Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ДОКУМЕНТУВАННЯ ТА КОМУНІКАТИВНИЙ ПРОЦЕС

Обов'язковою умовою існування людського суспільства є соціальна комунікація - обмін, передача інформації між членами суспільства. Комунікаційні процеси можуть мати вигляд усного мовлення, теле, аудіо, відео, електронних повідомлень. Одним з поширених видів комунікації є комунікація, опосередкована документами - документная комунікація (ДК). Документ - матеріалізований посередник процесу передачі інформації, що забезпечує її точність, доказовість, адресність, авторство і інші, не менш важливі властивості.

У ДК як засіб комунікації виступає документ - матеріальний об'єкт, в якому зафіксована соціальна інформація, що дозволяє її зберігати, передавати в часі і просторі, багаторазово використовувати. Модель ДК має три неодмінних елемента - це: мовець, кому- нікат і реципієнт. Коммуникант - відправник повідомлення, реципієнт - отримувач повідомлення, комунікат - спосіб або канал передачі повідомлення (в нашому випадку - документ). Документ є закодованою інформацією. Отримавши його, реципієнт сприймає документ, декодує повідомлення і усвідомлює його (розуміє, або, іншими словами, «укладає» його у власну систему знання). Тільки в цьому випадку комунікативний процес можна вважати завершеним і оцінювати його результативність.

Розглянемо поняття «документная комунікаційна система» (ДКС). Це підсистема соціальної комунікації, що забезпечує створення, обробку, передачу, поширення, зберігання документної інформації в суспільстві. ДКС - це сукупність документів, відправників (авторів), споживачів, професійних посередників (секретар, бібліотекар, ІТ-фахівець, PR-фахівець, і т.д.) і виробничих процесів (створення, обробка, передача, пошук, використання, зберігання) . У складі ДКС розрізняють атрибутивную частина (з тих чи інших видів переданих документів), функціональну (з тих чи інших процедур: створення документів, їх обробка, пошук, передача, зберігання) і управлінську (щодо регулювання процесів комунікації: знакові системи, види носіїв, аналіз інформаційних потреб і т.д.).

Як комунікант і реципієнта можуть виступати окремі члени суспільства, окремі соціальні групи, окремі організації, органи управління (державного і муніципального рівня, відомчого рівня, корпоративного рівня), системи організацій, відомства, корпорації, міжнародні об'єднання.

Сукупності документів в ДКС можуть виступати в різних категоріях.

Документні потоки - постійний рух документів між організаціями, структурами, фізичними особами.

Документообіг - сукупність документопотоков в організаціях і між організаціями.

Документний система - впорядкована по ряду ознак сукупність документів для багатоцільового використання, як правило, в автоматизованих режимах.

Документні ресурси - щодо упорядкована сукупність документів, призначена для реалізації певних завдань або функцій.

Документний масив - певне поповнюється безліч документів з домінуванням кумулятивної функції.

Документний комплекс - сукупність документів, об'єднаних за різними ознаками.

Документний фонд - сукупність документних масивів, побудована відповідно до споживчим (фонди бібліотек, фонд кінодокументів, музейні фонди) або источниковедческим профілем формування (архівні фонди).

У ДКС слід розрізняти посередників документаціоннокоммунікаціонной діяльності. У ролі посередників можуть виступати цілі організації, такі як: видавництва, бібліотеки, архіви, музеї, PR-агенції, консалтингові фірми і т.д. Це можуть бути структурні підрозділи організацій: канцелярії, загальні відділи, управління справами, експедиції, відділи листів, відділи по роботі з заявами громадян, інформаційні служби, прес-служби. Нарешті, в ролі посередника документаційно-комунікаційної діяльності можуть виступати окремі фахівці або посадові особи: документознавець, бібліотекар, музейний працівник, архівіст, науковий співробітник, прес-секретар, референт, патентознавець (рис. 1.6).

Документний діяльність включає в себе наступні операції, процедури або види діяльності: створення документа, оформлення, видання, обробка, пошук, аналіз, узагальнення, передача, поширення, зберігання, використання, знищення.

Документний комунікація передбачає процес документування інформації - процес створення документа з використанням різних методів, способів, засобів і методів фіксації інформації на матеріальному носії.

Основні складові документної комунікаційної системи

Мал. 1.6. Основні складові документної комунікаційної системи

Зробимо короткий екскурс в історію стародавнього світу, оскільки відомо, що процес документування інформації існує з давніх часів, з самої зорі людської цивілізації.

