Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ПОЛІФУНКЦІОНАЛЬНІСТЬ ДОКУМЕНТА

Людське суспільство, як і природа, має властивість доцільності. Все, що з'являється або створюється - з'являється або створюється з певною метою. Документ - не виняток. Ми вже визначили сутність документа як носія соціальної інформації. Сутність найтіснішим чином пов'язана з функціями документа. Functio в перекладі з латинської - виконання, здійснення. Під функцією розуміється реалізація цільового призначення або, іншими словами, соціально вироблений спосіб використання / вживання чого-небудь. Функції документа є логічними похідними цілей і завдань створення і використання документів.

Почнемо з характеристики найзагальніших функцій, властивих будь-якого документа.

Функції документа безпосередньо пов'язані з функціями інформації, що міститься в документі, які документ приймає на себе в силу своєї сутності. Оскільки соціальна інформація орієнтована на задоволення різних соціальних потреб, тобто поліфункціональна, документ приймає на себе цю багатофункціональність (поліфункціональність). Отже, сукупність функцій є спосіб вирішення ряду завдань для досягнення певної мети, для реалізації призначення. Різні функції документа тісно взаємопов'язані, і їх вивчення і класифікація може проводитися тільки методом абстрагування, штучного розмежування і аналізу кожної окремо взятої функції.

Функції документа бувають загальні (сутнісні, тобто властиві будь-якого документу) і спеціальні (властиві не всім документам, а окремим групам).

Виникнення документа, як ми знаємо, було обумовлено суспільною потребою, а саме - потребою закріплення, передачі і збереження інформації. Саме ці три функції є основними (сутнісними) функціями.

Розглянемо більш докладно основні функції документа.

  • 1. Функція закріплення або фіксації інформації. У процесі реалізації цієї функції відбувається об'єктивізація, матеріалізація інформації. Документ - джерело інформації, знань.
  • 2. Функція передачі інформації. Комунікативна функція. Документ забезпечує комунікативні процеси - передачу, обмін, обговорення, спадкоємність інформації в суспільстві, і, що дуже важливо, в процесі реалізації цієї функції документ встановлює об'єднання, встановлення зв'язків між структурами, між членами суспільства.
  • 3. Функція збереження інформації. Кумулятивна функція. Здатність зберігати, накопичувати, концентрувати, збирати, упорядковувати інформацію.

У деяких посібниках виділяють також наступні загальні функції документа: функцію історичного джерела, культурну функцію, функцію задоволення інформаційних потреб.

Прокоментуємо функцію історичного джерела. Зберігання інформації не є самоціллю. Необхідною умовою існування людського суспільства є спадкоємність знань, досвіду минулого. Документи, що виконують функцію історичного джерела, мають складну інформаційну структуру. Крім відкритих (явних) шарів інформації, вони мають прихованими (латентними). Наприклад, відомостями про особливості стилістики мови минулих часів, про правові особливості суспільства. Робота з документами з архівів дає невичерпні відомості практично для будь-якої сучасної сфери діяльності. Нове - добре забуте старе. Не випадково в цілях економії часу при вирішенні більшості проблем в самих різних сферах діяльності не слід винаходити велосипед. Набагато доцільніше вивчити історію проблеми, і рішення часом буде підказано минулим досвідом.

Культурна функція документа, часто виділяється авторами, є не більше ніж різновидом, окремим випадком функції історичного джерела, що реалізовується в соціокультурній сфері шляхом створення традицій, культурного потенціалу суспільства. Велике коло документів, поміщених в архівні фонди, виконує функцію історичного джерела, функцію збереження людського досвіду. Значна кількість документів несуть культурну функцію, зберігаючи і передаючи досягнення людства в галузі літератури, живопису, етики, спілкування, політики (рис. 1.5).

Крім загальних функцій документам властиво виконання спеціальних функцій. Вони притаманні не всім, а тільки певним типам, видам або совокупностям документів. Наприклад, договорами властива правова функція, наказам - управлінська, дисертацій - пізнавальна (когнітивна) функція.

