Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ЗАГАЛЬНІ ВЛАСТИВОСТІ І ОЗНАКИ ДОКУМЕНТА

Поняття «документ» - центральне в термінології документаційного сервісу. Але це поняття широко використовується в багатьох інших сферах діяльності і галузях знань. Тому поняття «документ» багатозначне (полісемічності).

На міжнародному рівні фігурує таке визначення: «документ» - це зафіксована інформація, яка може бути використана як одиниця в документационном процесі.

Можна дати інші визначення. Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі.

Документ - матеріальний об'єкт, що містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений у встановленому порядку і має відповідно до чинного законодавства правове значення.

Відповідно до Закону Російської Федерації від 20.02.1995 р № 24 «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації», документ ( «документована інформація» по тексту закону) - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Ідентифікувати інформацію - значить розуміти її однозначно і відправником (автором, коммуникантом), і одержувачем інформації (користувачем, реципієнтом).

Звернемося до історії. Історія виникнення і еволюція терміна «документ» вивчена недостатньо. Слово «документ» утворилося від латинського documentum - зразок, свідоцтво, доказ. Коріння цього слова йдуть в індоєвропейська прамова, де воно позначало жест витягнутих рук, пов'язаний з передачею-прийманням чого-небудь.

За іншою версією істориків, в основі слова «документ» лежить слово dec, що походить від цього ж жесту, але пов'язане з числом пальців на руках - dec - десять. Поступово dec перетворилося в doc і лягло в основу слова doceo - вчу, навчаю. Від цього слова утворилися слова: doctor - вчений; doctrina - вчення; documentum - повчальний приклад.

Dec doc doceo ~ ^> ^> doctor doctrina ^) documentum ^ Рис. 1.3. Еволюція терміна «документ»

У цьому значенні слово «документ» використовували Цицерон, Цезар. Пізніше слово набуло юридичний відтінок і стало означати «письмовий доказ». З латинської мови це слово перекочувало в багато європейських мов.

На початку XX ст. приймається більш широке поняття терміна «документ». І відбувається це з легкої руки бельгійського вченого Поля Отле (1868-1944). Він зі своїм однодумцем Анрі Лафонтеном вніс великий теоретичний вклад в документознавство. Вчені розробляли теорію документації в стінах Міжнародного інституту документації в Брюсселі. Документ, на їхню думку, - це носій соціальної інформації. При цьому всю сукупність документів П. Отле розділив на чотири класи:

  • 1) документи бібліографічні (монографії, трактати, словники, нариси, періодичні видання);
  • 2) графічні (нетекстові) - карти, ноти, образотворчі, фотографії, поштові листівки, рукописні документи;
  • 3) документи - замінники книги: фонограми, кінофільми;
  • 4) документи трьох вимірів: природні (мінерали, рослини, тварини), штучні (продукти, технічні об'єкти, тривимірні твори мистецтва - архітектурні об'єкти, скульптура).

П. Отле увійшов у світову історію документознавства як основоположник поняття «документ» в найширшому його розумінні і як творець першої комплексної класифікації документів.

У російську мову слово «документ» прийшло в епоху Петра I як запозичене з німецької та польської мов у значенні «письмове свідчення». В Енциклопедичному словнику Ф.Ф.Павленкова, виданого в Санкт-Петербурзі в 1913 р, дано саме це визначення.

У 1950-х рр. термін «документ» став вживатися як у вузькому значенні (письмове свідчення), так і в широкому (носій соціальної інформації). Радянські документалісти по-новому стали трактувати цей термін: «Документ - це матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі в просторі і в часі».

Єдність форми і змісту поняття «документ» полягає в єдності його матеріального носія та інформації, що міститься в документі.

Документи містять найрізноманітнішу інформацію про протікають в навколишньому світі і суспільстві процесах, тому соціальна інформація спочатку визначає сутність будь-якого документа. Сутність документа, його призначення визначається як «носій соціальної інформації». Поза суспільства і незалежно від нього документ не може існувати.

