Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

КОРОТКИЙ ОГЛЯД ДЕЯКИХ ТИПІВ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Розглянемо такий тип офіційних документів, як технічна документація.

До цього типу можна віднести документи, що забезпечують будівництво будівель, споруд, доріг. До цього ж типу відносяться документи, що забезпечують промислові та виробничі галузі економіки країни (металургія, виробництво тканин, хімічні виробництва і т.д.). Зрозуміло, що в цьому типі документації об'єднані дуже різні документи. У кожній галузі господарства, в кожній виробничій сфері існують свої комплекси специфічної технічної і технологічної документації.

Умовно цей тип документів можна поділити на чотири групи.

  • 1. Документи, що фіксують інформацію про всіх технічних засобах, технічних засобах (конструкторська документація на автомобіль, на комп'ютер, на деревообробну лінію).
  • 2. Документи, що фіксують інформацію про технологічні процеси праці (що описують, наприклад, сталеплавильні процеси або процеси виготовлення бетону).
  • 3. Документи, що фіксують інформацію про природні об'єкти (документи про результати геологорозвідки, про водні об'єкти, про метеорологічні явища, картографічні документи).
  • 4. Документи, пов'язані з використанням обладнання, технічних засобів. Так звана експлуатаційна документація.

Технічну документацію можна групувати по галузях діяльності. Саме на такій основі створено міжнародний рубрикатор науково-технічної інформації. Перший (вищий) його рівень включає перелік галузей народного господарства, наукові дисципліни та міжгалузеві проблеми. За функціонально-галузевим принципом побудована і Міжнародна патентна класифікація, яка використовується для систематизації документів з винаходів. Також побудований і класифікатор спеціальностей освіти. Названі класифікації систематизують документи в інформаційному (змістовному) аспекті.

До числа загальних особливостей технічної документації можна віднести:

  • • наявність графіків, таблиць, креслень, схем;
  • • наявність системи єдиних для галузі характеристик, показників, розмірів і т.д .;
  • • наявність єдиних для галузі найменувань продукції, комплектуючих виробів, обладнання, приладів, матеріалів і т.д.

Специфіка оформлення технічної документації фіксується відповідними стандартами і відомчими методичними вказівками. В силу трудомісткості підготовки технічних документів створені автоматизовані системи.

Технічні документи мають типові реквізити оформлення: №, дата, вид документа, заголовок, автор, підпис, гриф погодження, гриф затвердження.

Одним з найпоширеніших видів технічної документації є креслення.

Основи образотворчої системи креслення були закладені в XVIII в. французьким геометром Гаспаром Монжем (1746- 1818). Відомі креслення, створені Рене Декартом, Леонардо да Вінчі. У Росії працювали за кресленнями вже за Петра I. Винаходи наших співвітчизників, таких як А. К. Нартов (1693-1756) - побудував оригінальні верстати різних конструкцій, скорострільну батарею і ін., І. І. Ползунова (1728-1766) - розробив проект універсального парового двигуна, побудував парові установки для заводських потреб, І. П. Кулібіна (1735-1818) - створив «дзеркальний ліхтар» (прототип прожектора), Семафорний телеграф і багато іншого, батька і сина Черепанових - побудували в 1833 тисяча вісімсот тридцять-чотири рр. перший в Росії паровоз і залізницю довжиною 3,5 км, не відбулися б без використання креслень.

Креслення мають кілька різновидів. Найпоширеніші з них такі.

  • 1. Наочне зображення (тривимірне зображення об'єкта - аксонометрична проекція).
  • 2. Ескіз-креслення від руки в окомірних масштабі з дотриманням пропорцій.
  • 3. Креслення загального вигляду - передає геометричні особливості всього вироби цілком.
  • 4. Складальне креслення-зображення виробу і дані, необхідні для його складання.
  • 5. Схеми - показують пристрій об'єкта і взаємодія його деталей в процесі роботи.

Теоретичним обґрунтуванням креслення є система прямокутного проектування предмета на дві взаємно-перпендикулярні площини.

Єдині вимоги до креслень визначені в Єдиній системі конструкторської документації (ЕСКД). У стандартах цієї системи визначені такі поняття, як види, перетини, виносні елементи, розрізи. Формати креслень за вимогами ЕСКД повинні відповідати єдиній схемі форматів аркушів паперу: від АТ (1189 х 841 мм) до А4 (297 X 210 мм).

Визначено масштаби зображення і їх позначення:

  • • масштаби зменшення: 1: 2; 1: 2,5; 1: 4; 1: 5; ... 1: 1000;
  • • натуральна величина: 1: 1;
  • • масштаби збільшення: 2: 1; 2,5: 1; 4: 1; ... 100: 1.

