Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

КАТЕГОРІЇ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ СЕРВІСІ

Випереджаючи розмову про основне об'єкті, що вивчається науки - документі, слід розглянути більш глобальне поняття - інформація.

Слово «інформація» походить від латинського information - роз'яснення, виклад. Одне з найбільш загальних визначень цього поняття - відбите різноманіття. В чому полягає складність визначення?

В інформатиці під інформацією розуміють відомості, повідомлення. Інформація - це зміст отриманого повідомлення. Інформація - це третя складова основи світобудови (матерія, енергія, інформація). Інформація - це те, що зменшує невизначеність події.

У теорії інформації вважається, що інформація вимірюється незнанням, а якщо інформація вже відома споживачеві - це вже не є інформацією.

Спробуємо визначити це глобальне поняття за допомогою класифікації.

Все різноманіття форм інформації можна поділити на три групи:

  • елементарна інформація - інформація, що циркулює в неживій природі;
  • біологічна інформація - інформація, що циркулює в живій природі;
  • соціальна інформація - інформація, осмислюється людським співтовариством.

Особливий інтерес представляє собою третя група - соціальна інформація - спосіб і форма передачі знань, емоцій і вольових впливів в людському суспільстві.

Соціальну інформацію можна розділити на масову (призначену для будь-якого / всіх членів суспільства), спеціальну (призначену для окремих соціальних груп, наприклад, для студентів, юристів, менеджерів, пенсіонерів), особисту (міжособистісну).

Соціальну інформацію можна продовжити класифікувати за різними ознаками. Наприклад, за сферами людської діяльності соціальна інформація буває: наукової, статистичної, планової, комерційної, бухгалтерської, технологічної, навчальної.

Розглянемо принцип класифікації інформації, заснований на способі відображення дійсності людським мозком. Відомо, що, сприйнявши інформацію зовнішнього світу, людина розкодує її за допомогою головного мозку. Мозок функціонально асиметричний: ліва півкуля мозку здійснює логічну діяльність, а праве - образноассоціатівную. Відповідно до цього інформацію можна умовно поділити на логічну і естетичну.

Логічна інформація - результат пізнання й осмислення об'єктивних законів природи, суспільства, мислення. Вона фіксується лівою півкулею.

Естетична інформація - результат образно-асоціативного відображення дійсності. Естетична інформація поширюється наступними видами мистецтва: живопис, архітектура, музика, кіно, хореографія.

Така класифікація інформації умовна, оскільки в чистому вигляді ізольована робота півкуль мозку неможлива. Образно-асоціативне й логічне мислення - взаємопов'язаний процес.

Інший принцип класифікації інформації заснований на фізіологічних особливостях сприйняття інформації людиною. Природа наділила людей органами почуттів: зором, слухом, нюхом, дотиком, смаком, тому сприйняту людиною інформацію можна розділити на: візуальну (сприйняту зором), аудиальную (сприйняту слухом), нюхову (сприйняту аналізаторами запаху), тактильну (сприйняту дотиком), смакову (сприйняту аналізаторами смаку).

Інформацію можна класифікувати за її ступеня доступу. Інформація буває відкрита і з обмеженням доступу до неї. Причому обмеження доступу теж має градацію. Розрізняють державну таємницю, професійну і комерційну таємницю.

Державна таємниця - інформація, доступ до якої обмежується особливим порядком, і розголошення якої завдає шкоди державним інтересам. Грифи обмеження доступу (службові відмітки) на документах, що містять державну таємницю можуть бути такими: «Таємно», «Цілком таємно».

Професійна таємниця - документи і відомості про громадян і організаціях, доступ до яких мають співробітники відповідних установ (медичних, страхових, банків, державних і муніципальних органів соціального захисту, правопорядку, податкових служб та ін.). Як правило, відповідальність за розголошення професійної таємниці, особливості її збереження регулюються окремим законодавством. Гриф обмеження доступу до неї «Для службового користування», але така інформація може і не мати грифа. Наприклад, такий документ, як медична карта пацієнта містить відомості, які стосуються професійної таємниці.

Відповідно до закону РФ «Про комерційну таємницю», конфіденційна інформація - це документована інформація, доступ до якої обмежується відповідно до законодавства РФ.

Найчастіше до конфіденційної інформації відносять інформацію, що становить комерційну таємницю.

Комерційна таємниця - це інформація, яка має дійсну або потенційну комерційну цінність в силу невідомості її третім особам, до якої немає вільного доступу на законній підставі та власник якої вживає необхідних заходів до його охорони. Документи, що містять комерційну таємницю, позначають спеціальною позначкою - грифом обмеження доступу: «КОНФІДЕНЦІЙНО», або «КТ». Під позначенням грифа вказується номер примірника: «прим. № 2 », наприклад.

Законодавчо визначається коло відомостей, віднесення яких до комерційної таємниці заборонено в силу необхідності забезпечення державної безпеки, діяльності податкових, контролюючих, правоохоронних органів держави або муніципалітету.