Відділення інформації від суб'єкта пов'язано із застосуванням сигналізації (димом, вогнем, барабанним боєм, стрілою, зарубкою на дереві). Послання древніх скіфів персам могло бути надіслано у вигляді жаби, миші і пучка стріл, що означало: «Якщо ви, перси, не навчитеся літати як птахи, стрибати по болотах як жаби, ховатися в нори, подібно мишам, то будете обсипані нашими стрілами, як тільки ступите на нашу скіфську землю ».

До першої спроби документування інформації прийнято відносити предметне лист. До слова, лист є знакова система фіксації мови, що дозволяє за допомогою графічних елементів передавати мовну інформацію. До предметного письма варто віднести і стос - комбінації вузлів і сплетінь шнурів.

У слов'ян навіть збереглося вираз «зав'язати вузлик на пам'ять». Як умовні знаки також використовувалися зарубки на дощечках, званих «носами», оскільки їх носили з собою. Звідси вираз «зарубай собі на носі».

До зразків предметного письма можна віднести вампум - пояс, сплетений з ниток, унизаних річковим перлами і раковинами. Кількість, колір і взаємне розташування елементів пояса мали смислове значення. Застосовувалися такі листи північноамериканськими індіанськими племенами (ірокезами, Гуроном). Предметне лист зберігся до наших днів. «Хліб-сіль», букети квітів, сувеніри, знаки відмінності у військових, світлофори на дорогах, прапори і інша символіка - ось далеко не повний перелік предметних листів.

Стародавні наскальні малюнки відносяться до так званого рисунковілист, з якого пізніше сформувалося піктографічне письмо. Піктографічне письмо представлено набором значків (піктограм), що зображують предмети, дії, ситуації. Недоліками піктографічного письма є неоднозначність трактування значків, труднощі в вираженні абстрактних понять і відсутність системи піктограм. Прикладом сучасного піктографічного листи слід вважати набір піктограм в пакетах програм ( «відкрити файл», «перегляд», «друк», «копіювати» і т.д.), олімпійська символіка, череп зі схрещеними кістками: «Не вилазь, уб'є» і т.д.

Більш розвиненим вважається идеографическое лист, воно дозволяє виражати в письмовому вигляді не тільки предмети і дії, а й абстрактні поняття і властивості (старість, спека, тяжкість і т.д.). Різновидом ідеографічного письма стало ієрогліфічне письмо, благополучно збереглася в активній формі в Китаї, Японії та деяких інших країнах Південно-Східної Азії. Ієрогліфом позначають слова, склади, звуки. При цьому мова характеризується величезною кількістю знаків (ієрогліфів), порядку десятків тисяч. Прикладом широко використовуваних идеографических знаків є математична сукупність знаків: цифри, знаки, що позначають математичні дії і використовуються в формулах, хімічні знаки елементів, музичні знаки, що позначають ноти і ін.

Спосіб позначення окремих складів мови за допомогою знаків народився у шумерів в III в. до н.е. (В Дворіччя між річками Тигр і Євфрат) і в Стародавньому Єгипті. Використовувалися три види знаків: логограми (ними позначалися конкретні об'єкти: рука, птиця, будинок), фонограми (позначали у вигляді ребусів абстрактні поняття: душа, життя, горе), детермінатіви (позначали для уточнення ребусів-фонограм загальні класи понять).

Наступною сходинкою прогресу слід вважати фонетичне письмо. Першою його формою було клинописное лист.

Минуло кілька століть, перш ніж античні греки навчилися розкладати слова на фонеми і записувати розмову повідомлення за допомогою букв, об'єднаних в алфавіт. У II тис. До н.е. в Греції виникло алфавітний лист, в якому кожної графеми (букві) відповідала фонема (звук). Буква (літера) - це графічний знак. Сукупність букв, збудованих в певній послідовності є алфавіт. По-слов'янськи - азбука, слово відбулося від назви перших слов'янських букв «аз» і «буки». Виник на базі грецького латинське лист послужило основою для більшості сучасних систем письма. У XII-XIII ст. слов'яни запозичили грецьке лист. З кінця IX ст. в російській державі існувало два види письма - глаголиця і кирилиця, що відрізнялися формою букв. Потім в X-XI ст. в Київській Русі кирилиця витіснила глаголицю. У XIII в. з'явилася скоропис, а в XIX ст. почало формуватися громадянське лист, близьке до сучасного.

Письмове документування - вища форма розвитку комунікаційної системи (рис. 1.7).

Поряд з листом, з використанням общеупотребляе- мих идеографических знаків (цифри, математичні знаки, деякі абревіатури) при створенні багатьох документів використовують образотворче документування - використання особливого графічного мови, специфічної знакової системи. За допомогою цього графічного мови створюють креслення, схеми, діаграми, малюнки, графіки і т.д. Технічна документація з'являється в процесі документування різних видів науково-технічної діяльності: проектування, конструювання, розробки технологічних процесів, дослідницької діяльності, геологорозвідувальної, геодезичної, метеорологічної та ін.

