Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ЕЛЕКТРОННА ДОКУМЕНТАЦІЯ

Термін «електронний документ» з'явився на початку 1990-х рр. До цього використовувався термін «машинозчитуваний документ». У Федеральному законі від 10 січня 2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис» дано таке визначення: «Електронний документ - це документ, інформація якого представлена в електронно-цифровій формі». При цьому документ - це об'єкт інформаційної взаємодії в соціальному середовищі, призначеної для формального вираження соціальних відносин між іншими об'єктами цього середовища, що стверджує ГОСТ Р 52292-2004 «Інформаційна технологія. Електронний обмін інформацією. Терміни та визначення". Цей стандарт заснований на міжнародних стандартах по термінології в області інформаційних технологій, електронного обміну даними та їх обробки інформації в розподілених системах.

Міжнародні стандарти встановлюють загальні правила, які стосуються соціальних аспектів електронного документообігу (ділова документація, договори, угоди, конфіденційність, достовірність) і до питань власне інформаційних технологій (функціональні можливості, технологічні принципи, інтерфейси, сумісність засобів і т.д.). Дотриманий дуже важливий підхід до поділу двох аспектів явищ: соціальний (інформація, комунікація, документ, їх призначення) і технологічний (носій, формат, дані). У стандарті дані актуальні для проблеми визначення.

Дані - це інтерпретовані формалізованим способом подання інформації, придатне для комунікації, інтерпретації та обробки.

Цифрове середовище - середовище логічних об'єктів, що використовують для опису (моделювання) інших середовищ (зокрема, соціальної) на основі математичних законів.

Електронне середовище - середовище технічних (апаратних) засобів, що функціонує на основі фізичних законів.

Документ - це об'єкт інформаційної взаємодії в соціальному середовищі, призначений для формального вираження соціальних відносин. Офіційний документ - явище соціальне, його призначення - обґрунтування тих чи інших дій суб'єктів, що взаємодіють з його допомогою.

Соціальна сутність документа пред'являє до нього вимоги, виконання яких має передбачати інформаційна технологія, а саме такі.

  • 1. Зберігати інваріант. Іншими словами забезпечувати фик- сірованіе, висловлювати відомості незалежно від форми.
  • 2. Вимога доступності - властивість документа, що складається в тому, що форма подання документа повинна забезпечувати фізичну можливість вимірювання заданих параметрів (вмісту, атрибутів, технологій).
  • 3. Вимога цілісності - задані значення параметрів документа повинні відповідати яку складають специфікацію вимогам.

За визначенням Національного архіву США електронні документи - це документи, що містять графічну, цифрову, текстову інформацію, яка може бути записана на будь-якому комп'ютерному носії і яка відповідає визначенню поняття «документ». А саме: всі книжкові, паперові, картографічні, фотографічні, машинозчитувані і інші письмові матеріали, незалежно від їх фізичної форми або властивостей, створені або отримані федеральним установою США відповідно до федеральним законодавством або в зв'язку зі здійсненням державної діяльності і підлягають зберіганню цим федеральним установою або його наступником як свідчення діяльності (організації, функцій, правил, процедур і т.д.) федеральної влади або через інформаційної цінності содер ащіхся в них даних.

Отже, можна виділити три ключові аспекти в даному визначенні документа.

  • 1. Документи створюються або виходять федеральним установою в зв'язку зі здійсненням державної діяльності. Вони належать державі. Питання їх зберігання розглядаються Національним архівом США.
  • 2. Документи, що відображають організацію, функції або діяльність інших організацій, їх адреса, майнові питання тощо також підлягають зберіганню.
  • 3. Документи можуть бути різними по фізичній формі. Вони можуть бути на паперовому, електронному, аудіовізуальному микроносителей. Однак електронні документи характеризуються логічної цілісністю інформації та формальних елементів документа на відміну від баз даних, гіпертекстових систем, мультимедійних документів.