Лінії, які використовуються в кресленні теж стандартизовані

(Їх найменування, накреслення, товщина). Наприклад: суцільна основна, штрихпунктирна тонка, разомкнутая, суцільна хвиляста і ін. Проставлення розмірів довжини, діаметру, кута і інших і їх позначення також строго регламентована стандартами системи ЕСКД. Використовувані при створенні креслення шрифти теж стандартизовані.

Обов'язковою частиною креслення є основна напис. Вона розташовується в правому нижньому кутку кожного аркуша креслення і містить такі відомості:

  • • найменування деталі;
  • • найменування та позначення матеріалу деталі;
  • • масу деталі;
  • • масштаб креслення;
  • • номер листа;
  • • загальна кількість аркушів креслення;
  • • найменування підприємства-розробника;
  • • функцію і особа, яка бере участь у створенні креслення;
  • • прізвища осіб, які підписали креслення, їх підписи;
  • • дату підписання креслення.

Існує багато програм, що дозволяють автоматизувати процедури створення креслень. Один з перших пакетів прикладних програм в цій сфері був AutoCAD.

Отже, проектно-конструкторська документація, експлуатаційно-технологічна документація, звітна документація по вишукувань - ось приклади видів документів, що відносяться до типу «технічна документація».

Особливе місце в документної комунікації займає такий тип документів, як видання. Виданнями є книги, журнали, газети, плакати і т.д.

Видання - документ, призначений для широкого поширення в ньому інформації, що пройшов редакційно-видавниче опрацювання, має вихідні дані.

Видання - це твір друку. З'явилися електронні видання: тиражується інформація на інших носіях (на магнітних дисках, на лазерних дисках). Поняття «друкована продукція» ширше поняття «видання», оскільки в неї включають крім видання також малі друковані форми (буклети, листівки, квитки, програми, етикетки), чистові товари (зошити,) і акціденцію (бланки).

Видання як документ має загальними ознаками, властивостями і функціями.

До загальних ознак видання відносяться наступні.

  • 1. Наявність смислового (семантичного) змісту. Будь-яке видання містить інформацію, виражену знаками певної мови.
  • 2. Наявність стабільної речової форми, що забезпечує збереження інформації, що міститься у виданні, можливість його багаторазового використання і переміщення в просторі і часі.
  • 3. Призначення для соціальної комунікації. Видання створюється для передачі інформації в суспільстві.
  • 4. Завершеність. Об'єкт, званий виданням, зобов'язаний утримувати певну інформацію в рамках конкретної проблеми або питання.

Видання як документ крім названих ознак має специфічною ознакою: наявність тиражу - загального числа примірників випускається видання.

Видання як об'єкт має властивості.

  • 1. атрибутивні: наявність двох обов'язкових складових: інформації та носія. Він має двоєдину природу: зміст (інформація, ідея, думка) і форму (книга, брошура, журнал).
  • 2. Функціональність. Видання створюється для виконання одночасно ряду функцій як загальних, так і спеціальних.
  • 3. Структурність. Будь-яке видання складається з ряду елементів, які розташовуються в певному порядку. Досить часто певні види видань мають загальну (типову) структуру. Видання має певну стандартизовану конструкцію, важливою частиною якої є наявність довідкового апарату. Апарат представлений двома частинами:
    • • матеріали, що розкривають зміст книги (передмова, коментарі, анотація);
    • • матеріали довідкового характеру (зміст, покажчики, бібліографія).

Видання як будь-який документ виконує загальні функції, такі як:

  • • інформаційну (видання є джерелом інформації, знань);
  • • комунікативну (видання забезпечує комунікацію - передачу, обмін, обговорення, спадкоємність інформації в суспільстві).
  • • кумулятивна (видання здатне накопичувати, концентрувати, збирати, упорядковувати інформацію. Як видно з визначення видання - посилена кумулятивна функція - збирати і впорядковувати інформацію).

Видання як ніякий інший вид документа можуть бути тематично класифіковані. Приклади: ББК (бібліотечнобібліографіческая класифікація), УДК (універсальна десяткова класифікація), бібліотечні каталоги, каталоги періодичних видань. Всі ці класифікації відносяться до типу тематичних (змістовних) і підставою для класифікації виступає їх зміст.

Д ля створення єдиного підходу до формування такого потужного інформаційного ресурсу, яким є видання, створена ціла система стандартів як національного, так і міжнародного рівня. У Росії це система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи.

Система поповнилася трьома стандартами:

  • • ГОСТ 7.83-2001 «Електронні видання. Основні види і вихідні відомості »;
  • • ГОСТ 7.82-2001 «Бібліографічний запис. Бібліографічний опис електронних ресурсів. Загальні вимоги та правила складання »;
  • • ГОСТ 7.1-2003 «Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання ». Це базовий стандарт для каталогізації, підготовки книготорговельної та видавничої інформації як у традиційній, так і в електронній формі.