Документ - складний об'єкт, що представляє собою єдність інформації і матеріального носія. Як будь-який складний об'єкт він має ознаки і властивості.

Ознака відображає зовнішню прикмету, по якій досліджуваний об'єкт можна вважати документом. Відмінні ознаки документа наступні.

Наявність смислового ( семантичного ) змісту. Документ, якщо це документ, просто зобов'язаний утримувати інформацію, виражену знаками певної мови.

Наявність стабільної речової форми, що забезпечує збереження документа, можливість його багаторазового використання і переміщення в просторі і часі. Приклади «недокумента»: формула, накреслена на прибережному піску; текст, нанесений пропадає чорнилом.

Призначеного для соціальної комунікації. Документом може бути тільки той об'єкт, який спеціально створений для передачі інформації в суспільстві (співробітникам відділу, учням школи, платникам податків, населенню, покупцям і ін.).

Завершеність повідомлення. Об'єкт, званий документом, зобов'язаний утримувати точне і закінчене (повне) повідомлення в рамках конкретної проблеми або питання.

Об'єкт, який називається документом, має властивості. Властивості - це внутрішні відмінні характеристики об'єкта. До загальних, властивим будь-якого типу документа властивостей слід віднести наступні.

Атрибутивность: наявність двох обов'язкових складових - інформації та носія. Він має двоєдину природу: зміст (інформація, ідея, думка) і форму (папір, плівка, електронний носій).

Функціональність документа. Документ створений для виконання одночасно ряду функцій як загальних, так і спеціальних.

Структурність документа. Будь-який документ складається з ряду елементів, які розташовуються в певному порядку. Досить часто певні види документів мають загальну (типову) структуру.

Детально розглянемо деякі властивості документованої інформації.

  • 1. Документована інформація має фіксований характер.
  • 2. Документована інформація має знакову форму.
  • 3. Инвариантность, або автономність. Це властивість документованої інформації залежить від виду носія.

Мультипликативность - можливість існування однієї і тієї ж інформації на різних носіях.

  • 4. Тлінність. Документу властиві різні види старіння: моральне, фізичне, а також руйнування або свідоме знищення.
  • 5. трансльованих. Це можливість передачі документованої інформації, поширення, руху інформації або її фрагментів в соціальному світі, в часі і просторі.
  • 6. Якість документованої інформації. Це властивість комплексного характеру, оскільки воно складається з окремих властивостей, які одночасно є і показниками якості. Основні з властивостей: цінність або споживча значущість. Одна і та ж інформація може мати різну цінність для різних споживачів. Цінність вимірюється ступенем наближення до мети і величиною зекономлених ресурсів.

Цінність може бути короткостроковій або довгостроковій, може мати матеріальний вираз, а може і духовнонравственное. Дезінформація теж має цінність - для її джерела, а ось для споживача, «заковтнути» приманку, вона володіє негативною цінністю, оскільки віддаляє від мети і змушує витрачати ресурси вхолосту.

  • 7. Корисність. Це ні що інше, як цінність інформації в певних конкретних умовах. Це потенційне властивість сприяти події або дії. Кордон між поняттями «корисність» і «марність» інформації досить умовна, суб'єктивна. Заходи корисності не існує, тому має сенс міркувати лише про ступінь корисності, яка виявляється в процесі актуалізації інформації.
  • 8. Повнота - це співвідношення між отриманою інформацією і неодержаної, але наявної. Від повноти інформації залежить якість прийнятого рішення.
  • 9. Точність. Це співвідношення між необхідною (по темі) і всієї наданої на запит інформацією. Все, що отримано не по темі, назвали пошуковим шумом.
  • 10. Надмірність інформації. Це повторюваність інформації, дублювання. На обробку інформації споживач витрачає час і енергію. Надмірність негативно позначається на ефективності процесу прийняття рішення.