У ГОСТ Р 52292-2004 дано таке визначення: «Електронний документ - форма подання документа у вигляді безлічі взаємопов'язаних реалізацій в електронному середовищі і відповідних їм взаємопов'язаних реалізацій в цифровому середовищі». Як видно, це визначення вже відноситься не до соціального аспекту, а до технологічного (до «внутрішню кухню» способу вирішення проблеми електронного документообігу).

Переваги електронних носіїв документів наступні.

  • 1. Здійснюється віддалений доступ, швидкість пошуку. Легко контролювати доступ і внесення змін, поширення. Передача документів відбувається миттєво, фізично легко вилучити документ з обігу.
  • 2. Електронний документ складається з двох частин: реквизитной, що містить ідентифікують атрибути (дані про автора, дату, номер документа, електронний підпис) і змістовної (текстову, числову або графічну), оброблювану в вигляді єдиного цілого.

Ідентифікують атрибути це метадані.

Метадані це формалізований опис інформаційного ресурсу, що використовується для ідентифікації та категоризації інформаційного ресурсу. Крім формальних характеристик документа (ідентифікують атрибутів) до поняття метадані відносять контекст документа, що відображає зв'язок документа з тією в сукупності з іншими документами управлінською функцією, а також зв'язок з організацією - автором. Тим самим метадані надають електронним документам форму документних ресурсів. Саме метадані роблять електронні документи придатними для використання, зрозумілими, автентичними, гарантують незмінність, доказовість і достовірність електронних документів. Виходячи з міжнародної практики основні категорії метаданих, які система управління документами повинна обробляти і зберігати разом з вмістом електронних документів включають в себе:

  • • контекстуальні метадані (дані про створення, отримання, передачі документа, дата отримання, ставлення документа до бізнес-процесу і до інших документів фонду);
  • • метадані про умови доступу (наприклад: «без обмежень», «персональні дані», «комерційна таємниця», «службова таємниця», «державна таємниця», «патентоспроможні відомості») і використанні документа (формат представлення даних, історія використання документа) ;
  • • метадані про розміщення документа в системі і фонді;
  • • метадані, що описують зміст документа;
  • • метадані, що описують структуру документа, контекст його створення.

В цілому сучасні вимоги до управлінських метаданих встановлюються з урахуванням принципу єдності документів і процесів управлінської діяльності, в ході якої документи створюються і використовуються.

Особливе значення при роботі з електронними управлінськими документами надається протоколам контролю системних процесів, що припускає хронологічно впорядковану сукупність записів результатів діяльності з документами, достатню для відновлення послідовності операцій з документами (звернення до тексту, копіювання, внесені зміни, спроби несанкціонованого доступу, знищення документа і т. д.).

Що стосується форматів файлів електронних документів, перерахуємо деякі широко поширені види форматів:

  • текстові: TXT, RTF (rich text format), PDF (portable document format), створений фірмою Adobe Systems;
  • формати для представлення графічних зображень: (фото, малюнок) представлені двома різновидами: векторні формати: зберігають зображення як набір геометричних фігур: DXF (drawing interchange format), використовується в програмах комп'ютерного дизайну, широко використовується в інженерії та архітектури. EPS (encapsulated postscript), широко використовується в настільних видавничих системах, CGM (computer graphics metafile), застосовується в графічних редакторах (в Photoshop); растрових форматів: BMP (bitmap), TIFF (tagged image file format), GIF (graphics interchange format);
  • формати баз даних: Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase;
  • формати електронних таблиць;
  • відео-, аудіоформати: QuickTime, MPEG (motion picture experts group);
  • формати розмітки: SGML (standard generalized markup language), використовуються в державних організаціях багатьох країн світу. Для потреб Інтернету створений стандарт HTML (hypertext markup language). Заснований на SGML формат XML (extensible markup language) досить широко використовуваний при управлінні інформацією.

Особливості архівного зберігання документів текстового вмісту передбачають використання форматів XML (extensible markup language) і PDF (portable document format). Крім змістовних складових документа вони дозволяють зберігати і зовнішній вигляд оригіналу (паперового документа).

 
<<   ЗМІСТ   >>