Стандарт регламентує єдині правила формування даних для характеристики багатофакторного унікального явища, як видання. Даний стандарт є міждержавним. Його вимоги і терміни діють на території ряду держав. Без цього стандарту бібліотечні фонди, колектори, видана друкована продукція, книготоргівля виявляться в стані повного хаосу.

Дуже важливим стандартом цієї системи слід вважати ГОСТ 7.77-98 «Міждержавний рубрикатор науково-технічної інформації. Структура, правила використання та ведення ». На його основі здійснюється єдиний підхід до класифікації ряду інформаційних ресурсів за основним, тематичною ознакою класифікації: по галузях і сферах людської діяльності.

За характером використовуваних знакових засобів видання бувають текстовими, иконическими (репродукції), идеографическими (карти, ноти).

Каналом сприйняття видання є візуальний канал.

Способи документування - друкований, магнітний, лазерно-оптичний.

При цьому друкований тираж видання може бути виготовлений поліграфічним способом, складальним, засобами оперативної поліграфії, копіювально-розмножувальної апаратурою, принтерами.

За способом друку видання може бути надруковано високого, офсетного, глибокого, трафаретного і іншими видами друку.

Матеріал носія може бути паперовим, полімерним.

За формою паперового носія видання може бути: листове (різновид - газета), зброшуровані (різновид - брошура (від 4 до 48 сторінок), книга - понад 48 сторінок), карткове (як правило, виготовляють на папері підвищеної щільності) плакат, проспект, програма (але не етикетка, що не кишеньковий календар).

За форматом видання поділяють:

  • • на видання великих форматів (від 84 х 108/8 до 84 х 90/16);
  • • середніх форматів (від 70 X 100/16 до 70 X 108/32);
  • • малих форматів (від 70 х 90/32 до 70 х 102/64);
  • • мініатюрних форматів (від 70 х 90/64 до 60 х 84/102).

За ступенем поширеності видання відносяться до опублікованих документів.

По регулярності виходу в світ розрізняють періодичні і неперіодичні видання.

Видання як вид документа можна класифікувати ще за кількома підставами.

За цільовим призначенням розрізняють:

  • • офіційне (закони, стандарти, постанови, інструкції, положення та інші документи вищих, центральних і муніципальних органів влади і управління);
  • • літературно-художнє;
  • • наукове, (науково-практичне або науково-виробниче та науково-популярне);
  • • виробниче;
  • • навчальний;
  • • суспільно-політичне;
  • • довідкове;
  • • рекламне;
  • • для дозвілля.

Зупинимося на деяких видах видань докладніше.

Офіційне видання - це видання, що публікується від імені державних вищих, центральних і муніципальних органів влади і управління, від імені громадських організацій.

Функціональне призначення офіційних видань - вводити в дію і поширювати встановлені відповідними органами норми, вимоги, правила. Багато з них мають юридичну силу; вони відрізняються від управлінської документації ступенем поширеності (публікуються) і масштабом дії: якщо управлінські документи носять локальний характер, то офіційні видання бувають міжнародного рівня - Міжнародні стандарти серії ІСО 2000 (ISO - серія міжнародних стандартів, що регламентують управління якістю на підприємствах), загальнодержавного - Закони РФ, регіонального - постанови обласної Думи.

Ще одна класифікація видань заснована на кількості включених в видання творів. Розрізняють монографії та збірники.

За структурою розрізняють наступні види видань.

  • 1. Серія - видання, що включає сукупність томів, об'єднаних спільністю тематики або спільністю цільового призначення (серія «Бібліотека пригод»).
  • 2. Багатотомне видання - неперіодичне видання, що складається з двох і більше нумерованих томів, що становлять єдине за змістом і оформленню ціле.
  • 3. Зібрання творів - однотомні або багатотомне видання, що містить основну частину творів автора.
  • 4. Вибрані твори - однотомні або багатотомне видання, що містить частину творів автора, відібраних за певною ознакою.

Наукове видання містить результати теоретичних чи експериментальних досліджень, воно призначене для фахівців відповідної галузі науки.

Найпоширеніші види наукових видань наступні.

  • 1. Монографія - наукове видання у вигляді книги, що містить повне дослідження поставленої проблеми і належить одному або декільком авторам.
  • 2. Збірник наукових праць - наукове видання, що містить дослідницькі матеріали наукових колективів. Збірники містять статті окремих авторів. Можуть носити періодичний характер.
  • 3. Матеріали конференцій, симпозіумів - збірник, який містить підсумки роботи конференції: тези доповідей, рекомендації або рішення конференції.
  • 4. Автореферат дисертації - наукове видання у вигляді брошури, що містить реферат проведеного автором дослідження, представленого на здобуття наукового ступеня. Фіксує науковий пріоритет автора.
  • 5. Науково-популярне видання - видання, що містить відомості про теоретичні дослідження в областях науки, техніки, культури, викладені у формі, доступній читачеві - неспеціалісту. Види науково-популярних видань: монографії, нариси, огляди, збірники, енциклопедії.