Слід знати, що до комерційної таємниці не може бути віднесена інформація:

  • • яка становить державну таємницю;
  • • міститься в установчих документах;
  • • міститься в документах, що дають право займатися підприємницькою діяльністю (ліцензії);
  • • міститься в річних звітах, балансах та інших документах, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків;
  • • про діяльність службовців державного апарату в недержавних організаціях, наявності робочих місць;
  • • пов'язана з дотриманням екологічного та антимонопольного законодавства, трудового законодавства.

Розглянемо поняття «комунікація». Говорячи про інформацію, не можна обійтися без поняття «комунікація», «комунікаційний процес». Саме загальне визначення терміна: комунікація - це спілкування, процес прийому і передачі інформації.

У комунікаційному процесі відбувається наступне. Передавач інформації кодує її будь-яким способом (наприклад, фіксує за допомогою знаків російського алфавіту, розділових знаків і арабських цифр). Закодована інформація набуває об'єктну форму, тобто стає повідомленням (його можна виміряти - в рядках, сторінках, байтах). Повідомлення можна зафіксувати на екрані монітора, на папері, у вигляді набору звукових сигналів. Приймач інформації отримує повідомлення. Він сприймає повідомлення - виділяє сигнал з навколишнього середовища, розпізнає (ідентифікує) сигнал, верифікує (розшифровує зміст повідомлення), систематизує (відносить до своєї системи знань). І тільки в разі вдалого завершення всіх цих процесів, можна говорити про те, що приймач (приймає інформацію) отримав її. Питання: чи може людина отримавши повідомлення, не отримати при цьому інформацію?

Відповідь: може. Міркуємо.

Соціальна комунікація - обмін, передача інформації між членами суспільства. Комунікаційні процеси можуть мати вигляд усного мовлення, теле, аудіо, відео, електронних повідомлень.

Одним з різновидів соціальної комунікації є документная комунікація. Документний комунікація (ДК) - це комунікація, опосередкована документом. Іншими словами ДК - це обмін документами в суспільстві між двома і більше учасниками. ДК - різновид соціальної комунікації. ДК - це процеси або способи поширення (передачі) інформації в суспільстві, що здійснюються за допомогою (за допомогою) документів. У ДК як засіб комунікації виступає документ - матеріальний об'єкт, в якому зафіксована соціальна інформація, що дозволяє її зберігати, зраджувати в часі і просторі, багаторазово використовувати.

Існує ще одна класифікація інформації: дихотомическая, тобто альтернативного характеру. Всю інформацію можна розділити на документную і недокументної. Документний - та інформація, яка закріплена на матеріальному носієві, а, відповідно недокументної - та, яка не закріплена на матеріальному носієві. Нас буде цікавити документная інформація. Розглянемо документування інформації - процес створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії. Документування інформації - одне з базових понять курсу, що вивчається.

Крім поняття «документування інформації» слід приділити увагу поняттю «документування діяльності». Це поняття є ключовим для документаційного сервісу, оскільки мова піде вже про спеціальні функції документа, до яких відноситься організація і забезпечення певних видів людської діяльності в рамках функціонування підприємств, установ, організацій. Поняття «документування діяльності» можна трактувати як документальне забезпечення певної діяльності. За своєю суттю документування діяльності є створення і ведення документації, що супроводжує певні види діяльності певних організаційних структур.

Залежно від документообразующей середовища можна, наприклад, документувати управлінську діяльність, бухгалтерський облік, комерційну діяльність, виконання законодавчих функцій. Можна документувати діяльність ПБОЮЛ, Газпрому, ООН.

Отже, з'явилася необхідність усвідомити ще одне базове поняття документаційного сервісу - документообразующая середу. Це поняття тісно пов'язане з поняттям «документування діяльності».

Документообразующая середу - це сукупність виконуваних організаційними структурами функцій, в процесі реалізації яких створюються і (або) використовуються певні комплекси документів. Створення та обробка комплексів документів при цьому не є самоціллю, але є необхідним для реалізації функцій. Приклад: як організація навчальної діяльності у вузі не мислиться без створення і використання таких документів, як навчальний план, розклад занять, екзаменаційні відомості та ін. Будівництво будівлі вимагає архітектурного плану, поверхових креслень, схем водопостачання та ін. Комерційна діяльність супроводжується товарними накладними, прейскурантами , товарними чеками, звітами про продажі і т.д.

Документообразующая середовище в першу чергу характеризується певним видом діяльності. Але для повного визначення поняття слід розібратися з другої характеристикою, а саме з організаційним рівнем, на якому ведеться певна діяльність. Так, наприклад, організацією навчальної діяльності займається і сільська школа, і міжнародний університет, і департамент муніципалітету, і Міністерство освіти і науки РФ. При цьому комплекси документів, які супроводжують реалізацію функцій даної діяльності перерахованими структурами, будуть значною мірою відрізнятися один від одного.

Вид діяльності і організаційна структура певного рівня - ось основні складові поняття «документообразующая середовище». Для виявлення основних рис і закономірностей процесів документування діяльності слід визначитися з названими характеристиками документообразующей середовища.

Отже, озброївшись такими базовими поняттями, як інформація, документування, комунікативний процес можна переходити і до основного об'єкта: до поняття «документ».

 
<<   ЗМІСТ   >>