Розрізняють семантичну надмірність (за формальними ознаками така інформація корисна і необхідна, але одержувач нею вже володіє) і лінгвістичну ( «інформаційний шум», при якому використовується набагато більше слів, ніж це необхідно). Однак встановлено, що лінгвістична надмірність корисна і навіть необхідна для здійснення більшості комунікаційних процесів. Справа в тому, що без деякої надмірності людина не може сприймати інформацію тривалий час. Це призводить до стомлюваності і втрати здатності до сприйняття інформації. Крім того, мовна надмірність сприяє кращому запам'ятовуванню інформації.

  • 11. Об'єктивність. Документована інформація - результат людської діяльності, а значить, вона суб'єктивна за своєю природою, соціальної сутності. Документ складається людиною, він на свій розсуд проводить відбір тих чи інших відомостей, фактів, слів і виразів. Реципієнт (особа, яка приймає документовану інформацію) також суб'єктивно її сприймає. І тим не менше в цих суб'єктивних умовах існує поняття «достовірність інформації». Це властивість відображає ступінь об'єктивності інформації в процесі її фіксації, документування або передачі. Достовірність насамперед залежить від джерела інформації, від рівня його компетенції, рівня його суб'єктивізму в процесі формування інформаційного повідомлення. Достовірність документованої інформації підкріплюється ще й офіційними нормами, що визначають відповідальність за надання недостовірних відомостей. Наприклад, при заповненні декларації про доходи фізичної особи. Достовірність інформації відноситься до числа найбільш значущих властивостей документованої інформації, оскільки безпосередньо впливає на якість прийнятих рішень.
  • 12. Новизна. Згодом інформація, навіть сама достовірна і корисна, старіє. Це властивість інформації можна трактувати дуже вузько: від актуалізації певних відомостей (залишок товару на складі або прайс-лист на послуги). А можна дуже широко: аж до відповідності сучасному рівню науково-технічного прогресу. Однак не слід забувати вираз: «Нове - це добре забуте старе».
  • 13. Своєчасність - здатність інформації відповідати запитам споживача в потрібний момент часу.
  • 14. Захищеність інформації - благопріобретаемих властивість. Його забезпечують фахівці із захисту інформації на основі комплексу заходів і технічних засобів, що обмежують доступ до певної категорії інформації.

зо

Розмова про властивості документованої інформації - не порожнє теоретизування. На цих властивостях будується будь-яка технологія створення, обробки, а головне, використання документів в реальній діяльності (рис. 1.4).

Властивість документованої інформації

Мал. 1.4. Властивість документованої інформації

Крім якісних властивостей документовану інформацію можна характеризувати і фізичними властивостями. Наприклад, обсяг документованої інформації. Документ можна виміряти в кількості знаків, в кількості сторінок, на яких розміщується документ, в кількості одиниць зберігання, в метрах фото- або кіноплівки, в кількості файлів, в байтах.

Як можна порахувати кількість інформації? Перший і найпростіший шлях - порахувати фізичний обсяг документа. Можна в сторінках друкованого документа, в кількості документів, в кількості папок з документами, в кількості книг.

Існує також поняття «друкований аркуш» Один друкований аркуш - відбиток матеріалів на одному боці аркуша паперу розмірами 60 х 90 см.

Обсяг інформації може бути виражений в авторських аркушах. Один авторський аркуш - це 40 тис. Друкованих знаків (з пробілами). Це 24 -33 сторінок тексту в залежності від шрифтів (гарнітури) і інтервалів.

Нарешті, в інформатиці інформацію прийнято вважати в бітах. 8 біт = 1 байт, 1 кбайт = 1024 байта, 1 гігабайт = = 1 млрд байт. У цьому ряду з'явилися і нові, ще більші одиниці інформації.

Якщо ми перейдемо від фізичного визначення обсягу до розмови про кількість інформації в смисловому (семантичному) аспекті, то будемо використовувати такі поняття, як інформаційна щільність, інформаційна ємність. Поєднання фізичного обсягу і семантичного обсягу народжує нову властивість - щільність інформації або інформативність документа.

