Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Поняття «класифікація» використовують зазвичай в двох значеннях: процес (віднесення об'єкта дослідження до того чи іншого класу, поділу) і результат (створена класифікаційна схема). У першому випадку класифікація - це процес упорядкування, розподілу об'єктів по класах. А в другому - це система підпорядкування, яка використовується як засіб вивчення і орієнтування у всьому різноманітті об'єктів. Структура класифікації може бути представлена у вигляді таблиці, схеми, діаграми. Класифікація відображає закономірності розвитку документів, встановлює зв'язки між ними, служить основою упорядкування. «Розкласти все по поличках» - ось призначення класифікації.

Для проведення класифікації документації слід знати наступні положення:

  • 1. Ознака, за яким виробляють поділ, називається підставою, ділення. При класифікації можна використовувати в одній класифікаційної схемою одночасно різні підстави поділу (вимога не перетинання).
  • 2. Розподіл має бути вичерпним. Недостатність класів розподілу (квіти бувають сині, помаранчеві, червоні) або їх надмірність (... червоні, пурпурні, червоні ...) неприпустимі.
  • 3. Слід дотримуватися покрокову послідовність ділення від загального до конкретного, що не перескакуючи через рівні класифікації.
  • 4. Класифікація може мати різні види: родовидові, (ієрархічна), дихотомическая (на два протилежні види), фасетна (коли при класифікації об'єктів використовується паралельно кілька схем класифікації за різними підставами).

Класифікація документів здійснюється за різними підставами поділу (ознаками), відповідним певним аспектам аналізу документів. Кожен аспект аналізу можна представити у вигляді переліку видів документів. Наприклад, по способу документування розрізняють наступні види документів: рукописний, друкований, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний, електронний.

Взагалі, проблеми класифікації документної інформації - питання давній і не остаточно вирішене. Дійшли до наших днів бібліотечні класифікації середньовічної Європи, країн Арабського Халіфату базувалися на змістовному (тематичному) ознаці. Народжена багато пізніше десяткова класифікація Дьюї та її модифікації теж базуються на змістовному (тематичному) ознаці.

А ось комплексну класифікацію документів (не тільки за змістом, але і по матеріальному носію) здійснив Поль Отле в його «Трактаті про документацію» (1934).

В окремих науках і галузях діяльності створені певні класифікатори документації. Природно, що наука «документознавство» повинна пропонувати найбільш комплексну, глобальну класифікацію документів. Ось що на сьогоднішній день в плані класифікації документів нам може запропонувати документознавство.

Всі існуючі класифікації документів будуються на базі одного з трьох аспектів:

  • • інформаційна складова документів;
  • • матеріальна складова документів;
  • • зовнішні умови існування документів (умови їх побутування), або комунікативна складова.

Познайомимося з класифікаціями по такому аспекту, як інформаційна складова. І перший тип класифікації в цьому аспекті, звичайно ж - класифікація за змістом (за тематикою). Такі класифікації називають семантичними. При такій класифікації документи ділять на види, підвиди і т.д. відповідно до ознаки змісту. Це може бути класифікація документів за галузями знань, за темами, предметів, проблем, порушених у змісті документів. Для таких класифікацій розробляють рубрикатори. Наприклад, рубрикатор для систематизації наукових документів в своїх верхніх рубриках містить перелік галузей знань і народно-господарських галузей: економіка, гірничодобувна промисловість, медицина і т.д.

Будь рубрикатор характеризується кількістю рівнів класифікації. Вищий або перший рівень містить найбільш широкі розділи, кожен розділ в свою чергу ділиться на підрозділи і т.д. Рубрики отримують коди відповідно до прийнятої системи кодування.

Прикладом подібного рубрикатора може служити систематичний каталог будь-якої наукової бібліотеки.

В основу будь-якої автоматизованої системи науково-технічної інформації закладається рубрикатор, який дозволяє визначити тематику, зміст інформаційних ресурсів в системі, побудувати пошуковий запит. Кожен з вас стикався ще з одним зразком семантичної класифікації - рубрикатором в телефонному довіднику, а багато - з численними рубрикаторами в пошукових системах Інтернету.

Класифікація документів по інформаційній складовій може вестися і за такою ознакою (підставі), як характер знакових засобів. В основі цієї класифікації лежить комунікативна функція документа, яка виконується за допомогою знаків (одиниць соціальної інформації). Запропонована нижче класифікація відноситься до розряду формальних. На вищому рівні цієї класифікації розрізняють наступні види документів: текстовий, іконічним, идеографический, аудіодокументів (фонодокумент), матричний документ.