Основні етапи розвитку документних комунікаційних систем

Мал. 7.7. Основні етапи розвитку документних комунікаційних систем

Технічне документування з'явилося в давнину, набагато раніше писемності. Навіть наскальні малюнки могли містити виробничу тематику. За малюнками споруджувалися храми і палаци в Стародавньому Єгипті і Вавилоні. Якісний стрибок у розвитку технічного документування стався при переході від аграрного до індустріального суспільства. У цей період основним технічним документом стає креслення - зображення предмета, виконаного за певними правилами за допомогою ліній на площині.

Основоположником проекційного креслення, широко використовуваного і в наші дні, вважають француза інженера Г. Монжа. До різновидів графічного мови відносяться мову математичної графіки (геометричної, тригонометричної), топологічний мову, картографічний мову.

Технічний мову як і писемність призначений для фіксації та передачі інформації, а отже повинен бути зрозумілий і творцеві (авторові, відправнику, комуніканта) і численним одержувачам (користувачам, реципієнтам, кореспондентам). Одиниці технічної мови і правила їх використання універсальні і застосовуються у всьому світі. В даний час все більшого поширення набувають електронні форми створення технічної документації. Особливо активно вони застосовуються в проектуванні споруд, а також в топографічних і картографічних роботах.

Отже, документування інформації ми визначили як процес створення документа з використанням різних методів, способів, засобів і методів фіксації інформації на матеріальному носії.

Спосіб документування - це дія, що застосовується при записі (фіксуванні) інформації на матеріальний носій. Розрізняють такі способи документування: рукописний, механічний, електричний, фотохімічний, оптичний, магнітний та інші способи.

Засіб документування - це предмет або обладнання, які використовуються для запису (фіксування) інформації на носій. Наприклад: гусяче перо, принтер, факс, телеграф, магнітофон, лазерно-оптичний пристрій та ін.

До завдань курсу, що вивчається не входить детальне знайомство зі способами і засобами документування. Ці теми входять до складу спеціальних дисциплін.

Метод документування - це система правил кодування інформації.

Основними атрибутами кодування є мова, код, знак.

Мова - складна система символів, що комбінуються один з одним. Структурними одиницями мови є букви, знаки, слова, словосполучення, пропозиції. За час існування цивілізації людство створило безліч мов як природних, так і штучних. До природних відносяться всі національні мови: російська, німецька, англійська, французька, китайська, і ін. До штучним: азбука Морзе, мова програмування, мова, застосовуваний регулювальником дорожнього руху. Вивченням мов займається наука лінгвістика.

Для розуміння суті методу документування слід виділити такі ключові поняття як знак, символ, код.

Знак - це предмет або явище, яким що-небудь позначають: А, 5, ®.

Кожен знак має значення. Знак і відповідне йому значення - є символ.

Прикладами найпростіших знаків можуть бути:

А - знак, що позначає букву «А» в російській мові;

5 - знак, що позначає кількість в п'ять одиниць в арабській системі числення;

® - знак «зупинка заборонена» в системі правил дорожнього руху.

Документ - це оформлене у вигляді сукупності послідовних знаків інформаційне повідомлення.

Вивченням знаків займається наука семіотика. У ній три розділу: синтактика вивчає способи поєднання знаків, що ведуть до формування текстів. Семантика вивчає поняття «сенс», «значення», а прагматика вивчає відносини «людина - знак».

Знак вважається елементарною частинкою соціальної інформації. Знак має такі властивості:

  • • має матеріальне вираження, сприймається органами почуттів;
  • • володіє значенням;
  • • використовується для передачі інформації;
  • • функціонує в певній знаковій системі (в мові).

Набір знаків називають кодом.

  • • СТУДЕНТ - код поняття «студент» в російській мові;
  • • STUDENT - код поняття «студент» в англійській мові;
  • • 125 - цифровий код кількості в розмірі 125 одиниць;

Таким чином, метод кодування, який використовується при

складанні офіційних документів полягає у використанні письмового природного національного мови (-ів), деяких графічних знакових засобів (діаграми, таблиці, малюнків, формул).

Кодування інформації - сукупність системи і правил фіксування і передачі інформації. Мова, код, знак дозволяють передавати інформацію в зручному вигляді з допомогою процедур кодування та декодування. Головна проблема при кодуванні - декодування - уникнути втрати або спотворення сенсу переданої інформації.