Навчальне видання містить систематизовані відомості наукового або прикладного характеру, викладені у формі, зручній для вивчення. Види навчальних видань: підручник, навчальний посібник, хрестоматія, наочне приладдя, практикум (задачник), навчально-методичні посібники (програми курсу, методичні вказівки, курс лекцій і т.д.). У таких видань яскраво виражено читацьке призначення. Наприклад: для школярів 5-6-х класів; для студентів економічних спеціальностей і т.д.

До довідковим виданням відносяться енциклопедії, словники, довідники.

Енциклопедія - довідкове видання, що містить в узагальненому вигляді основні відомості з однієї або декількох галузей знань або практичної діяльності, викладені у вигляді коротких відомостей (статей), розташованих в алфавітному або іншому системному порядку.

Словник - довідкове видання, що містить впорядкований перелік мовних одиниць (слів, словосполучень, термінів, інших знаків), забезпечених належать до них визначень або довідковим даними. Різновидом словників є всім відомі перекладні словники (двомовні чи багатомовні).

Довідник - видання, що носить прикладний характер, що має алфавітну або іншу систематизовану структуру.

Основні види довідників:

  • • довідник фахівця (наприклад: по радіотехнічним виробам, або за будівельними матеріалами, каталог зірок для астронома);
  • • науково-популярний довідник ( «Все про футбол», довідник садівника, путівник);
  • • побутові довідники (руху поїздів, телефонний довідник).

Розглянемо періодичні та продовжувані видання.

Періодичне видання виходить через певні проміжки часу постійним для кожного року числом номерів (випусків), що не повторюються за змістом, однотипно оформленими, що мають однакову назву. Наприклад: журнал «Компьютерра» періодичність 12 номерів на рік.

Видання, що продовжується виходить через невизначені проміжки часу, у міру накопичення матеріалу, що не повторюються за змістом, однотипно оформлені, мають загальну назву.

Періодичні видання - найбільш поширений вид видання. Тематична класифікація періодичних видань в Росії спостерігається у вигляді каталогу-довідника для передплатників.

За ознакою регулярності періодичні видання бувають щоденними, щотижневими, щомісячними, щоквартальними, щорічними.

За місцем випуску і сфері поширення розрізняють місцеві видання, регіональні, національні, закордонні.

Можна виділити п'ять основних видів періодичних видань: газета, журнал, бюлетень, календар, експрес-інформація.

Газета - носій текстової інформації. Предметом є поточні події і факти. Газеті властива подієва інформація. Тут поміщають оперативну інформацію (репортажі, хроніки, інтерв'ю, замітки, прес-релізи, кореспонденції), а також статті, огляду, рецензії, нариси, коментарі, листи читачів, фейлетони, рекламні повідомлення.

Газети розрізняють по періодичності виходу, за масштабами (центральні або національні, загальнодержавні, регіональні, місцеві (міські, районні, обласні), корпоративні (організацій, університетів), за профілем (масові видання або спеціалізовані, наприклад, «Урок»).

Існує поняття «аудиторія» газети. Це читацька аудиторія певного масштабу, а також певного професійного чи соціально-демографічного профілю.

Ще одна характеристика газети - функціональне призначення. Газети бувають загальнополітичні або спеціалізовані (професійна, партійна, профспілкова і т.д.)

Оформлення газети - це художньо-технічний процес, що включає в себе: вибір шрифтів, ілюстрацій, способів розташування матеріалів (верстка), використання колірної гами. З оформленням газети пов'язано поняття «особа газети». Кожен номер має певні постійні елементи: назва газети, заголовки, рубрики і т.д.

Формат газети визначається розмірами паперового носія, для газет з великими тиражами, які друкуються на ротаційних машинах, використовується рулонний папір. Для газет з невеликими тиражами, друкувати на плоськопечатних машинах, використовують листову (флатовую) папір. Походження слова «газета» пов'язують з назвою дрібної італійської монети «gazzetta», за яку зазвичай продавалася рукописна зведення новин в VI ст. у Венеції. У нашій країні прообразом газети були теж рукописні звістки під назвою «вістові листи», перший вихід у світ яких відбувся в 1621 г. А в 1702 р з'явилася перша друкована газета «Ведомости».

Поширеним видом періодичного видання є журнал.

Журнал - періодичне видання, що містить статті, літературно-художні твори або реферати по різним суспільно-політичним, науковим, виробничим, соціальним, культурним питань, що має постійну рубрикацію і офіційно затверджене відповідним державним органом як таке видання.