Кожен розділ в свою чергу може складатися з підрозділів, класифікованих за тією самою підставою класифікації.

Текстовий документ. Знаком служить буква природної мови. Текстові документи також називають вербальними. Текстовий документ, в якому інформація втілена будь-яким способом листи називається письмовим (при цьому письмовий документ може бути рукописним, машинописним, друкарським, електронним). Текстові документи можуть мати вигляд фонодокументів, що містить мова.

Іконічний документ. В таких документах знаки, які кодують інформацію подібні відбиваному об'єкту: в ролі ико- нических документів може виступати малюнок, фотографія, кінофільм, відеодиск.

Ідеографічний документ. Знаком служить умовне позначення: картографічні документи (топографічні карти, астрономічні карти зоряного неба), нотні документи.

Звучать документи. Фіксують і передають інформацію музичними звуками. Музичні диски, аудіокасети з нетекстової (неречевой) інформацією.

Матричний документ. Виконаний засобами матричного штучної мови і ознайомитися з його змістом можна тільки за допомогою відповідних технічних засобів. До таких документів відносять перфокарти, магнітні, оптичні диски, дискети, CD, DVD. Може містити текстові та іконічні, і ідеографічні, і звукові знаки.

Можна класифікувати документи по каналах сприйняття інформації людиною.

Візуальний документ - це документ, зміст якого людина сприймає за допомогою зору (письмові тексти, графіки, малюнки, креслення, фотографії, карти, документи, зображені на екрані монітора, телевізора). Це найбільш поширений вид документів. 75% всієї інформації людина отримує за допомогою зору.

Тактильний документ - документ, зміст якого людина сприймає за допомогою дотику (книги для сліпих).

Аудіальний документ - документ, зміст якого сприймається за допомогою слуху (фонограма, музика на компакт-диску, магнітна фонограма).

Аудіовізуальний документ - документ, зміст якого сприймається за допомогою слуху і зору одночасно (кінофільм, відеофільм, електронні мультимедіа документи).

Класифікація документів по способу документування (за способом фіксації інформації на носії):

Рукописний - при створенні документа знаки письма наносяться від руки: текстовий, креслення, карта.

Машинописний - створений за допомогою друкарської машинки (механічної, електричної).

Друкований - документ виготовлений за допомогою поліграфічних або інших засобів масового копіювання, а також за допомогою копіювально-розмножувальної техніки.

Механічний документ виготовлений за допомогою змін стану поверхні або структури носія. Розрізняють термопластичних запис (методом нагрівання носія), поперечну (різець пристрої рухається паралельно поверхні), глибоку запис, при якій різець рухається перпендикулярно поверхні. Приклади механічно виготовлених документів - грамплатівки і перфокарти. Інформація на грамплатівки нанесена шляхом вирізання канавки на поверхні обертової пластинки, а на перфокарти - шляхом пробивання отворів.

Магнітний - магнітні стрічки, магнітні диски. Фіксація інформації відбувається шляхом зміни стану ділянок поверхні носія під впливом магнітного поля. Різновидами магнітного способу є електромагнітний і магнитооптический.

Фотографічний - фотографічним способом. У їх числі фотографії, діафільми, діапозитиви, кінофільми, мікрофіші.

Оптичний створений сфокусованим пучком електромагнітного поля.

Лазерний - за допомогою лазерного променя.

Найпростіша дихотомическая класифікація документів по рівню узагальнення інформації. Всі документи можна розділити на первинні і вторинні. Первинні містять інформацію, що є викладом результатів вивчення, дослідження, розрахунку. Їх інформація оригінальна за своїм характером. Це може бути документ, що засвідчує особу, науковий, бухгалтерський, довідковий. Вторинні документи є результатом аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів. Наприклад: статистичний звіт, бухгалтерський баланс, план роботи концерну, реферативний збірник.

Наведені вище класифікації документів (за змістом або за тематикою, за характером знакових засобів фіксації інформації, по каналах сприйняття інформації людиною, за способом документування, за рівнем узагальнення інформації) мають відношення до такого аспекту як інформаційна складова документа.

А тепер спробуємо класифікувати документи виходячи з матеріальної (фізичної ) складової документа.

Носій документної інформації - фізичний матеріал, на який певним способом за допомогою певних засобів наносяться знаки певної мови.

При огляді носіїв інформації слід не забувати про двоєдиної сутності документа, про форму та зміст. Форма - це носій документованої інформації.