Сутнісні функції документа

Мал. 1.5. Сутнісні функції документа

Історично однією з перших спеціальних функцій документа була затребувана функція обліку (статистична функція), оскільки ускладнення соціальних зв'язків, розвиток економічних відносин вже на стадії аграрного суспільства втілило в життя потреба в документуванні відомостей з обліку населення, землі, боргів, праці.

Не менш древній є і управлінська функція документа. Цю функцію забезпечують значні масиви документів, спеціально створювані для розробки, прийняття, реалізації та контролю виконання управлінських рішень. Визначимо такі документи як управлінські. І будемо вважати їх не тільки основою процесу управління, а й його інструментом або механізмом. Оскільки процес управління виступає в різних формах, масштабах, рівнях, стадіях, циклах, остільки і управлінські документи надзвичайно різноманітні: організаційні, розпорядчі, планові, фінансові, звітні, кадрові тощо

Ще одна спеціальна функція документа - правова. Вона полягає в закріпленні різних норм і правовідносин в суспільстві, а також для доказу, підтвердження будь-яких прав або обов'язків. Закони, розпорядчі документи органів управління, організаційні документи (положення, статути, інструкції), договори, ліцензії, свідоцтва, документи, що засвідчують особу - ось далеко не повний перелік видів документів, що реалізують правову функцію.

Значна частина документів виконує пізнавальну (когнітивну) функцію. В процесі її реалізації документ являє собою джерело знань. Ви можете сказати, що кожен документ, якщо його суть - інформація, є джерелом знань, і матимете рацію. Тим не менш, є документація, для якої когнітивна функція - одна з основних. В узагальненому вигляді її називають науковою.

Сьогодні досить виразно виділяють таку функцію документації як освітню (навчально-виховну, навчальну). Ця функція пов'язана з поширенням наукових і практичних знань, умінь, морально-етичних норм, переконань. Документи - носії цієї функції: навчальні посібники, керівництва, методичні посібники, практикуми, багато видів друкованих видань (мемуари, книги, журнали різних жанрів).

Можна виділити в якості функцій - ідеологічну, художньо-естетичну, товарну. Причому, остання функція може реалізовуватися як абсолютно законна - наприклад, продаж на аукціоні оригіналу документа, складеного відомою особою, так і незаконна - продаж підробленого диплома про вищу освіту.

Функції документа можна розділити на функції оперативного характеру і на постійно діючі функції.

Функції оперативного характеру, як правило, з розряду спеціальних. Наприклад: облікова, управлінська, правова, ідеологічна. Час дії цих функцій обмежена.

До постійно діючим функцій документа належать: функція фіксації, збереження, передачі інформації, функція історичного джерела, а також деякі спеціальні, наприклад: когнітивна, освітня, художньо-естетична.

Набір виконуваних документом спеціальних функцій багато в чому визначається його документообразующей середовищем. Так, певний вид діяльності, в результаті якої з'являються документи, визначає і їх спеціальні функції: облікову, контрольну, яка регламентує, доказову, що підтверджує, планову, узагальнюючу, нормується, довідкову, ознайомлювальну, координуючу, дозвільної, розважальну і т.д.

Отже, підіб'ємо підсумок.

  • 1. Документ має низку функцій, що зумовлюються його цільовим призначенням.
  • 2. Функції можуть бути загальними і спеціальними.
  • 3. Набір спеціальних функцій невичерпний. Будь-який документ поліфункціонален. Але окремі групи документів мають домінуючими спеціальними функціями.

Крім того, що документ в ряді випадків виступає як результат діяльності (нехай побічний, але результат), він може бути засобом (інструментом) діяльності. В цьому випадку виконувані ним функції можуть носити характер організуючий, що регламентує, нормативний, доказовий, що обгрунтовує, що погоджує.

Розберемо випадок, коли прикладом документа-носія спеціальних функцій виступає інструкція зі встановлення сигналізації. Крім основних функцій даний документ виконує ще як мінімум дві спеціальні функції: регламентує (технологічну) і функцію забезпечення безпеки.

Такий документ як паспорт громадянина виконує підтверджує функцію, реєстраційну, доказову, правовстановлюючі.

 
<<   ЗМІСТ   >>