Журнал має постійно діючу редколегію, яка встановлює програму видання, його тематичну спрямованість, функціональне призначення. Структура журналу характеризується розділами, жанрами і обсягами матеріалів (статті, інтерв'ю, репортажі). Випуски журналу виробляються регулярно з точною періодичністю. Кожен випуск має номер один по одному протягом року. Назва журналу постійне. Інформація, що міститься в журналі, менш оперативна, ніж в газеті, але різноманітна і більш ємна. Інформація може бути первинною (стаття, нарис, художнє твір), вторинної (огляди, добірки, переклади).

Кожен журнал має свій читацький адресу, який розуміється дуже широко і залежить від сфери діяльності читача, його професії, загального культурного рівня та інтересів. Журнали поширюються по підписці або через роздрібний продаж.

Класифікація журналів заснована на читацькому адресу і функціональне призначення видання і багато в чому умовна.

За читацьким адресою можна виділити журнали для масового читача і для читача-фахівця ( «Бухгалтерський облік» для бухгалтерів, «Металургія» для металургів). Крім того, можна вести класифікацію в аспекті читацької адреси за віковими групами читачів: для дітей, для юнацтва, для дорослих.

За функціональним призначенням розрізняють п'ять видів журналів : суспільно-політичний, науковий, виробничо-практичний, літературно-художній, популярний.

Суспільно-політичний містить статті та матеріали актуальної суспільно-політичної спрямованості (про вибори, партії, економічні проблеми в широкій постановці). Приклад: журнал «Підсумки».

Науковий містить теоретичний, науково-популярний, науково-методичний матеріал. Приклади: «Вісник Російської Академії наук», «Наука і життя».

Виробничо-практичний містить статті з технології, техніки, економіки певної галузі або сфери діяльності. Приклад: «Новини архітектури».

Літературно-художній містить твори художньої літератури, критичні статті, публіцистику. Приклад: «Новий світ», «Дружба народів».

Популярний містить текстові та ілюстративні матеріали з питань дозвілля, побуту, спорту, культури. Раніше такі видання називали глянцевими або ілюстрованими. Приклади: «Ліза», «Гламур».

Також як і газети, журнали можуть мати свої електронні версії. Видає орган на своїй інтернет-сторінці розміщує матеріали відповідних номерів, виданих в паперовому вигляді.

Продовжувані збірники представляють собою періодичне (триваюче) видання, що містить ряд творів кількох авторів. Збірники можуть містити наукові, науково-популярні, інформаційні, літературно-художні та інші матеріали. Збірники видаються в міру накопичення матеріалів, не мають певної періодичності і можуть не мати постійних розділів. Видаються постійно діючим колективом, можливо, видавництвом.

Стандарт не поширює свою дію на створення бібліографічних посилань в текстах видань, але слід дотримуватися певних правил при їх організації. Так, поширений наступний порядок. При посиланні на монографію досить вказати відомості: прізвище, ініціали автора, заголовок, місце видання, скорочене найменування видавництва, рік видання. Наприклад: Мельников В. В. Захист інформації в комп'ютерних системах. - М.: Фінанси і статистика, 1997. - 450 с.

При посиланні на збірку додаються відомості про авторів (прізвище, ініціали автора (-ів)) і відповідального за збірку в цілому. Після заголовка через косу риску призводять прізвища співавторів і відповідального «/ під ред. І. І. Іванова ». Можна вказувати додаткову інформацію про джерело через двокрапку після заголовка. Наприклад: 2-е вид., Доп. і перераб. Або: навч, посібник. Можна в кінці посилання вказати обсяг видання.

Якщо ви робите посилання на статтю з періодичного видання, слід вказати такі відомості: автора (-ів) статті, її заголовок, найменування періодичного видання, рік видання, номер, інтервал сторінок, на яких розміщена стаття. Наприклад: Бобильова М.П. Корпоративний документообіг // Гроші і кредит. 2001. - № 5. - С. 20-26.

Розглянемо науковий документ.

Документація наукового характеру включає в себе такі види документів, як: звіт про науково-дослідних роботах, що депонує рукопис, дисертація, автореферат дисертації, препринт, науковий переклад, оглядово-аналітичний документ (розрізняють інформаційно-реферативний огляд, щорічна доповідь, прогностичний огляд, бібліографічний огляд і т.д.).

Серед наукових документів виділяють науково-технічний документ, якому притаманні багато властивостей як технічної, так і наукової документації. Як приклад доцільно назвати такі шірокораспространенние по галузях діяльності науково-технічні документи, як: технічне завдання, ескізний проект, технічний проект, робочий проект. Подібні документи, які супроводжують процес розробки і впровадження автоматизованих систем, затверджені системою стандартів серії «Інформаційні технології». Наприклад: ГОСТ 34.602-89 «Комплекс стандартів на автоматизовані системи. Технічне завдання на створення автоматизованої системи ».