І перша класифікація: за матеріалом носія інформації всі документи можна розбити на два класи: на штучному носії, на природному носії.

На природному носії створювали древні документи: на папірусі (трава), на глині, на шкірі (пергамент), на камені, на дерев'яних пластинках, на корі і т.д.

До сучасних носіїв інформації відносяться паперовий і полімерні носії. До числа полімерних відносять плівкові (кіно, фото, діапозитиви, мікрофіші, магнітні стрічки) і пластинкові (грамплатівки, все диски). У рідкісних випадках в якості матеріалу носія використовують скло і метал.

Існує класифікація по формі носія інформації. Відповідно до цієї класифікації документ може бути листовий, зброшуровані, картковий, стрічковий, нанесена на котушку, касету, барабан, бобіну, диск.

Основні критерії, що визначають вибір носія інформації, пов'язані з обсягами розміщеної інформації, зі швидкістю передачі інформації, з термінами зберігання інформації на носії, з питаннями захисту інформації, з питаннями її сприйняття і аналізу, а також з проблемою достовірності інформації або, іншими словами, юридичної сили документа.

З точки зору обсягів розміщується на носії інформації безумовними лідерами є сучасні електронні (полімерні) носії, бурхливий прогрес виробництва і використання яких очевидний. Недоліками носія є в більшості випадків відсутність юридичної сили електронного документа, необхідність наявності спеціальних засобів для використання носія, відносно невеликий термін служби, швидка зміна технічної та програмної бази зчитувальних пристроїв (якщо моральне і фізичне старіння технічних і програмних засобів і носіїв інформації відбувається набагато швидше, ніж застаріває інформація на носії, то необхідний процес перезапису інформації та способів її аутентифікації на більш сучасний н осітель).

Окремо слід сказати про такий критерій, як захист інформації від несанкціонованого доступу. Для паперових документів організація захисту інформації зводиться до фізичної недоступності документа фіксацією фактів передачі і ознайомлення посадових осіб з конфіденційними документами і деякими технологічними процедурами. Для електронних версій документів завдання ускладнюється регламентацією доступу до тих або інших даних, протоколированием дій користувачів в автоматизованих системах інформації. Окремо вирішуються питання криптографічного захисту, технічного захисту від хакерів, вірусів і т.д.

Традиційний носій інформації - папір - має надзвичайно низькими показниками обсягу міститься інформації, низькими можливостями в плані швидкості передачі інформації.

Переваги полягають у можливості тривалого збереження інформації на паперовому носії (так звана безкислотній папір може зберігатися кілька століть). Переваги полягають і в тому, що інформація зчитується з носія без спеціального обладнання. Важливою перевагою є доказовість, юридична сила документа на паперовому носії. Електронні документи можуть мати юридичну силу тільки при наявності електронного цифрового підпису.

Критерій зручності сприйняття інформації поки свідчить на користь паперових документів (текст з екрану монітора сприймається на 25% повільніше, ніж з аркуша паперу). Робота зі складним текстовим багатоаспектним документом на екрані комп'ютера в багатьох випадках просто не плідна, оскільки утруднене комплексне сприйняття і оцінка. Можливості робити позначки, зауваження по ходу перегляду тексту є, але ускладнені. При роботі з електронним проектом документа сліду від внесених поправок не залишається, з'являється лише чергова (проміжна) версія цього видання. При цьому ускладнюється процес узгодження проекту документа в силу непрозорості внесених правок, оскільки відомостей про час і авторство правок недостатньо.

Розглянемо ще чотири класифікації документів по відношенню до зовнішнього середовища.

За часу появи всі документи можна розділити на оригінали і копії.

За місцем походження та масштабом дії розрізняють: міжнародний, зарубіжний, національний або загальнодержавний, регіональний, відомчий, локальний (корпоративний) документ.

За ступенем поширеності документи бувають: опубліковані, неопубліковані і непублікуемие.

Опубліковані - документи, призначені для широкого і багаторазового використання і мають тираж.

Неопубліковані - як правило, наукові документи для вузького кола фахівців (звіти про НДР, депоновані рукописи, наукові переклади, дисертації, наукові огляди або доповіді).

Непублікуемие - офіційні або ділові документи, призначені вузькому колу осіб для немногократного використання.

За регулярності виходу в світ (тільки для опублікованих документів) - розрізняють періодичні видання та неперіодичні видання.

 
<<   ЗМІСТ   >>