Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ІНФОРМАЦІЙНО-ДОКУМЕНТАЦІЙНИЙ РЕСУРС

Управлінська документація

Відомо, що сутність і процесу класифікації, і процесу типології полягає в диференціації об'єктів вивчення за певними ознаками.

При цьому класифікація передбачає суворе розподіл об'єктів, що виконується як мінімум за чотирма основними правилами:

  • 1. Єдиний підставу розподілу (ознака, за якою класифікують об'єкти).
  • 2. Відповідність класифікуються об'єктів.
  • 3. взаімоісключаемості (класифікуються об'єкти не можуть одночасно належати різним класам).
  • 4. Безперервність (покрокове розподіл видів на підвиди).

Оскільки документ є складним об'єктом, він має

багато ознак.

Типізація - це процес інтеграції ознак, створення деякої моделі, іменованої типом, і віднесення об'єктів до цього типу. Наприклад: тип документа: науково-популярне видання. Сукупність ознак цього типу: по області діяльності, по адресності, за характером що міститься інформації. До цього типу належать публікуються документи наукової спрямованості, призначені для широкого кола читачів, які містять відомості з різних галузей наукових досліджень. При обліку як основного ознаки ступеня поширення інформації всі документи можна розділити на три групи: масові, спеціальні, особисті.

Процес типізації документів дозволяє виділити несуворі, часом пересічні масиви об'єктів (документів), що об'єднуються приналежністю до тієї чи іншої сфери людської діяльності, до виконання тієї чи іншої функції (рис. 2.1).

Залежно від пріоритету того чи іншого функціонального ознаки (не забуваємо, що будь-який документ багатофункціональний) можна виділити наступні типи документів:

  • • політичні документи (містять політичну інформацію і обслуговують сферу політики);
  • • ідеологічні (формують соціальне світогляд);
  • • управлінські (що забезпечують функціонування і взаємозв'язок керуючої і керованої систем на всіх рівнях);
  • • навчальна документація (забезпечує сферу навчання);
  • • законодавчо-нормативна документація (забезпечує сферу правовідносин системою закріплених норм і правил);
  • • наукова (пов'язані з дослідженнями об'єктивних закономірностей навколишнього світу: природи і людського суспільства з його похідними);
  • • технічна (пов'язана з перетворенням природи і виробництвом матеріальних благ і т.д.).

Даний перелік типів документації відкритий.

Можна виділити тип «офіційні документи». Цей тип документів має максимальне охоплення створюваної в людському суспільстві документації.

Офіційні документи - документи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені і засвідчені в установленому порядку.

До офіційних документів відносять різні типи документів: закони, постанови, нормативні документи, технічні документи, наукові документи, патентну документацію і т.д.

Серед офіційних документів виділяють документи, що засвідчують особу людини (паспорт, свідоцтво про народження) або його права (атестат, диплом, посвідчення водія, свідоцтво про володіння нерухомістю), а також службове або суспільне становище (студентський квиток, службове посвідчення, свідоцтво про шлюб, пенсійне посвідчення). Як правило, більшість особистих документів стандартизовано на загальнодержавному рівні, існують державні організації, що займаються безпосередньо підготовкою, оформленням і видачею подібних документів. Всі особисті документи підлягають реєстрації - присвоєння порядкового номера і фіксування встановленого набору відомостей в реєстраційних формах в уповноваженої державної організації.

Значну за обсягами групу офіційних документів становить управлінська документація.

На жаль, в суспільстві немає чітко сформульованого визначення поняття, що таке управлінська документація. Воно відсутнє в силу широти і розпливчастість цього типу документів, який прийнято називати управлінською документацією. Управлінська документація - це документація, що забезпечує функціонування та взаємозв'язок керуючої і керованої підсистем. Познайомимося з цим типом документів.

Згадаймо про функції документа. В силу доцільності документи створюються суспільством для виконання тих чи інших функцій. Крім універсальних функцій документів, таких як інформаційна, комунікативна, кумулятивна, когнітивна (засіб отримання знань) ділової (офіційний) документ виконує ще й спеціальну функцію, а саме, обслуговує ту чи іншу сферу людської діяльності (наукову, освітню, технологічну, виробничу, управлінську і т.д.).

Управлінські документи призначені для виконання управлінських функцій. Що таке управлінські функції?

Управління виникло ще в стародавні часи в силу суспільного поділу праці. Люди створюють різні організації, установи, фірми для досягнення різних цілей: для спорудження будівлі, виробництва автомобіля, видобутку нафти, навчання студентів. У кожній створеної організації є група людей, що займаються управлінням - цілеспрямованим впливом на структури і зв'язку в організації. Управління є цілеспрямований специфічний вид діяльності адміністративного персоналу, який об'єктивно необхідний для ефективного функціонування організації.

Процес управління універсальний. Керують державою, регіоном, містом, галуззю, окремим підприємством, відділом. Управлінський процес неможливо уявити без документації.

Деякі типи документації

Мал. 2.1. Деякі типи документації

Управлінські документи насамперед є інструментом процесу управління. Вони містять відомості, показники, параметри, регламенти, необхідні для процесу управління. Вони фіксують управлінські впливи, дозволяючи реалізовувати управлінський процес. І, нарешті, вони оформляють результати управлінського процесу.

