація управлінської документації (ОКУД). Даний класифікатор містить коди видів управлінських документів і в тому числі документів, що відносяться до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.

 
<<   ЗМІСТ   >>