До числа значущих властивостей документа відноситься таке суто практичне властивість офіційного документа як його справжність або копийность. За часом появи всі документи можна розділити на оригінали і копії. Оригінал - це вперше створений документ. Оригінали можуть бути в декількох примірниках. Найбільш часто кілька примірників оригіналу документа використовують при укладанні договорів. Кожна сторона отримує за оригіналом.

Для того щоб зрозуміти, що перед нами оригінал документа або його копія, необхідно виявити ряд ознак.

Для різних типів документів ці ознаки різні, але спробуємо в цьому розібратися. Лист великого поета з його особистим підписом - оригінал. Примірник службового документа (договору, акту, протоколу, довідки) з підписами, відбитками печатки, грифом затвердження, реєстраційними номерами та іншими підтверджуючими їх справжність атрибутами (наприклад, бланк або папір з водяними знаками, на якій виготовлений документ або так звані бланки суворої звітності) теж оригінал.

Копія - це документ, що відтворює інформацію і зовнішні ознаки оригіналу (все або частину ознак). Крім слова «копія», існувало слово «відпустка». Відпусткою називали другий і наступні екземпляри надрукованого під копірку на друкарській машинці документ.

Копія не має юридичної сили. Ми ще будемо міркувати про такий важливий властивості офіційних документів як юридична сила, а поки будемо мати на увазі під цим терміном доказовість. Для того щоб копія документа набула статусу оригіналу, її необхідно завірити. Це робиться за допомогою додаткових елементів (позначки про завірення копії, наприклад). Існує практика нотаріального засвідчення копій документів. Після процедури запевнення копія набуває статусу завіреної копії і в більшості випадків цілком може замінювати собою оригінал.

В умовах розширення практики використання в роботі електронних документів також важливо враховувати властивості оригінальності або копийности. Суперечка про юридичну силу електронних документів ведеться в документоведении давно. Але здоровий глузд, а також Закон України «Про електронний цифровий підпис» дозволив говорити не тільки про доказовості і достовірності електронних документів, але і про можливість їх бути оригіналами. Документ, створений в електронному вигляді і посвідчений електронно-цифровим підписом буде оригіналом. При виведенні його на папір буде отримана його «тверда» копія. При необхідності надання їй юридичної сили, її слід запевнити в установленому порядку. І в зворотному порядку. Якщо документ був створений в традиційному паперовому варіанті, його сканування дозволить створити електронну копію, що не має юридичної сили.

Існує ціла категорія документів, з яких не роблять копії. Перш за все, це документи, що засвідчують особу або права особистості. У разі втрати, псування або втрати оригіналу такого документа уповноважені органи видають його дублікат. Дублікат - це документ, що видається замість втраченого оригіналу, при цьому оригінал втрачає свою юридичну силу. На дублікаті зазвичай вказують: «дублікат».

Розглянемо таке поняття як «життєвий цикл документа».

Життєвий цикл документа починається з створення документа. На цій стадії важливо визначити: хто є творцем (автором), які існують рекомендації або регламенти по створенню документа, яке призначення створюваного документа.

Наступний етап - використання документа. Воно може бути тривалим або одноразовим, багатоцільовим або вузько. У ряді випадків передбачається етап обробки документа, в свою чергу містить деякі підетапи або операції (реєстрація, облік, контроль виконання, реферування, внесення доповнень, узгодження, ознайомлення, пошук і т.д.).

Існує етап систематизації документа (віднесення його до певних груп з метою пошуку та використання відомостей), етап зберігання документа. У свою чергу зберігання також має етапи: тимчасове, оперативне, довгострокове, постійне.

Останній етап - етап знищення документа. Такі загальні етапи життєвого циклу. Слід додати, що окремі види, комплекси документів можуть мати додаткові, особливі етапи, або не мати деяких з перелічених. Наприклад, деякі документи не підлягають знищенню. Життєвий цикл документів доцільніше розглядати в прикладному аспекті.

 
<<   ЗМІСТ   >>