Розглянемо такий тип документації як патентна.

Патентна документація - це сукупність документів, що складаються відповідно до патентного законодавства і встановлюють офіційне визнання наявності та авторства винаходів, промислових зразків, моделей. Патентний документ підлягає юридичній охороні з боку держави, підтверджується висновками державної експертизи. У ньому міститься інформація науково-технічного, економічного, правового характеру, що служить для фіксування і захисту прав винахідників, патентовласників, а також для встановлення пріоритету патентування і вже запатентованих винаходів. Право на винахід засвідчується основним документом - авторським свідоцтвом або патентом.

Авторське свідоцтво - це документ, що засвідчує безстрокове право автора на винахід. Це форма охорони винаходу, що передбачає винагороду автора і надання йому певної пільги. Держава отримувало виключне право на використання даного винаходу.

Патент - документ, що засвідчує офіційне визнання винаходу і право винахідника на нього. Патент надає виняткове право винахідника або його правонаступника самостійно вирішувати питання про продаж винаходу, про видачу ліцензії на його використання.

Опис винаходу - це один з видів патентного документа, призначений для ознайомлення з ним широкого загалу фахівців. Описи винаходів видаються (тиражуються).

Текст опису винаходу складається з трьох частин:

  • 1) бібліографічна частина - містить назву країни, патентного органу, найменування документа, номер, індекси МКИ (міжнародної класифікації винаходів), МКІ (національної класифікації винаходів) і УДК, дати подання заявки, дати опублікування, дати видачі свідоцтва або патенту, Ф.И .Про. автора (-ів), назва винаходу.
  • 2) «формула винаходу» або текст винаходу - в цій частині містяться ознаки винаходу, його новизна та сутність.
  • 3) креслення, схеми - ця частина ілюструє, пояснює винахід.

Патентна документація представлена документацією про промислові зразки, моделях, товарні знаки. Є вторинна патентна документація: бібліографічні покажчики (бюлетені), патентні відомості. Призначення вторинної патентної документації полягає в ознайомленні широкого кола фахівців і підприємців з наявними винаходами.

В силу своєї оперативності, достовірності і унікальності, патентна документація має ряд переваг: її вивчення дає найбільш надійні показники рівня розвитку і тенденцій розвитку техніки і технологій в конкретних областях. Відомості про винаходи публікуються набагато раніше практичної реалізації винаходу. До числа недоліків патентної документації слід віднести відсутність прорахунку економічної ефективності винаходу, відсутність теоретичного обґрунтування викладених результатів.

Розглянемо такий тип документації як нормативна документація.

Нормативна документація - це документація, що супроводжує процеси уніфікації та стандартизації і є їх продуктом.

Стандартизація - це діяльність по встановленню єдиних норм, вимог, положень з метою упорядкування тієї чи іншої сфери діяльності.

Об'єктом стандартизації виступає предмет, який підлягає впорядкуванню (продукт, послуга, процес, виріб).

Область стандартизації - будь-яка сфера людської діяльності: виробнича, сервісна, адміністративна, економічна або управлінська.

Робота по стандартизації розрізняється по рівню, масштабом стандартизації. Вона може бути міжнародної, міждержавної, національної, відомчої, корпоративної.

Як приклад міжнародної діяльності по стандартизації слід назвати Міжнародну організацію зі стандартизації (ISO-ISO), засновану в 1946 р, а також Міжнародну електротехнічну комісію (МЕК) 1906 р підстави. ISO та ІЕС охоплюють майже всі сфери людської діяльності: науково-технічну, технології, раціональне використання сировини та ресурсів, технічну сумісність, безпеку експлуатації виробів, охорону навколишнього середовища. Міжнародні стандарти, що створюються цими організаціями полегшують співробітництво країн у всіх областях діяльності (торгівлі, економіці, виробництві).

Сьогодні членами ІСО є 90 держав світу. Нею затверджено понад 9 тис. Міжнародних стандартів. Стандарти носять добровільний характер: кожна країна має право не приймати ці стандарти, або вводити їх в дію окремими розділами або повністю. Однак ці стандарти, визначаючи вимоги та показники, що відповідають світовому рівню, обумовлюють попит на ту чи іншу сертифіковану ними продукцію, технологію, послугу. Широку популярність в сучасному світі набули міжнародні стандарти в галузі управління якістю (код серії 9000).

Національна діяльність по стандартизації здійснюється в масштабах окремої держави. У Російській Федерації цю діяльність веде з 2004 р Федеральне агентство з технічного регулювання і метрології (Ростехрегу- лирование), а в області будівництва і архітектури - Державний комітет у справах містобудування і архітектури.