Якщо уявити управлінський процес схематично, це виглядає так.

Етап 1. Збір відомостей про стан об'єкта управління і їх аналіз.

Етап 2. Визначення відхилень від норми в стані об'єкта або визначення необхідності провести зміни в об'єкті управління.

Етап 3. Вироблення необхідного управлінського впливу.

Етап 4. Визначення виконавців і термінів виконання.

Етап 5. Оформлення рішення і доведення його до виконавців.

Етап 6. Контроль виконання рішення.

Етап 7. Оцінка результатів виконання.

Етап 8. Аналіз стану об'єкта управління.

Далі цикл повторюється.

На кожному з перерахованих етапів процесу прийняття і реалізації управлінського рішення необхідні управлінські документи. Тут потрібно зробити застереження. Необхідні, але недостатні. Оскільки процес прийняття управлінського рішення може супроводжуватися використанням інших типів документів, а також недокументованих відомостей і даних.

Розрізняють такі функції управління: організація, планування, фінансування, нормування, розпорядча діяльність, контроль, облік, постачання, кадрове забезпечення, інформаційно-документаційне забезпечення, управління якістю.

Практично всі названі функції універсальні, тобто властиві будь-якій організації: і невеликій фірмі і більшому концерну або корпорації. Комплекс документів, за допомогою яких реалізується та чи інша функція, дозволяє провести класифікацію управлінських документів в цьому ракурсі.

На жаль, в документознавства ще не склалася однозначна класифікація управлінських документів. Ми будемо користуватися наступним розподілом управлінських документів по групах. Залежно від функції управління, яку обслуговує та чи інша документація, можна виділити наступні групи документації.

  • 1. Планова документація.
  • 2. Організаційно-розпорядча.
  • 3. Фінансова.
  • 4. Договірна.
  • 5. Облікова.
  • 6. Звітна.
  • 7. Кадрова (з праці).
  • 8. Постачальницько-збутова.
  • 9. Адміністративно-господарська.
  • 10. Управління якістю.
  • 11. Виробнича.

Тут необхідне пояснення. Йдеться про документації, що забезпечує виконання основних завдань та функцій організації. Наведемо приклад. Для туристської фірми - це документи, які оформляють турпоїздки: договори, путівки, страхові документи, угоди з партнерами, з перевізниками. Для медичного закладу: історії хвороби, карти пацієнтів, рецептурні документи, описи хірургічних операцій. Для освітнього закладу: навчальні плани, розклади занять, навчальні картки студентів, екзаменаційні відомості.

Документи, що становлять ту чи іншу групу документації, пов'язані єдністю цільового призначення і забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності. Так, планова документація забезпечує реалізацію такої функції управління, як планування. Розпорядчі документи забезпечують виконання розпорядчої функції, «оперативне реагування», функції «контролю». Організаційні документи забезпечують організаційно-правову та нормативну функції.

Крім загальних властивостей документа управлінська документація має і специфічними. Основною властивістю є юридична сила документа - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому: чинним законодавством; компетенцією видав органу; встановленим порядком оформлення. Розберемо це визначення по пунктам.

  • 1. Що мається на увазі під чинним законодавством? Той чи інший управлінський документ не може суперечити законам і встановленим нормам. Наприклад, якщо статут організації суперечить хоча б в одному пункті законам РФ, податкового законодавства, трудового права, прав споживача, статут не зареєструють в уповноваженій установі до внесення правок і змін.
  • 2. Існує встановлений порядок, що визначає право (і обов'язок) будь-якої організації створювати ті чи інші управлінські документи. Державні організації видають численні довідки населенню, документи особистого характеру. Вищі органи влади (Державна дума) видають закони, президент країни видає укази, центральні органи управління видають постанови, в організаціях видаються накази керівника, складаються протоколи засідань, укладаються договори, комісії оформляють результати своєї роботи актами, рядовий співробітник має право скласти такий документ як заяву , пропозиція, доповідну записку.

Складений документ матиме юридичну силу в тому випадку, якщо його автор (орган управління, організація, структурний підрозділ, посадова або фізична особа) має на це право. Наприклад: не має сили наказ, виданий бухгалтером організації; не має юридичної сили службовий лист, підписаний експедитором. Але має юридичну силу заяву, підписану фізичною особою, має силу і доповідна записка, підписана тим же бухгалтером або експедитором.

3. Що означає фраза: «... встановленим порядком його оформлення»? Будь-управлінський документ набуває юридичну силу при дотриманні ряду правил. Документ повинен бути оформлений на відповідному бланку, можливо, на особливому папері, він повинен мати реквізит: підпис, а в деяких випадках і гриф затвердження, печатку. Він повинен бути зареєстрований (отримати реєстраційний номер і дату). Це мінімум вимог. Ряд управлінських документів, що відносяться до уніфікованих систем документації, мають також встановлену форму і встановлене зміст (єдині показники, одиниці виміру, або структурований текст).

 
<<   ЗМІСТ   >>