Отже, розібравшись з поняттям «документування інформації», перейдемо до поняття «документаційний пошук» або «пошук документованої інформації».

Почнемо з простого. Пошук потрібного документу не перетвориться в проблему, якщо ви знаєте його ознаки: номер, дату і організацію - автора документа. Наприклад, вам необхідно знайти інформаційний лист № 34 / 01-06 від 12.12.09 міської податкової інспекції. Ці три формальних ознаки допоможуть знайти шуканий документ у вхідній кореспонденції вашої організації, або в спеціалізованих інформаційних базах даних, або просто в будь-якій пошуковій системі Інтернету.

Інший приклад. Вам необхідна книга, назва якої, автор і навіть рік видання вам відомі. Пошук в бібліотечному каталозі, в базах даних видавництв, в пошукових системах Інтернету закінчиться позитивним результатом. Ситуація ускладниться, якщо хоча б один з трьох ознак буде відсутній. А якщо з приводу необхідного вам документа, ви сформулюєте свій запит наступним чином: «Там говорилося про зміну бази оподаткування» - інформаційний пошук буде сильно утруднений. Уточнюємо, вам невідомі формальні пошукові ознаки.

Пошук, яким ви займетеся, можна визначити як пошук за смисловим змістом. Такий вид пошуку набагато складніше. Викликано це в першу чергу неоднозначністю природної мови. Що мається на увазі? Можна розглянути, наприклад, такі явища, як синонімія - різні назви одного й того ж поняття, антонімія - однакові назви різних понять. Подібні явища, характерні для кожного природної мови призводять до пошукового шуму. Це означає, що у відповідь на ваш інформаційний запит можуть бути видані документи, що не належать за змістом до запиту, хоча в них присутні слова із запиту.

Для оцінки результатів інформаційного пошуку служать такі показники, як повнота пошуку і точність пошуку. Повнота пошуку є ставлення знайдених релевантних записів (документів) до загальної кількості релевантних запиту документів, наявних в базі даних. Точність пошуку - відношення знайдених релевантних запиту документів до загальної кількості виданих на запит документів. Релевантний документ - документ (запис), за змістом відповідний запит.

Проблеми інформаційного пошуку існують в силу об'єктивних причин. Всі пошукові системи Інтернету від них не позбавлені. Шляхи часткового вирішення проблеми полягають в створенні спеціалізованих баз даних, а також в гіпертекстових технологіях. Гіпертекст можна розглядати як базу даних, організуючу у вигляді відкритої довільно нарощуваною і змінною мережі, вузли (текстові фрагменти) якої з'єднує сам користувач. Рух в гіпертекстової середовищі називається навігацією. Перегляд ( броузінг ) - пошук інформації шляхом перегляду гіпертекстової мережі, при цьому можливо запам'ятовування шляху проходження.

Одним зі спірних питань сучасності є ставлення до електронного документа. Вчені і практики сперечаються про його статус: чи є документом отримане по факсу або по електронній пошті повідомлення? Відповідь не може бути однозначним.

Закон РФ «Про електронний цифровий підпис» дозволяє позитивно відповідати на це питання тільки в ситуації, передбаченої офіційної процедури запевнення інформації електронним підписом (фіксованою послідовністю знаків в певному полі повідомлення).

Закон встановлює правові умови процедури, а саме: встановлення термінів дії сертифіката ключа, підтвердження достовірності ЕЦП, перелік ситуацій, в яких ЕЦП має юридичне значення.

Після першого кроку підуть і наступні кроки, що розширюють повноваження і сфери використання електронних документів. Для цього потрібно об'єднати зусилля документо- ведов, юристів, фахівців в області захисту інформації, фахівців-розробників інформаційних систем.

А поки особа, що відправило повідомлення по електронній пошті не несе відповідальності ні за його зміст, ні за його достовірність, ні за його авторство. Тому, в кожному конкретному випадку, організація чи фізична особа, яка отримала повідомлення по електронній пошті або по факсимільному зв'язку, має вирішувати, наскільки можна довіряти отриманим повідомленням. Якщо ви отримали запрошення на наукову конференцію, це одне. А якщо вашій організації виставляють фінансову претензію - це інше. І навіть, якщо ви отримали по електронній пошті заяву про звільнення за власним бажанням від самого недбайливого працівника, не поспішайте готувати наказ про його звільнення.

Сказане не відноситься до робочих записів, що циркулює в локальних мережах, не відноситься це і до відомостей, що містяться в корпоративних або відомчих системах інформації з тієї простої причини, що подібні відомості ніколи не вважалися і не вважаються документами. Їх можна називати даними, повідомленнями, записами, версіями або проектами документа, але не документами.

 
<<   ЗМІСТ   >>