Перші відомості про стандартизацію у східнослов'янських народів датуються 1555 р Спеціальним указом в Росії були введені єдині розміри для гарматних ядер, були розроблені калібри для перевірки цих розмірів. Метрологічній реформою Петра I в Росії було введено фути і дюйми - англійські міри довжини, що застосовуються в кораблебудуванні. В радянські часи в нашій країні функціонувало потужне відомство Держстандарт СРСР, в рамках якого була створена розгалужена система стандартів буквально на все вироби, технології, продукти і послуги, вироблені в СРСР.

У 1845 р в Німеччині уніфікували ширину залізничної колії, а в 1870 р був визначений єдиний розмір цегли. У 1875 р в Парижі представники 17 країн прийняли Міжнародну метричну конвенцію і заснували Міжнародне бюро мір і ваги.

До основних видів нормативних документів, що діють на території Російської Федерації відповідно до Федерального закону від 27 грудня 2002 № 184-ФЗ «Про технічне регулювання» відносяться: загальні та спеціальні регламенти; національні стандарти; правила стандартизації, норми і рекомендації в галузі стандартизації; застосовувані в установленому класифікації загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації; стандарти організацій, а також міжнародні стандарти.

Технічний регламент - документ, який прийнятий міжнародним договором Російської Федерації, ратифікованим у порядку, встановленому законодавством Російської Федерації, або федеральним законом, або указом Президента Російської Федерації і встановлює обов'язкові для застосування і виконання вимоги до об'єктів технічного регулювання (продукції, в тому числі будівель, будов і споруд, процесів виробництва, експлуатації, зберігання, перевезення, реалізації та утилізації).

Національний стандарт - стандарт, затверджений національним органом Російської Федерації по стандартизації. Розробником національного стандарту може бути будь-яка особа.

Стандарт - документ, в якому з метою добровільного багаторазового використання встановлюються характеристики продукції, правила здійснення і характеристики процесів виробництва, експлуатації, зберігання, перевезення, реалізації та утилізації, виконання робіт або надання послуг. Стандарт також може містити вимоги до термінології, символіки, пакування, маркування або етикеток і правилам їх нанесення.

Стандартизація - діяльність по встановленню правил і характеристик з метою їх добровільного багаторазового використання, спрямована на досягнення впорядкованості в сферах виробництва і обігу продукції і підвищення конкурентоспроможності продукції, робіт або послуг.

Стандарти організацій, в тому числі комерційних, громадських, наукових організацій, саморегулівних організацій, об'єднань юридичних осіб можуть розроблятися і затверджуватися ними самостійно виходячи з необхідності застосування цих стандартів для цілей, зазначених у ст. Федерального закону від 27 грудня 2002 № 184-ФЗ, для вдосконалення виробництва і забезпечення якості продукції, виконання робіт, надання послуг, а також для поширення та використання отриманих в різних областях знань результатів досліджень (випробувань), вимірювань і розробок.

Порядок розробки, затвердження, обліку, зміни та скасування стандартів організацій встановлюється ними самостійно з урахуванням положень ст. Федерального закону «Про технічне регулювання».

Стандарти організацій застосовуються рівнозначно і в рівній мірі незалежно від країни і (або) місця походження продукції, здійснення процесів виробництва, експлуатації, зберігання, перевезення, реалізації та утилізації, виконання робіт і надання послуг, видів або особливостей угод і (або) осіб, які є виробниками, виконавцями, продавцями, набувачами.

Міжнародний стандарт - стандарт, прийнятий міжнародною організацією по стандартизації (наприклад, ISO).

Існують системи стандартів - сукупність пов'язаних стандартів, що належать до певної галузі стандартизації і встановлюють взаємопов'язані вимоги до об'єктів стандартизації. Наприклад: система стандартів з бібліотечної та видавничої справи, система стандартів на засоби міського пасажирського транспорту, система стандартів з управління якістю, система стандартів з інформаційних технологій ».

Існує такі типи документа як кинодокумент, фотодокумент, аудіодокументів. Вони відрізняються від текстових документів видом знакових засобів і впливом на різні органи чуття.

Кінофотофонодокументи, аудіо-, відеодокументів або мультимедійний документ - збірна назва типу документа, визначальною ознакою якого є зміст образотворчої і (або) звуковий (аудіо) інформації. Вони забезпечують адекватне фіксування і передачу образної і звуковий інформації. Більшість з них для свого створення і сприйняття людиною вимагають спеціальних технічних засобів запису - відтворення інформації.

Документи - твори образотворчого мистецтва містять інформацію у формі, яка сприймається і розуміється людиною. Але вони розуміються не кожною людиною. У процесі створення художнього твору використовується идеографическая знакова система для фіксації візуальної інформації. Идеографическая система - система, в якій одиницями, знаками є умовні форми навколишньої дійсності, світу почуттів, якостей і інших складних явищ життя. Ми пам'ятаємо, що для того, щоб відбувся комунікаційний процес, необхідно інформацію отримати, виділити із загального потоку, сприйняти і зрозуміти.

З останнім етапом «зрозуміти» найскладніше. По-перше, тому що в світі художнього мистецтва не існує єдиних форм і норм фіксації (документування) інформації. Це дуже індивідуальний процес. І, по-друге, реципієнтам (аудиторії) необхідно мати уяву, володіння умінням створювати художні образи в своїй свідомості. Непідготовлений глядач не зможе зчитати інформацію, закладену автором. Мова йде не про точності та достовірності отриманої інформації, а про вміння зчитувати інформацію у вигляді образних знаків як про ще один спосіб сприйняття навколишньої дійсності.

В сучасних умовах, коли потоки текстової інформації зростають, відбувається повернення до синтетичного сприйняття і пізнання навколишнього світу. При цьому частка идеографической інформації різко збільшується. Спрацьовує принцип: «Краще один раз побачити ...». Зростає привабливість процесу створення уявного образу для людини.

Не випадково багато людей вважають за краще отримувати інформацію за допомогою образотворчих засобів (телевізійні образи, комп'ютерні зображення, рекламні проспекти) На жаль, в цьому процесі сприйняття інформації є свої недоліки - втрата причинно-наслідкового зв'язку явищ, вміння логічно мислити, вміння накопичення системних знань і їх реалізації в професійній діяльності, наприклад. І, як не дивно, втрата комунікабельності в силу занурення в автономні шари (віртуальний світ, вузькі спільноти людей).

Досить специфічний тип документа - артефакт.

За ознакою соціально-культурної значущості виділяють особливу групу документів - артефактні.

Артефактні документи - це документні пам'ятники, в тому числі пам'ятники писемності, що становлять частину культурного надбання країни, народу, людства. Це рідкісні рукописи, стародруки, раритети, письмові і графічні видання, кінофотофонодокументи. Їх класифікують за ступенем цінності: особливо цінний, цінний, унікальний і рідкісний документ.

Найцінніші визначають категорією «особливо цінний документ». Подібні документи мають неминуще значення для народу і держави.

Цінний документ - має політичне, соціально-економічне, культурне, наукове значення, підлягає державному обліку і, в разі необхідності, прийому на державне зберігання.

Унікальний документ відрізняється тим, що не має собі подібних по міститься в ньому інформації і (або) за зовнішніми ознаками. Наприклад: екземпляр книги з відмітками на полях, зробленими Бєлінським.

Рідкісний документ - документ, який має цінність як зберігся або колишній випущеним малим числом екземплярів і володіє в силу цього художньої, бібліографічною, культурної, наукової чи іншої значимістю. Рідкісні книги носять назви манускрипти, інкунабули, палеотипи, рукописні книги і т.д.

І, нарешті, новий, порівняно недавно з'явився тип документа - електронний документ. Це документ, що містить інформацію в електронній пам'яті (на різних електронних носіях), призначений для сприйняття людиною з екрану комп'ютера або за допомогою виготовлення його твердої копії на спеціальному пристрої (принтер, факс, зображення на моніторі, фонограма). Питання офіційного посвідчення електронних документів, надання їм юридичної сили в даному випадку не розглядаються.

За характером використання знакових засобів електронний документ може бути текстовим, иконическим, идеографическим, мультимедійним. Спосіб фіксації і можливість сприйняття інформації базується на використанні спеціальних технічних засобів.

Документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Інформація фіксується в документах при свідомій участі людини, тому документи відображають управлінський процес або індивідуальну діяльність. Документ - не просто набір даних, а наслідок або продукт будь-якого дії, події. Важливу роль відіграє і правова складова документа - його здатність служити доказом. Тому в міжнародному стандарті ІСО 15489 під документом розуміється інформація, створена, отримана і зберігається організацією або приватною особою в якості свідоцтва для підтвердження правових зобов'язань або управлінської діяльності. На відміну від інформації і даних документ є доказом діяльності.

При перекладі зарубіжних джерел на російський поняття «документ» часто привласнюють англійської «record», хоча слід переводити це слово як «запис». Цей термін вживають у такому значенні: «записана інформація, яка виступає як окрема одиниця». При цьому записом можна вважати проект документа, чернетка, версію.

Ключовий же характеристикою документа виступає його фіксованість, незмінність. Сукупність документів організації - документний фонд, який підлягає систематизації. Наприклад, в Росії використовують принцип формування документів у справи за різними ознаками. У Німеччині використовують при систематизації документного фонду адміністративні справи і акти (закінчені діловодством справи). Акти - це сукупність адміністративних справ.

 
<<   ЗМІСТ   >>